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【COPILOTイベント】トークテーマ1:プロが解説!会議をうまく進めるコツ

COPILOT Inc.
November 30, 2023

 【COPILOTイベント】トークテーマ1:プロが解説!会議をうまく進めるコツ

本資料は、2023年11月30日に開催した下記イベントの資料となります。

■イベント
会議って無駄なもの!?プロが教える仕事をスムーズに進める<会議>のコツ
https://peatix.com/event/3748710/view

■資料一覧
・トークテーマ1:プロが解説!会議をうまく進めるコツ(本資料)
・トークテーマ2:会議をうまくすすめるために。SuperGoodMeetingsの便利な機能をご紹介
https://speakerdeck.com/copilot/20231130event_2_sgms

■参考情報
・会議支援ツールSuperGoodMeetingsはこちらからご利用いただけます
https://supergoodmeetings.com/

・リモートワークにおけるファシリテーションの方法論
https://speakerdeck.com/copilot/remote-facilitation

・知的生産ツールとしての議事録
https://blog.copilot.jp/entry/2019/05/17/115519

・ミーティングアジェンダのフォーマットを共有します!
https://blog.copilot.jp/entry/agenda_format

・会議のアジェンダは、いつどのように作られるべきか
https://blog.copilot.jp/entry/2019/03/11/222723

COPILOT Inc.

November 30, 2023
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Transcript

  1. トークテーマ①
    プロが解説!会議をうまく進めるコツ

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  2. 自己紹介
    米山 知宏(よねやま・ともひろ)
    株式会社コパイロツト
    Project Enablement事業責任者
    プロジェクトファシリテーター
    在野研究者
    シンクタンクにて、情報政策に関する調査や情報シス
    テム開発のPMO支援、デジタルを活用したまちづくり
    についての調査・研究等に従事。その後、パブリック
    セクターでの勤務を経て、株式会社コパイロツトに
    ジョイン。
    現在はコパイロツトにて、プロジェクトを推進する仕
    組みづくりをサポートするProject Enablement事業
    とコパイロツト内の研究チームの責任者を務めなが
    ら、民間企業や自治体におけるDXや組織変革を支
    援。

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  3. プロジェクトや会議の進め方などの方法論を発信しています
    リモートワークにおけるファシリテーションの方法論
    https://speakerdeck.com/copilot

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  4. プロジェクトや会議の進め方などの方法論を発信しています
    【議事録についてのブログ】
    知的生産ツールとしての議事録
    【アジェンダについてのブログ】
    アジェンダの作り方/アジェンダフォーマット
    https://blog.copilot.jp/

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  5. 会議がうまくいくと
    仕事もうまくいく

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  6. そもそも
    仕事をうまく進めるために
    会議は大事なのか?

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  7. 仕事そのものの知識・経験や
    チーム体制の方が
    大事なのでは?

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  8. 確かに、
    知識や経験、
    チーム体制もとても大事

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  9. しかし、
    それらを仕事で活かすためにも
    良い会議が不可欠

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  10. 仕事・プロジェクトを
    うまく進める
    知識・経験 目指す方向性 チーム体制 ・・・
    土台としての「会議」

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  11. たかが会議
    されど会議

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  12. この場でご説明する内容の全体像
    会議の捉え方
    1
    会議をファシリテーションする際の考え方
    2
    会議の進め方のポイント3つ
    3

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  13. この場でご説明する内容の全体像
    会議をファシリテーションする際の考え方
    2
    会議の進め方のポイント3つ
    3
    会議の捉え方
    1

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  14. 会議を単体で捉えない

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  15. 進行役
    この場で、
    説明から合意まで
    すべてやりきらなければ...
    毎回反対ばかりする
    A部長もB部長もいる中で、
    なんとか結論に持っていかなければ...

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  16. これが会議を難しくする

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  17. 会議
    前の会議 次の会議

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  18. 会議
    会議と会議の
    間の「時間」
    会議と会議の
    間の「時間」

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  19. 会議
    ある会議を
    「会議」と「時間」の連なりの中で捉える

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  20. なぜか?

