ScalaMatsuri2024 の運営経験 DevRel/Tokyo #96 〜カンファレンス〜 ＠たけとら

自己紹介 Taketora（@たけとら） 株式会社スタンバイ テックリードエンジニア 2016年からScalaMatsuriに毎年参加し、2022年より運 営スタッフを務めています。 3児の父であり、市民ランナーとしても活動中。 また、複数の事業にも取り組んでいます。 ScalaMatsuri 2024における役割 ● 座長チーム所属 ● 会場周り（選定、手配、当日に向けての準備） ● プログラム周り

座長チームとは ミッション 我々座長チームはScalaMatsuriを成功させ、持続させることに責任を負います。 責任 座長チームの責任は、その年のScalaMatsuriを成功させるために必要なタスクと、今後 もScalaMatsuriを持続させるために必要なタスクを完了させることです。

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ScalaMatsuriの概要 アジア最大級のScalaカンファレンス ● 2014年より9回開催 ○ 主に2日間の開催 ● 規模感 ○ 2024年度　総来場者数 400名前後 ○ 2024年度　セッション数16 ● 国際カンファレンス ○ スピーカー、オーディエンス、スポンサーなど様々な国籍の方に参加して頂いています。 ○ イベントでは通訳会社に依頼して同時通訳もおこなっております。

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ScalaMatsuriの歴史 2013年にScalaMatsuriの前身となる「Scala Conference in Japan 2013」開催 「Scala Conference in Japan」は、TwitterやLinkedInなどの企業がScalaを採用し、海外で人気が高 まっている状況を背景に開催されました。日本でも注目され始めていましたが、国内での採用や貢献はま だ少なく、海外コミュニティとの交流を深め、 Scalaの実用性や課題を議論する場として意図されていまし た。 その文化が継続して、毎年 ScalaMatsuriでは国内のエンジニアだけなく国外からも参加も多いです。

運営について 運営人数 29名 ● 座長チーム3名 ● コアスタッフ12名 ● 当日スタッフ14名 チームの種類 ● 会場、PR、スポンサー、プログラム 、ノベルティ等々 大まかな流れ 1. 2023年10月 スタッフのキックオフ 2. 2023年11月 会場の選定、決定、Webページ作成 3. 2023年12月 イベントの告知、スポンサー募集 4. 2024年1月〜2月 CFP募集 5. 2024年3月 CFP選考、当落の案内 6. 2024年4月 プログラムの決定 7. 2024年5月 発表資料のレビュー、当日スタッフのレビュー、会場準備 8. 2024年6月 イベント開催

苦労した点 ● 募集活動: ○ スポンサー、登壇者、参加者、運営スタッフの確保に苦労。 ● 会場選び ○ 費用の安い市営の会場は競争率が高く、確保が難しい。 ● 予算管理 ○ 同時通訳や会場代に大きなコストがかかるため、free Wi-Fiの提供をカットするなどのコスト削減が必要に。 ● レビュー業務 ○ 発表資料やPR資料の確認、スポンサー向けの資料レビュー。 ● 準備作業 ○ Web公開、弁当やゴミ収集の手配、台本作成など。 ● 運営時間: ○ 主に土日祝日で活動し、家庭への負担も大きい。

工夫した点（運営について） ● チーム分担: ○ イベント準備を効率化するためにチーム制を導入し、各チームに明確な役割を設定。 ● 週次ミーティング: ○ 座長チームが毎週MTGを開催し、進捗や課題をチェック。 ○ オーナーがいないタスクは座長が拾う ● バックオフィス: ○ パートタイムのバックオフィス担当が、日中にスポンサーとの連絡を担当。 ● 振り返りの実施: ○ イベント後にスタッフで反省会を行い、改善点と成功点を整理。

工夫した点（イベントについて） ● 会場 ○ 会場で提供するお弁当にお金をかけている。 ■ 普通食、ベジタリアン、ハラール食 ● プログラム ○ 初心者向けにワークショップのプログラムを用意 ○ スピーカーには旅費助成の制度 ○ プロの通訳会社による日英同時通訳を提供 ○ アンカンファレンスの名称を飛び入りカンファレンス （OpenMicConference）に ● 毎年イベントのTシャツを作成 ○ スポンサーさんに協力して頂いています ○ ブログを書いてくれた方にも抽選で Tシャツをプレゼント

ScalaMatsuriが特にこだわっていること 行動規範 行動規範は、ScalaMatsuriが多様な背景を持つ参加者 に対し、敬意をもって安全で快適な環境を提供するため のガイドラインです。これは、性別や人種に関係なく、技 術的な交流を促進し、ハラスメント行為を防止することを 目的としています。すべての参加者、発表者、スポン サーはこの規範を遵守し、無意識的な行為も含め、指摘 された場合は即座に対応することが求められています。

まとめ 私はScalaMatsuriを通してエンジニアとして成長できて、 Scalaで食べれるようになりました。 この恩を返したくて、ScalaMatsuriを引き継いで、推進しています！そして、イベント当日は多くの人に集 まってもらい、毎年イベントをやってよかったと感じます。運営スタッフ、スポンサー、スピーカー、オーディ エンスみなさんのおかげで成り立っています。 来年度は言語縛られないカンファレンスを企画中です。