企業でNotionを導入する際のベストプラクティス

2023/11/21に開催したネクストモード主催のセミナーでの登壇資料です。
アーカイブ動画は以下からご視聴いただけます。

■Notionでビジネスを変えよう！企業での導入・移行方法やセキュリティ機能を解説
https://info.nextmode.co.jp/seminar/20231121_notion_seminar-01?utm_campaign=20231121_NotionJP_Notion&utm_source=company&utm_medium=SpeakerDeck

Transcript

1. 企業でNotionを導入する際の ベストプラクティス
2. プロフィール • 南　栄樹 • ネクストモード株式会社 インテグレーション事業部 • 2022/4：ネクストモードにジョイン 2023/1〜：Notionセールスエンジニア • ブログ：Notionを中心に書いてます https://info.nextmode.co.jp/blog/author/minami-eiki/
3. セッションの内容について • Notionの企業導入 → Notionの企業向けの機能は非常に充実している • Notionを組織に定着させてより大きな効果をもたらすため には、導入の仕方や進め方も重要になってくる
4. セッションの流れ • 推進チームの立ち上げ、目標設定 • スペース・アクセス設計 • コンテンツ設計、ガイドライン • 導入、オンボーディング • 継続的な改善 • 他ツールからの移行のポイント PJの立ち上げ 設計フェーズ 導入フェーズ 運用フェーズ ＋α
5. • 推進チームの立ち上げ、目標設定 • スペース・アクセス設計 • コンテンツ設計、ガイドライン • 導入、オンボーディング • 継続的な改善 • 他ツールからの移行のポイント PJの立ち上げ 設計フェーズ 導入フェーズ 運用フェーズ ＋α セッションの流れ
6. 推進チームの立ち上げ • 設計や社内への展開、継続的な取り組みなど、 スムーズな導入にはチームの体制があると心強い • チーム立ち上げ時の推奨事項 ◦ 個人利用している社員、部署やPJで導入しているケースを探す → 推進チームに入ってもらう → 導入時に各部署の推進役になってもらう
7. 課題と目標の設定 • 現状の課題（AsIs）とNotion導入後の状態（ToBe）を整理 → Notion導入を進める上での課題と目標として設定 • 課題と目標が設定されていると設計の方針もスムーズに決 めることができる
8. 目標設定の事例1 • 課題：情報共有方法が部署によってバラバラになっている • 目標：全社的な情報共有スペースの導入・維持 • 設計への落とし込み ◦ 全社横断のチームスペースをメインにコンテンツを集約 ◦ 共通のテンプレートを展開して部署ごとにレイアウトの差異が 出ないようにする ◦ ページ設計ガイドラインを展開してコンテンツの粒度を揃える ◦ etc…
9. 目標設定の事例2 • アプローチ：段階的に展開を進める • 第1ステップ ◦ ◯◯部でプロジェクト、ナレッジ管理をメインに導入 ◦ 期間：3ヶ月以内 • 第2ステップ ◦ 〇〇部をモデルケース化し全社導入 ◦ 期間：第1ステップの評価後3ヶ月以内
10. • 推進チームの立ち上げ、目標設定 • スペース・アクセス設計 • コンテンツ設計、ガイドライン • 導入、オンボーディング • 継続的な改善 • 他ツールからの移行のポイント PJの立ち上げ 設計フェーズ 導入フェーズ 運用フェーズ ＋α
11. スペース・アクセス設計 • Notionはスペース設計やコンテンツへのアクセス権限も柔 軟に設定することが可能 • 一方、特にスペース設計については後から修正することが 大変なので、十分に検討することを推奨
12. チームスペースの種別 • チームスペースの種類 ◦ オープン：ワークスペースのメンバーは誰でも参加可能 ◦ クローズド：招待が必要 ◦ プライベート：招待が必要、参加しないと表示されな ※プライベートはビジネス、エンタープライズプランのみ
13. チームスペースの設計例 • 部署や情報の機密性でチームスペースを分ける オープン（or デフォルト） 社内メンバーは全員参加 クローズド 部署のメンバーのみ参加 プライベート 未参加のメンバーには見えない
14. ワークスペースの設計例 • セキュリティ要件でワークスペースを分ける エンタープライズプラン 社員のみ 社外メンバーを ゲストとして招待 インターネットに 公開
