A la chasse des voleurs de temps

A la chasse des voleurs de temps

Dans ce monde VUCA en mouvement permanent, notre capacité à répondre à une demande évoluant sans cesse est devenue un enjeu majeur de survie aussi bien dans la sphère professionnelle que dans la sphère personnelle. En effet, le temps est devenu aujourd'hui une ressource rare et précieuse.

Comment organiser son temps afin de prendre les bonnes décisions, au bon moment ? Comment s'assurer de ne pas gaspiller son temps sur des choses qui n'en valent pas la peine ? Comment devenir acteur de son temps plutôt que d'être victime de son manque ?

Inspiré des travaux de Dominica DeGrandis dans son livre intitulé "Making work visible", je vous propose de dénicher ces voleurs de temps qui nous empêchent d'être efficaces et productifs afin de pouvoir mieux vous en défaire !

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Olivier My

October 30, 2019
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Transcript

  1. À la chasse des voleurs de temps Comment le Lean

    et l’Agile peuvent nous aider
  2. @OyoMy Olivier My Coach Agile

  3. Le temps : une ressource limitée Photo by Ivars Krutainis

    on Unsplash
  4. UNE des plus grandes plaintes de la société moderne est

    le fait d’être débordé, surchargé, surengagé. Demandez aux gens à un rassemblement social comment ils vont et la réponse principale sera : “très occupé”, “follement occupé”, “incroyablement occupé”. Personne ne va plus juste “bien”. - Kate Murphy, New York Times, “No Time To Think”, 2014 Source : https://www.nytimes.com/2014/07/27/ sunday-review/no-time-to-think.html
  5. “La plupart des personnes semblent préférer faire quelque chose plutôt

    que rien, même si ce quelque chose est négatif.” Source : “Just think: The challenges of the disengaged mind”
  6. Le temps considéré comme une unité monétaire

  7. “Perdre du temps à cause de problèmes que l’on pourrait

    éviter est cher et décourageant.” Dominica DeGrandis
  8. 5 voleurs de temps Photo by W A T A

    R I on Unsplash Trop de travail en cours Dépendances Travail non planifié Priorités contradictoires Travail négligé
  9. Voleur 1 : Trop de travail en cours Photo by

    Cristina Gottardi on Unsplash
  10. Impacts Perte d’efficacité Augmentation des coûts Risque de perte de

    marché Photo by David Clode on Unsplash
  11. Photo by Richard Lee on Unsplash Nombre d’éléments Débit Temps

    de cycle = Loi de Little
  12. Pourquoi la tendance est-elle à prendre plus de travail que

    notre capacité le permet ? Photo by Mathew Schwartz on Unsplash
  13. On aime bien la personne qui nous fait la demande

    Photo by Aman Shrivastava on Unsplash
  14. On aime faire plaisir Photo by Lina Trochez on Unsplash

  15. On joue dans la même équipe Photo by Perry Grone

    on Unsplash
  16. On craint la critique Photo by Alexandra Gorn on Unsplash

  17. On aime la nouveauté et ce qui brille Photo by

    Ashton Mullins on Unsplash
  18. On ne se rend pas compte de la taille de

    la demande avant d’avoir commencé à travailler dessus Photo by Daniel Hjalmarsson on Unsplash
  19. Pourquoi est-ce si difficile de dire non ? Photo by

    Mathew Schwartz on Unsplash
  20. “Tout revient à cette motivation fondamentale que l’on a à

    rester connecté aux autres personnes.” “On pense être capable de dire non, mais lorsqu’on se retrouve réellement face à quelqu’un, on a plus tendance à céder et à dire oui.” “On ne veut pas rejeter les gens. On ne veut pas qu’ils pensent du mal de nous alors on gère les impressions qu’ils ont de nous.” “Il est important de réaliser le pouvoir que l’on a sur les autres lorsqu’on leur demande de faire quelque chose pour nous.” Vanessa Bohns Professeur Assistant Sciences du management à l’Université de Waterloo, Ontario https://www.wbur.org/hereandnow/2014/03/31/saying-no-psychology “Nous devrions en prendre une plus grande responsabilité.”
  21. Photo by Ian Espinosa on Unsplash Le switch de contexte

    est commun Retard dans la livraison de valeur : vos clients attendent longtemps Augmentation des coûts Baisse de la qualité Un personnel irrité
  22. Pistes de solution Visualiser le processus Limiter le travail en

    cours Visualiser le travail
  23. Visualiser le travail et le processus

  24. Saturation globale

  25. Saturation locale

  26. Limiter le travail en cours

  27. Limiter le travail en cours

  28. Un en-cours maitrisé !

  29. “Un travail réalisé en continu prend moins de temps et

    d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.” - Loi de Carlson Photo by Andrew Small on Unsplash
  30. Voleur 2 : Dépendances Photo by Toa Heftiba on Unsplash