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  21. 前後の会議・時間を使うことで
    今回の会議のハードルが下がり
    ファシリテーションが楽になる

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  22. 会議
    【次の会議】
    次の会議で決定できれば良い
    アジェンダであれば、
    今回の会議で無理に決定しよ
    うとしない
    【前の時間】
    参加者に対して、
    事前に情報共有をしたり、
    宿題・検討を依頼しておく

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  23. ある会議を
    「会議」と「時間」の連なりの中で捉えて
    ある1つの会議のハードルを下げよう

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  24. この場でご説明する内容の全体像
    会議の捉え方
    1
    会議の進め方のポイント3つ
    3
    会議をファシリテーションする際の考え方
    2

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  25. ファシリテーター1人で頑張るな

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  26. ファシリテーションとは何か?
    人びとが集まって、やり取りをしながら共同で何かを行うときに、コミュ
    ニケーションの場を保持し、そのプロセスに働きかける取り組み・仕組み
    ・仕掛け。
    (ファシリテーションとは何か/井上・牧野編著)
    ファシリテーション(facilitation)とは、人々の活動が容易にできるよ
    う支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること。
    集団による問題解決、アイデア創造、教育、学習等、あらゆる知識創造活
    動を支援し促進していく働きを意味します。
    (日本ファシリテーション協会)

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  27. ファシリテーションとは何か?
    ● ファシリテーションは、会議の場だけでな
    く、あらゆる場所で必要
    ● 直接働きかけるだけでなく、「仕組み」を
    つくることも重要なファシリテーション

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  28. ファシリテーターが頑張らなくても
    目的を達成できる会議こそが
    理想の会議なのではないか?

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  29. ファシリテーターが頑張らなくても
    ファシリテーションが
    行われる状態を作るのが
    ファシリテーターの仕事なのでは?

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  30. なぜなら、
    特定の人が頑張り続ける状態は
    サステナブルではないから

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  31. そのため、
    ファシリテーションを仕組み化し、
    その役割を分散(分担)することが
    極めて重要

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  32. ファシリテーションの仕組み化・役割の分散
    会議前 会議中 会議後
    必要な要素を
    言語化しやすい
    アジェンダの
    フォーマット
    会議時の役割を分担も
    しくは輪番制
    (進行役、議事録、ツール準備など)
    ToDo共有のやり方を
    型化
    アジェンダは
    メンバー全員で登録
    フォローアップMTG
    をし、メンバー間での
    共通認識を持つ
    議事録は
    全員で共同編集

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  33. アジェンダ
    議事録
    ● 会議アジェンダの作成
    ○ 資料やディスカッション用
    ツールのURLも記載してお

    ● 参加者へURLを事前共有
    ● MTGの冒頭で、「アジェンダの
    確認・調整」「前回ToDoの確
    認」を行う
    ● 時間的に可能であれば、MTGの
    最後に「ToDo確認」や「次回
    MTGの主要アジェンダの確認」
    を入れる
    ● 仮で良いので、次回MTGのア
    ジェンダを記載しておく(ToDo
    を元にアジェンダや議論内容の
    仮決め)
    ● 議事録用ファイル(クラウド
    上)の準備
    ● 参加者へURLを事前共有
    ● 参加者全員で議事録を取る
    ● 議論状況に応じて、適宜、議事
    録を画面共有して、参加者間で
    共通認識を作りやすい状態にす

    ● 「決定事項」と「ToDo」を確認
    次第、すぐにPJメンバーに共有
    (これは、すぐにPJメンバーと
    認識を合わせるため。議事の詳
    細を追記・整理するのは、その
    後で良い)
    会議前 会議中 会議後
    その他
    ● 前回ToDoのリマインド
    ● Web会議URLの共有(原則、カ
    レンダーに貼り付ける)
    ● MTGで使用する道具の準備
    (ディスカッション用のMiroや
    Googleスライド)
    ● ディスカッションで別のツール
    (Miroなど)を使用する場合に
    は、Web会議のチャットでディ
    スカッション用ページのURLを
    共有する
    ● ラップアップMTGの開催
    ● 次回MTGのカレンダー調整
    (Web会議URLの発行も含め)
    ● SGMs
    (SuperGoodMe
    etings)もしく
    はドキュメント
    ツール
    ● GoogleDocs
    ● ディスカッショ
    ン用のツール
    (MiroやGoogle
    スライドなど)
    使用ツール・
    フォーマット
    (参考)会議の基本的な進め方 https://speakerdeck.com/copilot

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  34. ファシリテーター1人で頑張るな

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  35. この場でご説明する内容の全体像
    会議の捉え方
    1
    会議をファシリテーションする際の考え方
    2
    会議の進め方のポイント3つ
    3

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  36. 会議の進め方のポイント3つ
    会議前 会議中 会議後
    アジェンダの準備 とにかく「付せん」
    「ToDoやってきてく
    れないんです」

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  37. 会議の進め方のポイント3つ
    会議中 会議後
    とにかく「付せん」
    「ToDoやってきてく
    れないんです」
    会議前
    アジェンダの準備

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  38. アジェンダのゴールは
    「範囲」でイメージしよう

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  39. アジェンダとは?

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  40. ◯◯会議
    アジェンダ
    (広義)
    1. ◯◯◯
    2. ◯◯◯
    3. ◯◯◯
    アジェンダ
    (狭義)
    各アジェンダ
    (狭義)が集
    まった全体
    それぞれの議題・論点
    アジェンダとは?

