A la chasse des voleurs de temps

by Olivier My

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À la chasse des voleurs de temps Comment le Lean et l’Agile peuvent nous aider

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@OyoMy Olivier My Coach Agile

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Le temps : une ressource limitée Photo by Ivars Krutainis on Unsplash

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UNE des plus grandes plaintes de la société moderne est le fait d’être débordé, surchargé, surengagé. Demandez aux gens à un rassemblement social comment ils vont et la réponse principale sera : “très occupé”, “follement occupé”, “incroyablement occupé”. Personne ne va plus juste “bien”. - Kate Murphy, New York Times, “No Time To Think”, 2014 Source : https://www.nytimes.com/2014/07/27/ sunday-review/no-time-to-think.html

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“La plupart des personnes semblent préférer faire quelque chose plutôt que rien, même si ce quelque chose est négatif.” Source : “Just think: The challenges of the disengaged mind”

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Le temps considéré comme une unité monétaire

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“Perdre du temps à cause de problèmes que l’on pourrait éviter est cher et décourageant.” Dominica DeGrandis

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5 voleurs de temps Photo by W A T A R I on Unsplash Trop de travail en cours Dépendances Travail non planiﬁé Priorités contradictoires Travail négligé

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Voleur 1 : Trop de travail en cours Photo by Cristina Gottardi on Unsplash

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Impacts Perte d’eﬃcacité Augmentation des coûts Risque de perte de marché Photo by David Clode on Unsplash

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Photo by Richard Lee on Unsplash Nombre d’éléments Débit Temps de cycle = Loi de Little

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Pourquoi la tendance est-elle à prendre plus de travail que notre capacité le permet ? Photo by Mathew Schwartz on Unsplash

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On aime bien la personne qui nous fait la demande Photo by Aman Shrivastava on Unsplash

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On aime faire plaisir Photo by Lina Trochez on Unsplash

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On joue dans la même équipe Photo by Perry Grone on Unsplash

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On craint la critique Photo by Alexandra Gorn on Unsplash

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On aime la nouveauté et ce qui brille Photo by Ashton Mullins on Unsplash

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On ne se rend pas compte de la taille de la demande avant d’avoir commencé à travailler dessus Photo by Daniel Hjalmarsson on Unsplash

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Pourquoi est-ce si diﬃcile de dire non ? Photo by Mathew Schwartz on Unsplash

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“Tout revient à cette motivation fondamentale que l’on a à rester connecté aux autres personnes.” “On pense être capable de dire non, mais lorsqu’on se retrouve réellement face à quelqu’un, on a plus tendance à céder et à dire oui.” “On ne veut pas rejeter les gens. On ne veut pas qu’ils pensent du mal de nous alors on gère les impressions qu’ils ont de nous.” “Il est important de réaliser le pouvoir que l’on a sur les autres lorsqu’on leur demande de faire quelque chose pour nous.” Vanessa Bohns Professeur Assistant Sciences du management à l’Université de Waterloo, Ontario https://www.wbur.org/hereandnow/2014/03/31/saying-no-psychology “Nous devrions en prendre une plus grande responsabilité.”

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Photo by Ian Espinosa on Unsplash Le switch de contexte est commun Retard dans la livraison de valeur : vos clients attendent longtemps Augmentation des coûts Baisse de la qualité Un personnel irrité

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Pistes de solution Visualiser le processus Limiter le travail en cours Visualiser le travail

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Visualiser le travail et le processus

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Saturation globale

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Saturation locale

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Limiter le travail en cours

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Limiter le travail en cours

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Un en-cours maitrisé !

