ST FK Väst Arbetsmiljöombud

Transcript

1. Digital arbetsmiljö: en översikt Jonas Söderström ST/FK Arbetsmiljöombud • Lundsbrunn • 13 maj
2. Hej! Kul att 
 vara här! • Digital arbetsmiljö 
 för runt 20 år sedan • Digitala lösningar sedan 1980 • ”UX-strateg” • Konsult, utbildare • Regeringen • ICA • Polisen • KF • Försäkringskassan • Axfood • Prevent • Sunt Arbetsliv • Lärarförbundet • SIF • CAB • SL • Unionen • IFSW
3. Jonas Söderström • 2022
4. 1. Vad är digital arbetsmiljö? 2. Vilka är problemen? 3. Lagen 4. Verktyg 5. Lösningar
5. Vad är?
6. Välkommen till jobbet! Inte så smart kanske
8. Är jag inne eller ute?
9. Tre personer för att försöka hitta extrapriset i säljsystemet
10. Jonas Söderström • 2022
11. Alla förhållanden i arbetet där man interagerar med eller styrs av digitala system Digital arbetsmiljö:
12. Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö
13. Digital arbetsmiljö Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor 
 & uppgift Teknisk 
 kvalitet: 
 stabilitet, kapacitet
14. God digital arbetsmiljö God användbarhet: 
 enkelt, intuitivt, 
 konsekvent, 
 lätt att hitta rätt, 
 svårt att göra fel, 
 bra utbildning 
 och införande Fungerande teknik: stabilt, 
 inga krascher, snabbt nätverk, snabb respons 
 Nytta för arbetet: fl exibilitet, enklare administration, 
 fokus på kärnuppgift, empowerment, självständighet Inverkan på själva arbetet Anpassat till 
 människor 
 & uppgift Teknisk 
 kvalitet: 
 stabilitet, 
 kapacitet 

15. Dålig digital arbetsmiljö ”IT-strul”: servern nere, printern krånglar, långsamt nätverk, långa väntetider, uppdateringar som stör arbetet Dålig användbarhet: 
 orimligt många klick, 
 svårt att hitta, 
 lätt att göra fel, 
 svag feedback, dålig utbildning Tids- och motivationstjuvar: detaljstyrning, betungande administration, nedskärningar, brist på fl exibilitet, stödjer inte verkliga uppgifter Anpassat till 
 människor 
 & uppgift Inverkan på själva arbetet Teknisk 
 kvalitet: 
 stabilitet, 
 kapacitet
16. Dålig 
 design Tids- 
 slöseri, 
 extra- 
 jobb Dålig digital arbetsmiljö Tekniska 
 problem, 
 förseningar
17. ”Teknik- strul” Vems ansvar? it-avdelning, 
 utveckling, upphandling, leverantörer, HR (införande och utbildning), 
 it-strategi förvaltning, it-drift, support ledning, verksamhetutvecklare, digitala strateger Dålig använd- barhet Negativ inverkan på arbetet
18. Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö Musarm Paddnacke SMS-tumme 
 Syn-ergonomi Styrning, kontroll/ övervakning, känsla av misstro, arbets/fritid-balans
19. Jonas Söderström • 2022
20. Jonas Söderström • 2022
21. Problemen: 
 Fyra pusselbitar
22. Kontroll- 
 förlust Kognitiv last (krav) Emotionell belastning Etisk stress
23. Emotionell 
 förlust Kognitiv last (krav)
24. Krav – Kontroll
25. Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll Stress
26. Jonas Söderström • 2022 Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll Stress Nya typer av styrning och kontrollförlust
27. Kontrollförluster Mikro 
 (sekunder) Makro (år) Vänta 
 på respons 
 från systemet: 
 ”mikrostress”
28. Skyddsombudet Silvana Vretovska 
 Kommunalarbetaren 20 dec 2018
29. Kontrollförluster Mikro 
 (sekunder) Makro (år) Vänta 
 på respons 
 från systemet: 
 ”mikrostress” Avbrott 
 för uppdateringar
31. Jonas Söderström • 2022 ”Loggades ut innan jag han göra klart … måste starta om logga in igen och det jag skrivit in försvann.”
