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No content
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トークテーマ①
プロが解説！会議をうまく進めるコツ
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自己紹介
米山 知宏（よねやま・ともひろ）
株式会社コパイロツト
Project Enablement事業責任者
プロジェクトファシリテーター
在野研究者
シンクタンクにて、情報政策に関する調査や情報シス
テム開発のPMO支援、デジタルを活用したまちづくり
についての調査・研究等に従事。その後、パブリック
セクターでの勤務を経て、株式会社コパイロツトに
ジョイン。
現在はコパイロツトにて、プロジェクトを推進する仕
組みづくりをサポートするProject Enablement事業
とコパイロツト内の研究チームの責任者を務めなが
ら、民間企業や自治体におけるDXや組織変革を支
援。
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プロジェクトや会議の進め方などの方法論を発信しています
リモートワークにおけるファシリテーションの方法論
https://speakerdeck.com/copilot
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プロジェクトや会議の進め方などの方法論を発信しています
【議事録についてのブログ】
知的生産ツールとしての議事録
【アジェンダについてのブログ】
アジェンダの作り方/アジェンダフォーマット
https://blog.copilot.jp/
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会議がうまくいくと
仕事もうまくいく
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そもそも
仕事をうまく進めるために
会議は大事なのか？
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仕事そのものの知識・経験や
チーム体制の方が
大事なのでは？
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確かに、
知識や経験、
チーム体制もとても大事
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しかし、
それらを仕事で活かすためにも
良い会議が不可欠
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仕事・プロジェクトを
うまく進める
知識・経験 目指す方向性 チーム体制 ・・・
土台としての「会議」
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たかが会議
されど会議
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この場でご説明する内容の全体像
会議の捉え方
1
会議をファシリテーションする際の考え方
2
会議の進め方のポイント3つ
3
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この場でご説明する内容の全体像
会議をファシリテーションする際の考え方
2
会議の進め方のポイント3つ
3
会議の捉え方
1
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会議を単体で捉えない
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会議
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進行役
この場で、
説明から合意まで
すべてやりきらなければ...
毎回反対ばかりする
A部長もB部長もいる中で、
なんとか結論に持っていかなければ...
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これが会議を難しくする
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会議
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会議
前の会議 次の会議
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会議
会議と会議の
間の「時間」
会議と会議の
間の「時間」
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会議
ある会議を
「会議」と「時間」の連なりの中で捉える
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なぜか？
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前後の会議・時間を使うことで
今回の会議のハードルが下がり
ファシリテーションが楽になる
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会議
【次の会議】
次の会議で決定できれば良い
アジェンダであれば、
今回の会議で無理に決定しよ
うとしない
【前の時間】
参加者に対して、
事前に情報共有をしたり、
宿題・検討を依頼しておく
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ある会議を
「会議」と「時間」の連なりの中で捉えて
ある1つの会議のハードルを下げよう
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この場でご説明する内容の全体像
会議の捉え方
1
会議の進め方のポイント3つ
3
会議をファシリテーションする際の考え方
2
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ファシリテーター1人で頑張るな
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ファシリテーションとは何か？
人びとが集まって、やり取りをしながら共同で何かを行うときに、コミュ
ニケーションの場を保持し、そのプロセスに働きかける取り組み・仕組み
・仕掛け。
（ファシリテーションとは何か/井上・牧野編著）
ファシリテーション（facilitation）とは、人々の活動が容易にできるよ
う支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること。
集団による問題解決、アイデア創造、教育、学習等、あらゆる知識創造活