15. スペース設計の考慮ポイント • スペースを細かく分離しすぎると管理が大変に、 情報共有もしにくくなる • Notion導入の目標と照らし合わせて設計すると◯ 例：情報の共有に課題 → 全社横断のチームスペースをメインにコンテンツを集約 例：アクセス制御を厳格にしたい → クローズドやプライベートのチームスペースも活用 → 外部共有があればワークスペースを分けることも選択肢に
16. • 推進チームの立ち上げ、目標設定 • スペース・アクセス設計 • コンテンツ設計、ガイドライン • 導入、オンボーディング • 継続的な改善 • 他ツールからの移行のポイント PJの立ち上げ 設計フェーズ 導入フェーズ 運用フェーズ ＋α
17. コンテンツ設計、ガイドライン • Notionは自由度が高い分、ある程度指針がないと コンテンツが無秩序に作られるケースが生じやすい • 共通のテンプレートやコンテンツの作成ガイドラインを 用意すると、管理も情報へのアクセスもしやすくなる
18. テンプレートの例 • 部署やPJのトップページをテンプレートとして用意 → 別部署やPJのページでもレイアウトが共通なのでアクセスしやすい
19. Notion公式のテンプレート • ワークスペースからアクセスし、簡単に複製できる • 種類も豊富：ポータル、Wiki、議事録、タスク管理 etc…
20. ページ設計のガイドライン • 以下のようなページ設計に関する項目の指針を決められると ページ単位の情報の粒度も揃えることができる ◦ ページタイトルの規約 ◦ コンテンツ量の目安（1ページに◯個のトピック） ◦ ページ階層の目安（深くなりすぎないように） ◦ 視認性・検索性を考慮したポイント（目次の設置など） ◦ etc…
21. 情報の種別による方針決め • 種別の例 ◦ ストック型情報：ナレッジ、ドキュメントなどの情報資産 ◦ フロー型情報：議事録、作業メモなど一時的な情報 • よくある課題 ◦ 情報が増えてくるとお互いにノイズとなってしまい、 欲しい情報に辿り着きにくくなる
22. 情報の種別による方針決め • アプローチの例 ◦ 上位のページを情報の種別で分ける → 検索の際に上位ページを検索範囲とすることでノイズを排除 例：ストック情報でまとめる
23. • 推進チームの立ち上げ、目標設定 • スペース・アクセス設計 • コンテンツ設計、ガイドライン • 導入、オンボーディング • 継続的な改善 • 他ツールからの移行のポイント PJの立ち上げ 設計フェーズ 導入フェーズ 運用フェーズ ＋α
24. 組織へのスムーズな導入 • オンボーディングが重要！ • 組織が大きいと推進チームの負担も大きくなる → 自発的にNotionに触れてもらう施策や公開されているコ ンテンツの利用など、効率的に進める工夫ができると◯
25. 使い方、基本機能のガイド • Notionの公式リファレンスがおすすめ！ ◦ 使い方、ブロック、ページ、データベースなど、基本が網羅 https://www.notion.so/ja-jp/help/category/new-to-notion
26. Notionに触れてもらう 1 • 自由に何でもやっていいサンドボックスのスペースを作成 → 本格利用の前に社内に展開して触ってもらう
27. Notionに触れてもらう 2 • 自己紹介など、誰でも作成しやすいコンテンツを用意 → Notionのオンボーディングとする
28. Notionに触れてもらう 3 • 特定のコンテンツから導入を進める → 推進チームの体制に余裕がない場合などに → 部署によらず使うコンテンツがおすすめ（議事録など）
29. 利用部門からの問い合わせのシェア • 導入初期では似たような質問が来がち → データベースで管理して回答もNotion上で行う
30. • 推進チームの立ち上げ、目標設定 • スペース・アクセス設計 • コンテンツ設計、ガイドライン • 導入、オンボーディング • 継続的な改善 • 他ツールからの移行のポイント PJの立ち上げ 設計フェーズ 導入フェーズ 運用フェーズ ＋α
31. 継続的な改善 • オンボーディング・コンテンツの展開が完了！ → それで終わりではない • Notionの利用を定着させて、コンテンツの品質を維持して いくためには、継続的な改善活動が重要
32. アナリティクス機能 • ワークスペースアナリティクス ◦ ワークスペース全体のメンバーやコンテンツの利用状況 を可視化 ◦ ワークスペースオーナーのみ利用可能 ◦ ご参考：アナリティクス機能と活用シーンの解説ブログ https://info.nextmode.co.jp/blog/notion-workspace-analytics エンタープライズプラン
