Digital arbetsmiljö för ST Försäkringskassan 11 dec 2024

Transcript

1. Jonas Söderström • 2024 Hur en usel digital arbetsmiljö Jonas Söderström Webbinarium ST Försäkringskassan • 11 dec 2024 stressar oss på jobbet
2. Jonas Söderström • 2024
3. Jonas Söderström • 2024 • ”User Experience”, UX • Webb sedan 1994 • Digitala lösningar sedan 1980 • Författare, utbildare, konsult • Regeringen • ICA • Polisen • KF • Försäkringskassan • Riksdagen • Norges regering • Europarådet • Pensionsmyndigheten • MSB • Lärarförbundet • Unionen • Vetenskapsrådet • KTH … Hej!
4. Jonas Söderström • 2024
5. Jonas Söderström • 2024 1994–
6. Jonas Söderström • 2024 Dagens medicin, 27 sep 2024
7. Jonas Söderström • 2024
8. Jonas Söderström • 2024 Kommunalarbetaren 27 apr 2023
9. Jonas Söderström • 2024 Kollega , 1 sep 2023 ”Handläggningen har havererat. […] Systemet som skulle automatisera arbetsuppgifter har istället lett till ökad manuell hantering, och varje enskilt ärende tar längre tid.”
10. Jonas Söderström • 2024 ComputerSweden, 13 feb 2023
11. Jonas Söderström • 2024 Hon konstaterar att det här är något som en del i personalen lyft även tidigare men att man ändå suttit fast i de planeringssystem man använt och det tänkesättet. – Det borde inte gått så långt, vi borde lyssnat på dem för länge sedan. ’’ ComputerSweden, 13 feb 2023
12. Jonas Söderström • 2024 SVT Västernorrland, 8 sep 2023
13. Jonas Söderström • 2024 SVT Västernorrland, 8 sep 2023
14. Jonas Söderström • 2024 SR Dagens Eko, 6 okt 2023
15. Jonas Söderström • 2024 Voiser, 31 maj 2024
16. Jonas Söderström • 2024 Publikt, 6 juni 2024
17. Jonas Söderström • 2024
18. Jonas Söderström • 2024 Är jag inne eller ute?
19. Jonas Söderström • 2024 Snabbkurs! Vad kan påverkas oss negativt? Vad säger lagen? Några steg i praktiken Vad är digital arbetsmiljö?
20. Jonas Söderström • 2024 Vad är digital arbetsmiljö?
21. Jonas Söderström • 2024 Alla förhållanden i arbetet där man interagerar med eller styrs av digitala system Digital arbetsmiljö:
22. Jonas Söderström • 2024 Digital arbetsmiljö Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor & uppgift Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet
23. Jonas Söderström • 2024 God digital arbetsmiljö Fungerande teknik: stabilt, inga krascher, snabbt nätverk, snabb respons Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor & uppgift Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet
24. Jonas Söderström • 2024 God digital arbetsmiljö God användbarhet: enkelt, intuitivt, konsekvent, lätt att hitta rätt, svårt att göra fel, bra utbildning och införande Fungerande teknik: stabilt, inga krascher, snabbt nätverk, snabb respons Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor & uppgift Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet
25. Jonas Söderström • 2024 God digital arbetsmiljö God användbarhet: enkelt, intuitivt, konsekvent, lätt att hitta rätt, svårt att göra fel, bra utbildning och införande Fungerande teknik: stabilt, inga krascher, snabbt nätverk, snabb respons Nytta för arbetet: fl exibilitet, enklare administration, fokus på kärnuppgift, empowerment, självständighet Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor & uppgift Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet
26. Jonas Söderström • 2024 Dålig digital arbetsmiljö ”IT-strul”: servern nere, printern krånglar, långsamt nätverk, långa väntetider, uppdateringar som stör arbetet Anpassat till människor & uppgift Inverkan på själva arbetet Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet
