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MIERUNE_BBQ_20240724_会議時間を短縮する下準備@札幌時計台
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tohge05
July 24, 2024
Business
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MIERUNE_BBQ_20240724_会議時間を短縮する下準備@札幌時計台
tohge05
July 24, 2024
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Transcript
会議時間を4分の1に減らす下準備 ~参加者の集中力を最大発揮するためのルールとは~ 2024/7/24 北海道ガス株式会社 峠 幸寛
峠 幸寛(とうげ ゆきひろ) 0から1が好き #札幌串打同盟 #ブッシュクラフト #燻製 #峠ブログ #クラフトビール #焚き火飯 #コミュニティ
立ち上げ
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峠 幸寛(新潟出身) X:@tohge05 出典 :https://www.asahi.com/articles/ASM633H 8BM63IIPE00B.html <経歴 2013年北ガスへ入社 > ▶【現場】 1年半
ガス工事現場監督 ▶【ハードウェア開発】 4年 電力自由化への発電所開発 ▶【ソフトウェア開発】 5年 IoT・AWSの社内勉強 コミュニティ立上げ ▶【プロジェクトマネジメント】 2年 ※開発中の2つのプロジェクト
発電所開発とシステム開発を比べてみた 構想/検討 良い現場/良い開発 品質 発電所建設 ガス工事 ・設計図面 ・打合せ議事録 ・工程が計画通り 500トンクレーンが置ける
・現場が綺麗 ・最新図面が明確 ・発電所納品 ・マンション引渡し ▶直接、見れる ※最後は設計図の記載よりも現場
発電所開発とシステム開発を比べてみた 構想/検討 良い現場/良い開発 品質 発電所建設 ガス工事 ・設計図面 ・打合せ議事録 ・工程が計画通り 500トンクレーンが置ける
・現場が綺麗 ・最新図面が明確 等 ・発電所納品 ・マンション引渡し ▶直接、見れる ※最後は設計図よりも現場 システム開発 ・仕様書 ・設計書 ・打合せ議事録 ・工程が計画通り ・仕様、課題が明確 ・課題検討者と期限が明確 ・資料の場所が明確 等 ・レビュー、テスト ・修正依頼が反映され切る ▶間接的に確認する ※どんな経緯だったかが大切
発電所開発とシステム開発を比べてみた 発電所開発 ガス工事 ➡ 構想/検討 良い現場/良い開発 品質 発電所建設 ガス工事 ・設計図面
・打合せ議事録 ・工程が計画通り 500トンクレーンが置ける ・現場が綺麗 ・最新図面が明確 等 ・発電所納品 ・マンション引渡し ▶直接、見れる ※最後は設計図よりも現場 システム開発 ・仕様書 ・設計書 ・打合せ議事録 ・工程が計画通り ・仕様、課題が明確 ・課題検討者と期限が明確 ・資料の場所が明確 等 ・レビュー、テスト ・修正依頼が反映され切る ▶間接的に確認する ※どんな経緯だったかが大切
発電所開発とシステム開発を比べてみた システム開発 ➡ 構想/検討 良い現場/良い開発 品質 発電所建設 ガス工事 ・設計図面 ・打合せ議事録
・工程が計画通り 500トンクレーンが置ける ・現場が綺麗 ・最新図面が明確 等 ・発電所納品 ・マンション引渡し ▶直接、見れる ※最後は設計図よりも現場 システム開発 ・仕様書 ・設計書 ・打合せ議事録 ・工程が計画通り ・仕様、課題が明確 ・課題検討者と期限が明確 ・資料の場所が明確 等 ・レビュー、テスト ・修正依頼が反映され切る ▶間接的に確認する ※どんな経緯だったかが大切 プロジェクト管理ツールを 欲する
峠の感想:機能美が素敵
サバイバルナイフは、 機能的にはシンプル。 なのに、人間側が工夫 すると いろんな使い道がある。 Backlogって、サバイバルナイフに似てる
「切る」「削ぐ」「割る」「刺す」「掘る」 「ほぐす」「フェザースティックを作る」 「ファイヤースターターで火花を放つ」 「枝でペグを作る」▶ 1つ機能でも、色々出来ちゃう。 Backlogのシンプルな機能で、色々できる部分が似ている。 特に、”情報の集約力 ”が魅力。 Backlogって、サバイバルナイフに似てる
• 親課題一覧 ・会議: アジェンダと議事録 ・ToDo: 何をすればいいか明確なもの ・課題: 複数のToDoが発生し得るもの ・成果物: 各工程におけるレビュー対象物 ・タスク: 成果物を修正する内容 ・変更管理: 仕様変更に伴う 「前提条件、原因、対応方法、工数、 対応結果、運用上の注意点」を整理
Backlog利用ルールについて#1
会議カードのサンプル ▪アジェンダ --- 議事録 【会議名】 【日時】2024年月日() 【場所】北海道ガスグループ本社 ◦◦室 【出席者(敬称略)】 北ガス:峠 【資料】
【議題】 【決定事項】 【ToDo】 【主な議事内容(決定事項、TODO事項を中心に記載)(敬称略)】
会議カードを育てる ▪アジェンダ <MIERUNE BBQ〜#10 in 札幌時計台〜> ・ 自己紹介_北ガス 峠 :「なのに系ガス会社」で働いています。
資料: ファイルURL <MIERUNE Meetup in Scarts> ・デザインが全部かっこいい。 --- 議事録 【イベント名】 <MIERUNE BBQ〜#10 in 札幌時計台〜>
