Een voorschrijvend beslissingsmodel binnen de gemeente Den Haag Het optimaal toewijzen van werkzaamheden Rick Spaans Big Data Expo 13 september 2023

2 Business Analytics OCW ondersteunt het informatie gestuurd werken Informatie Gestuurd Werken Data Implementatie/ advies Dataproducten • Beschikbaar • Vindbaar • Kwaliteit • Rapportages/dashb. • Analyses • Advanced Analytics Privacy wetgeving en richtlijnen Ethische normen Transparantie Veiligheidseisen • Vaardigheden • Borging • Evaluatie

3 Vanuit een breed spectrum aan analytics Netwerkanalyse zorgaanbieders Voorspelmodellen Wmo en Jeugdhulp ALPA Analyse Formele sociale basis BI-rapportages en -dashboards Den Haag in Cijfers

4 Gemeente Den Haag, dienst OCW • Leerling- en Onderwijszaken • Uitvoering Leerplichtwet • Kinderen van 5-16 jaar zijn leerplichtig, 16 en 17 jarigen hebben een kwalificatieplicht • Leerplichtambtenaren behandelen verzuimmeldingen

5 Aanleiding onderzoek • Meer (multi-)problematiek • Aantal thuiszitters neemt aanzienlijk toe • Wachtlijsten Jeugdhulp en Speciaal Onderwijs lopen op • Werklast van de leerplichtambtenaren is de afgelopen jaren flink toegenomen • Zeer hoge dagelijkse werkdruk • Krappe arbeidsmarkt • Aanpak: meer gericht op zorg dan handhaving • Vereist inzicht in de werkbelasting (werkvoorraden, doorlooptijden) • Wens voor een efficiëntere verdeling van het werk

6 Van rapportages en dashboards naar beslismodel Leerlingen Basis Administratie [Data] | Registratie Dashboards /Rapportages Geregistreerde waarden • Werkvoorraden • Doorlooptijden • Aantal medewerkers/fte’s • Werkbelasting • Caseload Wiskundig model (beslismodel) Werkvoorraden, doorlooptijden, schema’s, … Mogelijke maatregelen/ beslissingen Wettelijke bepalingen • Hoe hoog is de werkvoorraad? • Hoe hoog zijn de doorlooptijden? • Wat is de werkbelasting van de medewerkers? • Hoeveel fte’s zijn er nodig? • Aan welke knoppen kunnen we draaien om onze doelstellingen te realiseren? • Hoe kunnen we het verloop verminderen? • Moeten we leerplichtambtenaren aan scholen blijven koppelen? • Kan het huidige proces geoptimaliseerd worden? • Wat is de optimale allocatie van leerplichtambtenaren?

7 ALPA Allocatie Leerplichtambtenaren Mixed integer programmeringsmodel Belangrijkste doelstellingen: • Minimale werkvoorraad • Evenredige werkbalans • Urgente meldingen oppakken

8 Beslismodel ALPA Werkvoorraad Werkbalans Urgentie melding

9 Output: werklijsten Inlezen LBA Optimalisatie Creëer werklijst 06:00 08:00 08:01

10 Resultaten 1. Werklijsten: Volledig geautomatiseerd en geoptimaliseerd Consistente, transparent, optimale allocatie leerplichtambtenaren 2. Inzicht in benodigd aantal fte’s 3. Impact-analyse op te realiseren doelstellingen o Vertaling van strategie en beleid naar uitvoering o Weten aan welke knoppen moet worden gedraaid voor het gewenste effect o Monitoren (planning versus realisatie) o Gemeentebreed inzetbaar - Gebruik van beschikbare technologie - Hergebruik van functies o Bijvangst op gebied van datakwaliteit, procesoptimalisatie , inzicht in taken en verantwoordelijkheden, kennisontwikkeling medewerkers 4. Schaalbaar en kosten-effectief 5. In control of the business o Communicatie met scholen, leerplichtambtenaren, management

11 Take aways De inzet van beslismodellen geeft slagkracht. • Biedt de mogelijkheid tot kwantificering en managen van kansen en risico’s; • Biedt de mogelijkheid om te leren voordat de beslissing wordt uitgevoerd; • Operationele activiteiten volgen uit de strategische doelstellingen.