Asanaのタイムトラッキング機能を推したい

タイムトラッキングしないことは
体重計に乗らないでダイエットに挑戦しているものです

Transcript

1. Asanaの タイムトラッキング機能を 推したい！ 東京Asanaコミュニティ　 2025.12.10 丹羽　貴大
2. 自己紹介 名前　丹羽 貴大（にわ　たかひろ） 所属　株式会社クロス・マーケティンググループ 部署　グループ経営企画本部　　 Asana歴　4年半　2021年7月～　 Asanaタイムトラッキング⏱歴　2年半　2023年3月～ Apple Watchでの睡眠トラッキング歴⌚　1か月　
3. 今日の構成 1. タイムトラッキング機能とは何か 2. 推しポイント　なぜ私が使うのか 3. 活用ポイント　どう私が使っているのか
4. まず タイムトラッキング⏱の機能 の説明からです
5. タスクの時間を計測することができます タスクにかかった時間をタスク毎に残すことが可能です
6. ▷開始ボタンをクリックすると計測が始まります ▷タイマーを開始　を押すだけ
7. 計測中は途中経過時間も分かります
8. タスクを完了にするだけで計測が停止します タスクを完了にすると自動で時間の計測が終 了 一時停止や手動での時間の入力や修正も可能
9. 予定時間もタスクに入力できます 予定時間との比較も可能です
10. タスクにかかった時間を計測して 計測結果をタスクに残すことができます というシンプルな機能です
11. あれ🤔 私のAsanaのタスクにタイムトラッキング機能が なさそう・・・ という方は
12. Advancedプラン以上が必要です Personal Starterプランの方は残念ながら タイムトラッキング機能が利用できません😢 ✖　Personal　Starter プラン 〇　Advanced　Enterprise　Enterprise+ プラン
13. あれ🤔 AsanaのプランはAdvanced エンタープライズなのに ボタンが表示されていない・・・ という方は
14. タイムトラッキングをカスタムフィールドに追加 カスタムフィールドでタイムトラッキングを追加が必要です デフォルトでは表示されていません
15. 【Tips】マイタスクにタイムトラッキングを追加する プロジェクトに毎回タイムトラッキング追加するのは面倒😵 マイタスクに追加 するといつでも計測開始 できます！😄
16. 今日の構成 1. タイムトラッキング機能とは何か 2. 推しポイント　なぜ私が使うのか 3. 活用ポイント　どう私が使っているのか
17. 私の「推しポイント」3選 1. 集中力の向上 🧠によるスピードアップ🚀 2. 自己認識力 の向上🪞 3. ルーティン業務 に「手ごたえ」を
18. 集中力を奪う現代社会ですよね • 常時接続を求められている世界にいます ◦ スマホの通知、PCの通知、LINE、Slack、メール などなど ◦ 出社すればオフィスで「ちょっといいですか」と突 撃される ☞常に気が散る危険性 に満ちた現代社会
19. 研究によると 人間はマルチタスクに向いていない マルチタスクを行うと、生産性は最大40％落ちるそうです 徹夜明けと同じ ような生産性になります😵 →タスクに取り掛かったら一気に終わらせること が生産性向上 のカギです！
20. タイムトラッキングの開始ボタンで集中力があがる • タイマー開始▶を押すことでタスクに取り組む意 識のスイッチを入れる • 「このタスクを終わらせるんだ」 と意気込みやす くなる
21. 意識面だけでなく 機能面でも集中力をサポートしてくれます
22. タスクのリンクが常に画面右下 に表示される • 他のタスクに画面遷移しても、すぐにタスクに 戻って、タスクの説明欄に書いたり、コメントした り、タスクを完了できたり便利 • タスクの途中経過時間が計測される ⏱ので 自分が今何分タスクに使っているのかリアルタ イムで把握 と自分に適度なプレッシャー
23. 実際のAsanaの画面に遷移して解説
24. 私の「推しポイント」3選 1. 集中力の向上🧠によるスピードアップ🚀 2. 自己認識力 の向上🪞 3. ルーティン業務 に「手ごたえ」を与える
25. 自分が何に何分かかっていたのか分かっていなかった • タスクにかかる時間が予想できていない ことを具体的な時間 で気づく • その気づきと対応したことを紹介します
26. 例①　作業をやり直すと倍以上に時間が発生😫
