Procedures for improving the back office efficiency of SMB

by Shunsuke Takeuchi

Slide 1

Slide 1 text

バックオフィス効率化の⼿順 2020/2/13 @PCAユーザー会中⼩企業の

Slide 2

Slide 2 text

代表プロフィール ©Libero Consulting LLC. 1 ⾦融のシステム企画部⾨、会計事務所、ベンチャーのバックオフィスを経て、独⽴。現在の業務やシステムの使⽤⽅法を徹底的にヒアリングしながら、最適な業務フローとシステムの構成を設計し、業務からシステムまでの再構築した実績多数。業務設計のノウハウをパッケージ化したバックオフィスサービス「Brownies Works」をリリース。リベロ・コンサルティング代表業務設計⼠、税理⼠武内俊介 TAKEUCHI SHUNSUKE @Libero_shunsuke

Slide 3

Slide 3 text

キャリアの変遷 ©Libero Consulting LLC. 2 新商品についての業務フロー構築やシステムの要件定義を担当。主に交通系（⾶⾏機、⾞、電⾞）の提携クレカの開発を⾏う。税理⼠試験の勉強をしながら税理⼠補助業務を⾏う。年商数億円規模の中⼩企業を中⼼に担当。バックオフィスを含む社内業務全体の設計と構築を複数社で担当。 SFDCの導⼊や会計ソフトの⼊れ替え、請求システムの再構築、IPO準備などを⾏う。 SaaSを活⽤したバックオフィス全体の業務設計を⾏う会社を創業。 SFDC・kintoneを⽤いたCRM構築と会計への連係を中⼼に⼿掛ける。⾦融系会計事務所ベンチャー

Slide 4

Slide 4 text

弊社のサービス ©Libero Consulting LLC. 3 業務とシステムの設計・業務設計のパッケージ化・運⽤リソースの提供

Slide 5

Slide 5 text

©Libero Consulting LLC. 4 ઃܭͱӡ༻୅ߦͰ 中⼩企業がSaaSの恩恵を受けられる世界を作る

Slide 6

Slide 6 text

Agenda ©Libero Consulting LLC. 5 1. バックオフィスの効率化 2. 業務フローとデーターフロー 3. システム間の連携 4. まとめ

Slide 7

Slide 7 text

バックオフィスの効率化 ©Libero Consulting LLC. 6 1

Slide 8

Slide 8 text

7 バックオフィスの効率化はなぜ難しいのか？ ©Libero Consulting LLC.

Slide 9

Slide 9 text

効率化を阻む3つのポイント ©Libero Consulting LLC. 8 今は現状維持で精⼀杯アナログ業務フロー効果測定アナログな処理と書類(＝紙)が多い細かい業務やルールが多くなかなか⾒直さない効率化の効果が⾒えにくい「やって当たり前の仕事」になってしまっている

Slide 10

Slide 10 text

4,966 5,473 6,000 6,693 7,157 7,581 7,884 8,251 8,590 8,717 8,622 8,409 8,103 7,592 7,341 7,085 6,773 6,343 5,787 5,353 5,001 4,706 4,418 0 2,000 4,000 6,000 8,000 10,000 '50 '55 '60 '65 '70 '75 '80 '85 '90 '95 '00 '05 '10 '15 '20 '25 '30 '35 '40 '45 '50 '55 '60 効率化に取り組む必要性 ©Libero Consulting LLC. 9 ⽣産年齢⼈⼝減少は減少し、従来と同じやり⽅では確実にバックオフィスが回らなくなる⽣産年齢⼈⼝の推移 1995年⽐ 50.7％総務省「H28情報通信⽩書」を基に作成 [万⼈] 実績推計ピーク 1995年⽐ 84.2％

Slide 11

Slide 11 text

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？ ©Libero Consulting LLC. 10 ü デジタル技術を浸透させることで⼈々の⽣活をより良いものへと変⾰すること ü 既存の価値観や枠組みを根底から覆すような⾰新的なイノベーションをもたらすもの次世代セキュリティ AR/VR IoT コグニティブ /AIシステムロボティクス 3D プリンティングクラウドビッグデータ /アナリティクスソーシャル技術モビリティ『Japan IT Market 2017 Top 10 Predictions：デジタルトランスフォーメーション・エコノミーの萌芽（IDC #、2016年12⽉発⾏）』を基に作成

Slide 12

Slide 12 text

デジタイゼーション／デジタライゼーションとの違い ©Libero Consulting LLC. 11 デジタイゼーション Digitization デジタライゼーション Digitalization デジタルトランスフォーメーション Digital transformation 情報のデジタル化プロセスのデジタル化システムのデジタル化アナログ情報をデジタル化する局所的な「デジタイゼーション」を⾏うプロセス全体もデジタル化する全域的な「デジタライゼーション」で新たな価値を創造その結果として社会的な影響を⽣み出すのが「デジタルトランスフォーメーション」

