Asanaをフル活用して 複数チームの生産性を向上した話

2025年05月13日(火)に開催されたイベント
Asana AI Studio〜人間とAIが共創する新しい働き方 2025〜　で
Asanaの導入プロセスや作業の自動化や効率化やその成果　などを紹介しました
そのスライドを全公開です。
イベント当日の様子は記事になっています。
https://www.work-management.jp/blog/improved-productivity-across-multiple-teams

https://x.com/NiwaTakahiro_

Transcript

1. Asanaをフル活用して 複数チームの生産性を向上 Asana AI Studio〜人間とAIが共創する新しい働き方 2025〜 2025.05.13 丹羽 貴大
2. 今日の構成 
 1. 自己紹介　 2. 1年前から新チームでAsana活用の開始した話 3. 複数のチームを担当することで増加するタスク と プロジェクトに対応するためのAsana活用法 4. 成果&まとめ
3. まずは簡単に私の自己紹介からです
4. 名前　丹羽 貴大（にわ　たかひろ） 所属　株式会社クロス・マーケティンググループ 部署　グループ経営企画本部　 　　 Asana歴　もうすぐ 4年 Asanaアンバサダー　 2021年7月～　Premiumプラン　 10名で使用開始 2022年6月～　Businessプラン　 20名にアップグレード 2024年8月～　Enterpriseプラン　30名にアップグレード 2025年5月～　Enterpriseプラン　100名で使用中 GWに作ったもの　ビリヤニ　 最近聞いているポッドキャスト　 #ながらAI　📻
5. Asana東京コミュニティの運営メンバーです 先月も 東京コミュニティのイベントで AI Studioの事例を紹介してい ます
6. 私がどういう会社 で 　何をしているかを簡単に紹介します
7. 子会社30社ある親会社の管理部門に所属していま す
8. M&Aで拡大している会社 直近3年で10社のM&A
9. 私がどういう会社で 　何をしているか を簡単に紹介します
10. 会社が成長する中で発生するもろもろを Asanaを使って整理して効率的にしています
11. Asanaを4年前に最初に使い始めた業務 は
12. グル－プ会社間の合併に伴う、業務プロセスの設計、原価計上ルー ルの設定、運用、マスタデータの移行、合併後などさまざま業務 （合併2社、事業部のみ受入の対応など） 子会社の販売管理から月次決算プロセスの安定化、早期化、省力化 インボイス制度対応に伴う社内ルールの整理など 現場部門、経理部門、 IT部門と連携して会社のオペレーションを設計と 実行
13. その時の話は記事になっていたり イベントで話したりフォーラムで資料公開しています
14. 今日お話するのは 元々の部署の仕事を持ちながら ・新しいチームで Asana活用を開始した話 ・増えるタスクとプロジェクトに対応するための Asana活用 法 の最近1年を中心としたお話です
15. 今日の構成 
 1. 自己紹介　 2. 1年前から新チームでAsana活用の開始した話 3. 複数のチームを担当することで増加するタスク と プロジェクトに対応するためのAsana活用法 4. 成果&まとめ
16. 2024年7月から、これまでの役割に加 えて
17. 🆕新たに グループ全体の経営管理の領域の業務を担当 💪 新たなメンバー 󰰁と グループ全体の予算策定業務 経営会議へのレポーティング業務　　などを担当することに
18. 新しいチームの仕事を始めた頃の状況（ 2024年7 月）
19. 😥マネージャーが 1か月半後に退職する予定のタイミングで業務に関わり 始める 😓チームメンバーは Asanaユーザーではあったが。。。 それぞれの作業者が 自分の作業のためにプロジェクト を作っている タスクになっていない仕事 も多そう 😥Chatやメールでのコミュニケーションが盛ん いま読むべきものなのか、関係ない通知なのか判断が多くて 通知疲労する 環境 口頭で進捗状況の確認もしている
20. 新しいチームで働き始めた最初のころの 感想
21. 　よくわからない 😟 　通知が多すぎる 📢📢📢📢📢📢
