Procedures for improving the back office efficiency of SMB

Procedures for improving the back office efficiency of SMB

バックオフィス業務といえば、アナログで紙に溢れ、細かい作業が多く、成果や効果が計りにくい。それが従来のイメージかもしれない。しかし、様々なテクノロジーの発達により、バックオフィス領域もデジタル化をして効率化をすることが可能になってきている。
だが、忘れて欲しくないのは「ツールを導入することが目的ではない」ということだ。いつの時代もまずは「業務を最適化」させることが最優先であり、ツールはそれを実現する手段に過ぎない。DXの本質は仕組みを根本から変え、圧倒的な成果を生み出すこと。今の業務プロセスをデジタルに置き換えることがDXではない。
データフローを意識した全体最適はバックオフィスを圧倒的に効率化する。その設計や導入対応が行えることがこれからのバックオフィスには求められてくるだろう。

Bbec635fa9c3d69a98e50cdfaff188e3?s=128

Shunsuke Takeuchi

February 13, 2020
Tweet

Transcript

  1. バックオフィス 効率化の⼿順 2020/2/13 @PCAユーザー会 中⼩企業の

  2. 代表プロフィール ©Libero Consulting LLC. 1 ⾦融のシステム企画部⾨、会計事務所、ベンチャーのバックオフィスを経て、独⽴。 現在の業務やシステムの使⽤⽅法を徹底的にヒアリングしながら、 最適な業務フローとシステムの構成を設計し、業務からシステムまでの再構築した実績多数。 業務設計のノウハウをパッケージ化したバックオフィスサービス「Brownies Works」をリリース。

    リベロ・コンサルティング代表 業務設計⼠、税理⼠ 武内 俊介 TAKEUCHI SHUNSUKE @Libero_shunsuke
  3. キャリアの変遷 ©Libero Consulting LLC. 2 新商品についての業務フロー構築やシステムの要件定義を担当。 主に交通系(⾶⾏機、⾞、電⾞)の提携クレカの開発を⾏う。 税理⼠試験の勉強をしながら税理⼠補助業務を⾏う。 年商数億円規模の中⼩企業を中⼼に担当。 バックオフィスを含む社内業務全体の設計と構築を複数社で担当。

    SFDCの導⼊や会計ソフトの⼊れ替え、請求システムの再構築、IPO準備などを⾏う。 SaaSを活⽤したバックオフィス全体の業務設計を⾏う会社を創業。 SFDC・kintoneを⽤いたCRM構築と会計への連係を中⼼に⼿掛ける。 ⾦融系 会計事務所 ベンチャー
  4. 弊社のサービス ©Libero Consulting LLC. 3 業務とシステムの設計 ・業務設計のパッケージ化 ・運⽤リソースの提供

  5. ©Libero Consulting LLC. 4 ઃܭͱӡ༻୅ߦͰ 中⼩企業がSaaSの恩恵を 受けられる世界を作る

  6. Agenda ©Libero Consulting LLC. 5 1. バックオフィスの効率化 2. 業務フローとデーターフロー 3.

    システム間の連携 4. まとめ
  7. バックオフィス の効率化 ©Libero Consulting LLC. 6 1

  8. 7 バックオフィスの 効率化は なぜ難しいのか? ©Libero Consulting LLC.

  9. 効率化を阻む3つのポイント ©Libero Consulting LLC. 8 今は現状維持で精⼀杯 アナログ 業務フロー 効果測定 アナログな処理と

    書類(=紙)が多い 細かい業務やルールが多く なかなか⾒直さない 効率化の効果が⾒えにくい 「やって当たり前の仕事」に なってしまっている
  10. 4,966 5,473 6,000 6,693 7,157 7,581 7,884 8,251 8,590 8,717

    8,622 8,409 8,103 7,592 7,341 7,085 6,773 6,343 5,787 5,353 5,001 4,706 4,418 0 2,000 4,000 6,000 8,000 10,000 '50 '55 '60 '65 '70 '75 '80 '85 '90 '95 '00 '05 '10 '15 '20 '25 '30 '35 '40 '45 '50 '55 '60 効率化に取り組む必要性 ©Libero Consulting LLC. 9 ⽣産年齢⼈⼝減少は減少し、従来と同じやり⽅では 確実にバックオフィスが回らなくなる ⽣産年齢⼈⼝の推移 1995年⽐ 50.7% 総務省「H28情報通信⽩書」を基に作成 [万⼈] 実績 推計 ピーク 1995年⽐ 84.2%
  11. DX(デジタルトランスフォーメーション)とは? ©Libero Consulting LLC. 10 ü デジタル技術を浸透させることで ⼈々の⽣活をより良いものへと 変⾰すること ü