Slide 13

Slide 13 text

デジタイゼーション／デジタライゼーションとの違い ©Libero Consulting LLC. 12 デジタイゼーションデジタライゼーションデジタルトランスフォーメーションフィルムカメラをデジタルカメラに変える写真現像の⼯程がなくなり、オンライン上で写真データを送受信する仕組みが⽣まれる写真データを使った新サービス・ビジネスの仕組みが⽣み出され、SNS を中⼼にオンライン上で世界中の⼈々がシェアするようになる具体例「カメラ」の場合

Slide 14

Slide 14 text

デジタイゼーション／デジタライゼーションとの違い ©Libero Consulting LLC. 13 具体例「カメラ」の場合デジタイゼーションデジタライゼーションデジタルトランスフォーメーション撮った写真を現像して保管する取った写真をデータで保管したり、送受信するシェアするために写真を撮る＊＊＊＊＊ SNS

Slide 15

Slide 15 text

DXの優先順位 ©Libero Consulting LLC. 14 業務を最適化 Microsoft社によると DX推進における優先順位トップは ▲ Microsoft Asia Digital Transformation Study インフォグラフィックス https://3er1viui9wo30pkxh1v2nh4w-wpengine.netdna-ssl.com/wp-content/uploads/2017/02/Microsoft_Asia_Digital_Transformation_Study.pdf

Slide 16

Slide 16 text

©Libero Consulting LLC. 15 ࢓૊ΈΛࠜຊ͔Β ม͑Δඞཁ͕͋Δ システムを導⼊することがDXではない

Slide 17

Slide 17 text

DXの第⼀歩 ©Libero Consulting LLC. 16 ペーパーレス化仕事の中から紙をなくすことが第⼀歩例）年末調整をペーパーレスで対応出来るソフトが増えてきた ▲ オフィスステーション https://www.officestation.jp/ ▲ SmartHR https://smarthr.jp/

Slide 18

Slide 18 text

データになるメリット ©Libero Consulting LLC. 17 保管する⼿間と場所の削減加⼯や連携が容易になる検索が簡単にできる紙が少しでもある時点で成⽴しない

Slide 19

Slide 19 text

©Libero Consulting LLC. 18 Excelでの保管は DXを阻害する！

Slide 20

Slide 20 text

Excel活⽤の◯× ©Libero Consulting LLC. 19 A B C D E F G 1 2 3 4 5 6 7 8 ⼀時的なデータ加⼯何でもできるデータベース

Slide 21

Slide 21 text

ExcelとDX ©Libero Consulting LLC. 20 Excelでのデータ管理は DXと逆⾏する Excelが溢れることのデメリットデータが点在するバージョン管理ができないデータを集計する⼿間がかかる

Slide 22

Slide 22 text

©Libero Consulting LLC. 21 Excelや紙を使わないで済むように根本から業務を⾒直す必要がある

Slide 23

Slide 23 text

業務フローとデーターフロー ©Libero Consulting LLC. 22 2

Slide 24

Slide 24 text

©Libero Consulting LLC. 23 業務フローの⾒直しは⼤変

Slide 25

Slide 25 text

©Libero Consulting LLC. 24 当初はきちんと構築されていた業務フローも、時間とともにバランスは崩れる製造⼈事調達経理営業販売経理販売製造⼈事調達営業

Slide 26

Slide 26 text

25 永遠に作り続けるしかないのか… ©Libero Consulting LLC.

Slide 27

Slide 27 text

©Libero Consulting LLC. 26 NO！全体を俯瞰的にとらえ、データフローから、業務フローを構築する。

Slide 28

Slide 28 text

最初に取り組むこと ©Libero Consulting LLC. 27 「どのシステムを⼊れるか」は後回し「業務フローとデータフローを整える」ことをまず考えなければならない業務フロー・データフローの⾒直しバックオフィスの効率化システムの検討直接⼿段の検討プロセスの⾒直し後に⼿段の検討

Slide 29

Slide 29 text

©Libero Consulting LLC. 28 今の業務をシステムに乗せ替える簡単に⾒えるが、思ったよりも効率化されなかったり、改善が難しく、すぐに限界をむかえることも多い。フローを整えた上でシステムを導⼊する遠回りに⾒えるが、処理がスムーズになり、⻑期的に改善し続けられる状態になる。 SYSTEM 01 SYSTEM 02 SYSTEM 03 業務A 業務B 業務C 業務D 業務A 業務B 業務C 業務D 逆に⼿間が増えることも… SYSTEM 01 業務A 業務B 業務C 業務D SYSTEM 02 SYSTEM 03 効率的業務ごとに個別にシステム導⼊業務フロー・データフローに合うシステム導⼊