動を支援し促進していく働きを意味します。
（日本ファシリテーション協会）
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ファシリテーションとは何か？
● ファシリテーションは、会議の場だけでな
く、あらゆる場所で必要
● 直接働きかけるだけでなく、「仕組み」を
つくることも重要なファシリテーション
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ファシリテーターが頑張らなくても
目的を達成できる会議こそが
理想の会議なのではないか？
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ファシリテーターが頑張らなくても
ファシリテーションが
行われる状態を作るのが
ファシリテーターの仕事なのでは？
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なぜなら、
特定の人が頑張り続ける状態は
サステナブルではないから
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そのため、
ファシリテーションを仕組み化し、
その役割を分散（分担）することが
極めて重要
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ファシリテーションの仕組み化・役割の分散
会議前 会議中 会議後
必要な要素を
言語化しやすい
アジェンダの
フォーマット
会議時の役割を分担も
しくは輪番制
（進行役、議事録、ツール準備など）
ToDo共有のやり方を
型化
アジェンダは
メンバー全員で登録
フォローアップMTG
をし、メンバー間での
共通認識を持つ
議事録は
全員で共同編集
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アジェンダ
議事録
● 会議アジェンダの作成
○ 資料やディスカッション用
ツールのURLも記載してお
く
● 参加者へURLを事前共有
● MTGの冒頭で、「アジェンダの
確認・調整」「前回ToDoの確
認」を行う
● 時間的に可能であれば、MTGの
最後に「ToDo確認」や「次回
MTGの主要アジェンダの確認」
を入れる
● 仮で良いので、次回MTGのア
ジェンダを記載しておく（ToDo
を元にアジェンダや議論内容の
仮決め）
● 議事録用ファイル（クラウド
上）の準備
● 参加者へURLを事前共有
● 参加者全員で議事録を取る
● 議論状況に応じて、適宜、議事
録を画面共有して、参加者間で
共通認識を作りやすい状態にす
る
● 「決定事項」と「ToDo」を確認
次第、すぐにPJメンバーに共有
（これは、すぐにPJメンバーと
認識を合わせるため。議事の詳
細を追記・整理するのは、その
後で良い）
会議前 会議中 会議後
その他
● 前回ToDoのリマインド
● Web会議URLの共有（原則、カ
レンダーに貼り付ける）
● MTGで使用する道具の準備
（ディスカッション用のMiroや
Googleスライド）
● ディスカッションで別のツール
（Miroなど）を使用する場合に
は、Web会議のチャットでディ
スカッション用ページのURLを
共有する
● ラップアップMTGの開催
● 次回MTGのカレンダー調整
（Web会議URLの発行も含め）
● SGMs
（SuperGoodMe
etings）もしく
はドキュメント
ツール
● GoogleDocs
● ディスカッショ
ン用のツール
（MiroやGoogle
スライドなど）
使用ツール・
フォーマット
（参考）会議の基本的な進め方 https://speakerdeck.com/copilot
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ファシリテーター1人で頑張るな
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この場でご説明する内容の全体像
会議の捉え方
1
会議をファシリテーションする際の考え方
2
会議の進め方のポイント3つ
3
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会議の進め方のポイント3つ
会議前 会議中 会議後
アジェンダの準備 とにかく「付せん」
「ToDoやってきてく
れないんです」
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会議の進め方のポイント3つ
会議中 会議後
とにかく「付せん」
「ToDoやってきてく
れないんです」
会議前
アジェンダの準備
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アジェンダのゴールは
「範囲」でイメージしよう
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アジェンダとは？
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◯◯会議
アジェンダ
（広義）
1. ◯◯◯
2. ◯◯◯
3. ◯◯◯
アジェンダ
（狭義）
各アジェンダ
（狭義）が集
まった全体
それぞれの議題・論点
アジェンダとは？
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会議前に、
どれだけアジェンダを明確にできるかが
会議の質を分ける
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アジェンダを明確にするとは
どういうことか？
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What
Why
How
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このアジェンダ項目を
すべて記入すると、
自然と良いアジェンダになり
ファシリテーションしやすい状態に
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その中でも重要な要素
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What
Why
How
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「ゴール」
＝
達成したい状態
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アジェンダのゴール設定は
「議論の質」を高める肝
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ゴール（達成したい状態）を
どのように設定するか？
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【質問】