22. よくわからない 😟 • タスクになっていないタスクが急に出てくる感覚が多い 急に確認してくださいとメンションが送られてくる • 使われていないデータの作成タスクがありそう 似た資料を 2つ作ってるけど、使うのは 1つっぽい プロジェクトやタスクは一部あるが、整理されていない状態 通知が多すぎる！ 📢📢📢📢📢📢📢📢 社内メール やchatや口頭が組み合わさっている、かつコミュニ ケーションポリシーもなくて分からない。　
23. 何から始めたの か
24. Asanaへの情報の集約です
25. 「情報の集約」といっても 「Asanaにタスクを書きましょう」といった 声掛けではうまくいかなそうなので
26. ①2つのプロジェクト ②説明メモ を③準備する
27. ①2つのプロジェクト なぜ2つなのか
28. タスクを書く場所を迷わないようにする
29. タスクを書く場所を迷わないようにする 迷いによる無駄を減らすため ・タスクを作るプロジェクトを 探す無駄 ・プロジェクトの種類を 覚える、確認する無駄 ・迷っている間にタスクが終わって 可視化され ない無駄
30. 準備した2種類のプロジェクトは
31. ①ルーティンタスクプロジェクト ②タスク交流プロジェクト
32. ①ルーティンタスクプロジェクト 繰り返し発生するタスクはをすべて記載する 年間1回以上発生することは記載する ②タスク交流プロジェクト
33. ①ルーティンタスクプロジェクト 繰り返し発生するタスクはすべてここに記載 する 年間1回以上発生することは記載する ②タスク交流プロジェクト 単発のタスクが発生したら記載する
34. 迷いを減らすことで タスクが可視化 されることを優先する
35. タスクが可視化されないと 整理ができない 　→効率化や自動化ができない 　→タスクのシェアやフォローアップもできな い
36. ①2つのプロジェクト ②説明メモ を③準備する
37. 説明メモで準備したものは これからの仕事の動き方を変えるために Asanaに集約する 目的と現状の整理 のメモ 認識をそろえる ためのもの
38. Asana集約の目的 　情報を整理して生産性高く仕事をすすめる 現状の整理 　 通知が多く、情報が整理できていない 集中できない　無駄が多そう
39. ①2つのプロジェクト ②説明メモ を③準備する
40. ③準備する プロジェクトと説明メモを準備して　 推進を開始する タイミングは調整
41. 前任者から業務の引継ぎしている期間は Asanaの「準備期間」として Asanaでの情報集約を推進しなかった
42. 業務の引継ぎと新しい Asanaの使い方や管 理方法を同時に行うことは 一時的にやること が 増えて難しそう 業務の引継ぎ（内容の把握）が 一通り終わったタイミング で推進を開始して 整理を進めていきました
43. まとめ Asanaに集約するために推進した 3つの 準備 ①2つのプロジェクト ②説明メモ を③準備する
44. 新たなチームでの仕事が増える中で タスク数やプロジェクト数が増加しました 📈 次は、増える仕事に対して どうAsanaを使って工夫して 生産性を上げたかというお話です
45. 今日の構成 
 1. 自己紹介　 2. この1年で新チームでのAsana活用の開始した 話 3. 複数のチームを担当することで増加するタスク と プロジェクトに対応するためのAsana活用法 4. 成果&まとめ
46. ①タスクがすでにAsanaにある状態を作る ②ルーティンタスクを徹底的に省力化して 時間を創出する ③AI Studioを使って人間の作業を解放する ④増えたタスクをコントロールしやすい形に整 理する 4つの活用方法 を紹介します
47. ①タスクがすでにAsanaにある状態を作る ②ルーティンタスクを徹底的に省力化して 時間を創出する ③AI Studioを使って人間の作業を解放する ④増えたタスクをコントロールしやすい形に整 理する
48. 目的は アクションが必要な時になるべく ・タスクがある状態 を作ることで対応スピードをあ げる ・タスクを作る手間を削減 する　
49. 誰かにタスクを 相談したい、共有したい、依頼したい、報告したい時に タスクを手作業で作っていては遅いしめんどくさい 😫 前提の情報はすでにタスクになっていて 次のアクションをすぐできる状態にすることで 仕事のスピードをあげる 🚀
