【LINE WORKSユーザー登壇】導入を経て1年、黒部市社協ヘルパーの働き方の変化

by LWUG

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働く人がより働きやすく社会福祉法人黒部市社会福祉協議会総務課高村千恵美黒部社協流「ヘルパーの働き方改革」

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①LW導入までの流れ・黒部社協流の進め方 ②黒部社協で使うLW活用術・今、やっていることを紹介 ③3つの作戦・定着させるコツ【職員が今思うこと…】今日のお話しの内容

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〇シンクタンク事業・中高生の地域や福祉に関する意識調査・地域福祉推進の拠点に関するあり方・地域福祉分野でのICT利活用調査・小地域福祉活動リフォーム事業における調査・福祉に関わる団体支援者アンケート・ふくし暮らしのアンケート【暮らし編・防災編】・広報誌「福祉くろべ」読者アンケート所属：総務課経営戦略係高村千恵美主な仕事：地域福祉に関する調査・分析社内LW最高管理者の補佐職員のLWお困りごと相談窓口 etc... 自己紹介黒部川扇状地

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理事会 7名評議員会８名評議員選任解任委員会監事 2名苦情解決第三者委員会事務局長総務課地域福祉課在宅福祉課経営戦略係法人運営係施設運営班生活支援係地域支援係地域包括支援班居宅訪問介護係居宅介護支援係 3役会議事務局係長会議共生推進係人事労務・経営基盤・法人運営中長期ビジョン策定・横断型PT 共生社会・くろべネット個別支援・福祉資金・自立支援地区社協・ボランティア・共同募金黒部市東部地域包括支援センター（受託）ホームヘルプセンターケアセンター黒部市福祉センター（直営）黒部市宇奈月福祉センター（指定管理）各課定例会議職員全体会議組織図

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① LW導入までの流れ黒部社協流の進め方

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ホームヘルパーの仕事

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在宅福祉課（ホームヘルプ事業の業務フロー）正職員ホームヘルパー６名事務所登録ホームヘルパー２０名直接利用者宅へ訪問週に一回程度報告記録シフト確認、研修等利用者宅へ訪問事務所に戻る自宅に帰る申し送り、引き継ぎサービス提供責任緊急時の連絡事務所に居るが、基本訪問していることが多い。１利用者に対し複数人のヘルパーが訪問利用者数１６５名（2020.8.1現在）

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在宅福祉課（ホームヘルプ事業）の前提前提①登録ヘルパーさんは、自宅から利用者宅へ直接サービス提供にいく。前提②登録ヘルパーさんは、週に1回程度、書類やスケジュールの確認で事務所に来る。前提③正職員も訪問サービスがメインなので、外出することが多い。前提④事業所加算という制度受けるために研修体制や働き方の体制整備に取り組む必要がある。【要点】・連絡や確認が重要である・みんなが集まることがとても難しい状況・働きやすい環境整備が急務（人材確保、働き方改革、キャリアデザイン）

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在宅福祉課（ホームヘルプ事業）の課題【課題】 ①正職員（フルタイム）と登録ヘルパー（パート）との連絡や申し送りがなかなかできない、伝言が伝わったか確認が取れない。 ②会議や研修のスケジュール調整が難しい、確認ができない。 ③全体への連絡、緊急時の情報共有に時間と労力がかかる。

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②黒部社協のLW活用術今やっていることを紹介

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【現在LWで活用していること】・利用者情報の共有・架空人物の存在・外部連携・スケジュール共有・アンケート etc…

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 利用者さんの訪問情報を共有  ステータス設定の活用  架空人物「在宅まもる」ですべてわかる【訪問中】取り込み中表示

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 利用者さんのリハビリの様子を全体共有

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 全体研修会のお知らせを全体共有

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 勤務表を全体共有

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 QRコードで外部連携黒部市社協ケアセンター

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 職員全体のスケジュールを確認  必要に応じて職員同士でカレンダーを共有  体調に関する調査もアンケート形式で

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在宅福祉課（ホームヘルプ事業）の課題を解決へ【課題】 ①正職員（フルタイム）と登録ヘルパー（パート）との連絡や申し送りがなかなかできない、伝言が伝わったか確認が取れない。解決！利用者単位のトークグループルームを設置トークルームで申し送り、既読の確認必要ならば電話！

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在宅福祉課（ホームヘルプ事業）の課題を解決へ【課題】 ②会議や研修のスケジュール調整が難しい、確認ができない。解決！会議日程と内容を全体グループに送信出欠はアンケート確認！会議後の感想や意見もアンケートで依頼

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在宅福祉課（ホームヘルプ事業）の課題を解決へ【課題】 ③全体への連絡、緊急時の情報共有に時間と労力がかかる。解決！全体グループに一斉送信し、既読の確認必要なら電話で周知する事項は掲示板やノート機能の活用