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  41. 会議前に、
    どれだけアジェンダを明確にできるかが
    会議の質を分ける

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  42. アジェンダを明確にするとは
    どういうことか?

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  43. このアジェンダ項目を
    すべて記入すると、
    自然と良いアジェンダになり
    ファシリテーションしやすい状態に

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  44. その中でも重要な要素

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  45. 「ゴール」

    達成したい状態

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  46. アジェンダのゴール設定は
    「議論の質」を高める肝

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  47. ゴール(達成したい状態)を
    どのように設定するか?

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  48. 【質問】
    「●●を決定する」というアジェンダの場合、
    それは具体的にどのような状態を
    意味しているでしょうか?
    何がどうなれば「決定」でしょうか?

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  49. 「●●を決定する」
    全員の賛成?
    過半数の賛成?
    反対意見がなければ良い?
    ●●さんがOKと言わなければダメ?

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  50. 同じ文字で書かれていても、
    「ゴール」に対するイメージは
    参加者間でずれる

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  51. そのため、
    ゴールイメージがずれないように
    ゴールを表現・確認する必要がある

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  52. そのポイントは、
    ゴールを点ではなく、
    範囲でイメージする

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  53. それ以上は求めないというライン
    現実的なゴール
    できれば達成したいゴール
    最悪でも、これ以上には
    (これ以下だと失敗した状態)

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  54. このゴールイメージがズレていると
    参加者の発言が
    あちこちに飛びやすく、
    ファシリテーションの難易度が高くなる

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  55. ゴールの範囲(上限・下限)を明確にして、
    それを参加者と共有できると良い

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  56. 【例】
    「●●を決定する」というアジェンダの場合、
    どのように範囲でゴールを
    イメージすると良いか?

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  57. ●●について、前向きな気持ち・雰囲気で決定している状態。
    ただし、全員の積極的賛成は不要で、
    大きな反対がなければよい。
    もし決定できない場合にも、少なくとも、最終判断をする人が
    決定している状態にはしておきたい(スケジュール的に間に合
    わなくなってしまう...)
    ゴールを範囲でイメージする例

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  58. それ以上は求めない
    というライン
    現実的なゴール
    できれば達成したいゴール
    最悪でも、これ以上には
    (これ以下だと失敗した状態)
    ● ●●について、前向きな気持ち・雰囲気
    で決定している状態
    ● ただし、全員の積極的賛成は不要で、
    ● 大きな反対がなければよい
    ● もし決定できない場合にも、少なくと
    も、最終判断をする人が決定している状
    態にはしておきたい(スケジュール的に
    間に合わなくなってしまう...)

    ゴールを範囲でイメージする例

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  59. 「●●を決定する」という点のゴールだと、
    「全員の積極的な賛成」や
    「反対意見をすべて解消する状態」
    を勝手に想像する人が出てきてしまう

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  60. ゴールを範囲で捉えて
    ゴールをより明確にするとともに
    議論の逃げ道を作っておく

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  61. アジェンダのゴールは
    「範囲」でイメージしよう

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  62. 【補足】
    アジェンダが大事と連呼してきましたが、
    一方で、アジェンダなしの会議(対話)も
    とても大事

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  63. 会議の進め方のポイント3つ
    会議前 会議後
    アジェンダの準備
    「ToDoやってきてく
    れないんです」
    会議中
    とにかく「付せん」

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  64. とにかく、「付せん」

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  65. 良い会議にするための様々な要素(会議の基本的な流れ)
    【前提を揃える】前回の会議のふりかえり・ToDo確認・スケジュールなどで現在の位置を確認
    【アジェンダの確認】その上で、今回の会議での論点を確認
    【腹落ちする議論】効率的な進行をしつつも、腹落ちするまで議論
    【決定事項・ToDoの明確化】決まったこと・決まっていないことの共通認識を関係者で共有する
    1
    2
    3
    4
    【ふりかえり】気になることやもやもやすることがあれば、この場で共有する
    5












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  66. 様々な要素がある中で、
    1つだけあげるならば...

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  67. なぜ、付せん?

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  68. 時代が変わった

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  69. これまでは、みんな同じ考え・価値観だった

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  70. これからは、そうではない

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  71. もっと言えば、、、
    誰も気づいていないことをみんなで発見しなければならない

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  72. なので、
    「付せん+対話」によって
    共通認識を作ることが
    極めて重要な時代に

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  73. 正解がない中で、
    新しいものを生み出したり、
    変わっていかなければならないが、
    それをリーダー1人で
    判断することはできない

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  74. リーダー
    社長から「変革を進めよ」
    と言われたが、
    何したらいいんだよ...
    わかんねーよ...