27. 私が実感した例①　やり直しは元の倍以上時間がかかる • 5分の作業をやり直すと ◦ 作業を5分 ◦ 間違い箇所の確認で5分 ◦ 再作業で5分 ◦ 合計15分かかった 想定以上のタイムロス 😨
28. 私が実感した例①　やり直しの時間 • これまでなんとなく ◦ どうせ5分ぐらいで終わるし… ◦ どうせ月1回だし🥱… ☞なんとなく同じように進めていたタスクを 効率化に着手するように変革
29. 例②　コメントに時間が想定以上に発生😫
30. 私が実感した例② • メンションされたコメントの返信に10分 ◦ 2,3分で終わると見込んでいた返事が、 相手への伝え方を考えていると10分ぐらいか けていた
31. 私が実感した例② • 自分での解決までの時間と解決策のコミュニ ケーションの時間は別で発生する ☞定型的にコメントできるものは定型文をあらかじ め作っておく　
32. 例③　10分のタスクを引き継ぐのに1時間
33. 私が実感した例③ • 引継ぎのためにタスクを見直す（10分） • 打ち合わせタスクの引継ぎを口頭で説明しなが らする（30分） • 事前の質問対応（10分） • 実際タスク実行する際の質問対応（10分） ☞時間かけ過ぎが目に見える。いつでも引き継げ るようにタスクの整理をし続けるように
34. 想定以上に時間のかかるパターンを把握 ができる ようになり、タスクの改善ポイント を見つけ、今後の スケジュールにゆとり を与えられます 自己認識力の向上の推しポイント
35. 私の「推しポイント」3選 1. 集中力の向上🧠によるタスク完了のスピード アップ🚀 2. 自己認識力 の向上🪞 3. ルーティン業務 に「手ごたえ」を与える
36. 1. 時間を計測する 2. 翌月に向けて予定時間を入力する 3. 予定時間を目標にタスクを実施して計測する 4. 集計結果を見て振り返りする ☞具体的に何時間削減できているのかがわか るようになる→「手ごたえ」を得られる ルーティンタスクを計測～改善サイクル
37. 実際の画面を一部共有します ☞毎月の改善を具体的な数字 で「手ごたえ」を得る
38. 今日の構成 1. タイムトラッキング機能とは何か 2. 推しポイント　なぜ私が使うのか 3. 活用ポイント　どう私が使っているのか
39. 私の「活用ポイント」6選 1. 全タスクで計測する 2. 振り返り方法とタイミングを決めておく 3. 3%の改善を狙わない。工数半減を目指す 4. 指標を全メンバーの目標にしない 5. プロジェクト完了前に時間の漏れがないか確認 するタスクを事前にセットしておく 6. 予定時間は 5分、10分、15分などキリのいい数 字はできるだけ使わない
40. 全タスクで計測しましょう • 計測するプロジェクトやタスクを都度判断するこ とは脳のリソースの無駄使い であり、計測し忘 れる要因にもなる • 常に計測すると決める方が楽。タスクを開始する ときに何も考えずにタイムトラッキングを開始す るだけ
41. 私の「活用ポイント」6選 1. 全タスクで計測する 2. 振り返り方法とタイミングを決めておく 3. 3%の改善を狙わない。工数半減を目指す 4. 活用目的は「集中力を高めること」 5. プロジェクト完了前に時間の漏れがないか確認 するタスクを事前にセットしておく 6. 予定時間は5分、10分、15分などキリのいい数字 は使わない
42. 振り返りタイミング と方法を決めておく • 計測した結果を「いつ」「どうやって」振り返って 「何ができそうか」をイメージして振り返るサイク ルを作ってみる 私の振り返りタイミング 　毎週金曜日午後　今週のタイムトラッキングを確認 　毎月月末　当月のルーティン業務の時間確認 　半年　評価振り返り時間配分削減を確認
43. 振り返りタイミングと方法を決めておく • ダッシュボードでどのプロジェクトに時間をかけて いるのかをぱっと把握できるようにしておく
44. 私の「活用ポイント」6選 1. 全タスクで計測する 2. 振り返り方法とタイミングを決めておく 3. 3%の改善を狙わない。工数半減を目指す 4. 活用目的は「集中力を高めること」 5. プロジェクト完了前に時間の漏れがないか確認す るタスクを事前にセットしておく 6. 予定時間は5分、10分、15分などキリのいい数字は 使わない
45. 3%の改善を狙わない　半減を目指す • 3%の改善は精緻な計測が必要になるため、計 測結果の確認と読み解きに疲れる 😩 • 工数を半減できていれば、大まかな計測でも明 らかに数字が減る ので、計測するのも計測結果 を読み解くにも楽😊