32. Kontrollförluster Mikro 
 (sekunder) Makro (år) Vänta 
 på respons 
 från systemet: 
 ”mikrostress” Avbrott 
 för uppdateringar Detalj- 
 styrning av arbetet (”digital Taylorism”)
34. Jonas Söderström • 2022 Ökad detaljkontroll
35. Kontrollförluster Mikro 
 (sekunder) Makro (år) Vänta 
 på respons 
 från systemet: 
 ”mikrostress” Avbrott 
 för uppdateringar Får inte påverka arbetsverktyg och -processer Detalj- 
 styrning av arbetet (”digital Taylorism”)
36. Får inte vara med 
 och påverka digitala förändringar Unionen, Vision, ST 2015–2017
37. Jonas Söderström • 2022 Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll Stress Nya nivåer 
 av krav 
 pga 
 kognitiva belastningar
38. Jonas Söderström • 2022 1. Drakoniska lösenordsbyten Ökade kognitiva krav
39. ”Password expired”
40. 21 system
41. ≈ 270 lösenords-uppdateringar per år Ø var 4e vecka ≈ 13/år x 21 system ≈ 273 252 arbetsdagar per år
43. • A password should consist of at least six characters, and should include at least one of the following: • At least one capital letter (A – Z) • At least one small letter (a – z) • At least one digit (0 -9) • Should not contain "special characters" such as %, for example • A password may not be the same as a user name, or consist of part of a user name. • A password may not be associated with personal information such as, e.g. a name, personal identity number, telephone number, etc. • A password may not be a combination of digits, a word or a common combination of words that can be found in a dictionary or used in everyday language, regardless of language. • A password must be changed every ninetieth day and may not be the same as one used previously. • A password should not be noted down. If noted, the password should be treated as a document of value.
44. Jonas Söderström • 2022 ”Säkerhetsteater”
45. Jonas Söderström • 2022 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, 
 dåligt utformad Ökade kognitiva krav
46. Jonas Söderström • 2022
47. Jonas Söderström • 2022
48. Jonas Söderström • 2022
49. Jonas Söderström • 2022
50. Skolans budget överskreds 
 med tiotals miljoner kr
51. ”Hur kan jag vara 
 så blåst? Vad är det 
 som jag inte förstår?!?”
52. Beställning Somaliska Thailändska Tigrinja 90 60 90 OK
53. Beräkna kostnad Somaliska Thailändska Tigrinja 90 60 90 h OK
54. Beräkna kostnad Somaliska Thailändska Tigrinja 1,5 1 1,5 h
55. Jonas Söderström • 2022 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, 
 dåligt utformad 3. Ständiga larm och noti fi eringar Ökade kognitiva krav
56. 66 sängar med hjärtmonitor: 187 larm per säng och dag Totalt ≈15000 larm per dag 381 560 larm per månad från ett system Intensivvårdsavdelning på University of California, San Francisco Medical Center
57. Totalt, inklusive larm 
 per sms och med ljus: 2 507 822 unika larm per månad. Den överväldigande delen falska. Drew, B et al: Insights into the Problem of Alarm Fatigue with Physiologic Monitor Devices. (Oct 2014) Intensivvårdsavdelning på University of California, San Francisco Medical Center
60. Jonas Söderström • 2022 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, 
 dåligt utformad 3. Ständiga larm och noti fi eringar 4. Integration – i användarens huvud Ökade kognitiva krav
61. LÄSA SKRIVA ”AB 113” ”402333”
62. LÄSA SKRIVA
63. Elevdatabas Riktig elevförteckning i Excel
64. Ekonomisystem Budget efter kalenderår Terminsbudget i Excel
65. Jonas Söderström • 2022 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, 
 dåligt utformad 3. Ständiga larm och noti fi eringar 4. Integration – i användarens huvud 5. Olika sätt att interagera Ökade kognitiva krav
66. Karolinska Institutet Biblioteket, 18 feb 2014 110 anställda 117 system
68. Systemen är olika 04.12.20 04-12-20 2020-04-11 12.04,20 1959-03-21-1237 590321-1237 19590321-1237 195903211237
69. Lina jobbar med två system: 
 i ett ska hon använda punkt, i det andra komma 1.5 tim 1,5 tim
70. Vad händer om hon råkar skriva 
 komma i systemet som kräver punkt? 1.5 tim 1,5 tim 1,5 tim
71. Systemet ignorerar kommatecknet och registrerar 15 timmar, utan felmeddelande! 15 tim
72. / Flickr DITT NYA SYSTEM
73. Jonas Söderström • 2022 Min miljö
74. Etisk belastning Frustration
75. ”Det är jobbigt 
 att behöva arbeta 
 med system som får en att känna sig dum” 

76. Jonas Söderström • 2022 X skickar SMS 
 om en anställnings- 
 intervju
77. ”Det är inget på det här jobbet som har fått mig att gråta – utom [x-system]. 