    既存の価値観や枠組みを根底から覆す ような⾰新的なイノベーションを もたらすもの 次世代 セキュリティ AR/VR IoT コグニティブ /AIシステム ロボティクス 3D プリンティング クラウド ビッグデータ /アナリティクス ソーシャル 技術 モビリティ 『Japan IT Market 2017 Top 10 Predictions:デジタルトランスフォーメーション・エコ ノミーの萌芽(IDC #、2016年12⽉発⾏)』を基に作成
  12. デジタイゼーション/デジタライゼーションとの違い ©Libero Consulting LLC. 11 デジタイゼーション Digitization デジタライゼーション Digitalization デジタル

    トランスフォーメーション Digital transformation 情報のデジタル化 プロセスのデジタル化 システムのデジタル化 アナログ情報をデジタル化する 局所的な「デジタイゼーション」 を⾏う プロセス全体もデジタル化する全 域的な「デジタライゼーション」 で新たな価値を創造 その結果として社会的な影響を ⽣み出すのが「デジタルトラン スフォーメーション」
  13. デジタイゼーション/デジタライゼーションとの違い ©Libero Consulting LLC. 12 デジタイゼーション デジタライゼーション デジタル トランスフォーメーション フィルムカメラをデジタルカメラに

    変える 写真現像の⼯程がなくなり、オンラ イン上で写真データを送受信する仕 組みが⽣まれる 写真データを使った新サービス・ビ ジネスの仕組みが⽣み出され、SNS を中⼼にオンライン上で世界中の ⼈々がシェアするようになる 具体例 「カメラ」の場合
  14. デジタイゼーション/デジタライゼーションとの違い ©Libero Consulting LLC. 13 具体例 「カメラ」の場合 デジタイゼーション デジタライゼーション デジタル

    トランスフォーメーション 撮った写真を現像して保管する 取った写真をデータで 保管したり、送受信する シェアするために写真を撮る ***** SNS
  15. DXの優先順位 ©Libero Consulting LLC. 14 業務を 最適化 Microsoft社によると DX推進における優先順位トップは ▲

    Microsoft Asia Digital Transformation Study インフォグラフィックス https://3er1viui9wo30pkxh1v2nh4w-wpengine.netdna-ssl.com/wp-content/uploads/2017/02/Microsoft_Asia_Digital_Transformation_Study.pdf
  16. ©Libero Consulting LLC. 15 ࢓૊ΈΛࠜຊ͔Β ม͑Δඞཁ͕͋Δ システムを導⼊することがDXではない

  17. DXの第⼀歩 ©Libero Consulting LLC. 16 ペーパーレス化 仕事の中から紙をなくすことが第⼀歩 例)年末調整をペーパーレスで対応出来るソフトが増えてきた ▲ オフィスステーション

    https://www.officestation.jp/ ▲ SmartHR https://smarthr.jp/
  18. データになるメリット ©Libero Consulting LLC. 17 保管する⼿間と場所の削減 加⼯や連携が容易になる 検索が簡単にできる 紙が少しでもある時点で成⽴しない

  19. ©Libero Consulting LLC. 18 Excelでの保管は DXを阻害する!

  20. Excel活⽤の◯× ©Libero Consulting LLC. 19 A B C D E

    F G 1 2 3 4 5 6 7 8 ⼀時的な データ加⼯ 何でもできる データベース
  21. ExcelとDX ©Libero Consulting LLC. 20 Excelでのデータ管理は DXと逆⾏する Excelが 溢れることの デメリット

    データが点在する バージョン管理ができない データを集計する⼿間がかかる
  22. ©Libero Consulting LLC. 21 Excelや紙を 使わないで済むように 根本から業務を ⾒直す必要がある

  23. 業務フローと データーフロー ©Libero Consulting LLC. 22 2

  24. ©Libero Consulting LLC. 23 業務フローの ⾒直しは⼤変

  25. ©Libero Consulting LLC. 24 当初はきちんと構築されていた業務フローも、 時間とともにバランスは崩れる 製造 ⼈事 調達 経理

    営業 販売 経理 販売 製造 ⼈事 調達 営業
  26. 25 永遠に作り続ける しかないのか… ©Libero Consulting LLC.

