A la chasse des voleurs de temps

Dans ce monde VUCA en mouvement permanent, notre capacité à répondre à une demande évoluant sans cesse est devenue un enjeu majeur de survie aussi bien dans la sphère professionnelle que dans la sphère personnelle. En effet, le temps est devenu aujourd'hui une ressource rare et précieuse.

Comment organiser son temps afin de prendre les bonnes décisions, au bon moment ? Comment s'assurer de ne pas gaspiller son temps sur des choses qui n'en valent pas la peine ? Comment devenir acteur de son temps plutôt que d'être victime de son manque ?

Inspiré des travaux de Dominica DeGrandis dans son livre intitulé "Making work visible", je vous propose de dénicher ces voleurs de temps qui nous empêchent d'être efficaces et productifs afin de pouvoir mieux vous en défaire !

Transcript

1. À la chasse des voleurs de temps Comment le Lean et l’Agile peuvent nous aider
2. @OyoMy Olivier My Coach Agile
3. Le temps : une ressource limitée Photo by Ivars Krutainis on Unsplash
4. UNE des plus grandes plaintes de la société moderne est le fait d’être débordé, surchargé, surengagé. Demandez aux gens à un rassemblement social comment ils vont et la réponse principale sera : “très occupé”, “follement occupé”, “incroyablement occupé”. Personne ne va plus juste “bien”. - Kate Murphy, New York Times, “No Time To Think”, 2014 Source : https://www.nytimes.com/2014/07/27/ sunday-review/no-time-to-think.html
5. “La plupart des personnes semblent préférer faire quelque chose plutôt que rien, même si ce quelque chose est négatif.” Source : “Just think: The challenges of the disengaged mind”
6. Le temps considéré comme une unité monétaire
7. “Perdre du temps à cause de problèmes que l’on pourrait éviter est cher et décourageant.” Dominica DeGrandis
8. 5 voleurs de temps Photo by W A T A R I on Unsplash Trop de travail en cours Dépendances Travail non planifié Priorités contradictoires Travail négligé
9. Voleur 1 : Trop de travail en cours Photo by Cristina Gottardi on Unsplash
10. Impacts Perte d’efficacité Augmentation des coûts Risque de perte de marché Photo by David Clode on Unsplash
11. Photo by Richard Lee on Unsplash Nombre d’éléments Débit Temps de cycle = Loi de Little
12. Pourquoi la tendance est-elle à prendre plus de travail que notre capacité le permet ? Photo by Mathew Schwartz on Unsplash
13. On aime bien la personne qui nous fait la demande Photo by Aman Shrivastava on Unsplash
14. On aime faire plaisir Photo by Lina Trochez on Unsplash
15. On joue dans la même équipe Photo by Perry Grone on Unsplash
16. On craint la critique Photo by Alexandra Gorn on Unsplash
17. On aime la nouveauté et ce qui brille Photo by Ashton Mullins on Unsplash
18. On ne se rend pas compte de la taille de la demande avant d’avoir commencé à travailler dessus Photo by Daniel Hjalmarsson on Unsplash
19. Pourquoi est-ce si difficile de dire non ? Photo by Mathew Schwartz on Unsplash
20. “Tout revient à cette motivation fondamentale que l’on a à rester connecté aux autres personnes.” “On pense être capable de dire non, mais lorsqu’on se retrouve réellement face à quelqu’un, on a plus tendance à céder et à dire oui.” “On ne veut pas rejeter les gens. On ne veut pas qu’ils pensent du mal de nous alors on gère les impressions qu’ils ont de nous.” “Il est important de réaliser le pouvoir que l’on a sur les autres lorsqu’on leur demande de faire quelque chose pour nous.” Vanessa Bohns Professeur Assistant Sciences du management à l’Université de Waterloo, Ontario https://www.wbur.org/hereandnow/2014/03/31/saying-no-psychology “Nous devrions en prendre une plus grande responsabilité.”
21. Photo by Ian Espinosa on Unsplash Le switch de contexte est commun Retard dans la livraison de valeur : vos clients attendent longtemps Augmentation des coûts Baisse de la qualité Un personnel irrité
22. Pistes de solution Visualiser le processus Limiter le travail en cours Visualiser le travail
23. Visualiser le travail et le processus