50. Asanaにタスクがすでにある状態を作る方法 はいくつかあります 今日すべて説明しきれないんですが 😓
51. • プロジェクトテンプレート で毎月250件のルーティンタスクを作成す る • フォームで問い合わせやデータ収集や依頼業務を受け付けてタス ク化 • Salesforceでの作業のタスクは Zapier でSalesforceのレコードが 変わったタイミングで Asanaにタスクを作成する • スケジュール登録は Zapier でGoogleカレンダーに登録されたら Asanaに期日と時間が設定されたタスク を作る • Zapierで連携できないシステムはシステムからの通知メールを自 動転送してAsanaに自動転送してタスクを作る • GoogleChatに来た内容はGoogleChatのメール転送機能を使っ
52. 例えば タスクがすでにある状態を作っておくと
53. Asanaの活用相談　というスケジュール📅が登録 ↓　 Asanaの活用相談　というタスクがAsanaに作成 タスクがあれば ・対応方法のメモを書いたり ・類似タスクのリンクを貼ったりと ・結果の共有でコメントしたりと すぐにタスクを動かせる状態になります
54. • 異なるアプリやサービス間を自動的に連携 させる ツール（iPaas） • 特定のトリガーとアクションを設定できます ◦ Asanaのルールと同じように設定できます • 無料枠もあって気軽に試せます 参考）Zapierというサービスについて
55. ①タスクがすでにAsanaにある状態を作る ②ルーティンタスクを徹底的に省力化して 時間を創出する ③AI Studioを使って人間の作業を解放する ④増えたタスクをコントロールしやすい形に整 理する 4つの活用方法を紹介します
56. 省力化の目的は 決まっている業務を確実に速く終わらせることで 緊急ではないが重要なことに 取り組む時間を創 出する
57. ①ひたすら改善数を増やす ②タスクにかかる時間を計測する ルーティンタスクの省力化の2つの方法
58. ひたすら改善数を増やす目的 何が効果的かは実施してみないと分からない 人間はめんどくささに甘えて効果を過小評価しが ち 細かいことでも複数のチームで使えば効果が大 きくなる
59. タスクの実行と完了 とタスクの改善は 分けて行動した 方が効率的だった ◦ タスクが完了すると数日経って時間が空いた時 に思い出そうとしても、なかなか思い出せない 🙄 ◦ タスクを完了するついでに改善しようとすると 時間がかかって 改善数を増やすために📝メモをとる
60. ・メモプロジェクトを お気に入りにして 一番上に表示する ・メモするタスクを 一番左上に設定する いつでもすぐにメモをとれるようにお気に入 り
61. ・タスクの実行最中もしくは 完了直後にひたすらメモ📝 ・メモした内容は1か月以内 に終わらせる ・1か月で50～100件ぐらい 終わらせる タスクの説明欄にひたすらメモする
62. ①改善数を増やす ②タスクにかかる時間を計測する ルーティンタスクの省力化の2つの方法
63. タスクのタイムトラッキング機能⏱を使って 計測
64. タスクのタイムトラッキング機能⏱を使って 計測 時間とタスクが画面に常にAsana上に表示されるこ とで ・集中力があがる⬆ ・別タスクへ移動してもタスクへのリンクで戻れて効 率的 ・直した方がいいかもという気づきのきっかけ になる
65. 1. タスクがすでにAsanaにある状態を作る 2. ルーティンタスクを徹底的に省力化して時間を 創出する 3. AI Studioを使って人間の作業を解放する 4. 増えたタスクを把握しやすい形に整理する 4つの活用方法を紹介します
66. 目的は　AI Stuido　を使って 人間の判断する作業 人間が探す作業 を削減📉して仕事を高速で終わらせる
67. 主に使っている用途は2種類のタスクの整 理 ①Asanaのプロジェクトにメール✉転送で作成し た タスクをAI Studioが自動で対応する ②フォームで受信したタスク に対してAI Studioが 自動で対応する