  31. Différents types de dépendance Architecture Expertise Activité Photo by Chris

    Scott on Unsplash
  32. Impacts Frictions entre équipes ayant des priorités et des récompenses

    différentes Photo by David Clode on Unsplash Augmente le temps de cycle des éléments de travail
  33. –Troy Magennis,“Entangled: Solving the Hairy Problem of Team Dependencies” -

    Agile 2015 “Chaque dépendance double vos chances d’être en retard.” Photo by Amanda Jones on Unsplash
  34. Exemple d’une fonctionnalité avec une dépendance Seulement 1 chance sur

    4 de voir la fonctionnalité arriver à temps ! Fonction A B A B C 0 0 0 0 1 0 1 0 0 1 1 1 C
  35. None
  36. Alex Bob Charlie Manger 0 0 0 0 0 0

    1 0 0 1 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 1 0 1 0 1 1 0 0 1 1 1 1 Restaurant Alex Bob Charlie Manger 1 chance sur 8 !
  37. Photo by Ian Espinosa on Unsplash Les besoins de coordination

    sont élevés Les personnes ne sont pas disponibles lorsque vous avez besoin d’elles Un changement quelque part change de manière inattendue autre chose, autre part
  38. Pistes de solution 2-pizza teams Pluridisciplinarité Colocalisation et Alignement Gestion

    de la compétence Découper le travail Visualiser les dépendances
  39. Visualiser les dépendances

  40. Visualiser les dépendances

  41. Visualiser les dépendances

  42. 2-pizza teams Source : http://blog.idonethis.com/two-pizza-team/ Photo by ivan Torres on

    Unsplash Jeff Besos - Amazon
  43. Pluridisciplinarité Photo by Providence Doucet on Unsplash

  44. Source : https://www.adventureswithagile.com/2017/07/12/heres-thing-t-shaped-people/ Équipiers en forme de T Plus de

    largeur Plus de profondeur
  45. Source : https://www.adventureswithagile.com/2017/07/12/heres-thing-t-shaped-people/ Équipiers en forme de T Plus de

    largeur d’expertise
  46. Colocalisation et Alignement Photo by You X Ventures on Unsplash

  47. Gestion de la compétence Photo by Isaac Smith on Unsplash

  48. Matrice de compétences Source : https://management30.com/practice/competency-matrix/

  49. Découper le travail en petits éléments indépendants de valeur Photo

    by Mae Mu on Unsplash
  50. Source : http://itscertainlyuncertain.blogspot.com/2014/03/invest.html

  51. Limiter les dépendances

  52. Voleur 3 : Travail non planifié Photo by Chris Barbalis

    on Unsplash
  53. Impacts Photo by David Clode on Unsplash Augmente les risques,

    les incertitudes Réduit la prédictibilité : le travail non planifié repousse le travail planifié Abaisse le moral
  54. Photo by Jake Givens on Unsplash “Les organisations de haute

    performance passent 22% moins de temps sur du travail non planifié et du rework. Elles ont la capacité de passer 29% plus de temps sur du travail nouveau, telles que de nouvelles fonctionnalités ou du code.” - 2016 State of Devops Report Source : https://puppet.com/resources/whitepaper/2016-state-of-devops-report
  55. Non planifié = Interruption Photo by Jose Aragones on Unsplash

  56. Combien coûte une interruption ? Photo by Mathew Schwartz on

    Unsplash
  57. 23 minutes et 15 secondes Source : https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf Photo by

    Lukas Blazek on Unsplash
  58. Correspond au sujet de la tâche actuelle Courte et sans

    rapport avec la tâche actuelle Longue et sans rapport avec la tâche actuelle Photo by Nathan Dumlao on Unsplash Différents types d’interruptions Source : https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf
  59. – Loi d’Illitch Photo by Daria Nepriakhina on Unsplash “Après

    un certain temps, la productivité tend à décroitre, voir atteindre des valeurs négatives.”
  60. Photo by Ian Espinosa on Unsplash Des urgences empêchent les

    personnes de focaliser leurs efforts sur de la création de valeur Le travail est fréquemment en retard Le système est difficilement prédictible
  61. Pistes de solution Visualiser le travail non planifié Évaluer l’impact

    de l’interruption Éviter de charger à plus de 70% Désigner un goalie Définir des périodes de non dérangement
  62. Visualiser

  63. Visualiser

  64. Visualiser

  65. Évaluer l’impact de l’interruption Photo by Jon Tyson on Unsplash

  66. Goalie : protège l’équipe des interruptions Photo by Jeffrey F

    Lin on Unsplash
  67. Définir des périodes de non dérangement Photo by Dan Meyers

    on Unsplash
  68. Source : Donald Reinertsen, ”The Principles of Product Development Flow"