 Vid ett antal tillfällen.” ”Man får försöka hitta 
 kreativa lösningar för att 
 kunna sköta sitt jobb.” 4600 anställda, Stockholm, okt 2017
79. Du har problem med lösenordsbytet? 
 Jag bryr mig inte.
80. Emotionell stress ”Samvetsstress”
81. Polisens rapportsystem PUST
83. Betygsättning
85. ”Onödigt och oskäligt arbete” Sådant som borde göras av någon annan, 
 eller inte göras alls
86. Kontroll- 
 förlust Kognitiv last (krav) Emotionell belastning Etisk stress
87. Jonas Söderström • 2022 Lagen
88. Jonas Söderström • 2022 Teknik, arbetsorganisation och arbetsinnehåll skall utformas så att arbetstagaren inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. AML, Kapitel 2, § 1
89. Jonas Söderström • 2022 Maskiner, redskap och andra 
 tekniska anordningar skall vara så beska ff ade och placerade och brukas på sådant sätt, 
 att betryggande säkerhet ges mot ohälsa 
 och olycksfall. AML, Kapitel 2, § 5
90. Jonas Söderström • 2022 För att förebygga ohälsosam arbetsbelastning, bör [arbetsgivaren] försäkra sig om att den teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras. OSA (AFS 2015:4) , § 9
91. Det är väsentligt att identi fi era orsakerna bakom arbetsbelastningen … Utöver den organisatoriska och sociala arbetsmiljön kan fysiska, kognitiva och ergonomiska förhållanden bidra till arbetsbelastningen. OSA (AFS 2015:4) , § 9
92. Jonas Söderström • 2022 Programvara och system skall vara 
 lämpligt utformade med hänsyn till arbetsuppgiftens krav och användarens förutsättningar och behov. Arbete vid bildskärm (AFS 1998:5), § 10
93. Jonas Söderström • 2022
94. Jonas Söderström • 2022 (Sju principer) 
 6. Human-centred systems and innovative technologies in the public sector, strengthening its pioneering role 
 in the research on secure and trustworthy technology design.
95. Jonas Söderström • 2022 Arbetstagaren skall ges möjlighet 
 att medverka i utformningen 
 av sin egen arbetssituation 
 samt i förändrings- och utvecklingsarbete 
 som rör hans eget arbete. AML, kapitel 2, § 1
96. Verktyg
97. Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM, AFS 2001:1)
98. SAM-hjulet Undersök Riskbedöm Åtgärda Följ upp
99. Kartlägga den befintliga miljön digironden.suntarbetsliv.se Bedöma risk 
 vid förändringar prevent.se/it
100. Digi-ronden 
 SuntArbetsliv https://digironden.suntarbetsliv.se/
102. Jonas Söderström • 2022 • Introduktion, kort film, • Övergripande info • Länkar till Förstå-delen • Fördjupande texter 
 (i flera lager) • Några korta filmer • Film för inledande möte (APT) • Tre checklistor • Handledning för plan
103. Jonas Söderström • 2022 Inledande möte – 
 se film, diskutera Tre checklistor: • Anpassning till människan • Stöd för verksamheten • Fungerande teknik 2–3 min film ≈ 15 frågor Diskutera svar Göra handlings- plan • Prioritet • Ansvarig • Klart när
106. Jonas Söderström • 2022 Är verksamhetens digitala system enkla att använda? • Uppmärksamma it-avdelningen • Engagera usability-expert för utvärdering • Gör uppskattning av förlorad tid
107. Jonas Söderström • 2022 Görs riskbedömning av nya digitala system eller större uppdateringar? Åtgärd: • Använd Prevents ”Inför rätt IT”
108. Inför rätt IT 
 Prevent https://prevent.se/IT
110. Jonas Söderström • 2022 Kommer det att göras regelbundna och återkommande användningstester 
 med riktiga användare 
 i den verkliga arbetsmiljön under utvecklingsarbetet?
