企業でNotionを導入する際のベストプラクティス

by Eiki Minami

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企業でNotionを導入する際のベストプラクティス

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プロフィール ● 南　栄樹 ● ネクストモード株式会社インテグレーション事業部 ● 2022/4：ネクストモードにジョイン 2023/1〜：Notionセールスエンジニア ● ブログ：Notionを中心に書いてます https://info.nextmode.co.jp/blog/author/minami-eiki/

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セッションの内容について ● Notionの企業導入 → Notionの企業向けの機能は非常に充実している ● Notionを組織に定着させてより大きな効果をもたらすためには、導入の仕方や進め方も重要になってくる

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セッションの流れ ● 推進チームの立ち上げ、目標設定 ● スペース・アクセス設計 ● コンテンツ設計、ガイドライン ● 導入、オンボーディング ● 継続的な改善 ● 他ツールからの移行のポイント PJの立ち上げ設計フェーズ導入フェーズ運用フェーズ＋α

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● 推進チームの立ち上げ、目標設定 ● スペース・アクセス設計 ● コンテンツ設計、ガイドライン ● 導入、オンボーディング ● 継続的な改善 ● 他ツールからの移行のポイント PJの立ち上げ設計フェーズ導入フェーズ運用フェーズ＋α セッションの流れ

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推進チームの立ち上げ ● 設計や社内への展開、継続的な取り組みなど、スムーズな導入にはチームの体制があると心強い ● チーム立ち上げ時の推奨事項 ○ 個人利用している社員、部署やPJで導入しているケースを探す → 推進チームに入ってもらう → 導入時に各部署の推進役になってもらう

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課題と目標の設定 ● 現状の課題（AsIs）とNotion導入後の状態（ToBe）を整理 → Notion導入を進める上での課題と目標として設定 ● 課題と目標が設定されていると設計の方針もスムーズに決めることができる

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目標設定の事例1 ● 課題：情報共有方法が部署によってバラバラになっている ● 目標：全社的な情報共有スペースの導入・維持 ● 設計への落とし込み ○ 全社横断のチームスペースをメインにコンテンツを集約 ○ 共通のテンプレートを展開して部署ごとにレイアウトの差異が出ないようにする ○ ページ設計ガイドラインを展開してコンテンツの粒度を揃える ○ etc…

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目標設定の事例2 ● アプローチ：段階的に展開を進める ● 第1ステップ ○ ◯◯部でプロジェクト、ナレッジ管理をメインに導入 ○ 期間：3ヶ月以内 ● 第2ステップ ○ 〇〇部をモデルケース化し全社導入 ○ 期間：第1ステップの評価後3ヶ月以内

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● 推進チームの立ち上げ、目標設定 ● スペース・アクセス設計 ● コンテンツ設計、ガイドライン ● 導入、オンボーディング ● 継続的な改善 ● 他ツールからの移行のポイント PJの立ち上げ設計フェーズ導入フェーズ運用フェーズ＋α

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スペース・アクセス設計 ● Notionはスペース設計やコンテンツへのアクセス権限も柔軟に設定することが可能 ● 一方、特にスペース設計については後から修正することが大変なので、十分に検討することを推奨

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チームスペースの種別 ● チームスペースの種類 ○ オープン：ワークスペースのメンバーは誰でも参加可能 ○ クローズド：招待が必要 ○ プライベート：招待が必要、参加しないと表示されな ※プライベートはビジネス、エンタープライズプランのみ

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チームスペースの設計例 ● 部署や情報の機密性でチームスペースを分けるオープン（or デフォルト）社内メンバーは全員参加クローズド部署のメンバーのみ参加プライベート未参加のメンバーには見えない

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ワークスペースの設計例 ● セキュリティ要件でワークスペースを分けるエンタープライズプラン社員のみ社外メンバーをゲストとして招待インターネットに公開

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スペース設計の考慮ポイント ● スペースを細かく分離しすぎると管理が大変に、情報共有もしにくくなる ● Notion導入の目標と照らし合わせて設計すると◯ 例：情報の共有に課題 → 全社横断のチームスペースをメインにコンテンツを集約例：アクセス制御を厳格にしたい → クローズドやプライベートのチームスペースも活用 → 外部共有があればワークスペースを分けることも選択肢に

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コンテンツ設計、ガイドライン ● Notionは自由度が高い分、ある程度指針がないとコンテンツが無秩序に作られるケースが生じやすい ● 共通のテンプレートやコンテンツの作成ガイドラインを用意すると、管理も情報へのアクセスもしやすくなる

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テンプレートの例 ● 部署やPJのトップページをテンプレートとして用意 → 別部署やPJのページでもレイアウトが共通なのでアクセスしやすい

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Notion公式のテンプレート ● ワークスペースからアクセスし、簡単に複製できる ● 種類も豊富：ポータル、Wiki、議事録、タスク管理 etc…

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ページ設計のガイドライン ● 以下のようなページ設計に関する項目の指針を決められるとページ単位の情報の粒度も揃えることができる ○ ページタイトルの規約 ○ コンテンツ量の目安（1ページに◯個のトピック） ○ ページ階層の目安（深くなりすぎないように） ○ 視認性・検索性を考慮したポイント（目次の設置など） ○ etc…

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情報の種別による方針決め ● 種別の例 ○ ストック型情報：ナレッジ、ドキュメントなどの情報資産 ○ フロー型情報：議事録、作業メモなど一時的な情報 ● よくある課題 ○ 情報が増えてくるとお互いにノイズとなってしまい、欲しい情報に辿り着きにくくなる