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  75. これではリーダーもつらいし、
    一緒に働くメンバーもつらい

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  76. 全員で
    自らの思い・気づき・考え
    を共有することが非常に重要

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  77. そのための付せん

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  78. 「付せん」は、
    良い仕事をするための
    重要KPI

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  79. 会議の中で
    書かれる
    1人あたりの
    付せんの枚数

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  80. これが仕事やチームに
    ポジティブな影響を与える
    キー要素

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  81. Fusen-KPIの向上
    会議の満足感・腹落ち感の向上
    仕事&チームの質の向上
    仕事の良い文化が、組織全体に染み出す

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  82. とにかく、「付せん」

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  83. 会議の進め方のポイント3つ
    会議前 会議中
    アジェンダの準備 とにかく「付せん」
    会議後
    「ToDoやってきてく
    れないんです」

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  84. 会議後、速攻でToDoを共有しよう

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  85. みなさんのプロジェクトでは
    会議で出た「ToDo」に
    対応できていますか?

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  86. ToDoがあったことを
    忘れてました...

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  87. 考えようとしたのですが
    なんか迷ってしまって...

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  88. そんなToDo
    ありましたっけ?

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  89. そもそも、
    そのToDo
    やる必要あるんですかね?

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  90. みたいな状況は避けたい

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  91. しかし、
    「このToDoやってね」
    と伝えるだけで対応できるほど
    単純な話ではない

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  92. ToDoが適切に対応されるまでの「壁」
    【納得】ToDoの必要性・自分がやる理由への腹落ち
    【共通認識】そのToDoがToDoになったということの共通認識
    【対処イメージ】そのToDoを対処する流れのイメージ
    【負荷】心理的負荷・時間的負荷の軽減
    1
    2
    3
    4

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  93. ToDoを行動に移しやすくするには?
    【納得】ToDoの必要性・自分がやる理由
    への腹落ち
    【共通認識】そのToDoがToDoになったと
    いうことの共通認識
    【対処イメージ】そのToDoを対処する流
    れのイメージ
    【負荷】心理的負荷・時間的負荷の軽減
    1
    2
    3
    4
    ● 会議時の対話で、丁寧にすり合わせる
    ● その場で、疑問や違和感がないかをToDo担当者に確認
    ● 会議後に、すぐにToDoをSlackなどで共有する
    ● これによって、いつでもToDoを確認できる状態になる
    ● 必要に応じて、リマインド
    ● もしイメージが持てない状況になっていたら、会議後に5分で
    もToDo担当者と別メンバーですり合わせ
    ● 一歩目のハードルを下げる
    ● ペアワーク(一緒に作成して、1人の負担にしない)
    ● 締切を逆に短くして、荒い状態でのアウトプットを求める
    必須

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  94. みなさん、
    会議後にToDo共有していますか?

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  95. 「会議はToDo共有のためにある」
    と言っても良いくらい
    超重要事項ですので、ぜひ!

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  96. SlackなどのチャットツールでのToDo共有のイメージ
    ■決定事項
    ● ●●会議は●月●日の開催とする
    ■ToDo
    ▼報告書の内容について検討する
    ● ●●資料のp10を修正する( @AAA、締切:12/10)
    ○ そのために、 @BBB さんとクイックに5分MTGする(
    @AAA、@BBB)
    ▼クライアントとの懇親会の開催内容について議論する
    ● お店を予約して、関係者のカレンダーに登録する( @CCC )
    ■次回MTGアジェンダ
    ● アジェンダURL
    ■関連資料
    ● 議事録
    ● スケジュール
    ● 報告書資料
    アジェンダ
    (テーマ)ご
    とに区切る
    該当資料に
    は、リンクを
    付与する
    ToDo単位で、担
    当者にメンション
    をつける
    必要に応じて、関連資料のリンクも
    記載して、関係者が資料にアクセス
    しやすい状態を
    仮で良いので(最悪、枠だけでも良いので)、次
    回MTGアジェンダを用意しておくと、関係者の
    目線が先を向き、行動が早くなる
    (URLでなくとも、テキストでの記載でも良い)

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  97. https://supergoodmeetings.com/

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  98. 「ToDo共有」は
    メンバーの行動や
    プロジェクトの質に影響を与える
    クリエイティブな振る舞い

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  99. 会議後、速攻でToDoを共有しよう

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  100. まとめ
    会議の捉え方
    1
    会議をファシリテーション
    する際の考え方
    2
    会議の進め方のポイント3つ
    3
    ● ある会議を「会議」と「時間」の連なりの中で捉え
    て、ある1つの会議のハードルを下げよう
    ● ファシリテーター1人で頑張るな
    ● アジェンダのゴールは、「範囲」でイメージしよう
    ● とにかく、「付せん」
    ● 会議後、速攻でToDoを共有しよう

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