24. Saturation globale
25. Saturation locale
26. Limiter le travail en cours
27. Limiter le travail en cours
28. Un en-cours maitrisé !
29. “Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.” - Loi de Carlson Photo by Andrew Small on Unsplash
30. Voleur 2 : Dépendances Photo by Toa Heftiba on Unsplash
31. Différents types de dépendance Architecture Expertise Activité Photo by Chris Scott on Unsplash
32. Impacts Frictions entre équipes ayant des priorités et des récompenses différentes Photo by David Clode on Unsplash Augmente le temps de cycle des éléments de travail
33. –Troy Magennis,“Entangled: Solving the Hairy Problem of Team Dependencies” - Agile 2015 “Chaque dépendance double vos chances d’être en retard.” Photo by Amanda Jones on Unsplash
34. Exemple d’une fonctionnalité avec une dépendance Seulement 1 chance sur 4 de voir la fonctionnalité arriver à temps ! Fonction A B A B C 0 0 0 0 1 0 1 0 0 1 1 1 C
36. Alex Bob Charlie Manger 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 1 0 1 0 1 1 0 0 1 1 1 1 Restaurant Alex Bob Charlie Manger 1 chance sur 8 !
37. Photo by Ian Espinosa on Unsplash Les besoins de coordination sont élevés Les personnes ne sont pas disponibles lorsque vous avez besoin d’elles Un changement quelque part change de manière inattendue autre chose, autre part
38. Pistes de solution 2-pizza teams Pluridisciplinarité Colocalisation et Alignement Gestion de la compétence Découper le travail Visualiser les dépendances
39. Visualiser les dépendances
40. Visualiser les dépendances
41. Visualiser les dépendances
42. 2-pizza teams Source : http://blog.idonethis.com/two-pizza-team/ Photo by ivan Torres on Unsplash Jeff Besos - Amazon
43. Pluridisciplinarité Photo by Providence Doucet on Unsplash
44. Source : https://www.adventureswithagile.com/2017/07/12/heres-thing-t-shaped-people/ Équipiers en forme de T Plus de largeur Plus de profondeur
45. Source : https://www.adventureswithagile.com/2017/07/12/heres-thing-t-shaped-people/ Équipiers en forme de T Plus de largeur d’expertise
46. Colocalisation et Alignement Photo by You X Ventures on Unsplash
47. Gestion de la compétence Photo by Isaac Smith on Unsplash
48. Matrice de compétences Source : https://management30.com/practice/competency-matrix/
49. Découper le travail en petits éléments indépendants de valeur Photo by Mae Mu on Unsplash
50. Source : http://itscertainlyuncertain.blogspot.com/2014/03/invest.html
51. Limiter les dépendances
52. Voleur 3 : Travail non planifié Photo by Chris Barbalis on Unsplash
53. Impacts Photo by David Clode on Unsplash Augmente les risques, les incertitudes Réduit la prédictibilité : le travail non planifié repousse le travail planifié Abaisse le moral
54. Non planifié = Interruption Photo by Jose Aragones on Unsplash
55. Correspond au sujet de la tâche actuelle Courte et sans rapport avec la tâche actuelle Longue et sans rapport avec la tâche actuelle Photo by Nathan Dumlao on Unsplash Différents types d’interruptions Source : https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf
56. – Loi d’Illitch Photo by Daria Nepriakhina on Unsplash “Après un certain temps, la productivité tend à décroitre, voir atteindre des valeurs négatives.”
57. Photo by Ian Espinosa on Unsplash Des urgences empêchent les personnes de focaliser leurs efforts sur de la création de valeur Le travail est fréquemment en retard Le système est difficilement prédictible
58. Pistes de solution Visualiser le travail non planifié Évaluer l’impact de l’interruption Éviter de charger à plus de 70% Désigner un goalie Définir des périodes de non dérangement
59. Visualiser
60. Visualiser
61. Visualiser
62. Évaluer l’impact de l’interruption Photo by Jon Tyson on Unsplash
63. Goalie : protège l’équipe des interruptions Photo by Jeffrey F Lin on Unsplash
64. Définir des périodes de non dérangement Photo by Dan Meyers on Unsplash