27. Jonas Söderström • 2024 Dålig digital arbetsmiljö ”IT-strul”: servern nere, printern krånglar, långsamt nätverk, långa väntetider, uppdateringar som stör arbetet Dålig användbarhet: orimligt många klick, svårt att hitta, lätt att göra fel, svag feedback, dålig utbildning Anpassat till människor & uppgift Inverkan på själva arbetet Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet
28. Jonas Söderström • 2024 Dålig digital arbetsmiljö ”IT-strul”: servern nere, printern krånglar, långsamt nätverk, långa väntetider, uppdateringar som stör arbetet Dålig användbarhet: orimligt många klick, svårt att hitta, lätt att göra fel, svag feedback, dålig utbildning Tids- och motivationstjuvar: detaljstyrning, mer administration, brist på fl exibilitet, "onödigt och oskäligt arbete”, stödjer inte verkliga uppgifter Anpassat till människor & uppgift Inverkan på själva arbetet Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet
29. Jonas Söderström • 2024 ”Teknik- strul” Vems ansvar? förvaltning, it-drift, support Dålig använd- barhet Negativ inverkan på arbetet
30. Jonas Söderström • 2024 ”Teknik- strul” Vems ansvar? it-avdelning, utveckling, upphandling, leverantörer, HR (införande och utbildning), it-strategi förvaltning, it-drift, support Dålig använd- barhet Negativ inverkan på arbetet
31. Jonas Söderström • 2024 ”Teknik- strul” Vems ansvar? it-avdelning, utveckling, upphandling, leverantörer, HR (införande och utbildning), it-strategi förvaltning, it-drift, support ledning, verksamhetutvecklare, digitala strateger Dålig använd- barhet Negativ inverkan på arbetet
32. Jonas Söderström • 2024 Så påverkas vi: Fyra pusselbitar
33. Jonas Söderström • 2024 Kontroll- förlust Kognitiv last (krav) Emotionell belastning Etisk stress
34. Jonas Söderström • 2024 Emotionell belastning Etisk stress Kontroll- förlust Kognitiv last (krav)
35. Jonas Söderström • 2024 Krav – Kontroll
36. Jonas Söderström • 2024 Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll Stress
37. Jonas Söderström • 2024 Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll Nya typer av styrning och kontrollförlust Stress
38. Jonas Söderström • 2024 Kontrollförluster Mikro (sekunder) Makro (år) Vänta på respons från systemet: ”mikrostress”
39. Jonas Söderström • 2024 Skyddsombudet Silvana Vretovska Kommunalarbetaren 20 dec 2018
40. Jonas Söderström • 2024 Kontrollförluster Mikro (sekunder) Makro (år) Vänta på respons från systemet: ”mikrostress” Slumpmässiga krascher, avbrott för uppdateringar
41. Jonas Söderström • 2024 Systemet kan krascha när som helst, och då försvinner allt man skrivit i ärendet. Därför skriver man först sina anteckningar i Word och klistrar sedan in dem … … men då bryter man egentligen mot regelverket kring integritet och säkerhet… ’’
42. Jonas Söderström • 2024 Kontrollförluster Mikro (sekunder) Makro (år) Vänta på respons från systemet: ”mikrostress” Slumpmässiga krascher, avbrott för uppdateringar ”Digital Taylorism” och algoritmisk styrning
43. Jonas Söderström • 2024
44. Jonas Söderström • 2024 Kontrollförluster Mikro (sekunder) Makro (år) Vänta på respons från systemet: ”mikrostress” Avbrott för uppdateringar Får inte påverka arbetsverktyg och -processer ”Digital Taylorism” och algoritmisk styrning
45. Jonas Söderström • 2024 Får inte vara med och påverka digitala förändringar Unionen, Vision, ST 2015–2017