33. アナリティクス機能 - 活用例1 • アクティブメンバーの推移 例：Notionの利用が組織内に広がっているかを定量的に評価
34. アナリティクス機能 - 活用例2 • 各メンバーのページ閲覧数、編集数 例：利用頻度が低い部署があれば再度オンボーディングなどを実施 例：利用が熱心な社員を見つけて協力をしてもらう
35. アナリティクス機能 - 活用例3 • ワークスペースの検索 例：検索やユニーク検索の回数が多いキーワード → ページ内の目立つ位置や、上位の階層にコンテンツを移動
36. コンテンツの検索性を高める • アプローチの例 ◦ 目次を設ける ◦ ページにタグをつける（Wiki機能） ◦ ページの階層構造を見直す ◦ 検索機能についての利用者の認知を高める ◦ etc… • ご参考：コンテンツの検索性を高める方法の紹介ブログ https://info.nextmode.co.jp/blog/notion-how-to-improve-searchability
37. • 推進チームの立ち上げ、目標設定 • スペース・アクセス設計 • コンテンツ設計、ガイドライン • 導入、オンボーディング • 継続的な改善 • 他ツールからの移行のポイント PJの立ち上げ 設計フェーズ 導入フェーズ 運用フェーズ ＋α
38. 他ツールからの移行 • インポート機能が充実 ◦ Confluence、Asana、Trello、Evernoteなど多数に対応 • 移行手順も簡単 ◦ ファイル or ツール同士のAPI連携でインポート ◦ Notion - データのインポート https://www.notion.so/ja-jp/help/import-data-into-notion
39. 機能検証 • 移行元の機能がNotion側で用意されているか ◦ ツール自体の機能差分や拡張機能なども注意 • コンテンツにNotionの機能を新しく適用する ◦ 特にデータベース ◦ 対象としたいコンテンツを整理して、データベースの設計まで 整理・検討できていると◯
40. 情報の断捨離 • 移行元の環境で古い情報やテンポラリ情報（議事メモな ど）がノイズとなっているケースは多い → 全てをそのまま持っていくのではなく、いるもの・いら ないものを判断する
41. 移行作業前後の対応 • バックアップの取得は必須 • コンテンツの量が多い場合、移行作業自体を利用部門に任 せてしまうことも検討 • コンテンツによってはリンク切れや表の崩れが発生してし まうケースもある → 移行後のコンテンツのチェックができると◯
42. 横断的な体制を組む • 推進チームのみですべての対応をするのは難しい ◦ 情報の断捨離、移行実施、コンテンツのチェック etc… ◦ 利用部門も巻き込んで横断的に対応するケースが多い • 利用部門から窓口となる担当者をアサインしたり、 依頼事項を早めに展開することを意識する
43. ご参考：過去セミナーのセッション • クラスメソッド株式会社 しんやさんのセッション ◦ ネクストモード社Noitonセミナーに登壇し「Confluenceから Notionへの全社移行事例」について発表しました。 https://dev.classmethod.jp/articles/presentation-company-wide-migratio n-case-from-confluence-to-notion-at-classmethod-inc/
44. まとめ • Notionを組織に定着させてより大きな効果をもたらすため には導入の仕方や進め方も重要 • PJの立ち上げ〜設計〜導入〜運用フェーズそれぞれで ポイントがある • 多くの企業・組織で取り入れられている施策や ベストプラクティスを取り入れられると◯
45. ご参考：Notion公式のガイドライン • 組織全体にNotionを導入するための5つのステップ https://www.notion.so/ja-jp/help/guides/5-steps-to-adopt-notion-for-your-e ntire-organization
46. ご参考：ブログ紹介 • DevelopersIO - Notion https://dev.classmethod.jp/tags/notion/ • ネクストモードブログ - Notion https://info.nextmode.co.jp/blog/tag/notion