Office 365 の便利な使い方：（営業）資料の共有を自動化してみよう！ [ YouTube 動画の資料 ]

by Taichi Nakamura

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[ 2019/03/06 ] Taichi Nakamura ( 中村太一 ) Office 365 の便利な使い方（営業）資料の共有を自動化してみよう！

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本資料は YouTube の動画で利用した資料です。 https://youtu.be/aP-ybVIOQ8E

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自己紹介 ➢ 元ミュージシャン（ギタリスト／アレンジャー） ➢ 元 Webデザイナー ➢ SharePoint 2007 / 2010 / 2013 を約7年（運営／構築） ➢ 某社で Office 365 全般を2年半弱 ➢ 無職（2019/03の1ヶ月間を予定）好き家族／ギター／ヘヴィーメタル／クルマ／ DIY ／写真／ガンプラ／ラジコン／ミニ四駆／ Office 365 ／などなど…

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オマケ Home 365 User Group 3/9に第二回 Home 365 祭開催予定♪ https://h365ug.connpass.com/event/114310/

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本題に入ります！

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本動画の対象ユーザー

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本動画の対象ユーザー ✓ Office 365 が導入されているけど、何ができるのかイマイチわからない人。 ✓ 日々の業務上の作業に課題を持っている人。 ✓ ITスキルは自分で磨いていかないと！と思っている人。今すぐに非エンジニアでも試せる事を想定しています

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今回利用するサービス

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今回利用するサービス OneDrive for Business SharePoint Online Microsoft Teams Microsoft Flow

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想定するシナリオ

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想定するシナリオ ✓ 営業資料をメンバーに共有し、どの営業さんでもお客様にすぐ資料を渡せるようにしたい。 ✓ 営業資料は PowerPoint などで作成するが、お客様に渡す場合はPDFファイルで渡したい。 ✓ 共有した事をメンバーに通知したい。

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改善前の作業フロー

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改善前の作業フロー【1】 PowerPoint でファイルを作成【2】 PowerPoint のファイルを PDFファイルに変換【3】 PDFファイルをファイルサーバーにアップロード【4】メールでメンバーにアップロードした事を通知するファイル作成者メンバー

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課題

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課題【1】 PowerPoint でファイルを作成【2】 PowerPoint のファイルを PDFファイルに変換【3】 PDFファイルをファイルサーバーにアップロード【4】メールでメンバーにアップロードした事を通知するファイル作成者メンバー地味に時間がかかり、面倒くさい作業ミス ↓ 共有できてなかった作業忘れ ↓ 共有できてなかったメール出し忘れ ↓ 共有した事が周知されない

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Office 365 で解決！

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Office 365 で解決！【1】 PowerPoint でファイルを作成【2】 OneDrive の特定のフォルダーにアップロードファイル作成者メンバー【3】 PowerPoint ファイルを PDF ファイルに変換してくれる【4】 SharePoint Online のライブラリにアップロードしてくれる【5】 Microsoft Teams に通知メッセージを送信してくれる Microsoft Flow チームのタブに SharePoint Online のライブラリを表示

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DEMO

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フローの中身

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フローの中身

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まとめ

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まとめ ✓ Microsoft Flow はミッションクリティカルな業務上のワークフローを作ろうとすると敷居が高くなる。 ✓ スモールスタートで始めてみて、小さな成功体験を積み重ねるのが、挫折せずに幸せになれる道。 ✓ Power Platform の中でも Microsoft Flow は一番敷居が低く、利便性を実感しやすい（と思うよ。）

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まとめ ✓ 従業員全員が自分のちょっとした手間やルーチンワークを自分の手で改善しよう。 ✓ たった1分のルーチンワークをあなどらない。積み重ねが徐々に作業効率化につながる。 ✓ 便利だと感じたら周囲のメンバー同士でシェアしてみよう。そこからコミュニティが形成されるかも。

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まとめ ✓ 自分の業務作業上の課題をリストアップし、対象の作業フローを洗い出す。作業フローが一番単純なものから自動化してみる。 ✓ Microsoft Flow のフロー作成も、トリガーやアクションを極力少なめにし、スモールスタートから始める。 ✓ スキルアップしてきたら徐々に機能を増やしていく。

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まとめ ✓ Office 365 の様々なサービスをいかに組み合わせるか？が結構大事。 ✓ 情報集約としてフロントエンドを Microsoft Teams にすると便利。 ✓ Microsoft Flow のコネクタを見まわして、さらにコネクタ内のトリガーやアクションを見まわして、実現できそうなアクションがあればラッキー！という感じで。

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おしまい