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“Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.” - Loi de Carlson Photo by Andrew Small on Unsplash

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Voleur 2 : Dépendances Photo by Toa Heftiba on Unsplash

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Différents types de dépendance Architecture Expertise Activité Photo by Chris Scott on Unsplash

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Impacts Frictions entre équipes ayant des priorités et des récompenses diﬀérentes Photo by David Clode on Unsplash Augmente le temps de cycle des éléments de travail

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–Troy Magennis,“Entangled: Solving the Hairy Problem of Team Dependencies” - Agile 2015 “Chaque dépendance double vos chances d’être en retard.” Photo by Amanda Jones on Unsplash

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Exemple d’une fonctionnalité avec une dépendance Seulement 1 chance sur 4 de voir la fonctionnalité arriver à temps ! Fonction A B A B C 0 0 0 0 1 0 1 0 0 1 1 1 C

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Alex Bob Charlie Manger 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 1 0 1 0 1 1 0 0 1 1 1 1 Restaurant Alex Bob Charlie Manger 1 chance sur 8 !

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Photo by Ian Espinosa on Unsplash Les besoins de coordination sont élevés Les personnes ne sont pas disponibles lorsque vous avez besoin d’elles Un changement quelque part change de manière inattendue autre chose, autre part

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Pistes de solution 2-pizza teams Pluridisciplinarité Colocalisation et Alignement Gestion de la compétence Découper le travail Visualiser les dépendances

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Visualiser les dépendances

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Visualiser les dépendances

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Visualiser les dépendances

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2-pizza teams Source : http://blog.idonethis.com/two-pizza-team/ Photo by ivan Torres on Unsplash Jeﬀ Besos - Amazon

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Pluridisciplinarité Photo by Providence Doucet on Unsplash

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Source : https://www.adventureswithagile.com/2017/07/12/heres-thing-t-shaped-people/ Équipiers en forme de T Plus de largeur Plus de profondeur

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Source : https://www.adventureswithagile.com/2017/07/12/heres-thing-t-shaped-people/ Équipiers en forme de T Plus de largeur d’expertise

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Colocalisation et Alignement Photo by You X Ventures on Unsplash

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Gestion de la compétence Photo by Isaac Smith on Unsplash

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Matrice de compétences Source : https://management30.com/practice/competency-matrix/

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Découper le travail en petits éléments indépendants de valeur Photo by Mae Mu on Unsplash

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Source : http://itscertainlyuncertain.blogspot.com/2014/03/invest.html

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Limiter les dépendances

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Voleur 3 : Travail non planiﬁé Photo by Chris Barbalis on Unsplash

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Impacts Photo by David Clode on Unsplash Augmente les risques, les incertitudes Réduit la prédictibilité : le travail non planiﬁé repousse le travail planiﬁé Abaisse le moral

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Non planiﬁé = Interruption Photo by Jose Aragones on Unsplash

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Correspond au sujet de la tâche actuelle Courte et sans rapport avec la tâche actuelle Longue et sans rapport avec la tâche actuelle Photo by Nathan Dumlao on Unsplash Différents types d’interruptions Source : https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf

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– Loi d’Illitch Photo by Daria Nepriakhina on Unsplash “Après un certain temps, la productivité tend à décroitre, voir atteindre des valeurs négatives.”

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Photo by Ian Espinosa on Unsplash Des urgences empêchent les personnes de focaliser leurs eﬀorts sur de la création de valeur Le travail est fréquemment en retard Le système est diﬃcilement prédictible

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Pistes de solution Visualiser le travail non planiﬁé Évaluer l’impact de l’interruption Éviter de charger à plus de 70% Désigner un goalie Déﬁnir des périodes de non dérangement

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Visualiser

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Visualiser

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Visualiser

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Évaluer l’impact de l’interruption Photo by Jon Tyson on Unsplash

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Goalie : protège l’équipe des interruptions Photo by Jeffrey F Lin on Unsplash

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Déﬁnir des périodes de non dérangement Photo by Dan Meyers on Unsplash

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Source : Donald Reinertsen, ”The Principles of Product Development Flow" Éviter de charger à plus de 70 % Photo by manu schwendener on Unsplash Référence : https://oyomy.fr/2016/11/2-ateliers-utiles-pour-parler-doptimisation-globale/

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“Si ça peut tourner mal, cela arrivera.” - Loi de Murphy Photo by Sarah Kilian on Unsplash

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Voleur 4 : Priorités contradictoires Photo by Deanna Ritchie on Unsplash

