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【COPILOTイベント】トークテーマ1:プロが解説!会議をうまく進めるコツ

COPILOT Inc.
November 30, 2023

 【COPILOTイベント】トークテーマ1:プロが解説!会議をうまく進めるコツ

本資料は、2023年11月30日に開催した下記イベントの資料となります。

■イベント
会議って無駄なもの!?プロが教える仕事をスムーズに進める<会議>のコツ
https://peatix.com/event/3748710/view

■資料一覧
・トークテーマ1:プロが解説!会議をうまく進めるコツ(本資料)
・トークテーマ2:会議をうまくすすめるために。SuperGoodMeetingsの便利な機能をご紹介
https://speakerdeck.com/copilot/20231130event_2_sgms

■参考情報
・会議支援ツールSuperGoodMeetingsはこちらからご利用いただけます
https://supergoodmeetings.com/

・リモートワークにおけるファシリテーションの方法論
https://speakerdeck.com/copilot/remote-facilitation

・知的生産ツールとしての議事録
https://blog.copilot.jp/entry/2019/05/17/115519

・ミーティングアジェンダのフォーマットを共有します!
https://blog.copilot.jp/entry/agenda_format

・会議のアジェンダは、いつどのように作られるべきか
https://blog.copilot.jp/entry/2019/03/11/222723

COPILOT Inc.

November 30, 2023
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Transcript

  1. 自己紹介 米山 知宏(よねやま・ともひろ) 株式会社コパイロツト Project Enablement事業責任者 プロジェクトファシリテーター 在野研究者 シンクタンクにて、情報政策に関する調査や情報シス テム開発のPMO支援、デジタルを活用したまちづくり

    についての調査・研究等に従事。その後、パブリック セクターでの勤務を経て、株式会社コパイロツトに ジョイン。 現在はコパイロツトにて、プロジェクトを推進する仕 組みづくりをサポートするProject Enablement事業 とコパイロツト内の研究チームの責任者を務めなが ら、民間企業や自治体におけるDXや組織変革を支 援。
  2. ファシリテーションの仕組み化・役割の分散 会議前 会議中 会議後 必要な要素を 言語化しやすい アジェンダの フォーマット 会議時の役割を分担も しくは輪番制

    (進行役、議事録、ツール準備など) ToDo共有のやり方を 型化 アジェンダは メンバー全員で登録 フォローアップMTG をし、メンバー間での 共通認識を持つ 議事録は 全員で共同編集
  3. アジェンダ 議事録 • 会議アジェンダの作成 ◦ 資料やディスカッション用 ツールのURLも記載してお く • 参加者へURLを事前共有

    • MTGの冒頭で、「アジェンダの 確認・調整」「前回ToDoの確 認」を行う • 時間的に可能であれば、MTGの 最後に「ToDo確認」や「次回 MTGの主要アジェンダの確認」 を入れる • 仮で良いので、次回MTGのア ジェンダを記載しておく(ToDo を元にアジェンダや議論内容の 仮決め) • 議事録用ファイル(クラウド 上)の準備 • 参加者へURLを事前共有 • 参加者全員で議事録を取る • 議論状況に応じて、適宜、議事 録を画面共有して、参加者間で 共通認識を作りやすい状態にす る • 「決定事項」と「ToDo」を確認 次第、すぐにPJメンバーに共有 (これは、すぐにPJメンバーと 認識を合わせるため。議事の詳 細を追記・整理するのは、その 後で良い) 会議前 会議中 会議後 その他 • 前回ToDoのリマインド • Web会議URLの共有(原則、カ レンダーに貼り付ける) • MTGで使用する道具の準備 (ディスカッション用のMiroや Googleスライド) • ディスカッションで別のツール (Miroなど)を使用する場合に は、Web会議のチャットでディ スカッション用ページのURLを 共有する • ラップアップMTGの開催 • 次回MTGのカレンダー調整 (Web会議URLの発行も含め) • SGMs (SuperGoodMe etings)もしく はドキュメント ツール • GoogleDocs • ディスカッショ ン用のツール (MiroやGoogle スライドなど) 使用ツール・ フォーマット (参考)会議の基本的な進め方 https://speakerdeck.com/copilot
  4. ◯◯会議 アジェンダ (広義) 1. ◯◯◯ 2. ◯◯◯ 3. ◯◯◯ アジェンダ

    (狭義) 各アジェンダ (狭義)が集 まった全体 それぞれの議題・論点 アジェンダとは?
  5. それ以上は求めない というライン 現実的なゴール できれば達成したいゴール 最悪でも、これ以上には (これ以下だと失敗した状態) • ••について、前向きな気持ち・雰囲気 で決定している状態 •

    ただし、全員の積極的賛成は不要で、 • 大きな反対がなければよい • もし決定できない場合にも、少なくと も、最終判断をする人が決定している状 態にはしておきたい(スケジュール的に 間に合わなくなってしまう...) 例 ゴールを範囲でイメージする例
  6. ToDoを行動に移しやすくするには? 【納得】ToDoの必要性・自分がやる理由 への腹落ち 【共通認識】そのToDoがToDoになったと いうことの共通認識 【対処イメージ】そのToDoを対処する流 れのイメージ 【負荷】心理的負荷・時間的負荷の軽減 1 2

    3 4 • 会議時の対話で、丁寧にすり合わせる • その場で、疑問や違和感がないかをToDo担当者に確認 • 会議後に、すぐにToDoをSlackなどで共有する • これによって、いつでもToDoを確認できる状態になる • 必要に応じて、リマインド • もしイメージが持てない状況になっていたら、会議後に5分で もToDo担当者と別メンバーですり合わせ • 一歩目のハードルを下げる • ペアワーク(一緒に作成して、1人の負担にしない) • 締切を逆に短くして、荒い状態でのアウトプットを求める 必須
  7. SlackなどのチャットツールでのToDo共有のイメージ ▪決定事項 • ••会議は•月•日の開催とする ▪ToDo ▼報告書の内容について検討する • ••資料のp10を修正する( @AAA、締切:12/10) ◦

    そのために、 @BBB さんとクイックに5分MTGする( @AAA、@BBB) ▼クライアントとの懇親会の開催内容について議論する • お店を予約して、関係者のカレンダーに登録する( @CCC ) ▪次回MTGアジェンダ • アジェンダURL ▪関連資料 • 議事録 • スケジュール • 報告書資料 アジェンダ (テーマ)ご とに区切る 該当資料に は、リンクを 付与する ToDo単位で、担 当者にメンション をつける 必要に応じて、関連資料のリンクも 記載して、関係者が資料にアクセス しやすい状態を 仮で良いので(最悪、枠だけでも良いので)、次 回MTGアジェンダを用意しておくと、関係者の 目線が先を向き、行動が早くなる (URLでなくとも、テキストでの記載でも良い)
  8. まとめ 会議の捉え方 1 会議をファシリテーション する際の考え方 2 会議の進め方のポイント3つ 3 • ある会議を「会議」と「時間」の連なりの中で捉え

    て、ある1つの会議のハードルを下げよう • ファシリテーター1人で頑張るな • アジェンダのゴールは、「範囲」でイメージしよう • とにかく、「付せん」 • 会議後、速攻でToDoを共有しよう