111. Jonas Söderström • 2022 Är det tydligt vilka arbetsuppgifter som systemet ska hjälpa till att lösa?
112. Jonas Söderström • 2022 Nej Ansvar och tid Åtgärd
113. Tre områden 
 för digital arbetsmiljörond FEM
114. Fem aspekter att undersöka 1. Hårdvara, nätverk och fysiska kvaliteter 2. Användbarhet och design 3. Utbildning, införande, stöd 4. Inverkan på / Anpassning till arbetet 5. Kopplingar och beroenden mellan fl era system
115. •Undersöks bäst på plats •En hel del kan rättas direkt •Ansvar: Drift, förvaltning, IT-support •Tillräckligt antal datorer? •Hantering, placering? •Bildskärmar, tangentbord? •Laddning, kringutrustning, sladdar? 1. Hårdvara, nätverk, fysiska kvaliteter
117. 2. Användbarhet, design • Inställningar – till exempel inaktiv tid innan systemet stänger • 2. Design, använd- barhet • Ansvar: IT-avdelning, upphandling, 
 krav på leverantörer •System som ”talar annat språk” (andra begrepp)? •Många klick, ologiskt, oöverskådligt? •Många inloggningar?
118. 3. 
 Utbildning, införande, stöd • Ansvar: HR, 
 IT-support • Finns lokal support med mandat och ansvar för verksamhetskritiska system och verktyg? • Har medarbetarna fått utbildning? Repetitions- utbildning, coachning 
 på plats? • Finns extra stöd vid arbetstoppar och kritiska tidpunkter?
119. ”...druknar i styrsystem” • Ansvar: ledning, verksamhets- utvecklare med it, digitaliserings- ansvariga •Stödjer rätt arbetsuppgifter? •Pålagor, skapar orimlig tids- åtgång? •Gränslöst arbete? •”Digital taylorism”? 4. 
 Inverkan på arbetet ”Vi drunknar 
 i styrsystem”
120. 5. 
 Kopplingar mellan fl era system • Svåraste problemen att lösa • Beroende av system som andra organisationer driftar eller äger • Vem har ansvar? • Andra åtgärder under tiden?
121. Hur kan man lösa problemen? ?
122. Judith / F under cc-licens lickr Fem åtgärdsnivåer 4. Anpassa och ändra systems funktioner/design 3. Tekniska förbättringar ”under huven” 2. Ändra och anpassa verksamheten 1. Utbildning, stöd, vägledning 5. Byta hela system/tjänster
123. 5. Byta system • Stort verksamhetssystem – lång process • Litet system – gratistjänster? Open source? • Om man byter system: bevaka era nyckelkrav, 
 inte bara problemen! • ”Att registrera en faktura 
 får inte ta mer än 8 klick.”
124. Kommunalarbetaren, 15 okt 2016
125. Kommunalarbetaren, 15 okt 2016 ”Vi fick berätta hur vår arbetsdag såg ut, 
 och företaget byggde appen efte r­ våra behov”
126. Vårdfokus, 6 sep 2017
127. Foto: Jenny Leyman/Vårdfokus +8 % produktivitet
129. 4. Ändra och anpassa • Förändra funktioner • Förändra design • Svårt med kommersiellt inköpta program … • … men många system kan kon fi gureras och anpassas • Billigast vid beställning / utveckling • Förändringar kräver goda skäl – verksamhet och arbetsmiljö
130. Jonas Söderström • 2022 Mät efter ändringar Före ”Systemet hjälper mig att göra analys”
131. Jonas Söderström • 2022 Mät efter ändringar Efter ”Systemet hjälper mig att göra analys”
132. 3. Förbättringar ”under huven” • ”Systemet är trögt” • Uppgradera nätverk, servrar • Fler licenser • Högre kapacitet
133. 2. Ändra verksamheten Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk 
 och social arbetsmiljö
134. 2. Ändra verksamheten • Ge mer tid till uppgift X • Ta bort uppgift Y – ge till andra • Rensa bort administration • Skapa policies
135. 1. Utbildning, införande, stöd • Utbildning/coachning på plats • Undvik förändringar vid arbetstoppar • Repetionsutbildning • Ökad support • Support måste fi nnas nära till hands 
 för verksamhetskritiska system • Support måste förstå verksamheten
136. Landstinget Dalarna ➡ IP-telefoni ➡ Pascal ➡ TakeCare ➡ ICF ➡ Ny funktionalitet på SITHS-kort M T O T F M T O T F M L S L S Försommaren 2013
137. Ta initiativet
138. Era krav på utbildning •Överenskommet i förväg •Får ej prioriteras bort •Måste vara på system som verkligen ska användas
141. Checklistan kan fritt 
 laddas ner från http://javlaskitsystem.se/verktyg/
142. Jonas Söderström • 2022 Spellista BlindHen
143. Jonas Söderström • 2022
144. Jonas Söderström • 2022 Tack! Mejl: 
 jonas@kornet.nu Webb: 
 javlaskitsystem.se Speakerdeck: 
 jonas_blind_hen Foto: Lars Lundqvist