• 全ての課題ステータスを完了は、プロマネのみ実施 • 会議中の”ToDo”を子課題としてぶら下げる。 成果物(設計書)へのToDoは、”タスク”として子課題 Backlog利用ルールについて#2 会議: <議事録本文> 【ToDo】 課題キー:ToDo①
課題キー:ToDo② 課題キー:ToDo③ 課題キー:タスク① 課題キー:タスク② 課題キー:タスク③ ToDo① ToDo② ToDo③ 成果物:A タスク① タスク② タスク③ 成果物:B
私のBacklogのお気に入り 1.資料保存 ~SVNとファイルの使い分け~ 2.会議カードの運用 3.孫課題が作成できないこと
▪SVN ・承認が必要なもの、 互いに更新する可能性があるものを保存 →資料の履歴管理のため。 「最新版どれ? 」と「後戻り」を無くす。 ▪ファイル ・”打合せ時点 ”の資料を格納。 ファイルURLをアジェンダへ追記。
例:20240724_MIERUNE_BBQ#10_峠 →資料へのアクセス性を高めるため。 「今日の打合せ資料どこ? 」を無くす。 1.資料保存 ~SVNとファイルの使い分け~
2.会議カードの運用 <ポイント> ①アジェンダの追記+事前連絡 ②確認事項は資料名がわかるようにスクショ張付け ③アジェンダを上からなぞれば、会議完了
<ポイント> ①アジェンダの追記+事前連絡 ▶追加の依頼事項は全て事前に記載 ②確認事項は資料名がわかるようにスクショ張付け ▶Excelの吹出しによる修正依頼よりスクショが楽 ▶更新結果もスクショ。ファイルを開かずチェック ③アジェンダを上からなぞれば、会議完了 ▶すり合わせ内容の集約 ▶ファイル保存で資料を探す手間をゼロに 2.会議カードの運用
会議カードを育てる ▪アジェンダ <MIERUNE BBQ〜#10 in 札幌時計台〜> ・ 自己紹介_北ガス 峠 :「なのに系ガス会社」で働いています。
資料: ファイルURL <MIERUNE Meetup in Scarts> ・デザインが全部かっこいい。 --- 議事録 【イベント名】 <MIERUNE BBQ〜#10 in 札幌時計台〜> ①追記 ①追記 ②スクショ 張り付け ③ 上 か ら 確 認 す れ ば 会 議 が 終 わ る
会議カードへのアジェンダ集約イメージ ToDo① 依頼① 依頼② 依頼③ 返答① 指摘① 指摘② ▪アジェンダ <依頼事項>
①AAA ②BBB ③CCC <確認事項> 返答内容①について 資料: fileURL <資料への指摘> ① 資料のスクショ#1 ② 資料のスクショ#2 ToDo③ ToDo② ToDo④ 事前にアジェンダで全やり取りを拾い上げ、 定例会議後に子課題を生め ば、抜け漏れが無い 2.会議カードの運用 情報集約!
2.会議カードの運用 Before 【会議】 進捗報告 作業依頼 資料提示 資料への指摘 資料説明 意思決定
ディスカッション Backlogを活用した会議の変化
Backlogを活用した会議の変化 Before After 【会議】 進捗報告 作業依頼 資料提示 資料への指摘 資料説明
意思決定 ディスカッション 【Backlog】 進捗報告(+子課題にて催促 ) 作業依頼 資料提示 資料への指摘(+指摘への回答 ) 【会議】 資料説明 意思決定 (予め上層部へ確認 ) ディスカッション +具体的なテーマ 協議内容の濃度が高まり、会議時間が週4時間➡1時間へ 2.会議カードの運用
3.孫課題が作成できないこと <Backlog 利用_1か月目> あれ、孫課題できない! なんでだろう。。。 <現在> うん、孫課題は作れない方がいい なぁ。 作れるとBacklogの機能美が失われてしまう(´;ω;`)
”孫課題”を好きなツールから整理してみた ツール 利用用途 利用者・利用方法 データ・情報の流れ マインドマップ ・思想を深める ・カテゴリ整理 個人が頭の整理に 利用
個人の中での対流 ~池のようなもの~ コミュニケーション ツール ・掲示板形式の 公開対話 チームが テーマ毎に コメント 常に流れる ~川のようなもの~ プロジェクト管理 ツール ・プロジェクト 管理 複数チーム が 各自検討を進め 作業を管理 全てを受めて管理 ~ダムのようなもの~ 3.孫課題が作成できないこと
・複数チームの複数人数をコントロールする上では、 シンプルな管理方法で運用したい。 ▶”孫”課題形成は独自ルールが生まれ過ぎる可能性大 ▶”複雑なルールを覚える”作業は排除すべき。 「管理のための管理が生まれてしまう」 3.孫課題が作成できないこと ”孫課題”を好きなツールから整理してみた ツール 利用用途 利用者・利用方法
データ・情報の流れ プロジェクト管理 ツール ・プロジェクト 管理 複数チーム が 各自検討を進め 作業を管理 全てを受めて管理 ~ダムのようなもの~
UNIXのターミナル ”ls”コマンドで”空”なら「何も表示されない 」美しさ ➡ 表示しない・表示させないという機能をあえて持たせている。 人間側が工夫した管理は、複数チームの複数名が関わっても、 綺麗に管理できる状態になりやすいのでは?と思う。※個人的な感想 3.孫課題が作成できないこと 「沢山の機能がある便利そうな 10徳ナイフ」よりも、
機能美を追求した「1本のナイフ 」をどう扱えるか? 人間が試されている ように見えた。
【今回伝えたいこと】 ~会議時間短縮に向けて~ ・アジェンダを育てて、 並列で確認できることを極力増やす 。 ・人間の集中力には限りがあり、 会議から離脱させない工夫 をする。 ・並列検討+参加者が集中した会議は、 自然と会議時間は短縮される
。
宣伝! 2024年12月14日(土) @横浜 〜Backlogに関わるイベント〜