「●●を決定する」というアジェンダの場合、
それは具体的にどのような状態を
意味しているでしょうか？
何がどうなれば「決定」でしょうか？
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「●●を決定する」
全員の賛成？
過半数の賛成？
反対意見がなければ良い？
●●さんがOKと言わなければダメ？
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同じ文字で書かれていても、
「ゴール」に対するイメージは
参加者間でずれる
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そのため、
ゴールイメージがずれないように
ゴールを表現・確認する必要がある
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そのポイントは、
ゴールを点ではなく、
範囲でイメージする
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それ以上は求めないというライン
現実的なゴール
できれば達成したいゴール
最悪でも、これ以上には
（これ以下だと失敗した状態）
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このゴールイメージがズレていると
参加者の発言が
あちこちに飛びやすく、
ファシリテーションの難易度が高くなる
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ゴールの範囲（上限・下限）を明確にして、
それを参加者と共有できると良い
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【例】
「●●を決定する」というアジェンダの場合、
どのように範囲でゴールを
イメージすると良いか？
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●●について、前向きな気持ち・雰囲気で決定している状態。
ただし、全員の積極的賛成は不要で、
大きな反対がなければよい。
もし決定できない場合にも、少なくとも、最終判断をする人が
決定している状態にはしておきたい（スケジュール的に間に合
わなくなってしまう...）
ゴールを範囲でイメージする例
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それ以上は求めない
というライン
現実的なゴール
できれば達成したいゴール
最悪でも、これ以上には
（これ以下だと失敗した状態）
● ●●について、前向きな気持ち・雰囲気
で決定している状態
● ただし、全員の積極的賛成は不要で、
● 大きな反対がなければよい
● もし決定できない場合にも、少なくと
も、最終判断をする人が決定している状
態にはしておきたい（スケジュール的に
間に合わなくなってしまう...）
例
ゴールを範囲でイメージする例
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「●●を決定する」という点のゴールだと、
「全員の積極的な賛成」や
「反対意見をすべて解消する状態」
を勝手に想像する人が出てきてしまう
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ゴールを範囲で捉えて
ゴールをより明確にするとともに
議論の逃げ道を作っておく
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アジェンダのゴールは
「範囲」でイメージしよう
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【補足】
アジェンダが大事と連呼してきましたが、
一方で、アジェンダなしの会議（対話）も
とても大事
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会議の進め方のポイント3つ
会議前 会議後
アジェンダの準備
「ToDoやってきてく
れないんです」
会議中
とにかく「付せん」
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とにかく、「付せん」
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良い会議にするための様々な要素（会議の基本的な流れ）
【前提を揃える】前回の会議のふりかえり・ToDo確認・スケジュールなどで現在の位置を確認
【アジェンダの確認】その上で、今回の会議での論点を確認
【腹落ちする議論】効率的な進行をしつつも、腹落ちするまで議論
【決定事項・ToDoの明確化】決まったこと・決まっていないことの共通認識を関係者で共有する
1
2
3
4
【ふりかえり】気になることやもやもやすることがあれば、この場で共有する
5
会
議
開
始
時
会
議
終
了
時
議
論
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様々な要素がある中で、
1つだけあげるならば...
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No content
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なぜ、付せん？
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時代が変わった
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これまでは、みんな同じ考え・価値観だった
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これからは、そうではない
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もっと言えば、、、
誰も気づいていないことをみんなで発見しなければならない
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No content
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なので、
「付せん＋対話」によって
共通認識を作ることが
極めて重要な時代に
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正解がない中で、
新しいものを生み出したり、
変わっていかなければならないが、
それをリーダー1人で
判断することはできない
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リーダー
社長から「変革を進めよ」
と言われたが、
何したらいいんだよ...
わかんねーよ...