46. Jonas Söderström • 2024 Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll Stress Nya nivåer av krav pga kognitiva belastningar
47. Jonas Söderström • 2024 Ökade kognitiva krav 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, dåligt utformad 3. Ständiga larm/ alerts 4. Integration – i användarens huvud 5. Olika sätt att interagera
48. Jonas Söderström • 2024 ”Password expired”
49. Jonas Söderström • 2024 21 system varje dag HR Ekonomi Utbildning Teknik
50. Jonas Söderström • 2024 Lösenordsuppdateringar var 3, 4, 5 vecka HR Ekonomi Utbildning Teknik
51. Jonas Söderström • 2024 ≈ 270 lösenordsuppdateringar per år Ø var 4e vecka ≈ 13/år x 21 system ≈ 273 252 arbetsdagar per år
52. Jonas Söderström • 2024 Lösenord i klartext
53. Jonas Söderström • 2024 Ökade kognitiva krav 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, dåligt utformad 3. Ständiga larm/ alerts 4. Integration – i användarens huvud 5. Olika sätt att interagera
54. Jonas Söderström • 2024 Karolinska Institutet Biblioteket, 18 feb 2014 110 anställda 117 system
55. Jonas Söderström • 2024
56. Jonas Söderström • 2024 Systemen är olika 04.12.24 04-12-24 2024-04-12 12.04,24 1959-03-21-1237 590321-1237 19590321-1237 195903211237
57. Jonas Söderström • 2024 Den genomsnittlige användaren hoppade mellan skilda sajter och system 1200 gånger / dag 137 x 5 weeks = 3,200 days @ 3 Fortune 500 companies Harvard Business Review, 29 augusti 2022
58. Jonas Söderström • 2024 Etisk stress Kontroll- förlust Kognitiv last (krav) Emotionell belastning Frustration
59. Jonas Söderström • 2024 X skickar SMS om en anställnings- intervju
60. Jonas Söderström • 2024 ”Det är inget på det här jobbet som har fått mig att gråta – utom [x-system]. Vid ett antal tillfällen.” ”Man får försöka hitta kreativa lösningar för att kunna sköta sitt jobb.” 4600 anställda, Stockholm, okt 2017
61. Jonas Söderström • 2024 Du har problem med lösenordsbytet? Jag bryr mig inte.
62. Jonas Söderström • 2024 Emotionell belastning Kontroll- förlust Kognitiv last (krav) Etisk stress ”Samvetsstress”
63. Jonas Söderström • 2024
64. Jonas Söderström • 2024 Betygsättning
65. Jonas Söderström • 2024 Kontroll- förlust Kognitiv last (krav) Emotionell belastning Etisk stress
66. Jonas Söderström • 2024 Lagen
67. Jonas Söderström • 2024 Teknik, arbetsorganisation och arbetsinnehåll skall utformas så att arbetstagaren inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. AML, Kapitel 2, § 1
68. Jonas Söderström • 2024 Maskiner, redskap och andra tekniska anordningar skall vara så beska ff ade och placerade och brukas på sådant sätt, att betryggande säkerhet ges mot ohälsa och olycksfall. AML, Kapitel 2, § 5
69. Jonas Söderström • 2024 För att förebygga ohälsosam arbetsbelastning, bör [arbetsgivaren] försäkra sig om att den teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras. OSA (AFS 2015:4) , § 9
70. Jonas Söderström • 2024 Programvara och system skall vara lämpligt utformade med hänsyn till arbetsuppgiftens krav och användarens förutsättningar och behov. Arbete vid bildskärm (AFS 1998:5), § 10
71. Jonas Söderström • 2024 Arbetstagaren skall ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör hans eget arbete. AML, kapitel 2, § 1
72. Jonas Söderström • 2024
73. Jonas Söderström • 2024 (Sju principer) 6. Human-centred systems and innovative technologies in the public sector, strengthening its pioneering role in the research on secure and trustworthy technology design.