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Impacts Photo by David Clode on Unsplash Réunions de priorisation sans ﬁn Tendance à prendre trop de travail en même temps Changements dans les priorités d’un jour à l’autre Temps de cycle plus longs

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–Ross Garber “Beaucoup de choses peuvent être importantes, mais seulement une peut être la plus importante.” Photo by Eaters Collective on Unsplash

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Photo by Ian Espinosa on Unsplash Personnel irrité et démotivé

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Pistes de solution Accepter de ne pas tout faire Visualiser les priorités Déﬁnir des boites de temps Visualiser le coût du délai

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“80% de nos résultats sont le produit de 20% de nos eﬀorts.” - Loi de Pareto Accepter de ne pas tout faire Photo by Austin Distel on Unsplash

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Visualiser les priorités 8 7 6 5 4 3 2 1 Prioriser par élément, pas par groupe d’éléments

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Déﬁnir une boîte de temps 8 7 6 5 4 3 2 1 Sélectionnés Plus le contexte est changeant, plus la boite de temps est courte “Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement.” - Loi de Parkinson Options

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Arrêter de commencer, Commencer à terminer

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“Si vous ne deviez quantiﬁer qu’une seule chose, ce serait le coût du délai.” - Donald Reinertsen Photo by Ben White on Unsplash Utiliser le Coût du Délai

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Coût du délai Source : https://www.leadingagile.com/2017/05/cost-delay-project-management/

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Coût du délai Source : https://www.leadingagile.com/2017/05/cost-delay-project-management/

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Différents proﬁls

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Visualiser

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Visualiser

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Voleur 5 : Travail négligé Photo by Markus Petritz on Unsplash

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“Un vieux logiciel en soi n’est pas un problème. Un vieux logiciel non maintenu et ne faisant pas parti d’un processus de build, de test et de déploiement automatisé est un problème.” - Dominica DeGrandis Photo by Nicolas Cool on Unsplash

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Dette technique Photo by Kevin Noble on Unsplash

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Photo by Anna Dziubinska on Unsplash “Les personnes occupées ne sont pas signes de productivité. La valeur délivrée elle, si !” - Dominica DeGrandis

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Différents types de travaux négligés Photo by Daniel Jensen on Unsplash Le travail en attente de feedback Le travail considéré comme important mais pas urgent Les projets zombies

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Photo by Ian Espinosa on Unsplash Le travail important reste en attente jusqu’à ce qu’il devienne une urgence

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Pistes de solution Visualiser le travail négligé Commencer à jeter Faire plus de ce qui fait mal

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Visualiser le travail négligé

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Visualiser la dette

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Visualiser

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Commencer à jeter Photo by Joshua Hoehne on Unsplash

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Photo by Scott Gruber on Unsplash “Si cela fait mal, faites le plus souvent”

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La fréquence réduit la difﬁculté Source : https://martinfowler.com/bliki/FrequencyReducesDiﬃculty.html Décomposition Feedback Automatisation Photo by ANDI WHISKEY on Unsplash

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Conclusion Photo by Marko Blažević on Unsplash

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Le temps : une ressource à disposition Photo by Shoot N' Design on Unsplash

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“La majeure partie de votre temps est probablement gaspillée.” Source : https://blog.crisp.se/2016/10/20/ henrikkniberg/focus-keynote “Vous avez beaucoup de temps, il suﬃt de décider ce que vous voulez en faire.” “Une fois ce gaspillage identiﬁé, vous pouvez vous atteler à le supprimer.” Henrik Kniberg Cofondateur de GoClimateNeutral.org

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“Je n’ai pas le temps” “Ce n’est pas ma priorité” Source : https://oyomy.fr/2019/07/ responsabilisez-vous-quils-disaient/

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“Le plus beau cadeau que vous pouvez oﬀrir à une personne est votre temps car lorsque vous donnez votre temps, vous donnez une partie de votre vie que vous ne reprendrez jamais.” - Anonyme

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@OyoMy oyomy.fr Merci ! oliviermy Illustrations par Caroline Aupert cau_karo