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これではリーダーもつらいし、
一緒に働くメンバーもつらい
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全員で
自らの思い・気づき・考え
を共有することが非常に重要
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そのための付せん
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「付せん」は、
良い仕事をするための
重要KPI
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No content
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会議の中で
書かれる
1人あたりの
付せんの枚数
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これが仕事やチームに
ポジティブな影響を与える
キー要素
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Fusen-KPIの向上
会議の満足感・腹落ち感の向上
仕事＆チームの質の向上
仕事の良い文化が、組織全体に染み出す
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No content
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とにかく、「付せん」
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会議の進め方のポイント3つ
会議前 会議中
アジェンダの準備 とにかく「付せん」
会議後
「ToDoやってきてく
れないんです」
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会議後、速攻でToDoを共有しよう
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みなさんのプロジェクトでは
会議で出た「ToDo」に
対応できていますか？
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ToDoがあったことを
忘れてました...
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考えようとしたのですが
なんか迷ってしまって...
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そんなToDo
ありましたっけ？
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そもそも、
そのToDo
やる必要あるんですかね？
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みたいな状況は避けたい
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しかし、
「このToDoやってね」
と伝えるだけで対応できるほど
単純な話ではない
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ToDoが適切に対応されるまでの「壁」
【納得】ToDoの必要性・自分がやる理由への腹落ち
【共通認識】そのToDoがToDoになったということの共通認識
【対処イメージ】そのToDoを対処する流れのイメージ
【負荷】心理的負荷・時間的負荷の軽減
1
2
3
4
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ToDoを行動に移しやすくするには？
【納得】ToDoの必要性・自分がやる理由
への腹落ち
【共通認識】そのToDoがToDoになったと
いうことの共通認識
【対処イメージ】そのToDoを対処する流
れのイメージ
【負荷】心理的負荷・時間的負荷の軽減
1
2
3
4
● 会議時の対話で、丁寧にすり合わせる
● その場で、疑問や違和感がないかをToDo担当者に確認
● 会議後に、すぐにToDoをSlackなどで共有する
● これによって、いつでもToDoを確認できる状態になる
● 必要に応じて、リマインド
● もしイメージが持てない状況になっていたら、会議後に5分で
もToDo担当者と別メンバーですり合わせ
● 一歩目のハードルを下げる
● ペアワーク（一緒に作成して、1人の負担にしない）
● 締切を逆に短くして、荒い状態でのアウトプットを求める
必須
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みなさん、
会議後にToDo共有していますか？
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「会議はToDo共有のためにある」
と言っても良いくらい
超重要事項ですので、ぜひ！
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SlackなどのチャットツールでのToDo共有のイメージ
■決定事項
● ●●会議は●月●日の開催とする
■ToDo
▼報告書の内容について検討する
● ●●資料のp10を修正する（ @AAA、締切：12/10）
○ そのために、 @BBB さんとクイックに5分MTGする（
@AAA、@BBB）
▼クライアントとの懇親会の開催内容について議論する
● お店を予約して、関係者のカレンダーに登録する（ @CCC ）
■次回MTGアジェンダ
● アジェンダURL
■関連資料
● 議事録
● スケジュール
● 報告書資料
アジェンダ
（テーマ）ご
とに区切る
該当資料に
は、リンクを
付与する
ToDo単位で、担
当者にメンション
をつける
必要に応じて、関連資料のリンクも
記載して、関係者が資料にアクセス
しやすい状態を
仮で良いので（最悪、枠だけでも良いので）、次
回MTGアジェンダを用意しておくと、関係者の
目線が先を向き、行動が早くなる
（URLでなくとも、テキストでの記載でも良い）
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https://supergoodmeetings.com/
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「ToDo共有」は
メンバーの行動や
プロジェクトの質に影響を与える
クリエイティブな振る舞い
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会議後、速攻でToDoを共有しよう
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まとめ
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まとめ
会議の捉え方
1
会議をファシリテーション
する際の考え方
2
会議の進め方のポイント3つ
3
● ある会議を「会議」と「時間」の連なりの中で捉え
て、ある1つの会議のハードルを下げよう
● ファシリテーター1人で頑張るな
● アジェンダのゴールは、「範囲」でイメージしよう
● とにかく、「付せん」
● 会議後、速攻でToDoを共有しよう