Slide 30

Slide 30 text

データフロー ©Libero Consulting LLC. 29 DBは⼀元管理⾊んなところに点在させてはいけない顧客情報従業員情報会計情報 Excelでやっている限りは、絶対に実現できない顧客情報、従業員情報など、⾊んなところで参照するものは 1つのDBから取ってくる

Slide 31

Slide 31 text

API連携 ©Libero Consulting LLC. 30 API連携を可能な限り活⽤するべき APIとはアプリケーションの⼀部を外部に向けて公開することにより、第三者が開発したソフトウェアと機能を共有できるようにしてくれるもの。 API ソフトウェア A ソフトウェア B ソフトウェア C • 認証機能共有 • 数値データの取得など例

Slide 32

Slide 32 text

API連携のメリット ©Libero Consulting LLC. 31 開発の効率化情報のリアルタイム更新 ü 外部ソフトウェアの機能を活⽤ ü 開発コストと時間の削減 ü 最新データを瞬時に取得し、更新 ü 別のシステム間での情報の同期が可能

Slide 33

Slide 33 text

©Libero Consulting LLC. 32 APIによって外部と連携するそれが当たり前になる

Slide 34

Slide 34 text

©Libero Consulting LLC. 33 API連携を活⽤することで業務は効率化する

Slide 35

Slide 35 text

データフロー業務フロー ©Libero Consulting LLC. 34 ⾒積営業契約実働経理売上消込費⽤⽀払複数システムを使っていてもデータがキレイに流れるように組み合わせ、業務フローを組み⽴てる業務フロー

Slide 36

Slide 36 text

システム業務フロー設計 ©Libero Consulting LLC. 35 業務フローに合わせてシステムを作るのではなくシステムに合わせて業務フローを作る今までやっていたことをそのままシステムで再現するのは無意味業務フロー業務業務業務業務システム業務フロー業務業務業務業務

Slide 37

Slide 37 text

©Libero Consulting LLC. 36 データフローを決めれば業務フローが固まる

Slide 38

Slide 38 text

©Libero Consulting LLC. 37 業務プロセス全体を再構築してこそ意味がある API連携は外部システムと接続するだけ

Slide 39

Slide 39 text

システム間の連携 ©Libero Consulting LLC. 38 3

Slide 40

Slide 40 text

PCA DXシリーズのコンセプト ©Libero Consulting LLC. 39 デジタルトランスフォーメーション（DX）で、基幹業務がもっと「つながる×ひろがる」 https://pca.jp/area_product/prodx.html?paper=1&utm_source=paper&utm_medium=direct

Slide 41

Slide 41 text

主なPCAソフトのシステム⿃瞰図 ©Libero Consulting LLC. 40 ⼈事管理労務管理法定調書財務会計資産管理販売管理在庫管理給与管理 • 就業管理（シフト作成） • 勤怠情報管理など • 給与・賞与計算 • 健康保険 • 厚⽣年⾦保険など • 社員情報管理 • ⼈事考課 • 辞令処理など • 発注 • 仕⼊ • ⽀払処理など • 源泉徴収票など • ⾒積 • 受注 • 売上処理など • 資産登録など • キャッシュフロー • 元帳管理 • 財務諸表 • 決算報告k • 消費税申告 • 予算管理など財務会計業務系販売仕⼊管理業務系⼈事給与業務系

Slide 42

Slide 42 text

Slide 43

Slide 43 text

Slide 44

Slide 44 text

Slide 45

Slide 45 text

©Libero Consulting LLC. 44 会計データになる前のところで作ったデータをそのまま会計に流し込めるようにする請求管理（売上）⽀払管理（原価、販管費）経費精算（販管費）給与計算（原価、販管費）その他在庫, 固定資産, 経過勘定など会計データ

Slide 46

Slide 46 text

PCAでの連携 ©Libero Consulting LLC. 45 PCA製品で固めれば連携の⼿間はあまり考えなくていい APIがないシステム（CSVアップロード）だとしても、⽉1回程度の作業であれば許容範囲 PCA ソフトそれ以外の部分はうまくAPI連携ができるものを活⽤する他社ソフト他社ソフト PCA ソフト PCA ソフト PCA ソフト PCA ソフト PCA ソフト API

Slide 47

Slide 47 text

Slide 48

Slide 48 text

Slide 49

Slide 49 text

Slide 50

Slide 50 text

Slide 51

Slide 51 text

Slide 52

Slide 52 text

Slide 53

Slide 53 text

©Libero Consulting LLC. 52 バックオフィスだけが頑張ると上⼿くいかないバックオフィス効率化は全社の問題だという意識ですべての処理フローやシステムを巻き込む経営陣やマネジメント層からきちんと発信してもらい、全社プロジェクトにする必要がある