MIERUNE_BBQ_20240724_会議時間を短縮する下準備＠札幌時計台

by tohge05

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会議時間を4分の1に減らす下準備～参加者の集中力を最大発揮するためのルールとは～ 2024/7/24 北海道ガス株式会社　峠　幸寛

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峠　幸寛（とうげゆきひろ）０から１が好き＃札幌串打同盟＃ブッシュクラフト＃燻製＃峠ブログ＃クラフトビール＃焚き火飯＃コミュニティ　立ち上げ

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峠　幸寛（新潟出身）　 X:@tohge05 出典：https://www.asahi.com/articles/ASM633H 8BM63IIPE00B.html ＜経歴　2013年北ガスへ入社＞ ▶【現場】　1年半　　ガス工事現場監督 ▶【ハードウェア開発】 4年　電力自由化への発電所開発 ▶【ソフトウェア開発】 5年 IoT・AWSの社内勉強　　　コミュニティ立上げ ▶【プロジェクトマネジメント】２年　※開発中の２つのプロジェクト

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発電所開発とシステム開発を比べてみた構想/検討良い現場/良い開発品質発電所建設ガス工事・設計図面・打合せ議事録・工程が計画通り　500トンクレーンが置ける・現場が綺麗・最新図面が明確・発電所納品・マンション引渡し ▶直接、見れる　※最後は設計図の記載よりも現場

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発電所開発とシステム開発を比べてみた構想/検討良い現場/良い開発品質発電所建設ガス工事・設計図面・打合せ議事録・工程が計画通り　500トンクレーンが置ける・現場が綺麗・最新図面が明確　等・発電所納品・マンション引渡し ▶直接、見れる　※最後は設計図よりも現場システム開発・仕様書・設計書・打合せ議事録・工程が計画通り・仕様、課題が明確・課題検討者と期限が明確・資料の場所が明確　等・レビュー、テスト・修正依頼が反映され切る ▶間接的に確認する　※どんな経緯だったかが大切

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発電所開発とシステム開発を比べてみた発電所開発ガス工事 ➡ 構想/検討良い現場/良い開発品質発電所建設ガス工事・設計図面・打合せ議事録・工程が計画通り　500トンクレーンが置ける・現場が綺麗・最新図面が明確　等・発電所納品・マンション引渡し ▶直接、見れる　※最後は設計図よりも現場システム開発・仕様書・設計書・打合せ議事録・工程が計画通り・仕様、課題が明確・課題検討者と期限が明確・資料の場所が明確　等・レビュー、テスト・修正依頼が反映され切る ▶間接的に確認する　※どんな経緯だったかが大切

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発電所開発とシステム開発を比べてみたシステム開発 ➡ 構想/検討良い現場/良い開発品質発電所建設ガス工事・設計図面・打合せ議事録・工程が計画通り　500トンクレーンが置ける・現場が綺麗・最新図面が明確　等・発電所納品・マンション引渡し ▶直接、見れる　※最後は設計図よりも現場システム開発・仕様書・設計書・打合せ議事録・工程が計画通り・仕様、課題が明確・課題検討者と期限が明確・資料の場所が明確　等・レビュー、テスト・修正依頼が反映され切る ▶間接的に確認する　※どんな経緯だったかが大切プロジェクト管理ツールを欲する

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峠の感想：機能美が素敵

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サバイバルナイフは、　　機能的にはシンプル。なのに、人間側が工夫すると　　いろんな使い道がある。 Backlogって、サバイバルナイフに似てる

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「切る」「削ぐ」「割る」「刺す」「掘る」「ほぐす」「フェザースティックを作る」「ファイヤースターターで火花を放つ」「枝でペグを作る」▶ １つ機能でも、色々出来ちゃう。　 Backlogのシンプルな機能で、色々できる部分が似ている。特に、”情報の集約力 ”が魅力。 Backlogって、サバイバルナイフに似てる

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● 親課題一覧・会議：　アジェンダと議事録・ToDo：　何をすればいいか明確なもの・課題：　複数のToDoが発生し得るもの・成果物：　各工程におけるレビュー対象物・タスク：　成果物を修正する内容・変更管理：　仕様変更に伴う「前提条件、原因、対応方法、工数、対応結果、運用上の注意点」を整理 Backlog利用ルールについて#1

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会議カードのサンプル ■アジェンダ --- 議事録【会議名】【日時】2024年月日（）【場所】北海道ガスグループ本社　○○室【出席者（敬称略）】　北ガス：峠【資料】【議題】【決定事項】【ToDo】【主な議事内容（決定事項、TODO事項を中心に記載）（敬称略）】

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会議カードを育てる ■アジェンダ＜MIERUNE BBQ〜#10 in 札幌時計台〜＞　・自己紹介_北ガス峠：「なのに系ガス会社」で働いています。　　資料：ファイルURL ＜MIERUNE Meetup in Scarts＞　・デザインが全部かっこいい。　　　　　　　　　　　　　　 --- 議事録【イベント名】＜MIERUNE BBQ〜#10 in 札幌時計台〜＞