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③ 3つの作戦定着させるコツ

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作戦Ⅰ 社内アンバサダーを創る！誰が伝えるか？どのように伝えるか？いつ伝えるか？ ITに強い若手は見方に ITが苦手な世代から理解を深め足並みを揃えてスタート少しずつ、着実なStepで！ ※そこが介護系福祉職員のポイントかも聞きやすい方法、受け入れやすい方法味方をつくる。役職員係長以上８名常勤職員２６名登録ヘルパー初回５名～現在１７名加入外部連携事業に関わる外部企業、アドバイザー等と連携

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作戦Ⅰ 社内アンバサダーを創る！誰が伝えるか？どのように伝えるか？いつ伝えるか？聞きやすい方法、受け入れやすい方法味方をつくる。

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作戦Ⅱ ポリシーをつくる！みんなが主体的に考えていくしくみルールじゃなくてポリシー LINEWORKS社内運用 POLICY １ツールとして活用しようコミュニケーションとスケジュール共有のツールであって、これによってリアルな会話や話し合いに変わるものではなくサポートする役割として活かしていくことが大切です。２受け取る人の気持ちを考えよう文字によるコミュニケーションは、誤解を招きやすくニュアンスが伝えづらい時もあります。受ける側の気持ちを考えてメッセージを発信したり、スタンプを使って上手に伝えましょう。３みんなで使いやすい環境をつくっていこう使い方の課題や困りごとが見つかった時は、みんなで話し合い運用を考えていきます。ルールで縛ると苦しくなる…本末転倒

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作戦Ⅲ ※総務系の皆さん向け Stepを間違えない！導入じゃなくて、活用することを考える。管理じゃなくて、働きやすい環境整備。順番に少しずつ間違えると…オワリ説「トーク」も「カレンダー」も「掲示板」も「アンケート」もできる最高のツールを導入しますから使いましょう！少しずつ、着実なStepで！ ※そこが介護系福祉職員のポイントかもトーク・報告・連絡・コミュニケーションカレンダー・スケジュール・勤務把握グループ作成・利用者グループ・情報共有アンケート・掲示板・調査・回覧

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【職員が今思うこと…】 LW利用者調査からの分析

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LWを導入して約1年導入時と現在をアンケートで比較⑴  Q：導入してよかったか２ヶ月でもその効果が、現在も9割以上が支持調査日：2019/8/20 調査日：2020/7/29 社内の現状把握（全職員）＠50名

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 Q：よかった点は？約8割がよかったと答えたこと「複数人にまとめて伝えられる」「気軽に連絡できる」導入前調査連絡・伝言みんなが解決したかったことがLWで解決できたのでは

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 Q：困った点・改善してほしい点は？約4割が困ったと答えたこと「常にスマホを気に…」「休みの日の連絡が…」気軽に便利に使える一方対面とは違う気づかいが…

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 Q：スマホやPCの確認頻度は増えたか  Q：スマホの通信料は増えたか使う時にしか見られなかったメールから、連絡事項をすぐに確認する職員が増えてきた。社内のWifi環境の整備も影響しているのか、約半数は変化なし。通信費はあまり気にしていない？のか把握していない人も多い。導入前調査現段階で通信費に関するクレームはない

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 使用頻度が減ってきているものは？職員同士の電話が特に減っている導入前調査社内の現状把握（全職員）＠50名

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 LWで使用している機能は？トークは9割以上使用アンケートや掲示板は発信者がある程度限られているため、全体でみると使用者は少ない社内の現状把握（全職員）＠50名

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 今後使用してみたい機能は？半数は現状で満足必要な機能は必要と感じている人へのレクチャーのみで、その他は現時点で必要ない。社内の現状把握（全職員）＠50名

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便利すぎて外部ともLWでつながりたいと望む声が‼ ・地区社協・民生委員児童委員・外部ケアマネとの連携社内の現状把握（全職員）＠50名

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 Q：今LWが使えなくなったら… 調査日：2019/8/20 調査日：2020/7/29 1年使ってみて使えなくなると「困る」と思う人が増えたもうやめられない社内の現状把握（全職員）＠50名 LWを導入して約1年導入時と現在をアンケートで比較⑵

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今後求められていること  外部LINEグループとの連携  社協と関わりがある福祉関係者との連携  勤怠管理  テレワーク、直行直帰できる業務体制 etc…

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おわりにコロナ禍における緊急対応もLWを導入していたことで、迅速な対応、確実なサービス提供につながっている。更なる業務改善に向け、今後もみんなでアイデアを出し合い、黒部社協流の「活用するしくみ」を考えていきたい。