    Éviter de charger à plus de 70 % Photo by manu schwendener on Unsplash Référence : https://oyomy.fr/2016/11/2-ateliers-utiles-pour-parler-doptimisation-globale/
  69. “Si ça peut tourner mal, cela arrivera.” - Loi de

    Murphy Photo by Sarah Kilian on Unsplash
  70. Voleur 4 : Priorités contradictoires Photo by Deanna Ritchie on

    Unsplash
  71. Impacts Photo by David Clode on Unsplash Réunions de priorisation

    sans fin Tendance à prendre trop de travail en même temps Changements dans les priorités d’un jour à l’autre Temps de cycle plus longs
  72. –Ross Garber “Beaucoup de choses peuvent être importantes, mais seulement

    une peut être la plus importante.” Photo by Eaters Collective on Unsplash
  73. Photo by Ian Espinosa on Unsplash Personnel irrité et démotivé

  74. Pistes de solution Accepter de ne pas tout faire Visualiser

    les priorités Définir des boites de temps Visualiser le coût du délai
  75. “80% de nos résultats sont le produit de 20% de

    nos efforts.” - Loi de Pareto Accepter de ne pas tout faire Photo by Austin Distel on Unsplash
  76. Visualiser les priorités 8 7 6 5 4 3 2

    1 Prioriser par élément, pas par groupe d’éléments
  77. Définir une boîte de temps 8 7 6 5 4

    3 2 1 Sélectionnés Plus le contexte est changeant, plus la boite de temps est courte “Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement.” - Loi de Parkinson Options
  78. Arrêter de commencer, Commencer à terminer

  79. “Si vous ne deviez quantifier qu’une seule chose, ce serait

    le coût du délai.” - Donald Reinertsen Photo by Ben White on Unsplash Utiliser le Coût du Délai
  80. Coût du délai Source : https://www.leadingagile.com/2017/05/cost-delay-project-management/

  81. Coût du délai Source : https://www.leadingagile.com/2017/05/cost-delay-project-management/

  82. Différents profils

  83. Visualiser

  84. Visualiser

  85. Voleur 5 : Travail négligé Photo by Markus Petritz on

    Unsplash
  86. “Un vieux logiciel en soi n’est pas un problème. Un

    vieux logiciel non maintenu et ne faisant pas parti d’un processus de build, de test et de déploiement automatisé est un problème.” - Dominica DeGrandis Photo by Nicolas Cool on Unsplash
  87. Dette technique Photo by Kevin Noble on Unsplash

  88. Photo by Anna Dziubinska on Unsplash “Les personnes occupées ne

    sont pas signes de productivité. La valeur délivrée elle, si !” - Dominica DeGrandis
  89. Différents types de travaux négligés Photo by Daniel Jensen on

    Unsplash Le travail en attente de feedback Le travail considéré comme important mais pas urgent Les projets zombies
  90. Photo by Ian Espinosa on Unsplash Le travail important reste

    en attente jusqu’à ce qu’il devienne une urgence
  91. Pistes de solution Visualiser le travail négligé Commencer à jeter

    Faire plus de ce qui fait mal
  92. Visualiser le travail négligé

  93. Visualiser la dette

  94. Visualiser

  95. Commencer à jeter Photo by Joshua Hoehne on Unsplash

  96. Photo by Scott Gruber on Unsplash “Si cela fait mal,

    faites le plus souvent”
  97. La fréquence réduit la difficulté Source : https://martinfowler.com/bliki/FrequencyReducesDifficulty.html Décomposition Feedback

    Automatisation Photo by ANDI WHISKEY on Unsplash
  98. Conclusion Photo by Marko Blažević on Unsplash

  99. Le temps : une ressource à disposition Photo by Shoot

    N' Design on Unsplash
  100. “La majeure partie de votre temps est probablement gaspillée.” Source

    : https://blog.crisp.se/2016/10/20/ henrikkniberg/focus-keynote “Vous avez beaucoup de temps, il suffit de décider ce que vous voulez en faire.” “Une fois ce gaspillage identifié, vous pouvez vous atteler à le supprimer.” Henrik Kniberg Cofondateur de GoClimateNeutral.org
  101. None
  102. “Je n’ai pas le temps” “Ce n’est pas ma priorité”

    Source : https://oyomy.fr/2019/07/ responsabilisez-vous-quils-disaient/
  103. “Le plus beau cadeau que vous pouvez offrir à une

    personne est votre temps car lorsque vous donnez votre temps, vous donnez une partie de votre vie que vous ne reprendrez jamais.” - Anonyme
  104. Gardons contact ! @OyoMy Olivier My oyomy.fr Merci !