  27. ©Libero Consulting LLC. 26 NO! 全体を俯瞰的にとらえ、 データフローから、 業務フローを構築する。

  28. 最初に取り組むこと ©Libero Consulting LLC. 27 「どのシステムを⼊れるか」は後回し 「業務フローとデータフローを整える」ことを まず考えなければならない 業務フロー・ データフローの⾒直し

    バックオフィス の効率化 システムの 検討 直接 ⼿段の検討 プロセスの⾒直し後に⼿段の検討
  29. ©Libero Consulting LLC. 28 今の業務をシステムに乗せ替える 簡単に⾒えるが、思ったよりも効率化されなかったり、 改善が難しく、すぐに限界をむかえることも多い。 フローを整えた上でシステムを導⼊する 遠回りに⾒えるが、処理がスムーズになり、 ⻑期的に改善し続けられる状態になる。

    SYSTEM 01 SYSTEM 02 SYSTEM 03 業務A 業務B 業務C 業務D 業務A 業務B 業務C 業務D 逆に⼿間が 増えることも… SYSTEM 01 業務A 業務B 業務C 業務D SYSTEM 02 SYSTEM 03 効率的 業務ごとに個別にシステム導⼊ 業務フロー・データフローに合うシステム導⼊
  30. データフロー ©Libero Consulting LLC. 29 DBは⼀元管理 ⾊んなところに点在させてはいけない 顧客情報 従業員情報 会計情報

    Excelでやっている限りは、絶対に実現できない 顧客情報、従業員情報など、 ⾊んなところで参照するものは 1つのDBから取ってくる
  31. API連携 ©Libero Consulting LLC. 30 API連携を可能な限り活⽤するべき APIとは アプリケーションの⼀部を外部に向けて 公開することにより、第三者が開発した ソフトウェアと機能を共有できるように

    してくれるもの。 API ソ フ ト ウ ェ ア A ソ フ ト ウ ェ ア B ソ フ ト ウ ェ ア C • 認証機能共有 • 数値データの取得 など 例
  32. API連携のメリット ©Libero Consulting LLC. 31 開発の効率化 情報のリアルタイム更新 ü 外部ソフトウェアの機能を活⽤ ü

    開発コストと時間の削減 ü 最新データを瞬時に取得し、更新 ü 別のシステム間での情報の同期が可能
  33. ©Libero Consulting LLC. 32 APIによって外部と連携する それが当たり前になる

  34. ©Libero Consulting LLC. 33 API連携を活⽤することで 業務は効率化する

  35. データフロー 業務フロー ©Libero Consulting LLC. 34 ⾒積 営業 契約 実働

    経理 売上 消込 費⽤ ⽀払 複数システムを使っていても データがキレイに流れるように組み合わせ、 業務フローを組み⽴てる 業務フロー
  36. システム 業務フロー設計 ©Libero Consulting LLC. 35 業務フローに合わせてシステムを作るのではなく システムに合わせて業務フローを作る 今までやっていたことをそのままシステムで再現するのは無意味 業務フロー

    業務 業務 業務 業務 システム 業務フロー 業務 業務 業務 業務
  37. ©Libero Consulting LLC. 36 データフローを決めれば 業務フローが固まる

  38. ©Libero Consulting LLC. 37 業務プロセス全体を 再構築してこそ 意味がある API連携は 外部システムと接続するだけ

  39. システム間の 連携 ©Libero Consulting LLC. 38 3

  40. PCA DXシリーズのコンセプト ©Libero Consulting LLC. 39 デジタルトランスフォーメーション(DX)で、 基幹業務がもっと「つながる×ひろがる」 https://pca.jp/area_product/prodx.html?paper=1&utm_source=paper&utm_medium=direct

