Office 365 の便利な使い方 ：（営業）資料の共有を自動化してみよう！ [ YouTube 動画の資料 ]

YouTube に公開した動画「Office 365 の便利な使い方 : （営業）資料の共有を自動化してみよう！」の中で使用したスライドです。
https://youtu.be/aP-ybVIOQ8E

Transcript

1. [ 2019/03/06 ] Taichi Nakamura ( 中村 太一 ) Office 365 の便利な使い方 （営業）資料の共有を自動化してみよう！
2. 本資料は YouTube の動画で利用した資料です。 https://youtu.be/aP-ybVIOQ8E
3. 自己紹介 ➢ 元 ミュージシャン（ギタリスト／アレンジャー） ➢ 元 Webデザイナー ➢ SharePoint 2007 / 2010 / 2013 を約7年（運営／構築） ➢ 某社 で Office 365 全般を2年半弱 ➢ 無職（2019/03の1ヶ月間を予定） 好き 家族 ／ ギター ／ ヘヴィーメタル ／ クルマ ／ DIY ／ 写真 ／ ガンプラ ／ ラジコン ／ ミニ四駆 ／ Office 365 ／ などなど…
4. オマケ Home 365 User Group 3/9に 第二回 Home 365 祭 開催予定♪ https://h365ug.connpass.com/event/114310/
5. 本題に入ります！
6. 本動画の対象ユーザー
7. 本動画の対象ユーザー ✓ Office 365 が導入されているけど、何ができるのかイマイチ わからない人。 ✓ 日々の業務上の作業に課題を持っている人。 ✓ ITスキルは自分で磨いていかないと！と思っている人。 今すぐに非エンジニアでも試せる事を想定しています
8. 今回利用するサービス
9. 今回利用するサービス OneDrive for Business SharePoint Online Microsoft Teams Microsoft Flow
10. 想定するシナリオ
11. 想定するシナリオ ✓ 営業資料をメンバーに共有し、どの営業さんでもお客様にす ぐ資料を渡せるようにしたい。 ✓ 営業資料は PowerPoint などで作成するが、お客様に渡す場 合はPDFファイルで渡したい。 ✓ 共有した事をメンバーに通知したい。
12. 改善前の作業フロー
13. 改善前の作業フロー 【1】 PowerPoint でファイルを 作成 【2】 PowerPoint のファイルを PDFファイルに変換 【3】 PDFファイルをファイル サーバーにアップロード 【4】 メールでメンバーにアッ プロードした事を通知す る ファイル作成者 メンバー
14. 課題
15. 課題 【1】 PowerPoint でファイルを 作成 【2】 PowerPoint のファイルを PDFファイルに変換 【3】 PDFファイルをファイル サーバーにアップロード 【4】 メールでメンバーにアッ プロードした事を通知す る ファイル作成者 メンバー 地味に時間がかか り、面倒くさい 作業ミス ↓ 共有できてなかった 作業忘れ ↓ 共有できてなかった メール出し忘れ ↓ 共有した事が周知 されない
16. Office 365 で解決！
17. Office 365 で解決！ 【1】 PowerPoint でファイルを 作成 【2】 OneDrive の特定のフォ ルダーにアップロード ファイル作成者 メンバー 【3】 PowerPoint ファイルを PDF ファイル に変換してく れる 【4】 SharePoint Online のライ ブラリにアッ プロードして くれる 【5】 Microsoft Teams に通知 メッセージを 送信してくれ る Microsoft Flow チームのタブに SharePoint Online のライブ ラリを表示
18. DEMO
19. フローの中身
20. フローの中身
21. まとめ
22. まとめ ✓ Microsoft Flow はミッションクリティカルな業務上のワーク フローを作ろうとすると敷居が高くなる。 ✓ スモールスタートで始めてみて、小さな成功体験を積み重ね るのが、挫折せずに幸せになれる道。 ✓ Power Platform の中でも Microsoft Flow は一番敷居が低 く、利便性を実感しやすい（と思うよ。）
23. まとめ ✓ 従業員全員が自分のちょっとした手間やルーチンワークを自 分の手で改善しよう。 ✓ たった1分のルーチンワークをあなどらない。積み重ねが 徐々に作業効率化につながる。 ✓ 便利だと感じたら周囲のメンバー同士でシェアしてみよう。 そこからコミュニティが形成されるかも。
24. まとめ ✓ 自分の業務作業上の課題をリストアップし、対象の作業フ ローを洗い出す。作業フローが一番単純なものから自動化し てみる。 ✓ Microsoft Flow のフロー作成も、トリガーやアクションを極 力少なめにし、スモールスタートから始める。 ✓ スキルアップしてきたら徐々に機能を増やしていく。
25. まとめ ✓ Office 365 の様々なサービスをいかに組み合わせるか？が結 構大事。 ✓ 情報集約としてフロントエンドを Microsoft Teams にする と便利。 ✓ Microsoft Flow のコネクタを見まわして、さらにコネクタ内 のトリガーやアクションを見まわして、実現できそうなアク ションがあればラッキー！という感じで。
26. おしまい