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情報の種別による方針決め ● アプローチの例 ○ 上位のページを情報の種別で分ける → 検索の際に上位ページを検索範囲とすることでノイズを排除例：ストック情報でまとめる

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組織へのスムーズな導入 ● オンボーディングが重要！ ● 組織が大きいと推進チームの負担も大きくなる → 自発的にNotionに触れてもらう施策や公開されているコンテンツの利用など、効率的に進める工夫ができると◯

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使い方、基本機能のガイド ● Notionの公式リファレンスがおすすめ！ ○ 使い方、ブロック、ページ、データベースなど、基本が網羅 https://www.notion.so/ja-jp/help/category/new-to-notion

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Notionに触れてもらう 1 ● 自由に何でもやっていいサンドボックスのスペースを作成 → 本格利用の前に社内に展開して触ってもらう

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Notionに触れてもらう 2 ● 自己紹介など、誰でも作成しやすいコンテンツを用意 → Notionのオンボーディングとする

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Notionに触れてもらう 3 ● 特定のコンテンツから導入を進める → 推進チームの体制に余裕がない場合などに → 部署によらず使うコンテンツがおすすめ（議事録など）

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利用部門からの問い合わせのシェア ● 導入初期では似たような質問が来がち → データベースで管理して回答もNotion上で行う

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継続的な改善 ● オンボーディング・コンテンツの展開が完了！ → それで終わりではない ● Notionの利用を定着させて、コンテンツの品質を維持していくためには、継続的な改善活動が重要

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アナリティクス機能 ● ワークスペースアナリティクス ○ ワークスペース全体のメンバーやコンテンツの利用状況を可視化 ○ ワークスペースオーナーのみ利用可能 ○ ご参考：アナリティクス機能と活用シーンの解説ブログ https://info.nextmode.co.jp/blog/notion-workspace-analytics エンタープライズプラン

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アナリティクス機能 - 活用例1 ● アクティブメンバーの推移例：Notionの利用が組織内に広がっているかを定量的に評価

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アナリティクス機能 - 活用例2 ● 各メンバーのページ閲覧数、編集数例：利用頻度が低い部署があれば再度オンボーディングなどを実施例：利用が熱心な社員を見つけて協力をしてもらう

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アナリティクス機能 - 活用例3 ● ワークスペースの検索例：検索やユニーク検索の回数が多いキーワード → ページ内の目立つ位置や、上位の階層にコンテンツを移動

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コンテンツの検索性を高める ● アプローチの例 ○ 目次を設ける ○ ページにタグをつける（Wiki機能） ○ ページの階層構造を見直す ○ 検索機能についての利用者の認知を高める ○ etc… ● ご参考：コンテンツの検索性を高める方法の紹介ブログ https://info.nextmode.co.jp/blog/notion-how-to-improve-searchability

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他ツールからの移行 ● インポート機能が充実 ○ Conﬂuence、Asana、Trello、Evernoteなど多数に対応 ● 移行手順も簡単 ○ ファイル or ツール同士のAPI連携でインポート ○ Notion - データのインポート https://www.notion.so/ja-jp/help/import-data-into-notion

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機能検証 ● 移行元の機能がNotion側で用意されているか ○ ツール自体の機能差分や拡張機能なども注意 ● コンテンツにNotionの機能を新しく適用する ○ 特にデータベース ○ 対象としたいコンテンツを整理して、データベースの設計まで整理・検討できていると◯

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情報の断捨離 ● 移行元の環境で古い情報やテンポラリ情報（議事メモなど）がノイズとなっているケースは多い → 全てをそのまま持っていくのではなく、いるもの・いらないものを判断する

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移行作業前後の対応 ● バックアップの取得は必須 ● コンテンツの量が多い場合、移行作業自体を利用部門に任せてしまうことも検討 ● コンテンツによってはリンク切れや表の崩れが発生してしまうケースもある → 移行後のコンテンツのチェックができると◯

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横断的な体制を組む ● 推進チームのみですべての対応をするのは難しい ○ 情報の断捨離、移行実施、コンテンツのチェック etc… ○ 利用部門も巻き込んで横断的に対応するケースが多い ● 利用部門から窓口となる担当者をアサインしたり、依頼事項を早めに展開することを意識する

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ご参考：過去セミナーのセッション ● クラスメソッド株式会社しんやさんのセッション ○ ネクストモード社Noitonセミナーに登壇し「Conﬂuenceから Notionへの全社移行事例」について発表しました。 https://dev.classmethod.jp/articles/presentation-company-wide-migratio n-case-from-conﬂuence-to-notion-at-classmethod-inc/

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まとめ ● Notionを組織に定着させてより大きな効果をもたらすためには導入の仕方や進め方も重要 ● PJの立ち上げ〜設計〜導入〜運用フェーズそれぞれでポイントがある ● 多くの企業・組織で取り入れられている施策やベストプラクティスを取り入れられると◯

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ご参考：Notion公式のガイドライン ● 組織全体にNotionを導入するための5つのステップ https://www.notion.so/ja-jp/help/guides/5-steps-to-adopt-notion-for-your-e ntire-organization

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ご参考：ブログ紹介 ● DevelopersIO - Notion https://dev.classmethod.jp/tags/notion/ ● ネクストモードブログ - Notion https://info.nextmode.co.jp/blog/tag/notion

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