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● 全ての課題ステータスを完了は、プロマネのみ実施 ● 会議中の”ToDo”を子課題としてぶら下げる。　成果物（設計書）へのToDoは、”タスク”として子課題 Backlog利用ルールについて#2 会議：＜議事録本文＞【ToDo】　課題キー：ToDo① 　課題キー：ToDo② 　課題キー：ToDo③ 　課題キー：タスク① 　課題キー：タスク② 　課題キー：タスク③ ToDo① ToDo② ToDo③ 成果物：A タスク① タスク② タスク③ 成果物：B

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私のBacklogのお気に入り 1．資料保存　～SVNとファイルの使い分け～   2．会議カードの運用   3．孫課題が作成できないこと  

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■SVN 　・承認が必要なもの、　　互いに更新する可能性があるものを保存　　→資料の履歴管理のため。　　「最新版どれ？」と「後戻り」を無くす。 ■ファイル　・”打合せ時点 ”の資料を格納。　　ファイルURLをアジェンダへ追記。　　例：20240724_MIERUNE_BBQ#10_峠　　→資料へのアクセス性を高めるため。　　　「今日の打合せ資料どこ？」を無くす。 1．資料保存　～SVNとファイルの使い分け～ 

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2．会議カードの運用  ＜ポイント＞ ①アジェンダの追記＋事前連絡　 ②確認事項は資料名がわかるようにスクショ張付け　　 ③アジェンダを上からなぞれば、会議完了　　

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＜ポイント＞ ①アジェンダの追記＋事前連絡　▶追加の依頼事項は全て事前に記載 ②確認事項は資料名がわかるようにスクショ張付け　▶Excelの吹出しによる修正依頼よりスクショが楽　▶更新結果もスクショ。ファイルを開かずチェック ③アジェンダを上からなぞれば、会議完了　▶すり合わせ内容の集約　▶ファイル保存で資料を探す手間をゼロに 2．会議カードの運用 

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会議カードへのアジェンダ集約イメージ ToDo① 依頼① 依頼② 依頼③ 返答① 指摘① 指摘② ■アジェンダ＜依頼事項＞　①AAA 　②BBB 　③CCC ＜確認事項＞　返答内容①について　資料：　fileURL ＜資料への指摘＞　① 資料のスクショ#１　② 資料のスクショ#２ ToDo③ ToDo② ToDo④ 事前にアジェンダで全やり取りを拾い上げ、定例会議後に子課題を生めば、抜け漏れが無い 2．会議カードの運用  情報集約！

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2．会議カードの運用  Before 【会議】　進捗報告　作業依頼　資料提示　資料への指摘　　資料説明　意思決定　ディスカッション Backlogを活用した会議の変化

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Backlogを活用した会議の変化 Before After 【会議】　進捗報告　作業依頼　資料提示　資料への指摘　　資料説明　意思決定　ディスカッション【Backlog】　進捗報告（＋子課題にて催促）　作業依頼　資料提示　資料への指摘（＋指摘への回答）【会議】資料説明意思決定　（予め上層部へ確認）ディスカッション　　＋具体的なテーマ協議内容の濃度が高まり、会議時間が週4時間➡1時間へ 2．会議カードの運用 

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3．孫課題が作成できないこと  ＜Backlog 利用_1か月目＞　あれ、孫課題できない！　　　　　　　　　　　なんでだろう。。。＜現在＞　うん、孫課題は作れない方がいいなぁ。　作れるとBacklogの機能美が失われてしまう(´;ω;｀)

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”孫課題”を好きなツールから整理してみたツール利用用途利用者・利用方法データ・情報の流れマインドマップ・思想を深める・カテゴリ整理個人が頭の整理に利用個人の中での対流～池のようなもの～コミュニケーションツール・掲示板形式の　　　公開対話チームが　テーマ毎に　　コメント常に流れる～川のようなもの～プロジェクト管理ツール・プロジェクト　　　　　管理複数チームが　各自検討を進め　　作業を管理全てを受めて管理～ダムのようなもの～ 3．孫課題が作成できないこと 

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・複数チームの複数人数をコントロールする上では、　シンプルな管理方法で運用したい。 ▶”孫”課題形成は独自ルールが生まれ過ぎる可能性大 ▶”複雑なルールを覚える”作業は排除すべき。　　「管理のための管理が生まれてしまう」 3．孫課題が作成できないこと  ”孫課題”を好きなツールから整理してみたツール利用用途利用者・利用方法データ・情報の流れプロジェクト管理ツール・プロジェクト　　　　　管理複数チームが　各自検討を進め　　作業を管理全てを受めて管理～ダムのようなもの～

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UNIXのターミナル ”ls”コマンドで”空”なら「何も表示されない」美しさ　➡ 表示しない・表示させないという機能をあえて持たせている。　　人間側が工夫した管理は、複数チームの複数名が関わっても、　　綺麗に管理できる状態になりやすいのでは？と思う。※個人的な感想 3．孫課題が作成できないこと  「沢山の機能がある便利そうな 10徳ナイフ」よりも、　機能美を追求した「1本のナイフ」をどう扱えるか？　人間が試されているように見えた。

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【今回伝えたいこと】～会議時間短縮に向けて～　・アジェンダを育てて、　　　並列で確認できることを極力増やす。　・人間の集中力には限りがあり、　　　会議から離脱させない工夫をする。　・並列検討＋参加者が集中した会議は、　　　自然と会議時間は短縮される。

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宣伝！ 2024年12月14日(土) ＠横浜　　〜Backlogに関わるイベント〜