65. Source : Donald Reinertsen, ”The Principles of Product Development Flow" Éviter de charger à plus de 70 % Photo by manu schwendener on Unsplash Référence : https://oyomy.fr/2016/11/2-ateliers-utiles-pour-parler-doptimisation-globale/
66. “Si ça peut tourner mal, cela arrivera.” - Loi de Murphy Photo by Sarah Kilian on Unsplash
67. Voleur 4 : Priorités contradictoires Photo by Deanna Ritchie on Unsplash
68. Impacts Photo by David Clode on Unsplash Réunions de priorisation sans fin Tendance à prendre trop de travail en même temps Changements dans les priorités d’un jour à l’autre Temps de cycle plus longs
69. –Ross Garber “Beaucoup de choses peuvent être importantes, mais seulement une peut être la plus importante.” Photo by Eaters Collective on Unsplash
70. Photo by Ian Espinosa on Unsplash Personnel irrité et démotivé
71. Pistes de solution Accepter de ne pas tout faire Visualiser les priorités Définir des boites de temps Visualiser le coût du délai
72. “80% de nos résultats sont le produit de 20% de nos efforts.” - Loi de Pareto Accepter de ne pas tout faire Photo by Austin Distel on Unsplash
73. Visualiser les priorités 8 7 6 5 4 3 2 1 Prioriser par élément, pas par groupe d’éléments
74. Définir une boîte de temps 8 7 6 5 4 3 2 1 Sélectionnés Plus le contexte est changeant, plus la boite de temps est courte “Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement.” - Loi de Parkinson Options
75. Arrêter de commencer, Commencer à terminer
76. “Si vous ne deviez quantifier qu’une seule chose, ce serait le coût du délai.” - Donald Reinertsen Photo by Ben White on Unsplash Utiliser le Coût du Délai
77. Coût du délai Source : https://www.leadingagile.com/2017/05/cost-delay-project-management/
78. Coût du délai Source : https://www.leadingagile.com/2017/05/cost-delay-project-management/
79. Différents profils
80. Visualiser
81. Visualiser
82. Voleur 5 : Travail négligé Photo by Markus Petritz on Unsplash
83. “Un vieux logiciel en soi n’est pas un problème. Un vieux logiciel non maintenu et ne faisant pas parti d’un processus de build, de test et de déploiement automatisé est un problème.” - Dominica DeGrandis Photo by Nicolas Cool on Unsplash
84. Dette technique Photo by Kevin Noble on Unsplash
85. Photo by Anna Dziubinska on Unsplash “Les personnes occupées ne sont pas signes de productivité. La valeur délivrée elle, si !” - Dominica DeGrandis
86. Différents types de travaux négligés Photo by Daniel Jensen on Unsplash Le travail en attente de feedback Le travail considéré comme important mais pas urgent Les projets zombies
87. Photo by Ian Espinosa on Unsplash Le travail important reste en attente jusqu’à ce qu’il devienne une urgence
88. Pistes de solution Visualiser le travail négligé Commencer à jeter Faire plus de ce qui fait mal
89. Visualiser le travail négligé
90. Visualiser la dette
91. Visualiser
92. Commencer à jeter Photo by Joshua Hoehne on Unsplash
93. Photo by Scott Gruber on Unsplash “Si cela fait mal, faites le plus souvent”
94. La fréquence réduit la difficulté Source : https://martinfowler.com/bliki/FrequencyReducesDifficulty.html Décomposition Feedback Automatisation Photo by ANDI WHISKEY on Unsplash
95. Conclusion Photo by Marko Blažević on Unsplash
96. Le temps : une ressource à disposition Photo by Shoot N' Design on Unsplash
97. “La majeure partie de votre temps est probablement gaspillée.” Source : https://blog.crisp.se/2016/10/20/ henrikkniberg/focus-keynote “Vous avez beaucoup de temps, il suffit de décider ce que vous voulez en faire.” “Une fois ce gaspillage identifié, vous pouvez vous atteler à le supprimer.” Henrik Kniberg Cofondateur de GoClimateNeutral.org
99. “Je n’ai pas le temps” “Ce n’est pas ma priorité” Source : https://oyomy.fr/2019/07/ responsabilisez-vous-quils-disaient/
100. “Le plus beau cadeau que vous pouvez offrir à une personne est votre temps car lorsque vous donnez votre temps, vous donnez une partie de votre vie que vous ne reprendrez jamais.” - Anonyme
101. @OyoMy oyomy.fr Merci ! oliviermy Illustrations par Caroline Aupert cau_karo