74. Jonas Söderström • 2024 Vad kan vi göra?
75. Jonas Söderström • 2024 Kommunalarbetaren, 15 okt 2016
76. Jonas Söderström • 2024 Kommunalarbetaren, 15 okt 2016 ”Vi fick berätta hur vår arbetsdag såg ut, och företaget byggde appen efte r­ våra behov”
77. Jonas Söderström • 2024 Vårdfokus, 6 sep 2017
78. Jonas Söderström • 2024 Foto: Jenny Leyman/Vårdfokus +8%
79. Jonas Söderström • 2024
80. SAM-hjulet Undersök Riskbedöm Följ upp Åtgärda
81. Jonas Söderström • 2024 Hårdvara, nätverk, fysiska kvaliteter utveckling, upphandling, HR (införande och utbildning), it-strategi förvaltning, it-drift, support ledning, verksamhetsutvecklare, digitala strateger Design, använd- barhet Inverkan på arbetet En praktisk indelning
82. Jonas Söderström • 2024 Tre områden för digital arbetsmiljörond FEM
83. Jonas Söderström • 2024 Fem aspekter att undersöka 1. Hårdvara, nätverk och fysiska kvaliteter 2. Användbarhet och design 3. Utbildning, införande, stöd 4. Inverkan på / Anpassning till arbetet 5. Kopplingar och beroenden mellan fl era system
84. Jonas Söderström • 2024 •Undersöks bäst på plats •En hel del kan rättas direkt •Ansvar: Drift, förvaltning, IT-support •Tillräckligt antal datorer? •Hantering, placering? •Bildskärmar, tangentbord? •Laddning, kringutrustning, sladdar? 1. Hårdvara, nätverk, fysiska kvaliteter
85. Jonas Söderström • 2024 2. Användbarhet, design • Inställningar – till exempel inaktiv tid innan systemet stänger • 2. Design, använd- barhet • Ansvar: IT-avdelning, upphandling, krav på leverantörer •System som ”talar annat språk” (andra begrepp)? •Många klick, ologiskt, oöverskådligt? •Många inloggningar?
86. Jonas Söderström • 2024 3. Utbildning, införande, stöd • Ansvar: HR, IT-support • Finns lokal support med mandat och ansvar för verksamhetskritiska system och verktyg? • Har medarbetarna fått utbildning? Repetitions- utbildning, coachning på plats? • Finns extra stöd vid arbetstoppar och kritiska tidpunkter?
87. Jonas Söderström • 2024 ”...druknar i styrsystem” • Ansvar: ledning, verksamhets- utvecklare med it, digitaliserings- ansvariga •Stödjer rätt arbetsuppgifter? •Pålagor, skapar orimlig tids- åtgång? •Gränslöst arbete? •”Digital taylorism”? 4. Inverkan på arbetet ”Vi drunknar i styrsystem”
88. Jonas Söderström • 2024 5. Kopplingar mellan fl era system • Svåraste problemen att lösa • Beroende av system som andra organisationer driftar eller äger • Vem har ansvar? • Andra åtgärder under tiden?
89. Jonas Söderström • 2024
90. Jonas Söderström • 2024
91. SAM-hjulet Undersök Riskbedöm Åtgärda Följ upp Åtgärda
92. Jonas Söderström • 2024 Judith / F under cc-licens lickr Fem åtgärdsnivåer 4. Anpassa och ändra systems funktioner/design 3. Tekniska förbättringar ”under huven” 2. Ändra och anpassa verksamheten 1. Utbildning, stöd, vägledning 5. Byta hela system/tjänster
93. Jonas Söderström • 2024 Mät efter ändringar Före ”Systemet hjälper mig att göra analys”
94. Jonas Söderström • 2024 Ny design av ux-experter
95. Jonas Söderström • 2024 Mät efter ändringar Efter ”Systemet hjälper mig att göra analys”
96. Jonas Söderström • 2024 Era krav på utbildning •Överenskommet i förväg •Får ej prioriteras bort •Måste vara på system som verkligen ska användas
97. Jonas Söderström • 2024
98. Jonas Söderström • 2024
99. Jonas Söderström • 2024 Checklistan kan fritt laddas ner från http://javlaskitsystem.se/verktyg/
100. Jonas Söderström • 2024 … men AI då?
101. Jonas Söderström • 2024 Forbes, 23 juli 2024 1250 US, UK, Australien & Canada
102. Jonas Söderström • 2024
103. Jonas Söderström • 2024 Summering
104. Jonas Söderström • 2024
105. Jonas Söderström • 2024
106. Jonas Söderström • 2024
107. Jonas Söderström • 2024 Använd SAM! Ta hjälp av ux-expertis! Testa Digi-ronden!
108. Jonas Söderström • 2024 Spellista BlindHen
109. Jonas Söderström • 2024 Tack! Mejl: jonas@kornet.nu Web: javlaskitsystem.se LinkedIn: Jonas Söderström Foto: Lars Lundqvist