46. 計測の限界もある • タスクを作成している時間はタスクに含めるのか • タスクの待ち時間はどうやって計測するのか • 2つのタスクを同時に進めたら（進んでしまったら）どう計測 するのか などなど細かく計測しようと思ったらルール設定、そのルール が運用されているのかのチェックと本質的ではない工数が増 えるので非効率になります
47. 私の「活用ポイント」6選 1. 全タスクで計測する 2. 振り返り方法とタイミングを決めておく 3. 3%の改善を狙わない。工数半減を目指す 4. 活用目的は「集中力を高めること」 5. プロジェクト完了前に時間の漏れがないか確認す るタスクを事前にセットしておく 6. 予定時間は5分、10分、15分などキリのいい数字は 使わない
48. 集中してタスクを高速で終わらせることが目的 • タイムトラッキングを全員で行う目的は 集中力を高めてタスクを一気に終わらせる ためと 伝える • 「メンバーの工数を管理して適切なアサインをする」 ことが主目的ではないことを伝える
49. 余談　 “工数管理して適切なアサイン”は夢物語になりやすい 　
50. 余談_工数管理して適切なアサインが夢物語になる構造 • 空き時間があってもスキル・経験の問題 でアサインできる 仕事がない（結果、優秀な人に結局仕事が偏る） • 空き時間に合わせた仕事のサイズ がない • 空いた時間は無理難題の仕事が押し寄せやすい 誰もやりたがらない仕事がそもそも進捗していないがち • 時間を空けて追加の仕事をしても、その分評価されることは少 ない。既存の仕事を薄く延ばし、薄く改善して、追加の仕事をしな い方がコスパが良かったりする ☞これらの構造が起きないように工数管理とアサインが必要
51. • この構造と向き合い続け改善を繰り返すことで 工数管理して適切なアサインがワークするようになる • 「工数計測してから考えよう～と」のんきに始めると、工数 を計測しても成果を生まない施策にもなりえます。（やるこ と増えたな～となります） という余談でした
52. 私の「活用ポイント」6選 1. 全タスクで計測する 2. 振り返り方法とタイミングを決めておく 3. 3%の改善を狙わない。工数半減を目指す 4. 活用目的は「集中力を高めること」 5. プロジェクト完了前に時間の漏れがないか 確認するタスクを事前にセットしておく 6. 予定時間は5分、10分、15分などキリのいい数字は 使わない
53. 時間の計測漏れがないかを確認するタスクを準備しておく • プロジェクトの終盤のタスクに、時間の入力漏れ がないか確認するタスクを事前に作っておく • ある程度の精度の数字が入るとともに、手入力 すると、今後「精度悪い数字を入力したくない気 持ち」が生まれる（もちろん全員ではない）
54. 私の「活用ポイント」6選 1. 全タスクで計測する 2. 振り返り方法とタイミングを決めておく 3. 3%の改善を狙わない。工数半減を目指す 4. 活用目的は「集中力を高めること」 5. プロジェクト完了前に時間の漏れがないか 確認するタスクを事前にセットしておく 6. 予定時間は 5分、10分、15分などキリのいい数字 は使わない
55. キリのいい予定時間はなるべく使わない（特に10分以内） • キリのいい数字は「なんとなく」設定 しているだ けになりがち • 5分のタスクと2分のタスクで、作業可能時間は 倍以上違うことを明確に意識して タスクに着手 できる
56. 最後にまとめ　感想　など
57. タイムトラッキング機能を使い始めた当初の思い出 • 当初「計測はめんどくさい」と思っていた ことを思い出した （計測したり計測結果を確認するのがめんどくさい。その 間に仕事終わらせればいい） • 集中力を上げようとも思っていなかった 。使っていて気づ いたら集中力が上がっている状態だった 集中力を高められる効果は、Asanaのヘルプページに書いて いない（個人差はありそう）
58. 時間は生産性を計測する重要指標だと思っています 生産性＝アウトプット ÷ インプット 　※インプット＝人、モノ、金、時間 　時間は人員数と人件費に直結する指標 タイムトラッキングをしないことは 体重計に乗らないでダイエットに挑戦しているもの だ
59. こういう予定時間を半減したタスクを増やしたくなります •
60. タイムトラッキング機能を使って • 集中力を向上させ • 自己を知り • 改善を楽しみましょう というお話でした。ありがとうございました😊