  41. 主なPCAソフトのシステム⿃瞰図 ©Libero Consulting LLC. 40 ⼈事管理 労務管理 法定調書 財務会計 資産管理

    販売管理 在庫管理 給与管理 • 就業管理(シフト作成) • 勤怠情報管理 など • 給与・賞与計算 • 健康保険 • 厚⽣年⾦保険 など • 社員情報管理 • ⼈事考課 • 辞令処理 など • 発注 • 仕⼊ • ⽀払処理 など • 源泉徴収票 など • ⾒積 • 受注 • 売上処理 など • 資産登録 など • キャッシュフロー • 元帳管理 • 財務諸表 • 決算報告k • 消費税申告 • 予算管理 など 財務会計業務系 販売仕⼊管理業務系 ⼈事給与業務系
  42. PCAクラウドWeb-API ©Libero Consulting LLC. 41 PCAはAPIをきちんと 準備しているので、 PCA製品はもちろん 他社製品とも連携可能

  43. 会計はデータを集約する箱 ©Libero Consulting LLC. 42 請求管理 (売上) ⽀払管理 (原価、販管費) 経費精算

    (販管費) 給与計算 (原価、販管費) その他 在庫, 固定資産,経過勘定など 会計 データ 予実管理 資⾦繰表 事業計画
  44. 業務設計の⼿順 ©Libero Consulting LLC. 43 02 01 集計⽅法 会計側でどのように集計したいかを考える 連携⽅法

    そのための連携データはどこで作るかを考える 03 活⽤⽅法 集計後、どのように活⽤するかを考える
  45. ©Libero Consulting LLC. 44 会計データになる前のところで作ったデータを そのまま会計に流し込めるようにする 請求管理 (売上) ⽀払管理 (原価、販管費)

    経費精算 (販管費) 給与計算 (原価、販管費) その他 在庫, 固定資産, 経過勘定など 会計データ
  46. PCAでの連携 ©Libero Consulting LLC. 45 PCA製品で固めれば 連携の⼿間はあまり考えなくていい APIがないシステム(CSVアップ ロード)だとしても、⽉1回程度 の作業であれば許容範囲

    PCA ソフト それ以外の部分はうまくAPI連携ができるものを活⽤する 他社 ソフト 他社 ソフト PCA ソフト PCA ソフト PCA ソフト PCA ソフト PCA ソフト API
  47. ©Libero Consulting LLC. 46 全⼯程を含めて 全社の業務プロセスを整えないと 効果は限定的 ⽉次決算の早期化・正確性向上なども、 経理だけが頑張るのはNG

  48. ©Libero Consulting LLC. 47 ⾃社にあった業務フローと データフローを構築し、 システム選定や連携は それに合わせる

  49. まとめ ©Libero Consulting LLC. 48 4

  50. 上流 下流 ©Libero Consulting LLC. 49 上流から下流まで流れる 全体俯瞰したフローが⼀番重要 マ ›

    ケ テ œ ン グ 契 約 営 業 請 求 経 理 財 務
  51. 各パーツ 全体 ©Libero Consulting LLC. 50 全体の流れを⼤まかに固めた上で、 各パーツを具体化させていく 全体がキレイに繋がらない 全体最適→部分最適を

    意識することが重要 全体 各パーツ
  52. ©Libero Consulting LLC. 51 各パーツで個別に具体化しつつも システム間連携や データフローを意識して構築 資⾦ 予実 計画

    試算表 決算 税務 契約 請求 ⽀払 商談 給与 労務 ⼯数 評価
  53. ©Libero Consulting LLC. 52 バックオフィスだけが頑張ると 上⼿くいかない バックオフィス効率化は 全社の問題だという意識で すべての処理フローや システムを巻き込む

    経営陣やマネジメント層から きちんと発信してもらい、 全社プロジェクトにする必要がある
  54. ©Libero Consulting LLC. 53 業務フローやシステムは 基本的には「完成しない」 CAPDo Check 評価 Plan

    計画 Act 改善 Do 実⾏ 最初は70点ぐらいで スタートする 改善点を 改善し続けることが重要
  55. ©Libero Consulting LLC. 54 業務改善の⽬的は 「コスト削減」ではない ⾮効率な業務を効率化して創出したリソースは、 創意⼯夫の時間にあてることでどんどん良くなる 業務 業務

    業務 創意⼯夫 創意⼯夫
  56. ©Libero Consulting LLC. 55 AIやシステムはまだまだ「単純作業」しかできない ⼈間が考え、⼯夫し、 改善することは 仕事としては当⾯なくならない

  57. ©Libero Consulting LLC. 56 バックオフィスはもちろん、 会社全体の業務フローを 考えることの重要性は ⾮常に⾼い 作業の価値は無くなる…