68. ①メール✉転送で作成したタスクに対するAI studio の例 a. メール内容から担当者を自動でアサインする b. 他のシステムからの通知メールからシステム のリンクを抽出する c. メールの返信文案を作成する d. 英語のメールを自動翻訳する
69. 他システムの通知メールからURLを抽出する 他システムでの承認が必要なタスクがAsanaにあり、 URLがカスタムフィールドにあるのでタスクを開く必要もない
70. AI Studioの情報を効率的に集めるためにも AI Studioを使っています
71. ・Asanaの[English Forum]のAI Studioをフォロー して ・受信する英語のメールをAsanaに自動転送して AI Studioで ・日本語に翻訳 ・タスクにコメントすることでAsanaの受信トレイに表
72. EnglishForumのAIStudio専用のカテゴリーを フォローすることでメール通知📥を受ける
73. AI Studioで日本語に翻訳しておいてもらう Asanaに情報が集約されて、 メールを開いたけど見ていなかった後悔を防げます
74. ②フォームで受け取ったタスクに対するAI studioの 例 a. 問い合わせに対する返答案を作っておく b. 請求書の明細の内容を読み取ってコメント欄 に出しておく c. 受け取ったデータに異常値がないかチェックを する 試行錯誤中です！
75. 今、私が思っているAI Stuidoの価値✨ ・人間の作業を削減にする簡易的なシステム連携 の 仕組みが数分で作れるスピード感 󰞵 ・一昔前だと、エンジニアが開発してできるかどうか ということが簡単に自分ですぐ実装 できてしまう。作 業の削減だけでなく、仕組みを変えるスピードを上
76. 1. タスクがすでにAsanaにある状態を作る 2. ルーティンタスクを徹底的に省力化して時間を 創出する 3. AI Studioを使って人間の作業を解放する 4. 増えたタスクをポートフォリオを使って把握しや すい形に 4つの活用方法を紹介します
77. • プロジェクト区分別 にプロジェクト表示 • 期限切れのタスク を表示 • 実績時間を表示 • プロジェクトをアーカイブしたら非表示になる フィルター設定 ポートフォリオをカスタマイズして見やすい 形に
78. • プロジェクト区分を設定して 区分別に表示 • 期限切れのタスク数 を表示 • 実績時間を表示 • プロジェクトをアーカイブした ら非表示になるフィルター設 定 プロジェクトの進捗を確認しやすい形に
79. 増えたプロジェクトやタスクを把握しやすい 形 になるようにAsanaの使い方を調整し続け ています！
80. 今日の構成 
 1. 自己紹介　 2. この1年で新チームでのAsana活用の開始した 話 3. 複数のチームを担当することで増加するタスク と プロジェクトに対応するためのAsana活用法 4. 成果&まとめ
81. Asanaの活用によっての成果を簡単にまとめ ると
82. 毎月のルーティンのプロジェクトが タスクの可視化、予定時間、実績時間の把握 ができている状態に なり 時間の削減効果を出し始めています 2024年12月に 30時間かかっていたプロジェク トが 2025年3月は 23.5時間と　‐6時間 ⬇ での対応に
83. 元の部門での改善も続けていて
84. • 毎月のルーティンプロジェクトは約250タスク×2プロジェクト（2部門分） でタスクの可視化、予定時間、実績時間の把握 ができている状態に • 他部門からの問い合わせ件数が2年で54％（月平均 70件減）⬇ 月次ルーティン業務にかかる時間は2年で45%（月平均20時間減） ⬇ この1年でも月平均 7.5時間減⬇ • 部門総コストが2年で47％⬇ • 子会社の月次決算を1年で1.5営業日短縮 ⬇
85. 最後に振り返り
86. この資料をまとめてながら 「銀の弾丸などない」 という言葉を思い出しました ソフトウェア開発の分野で有名な言葉だそうで 生産性を劇的に向上させるような単一の技術や手法 （＝銀の弾丸）は存在しない、複雑な問題には地道な 努力や多角的なアプローチが必要 ということを説いた言 葉 です
87. いろいろお話しましたが、 「特にこれが効果的だった！」みたいな話で 簡単にまとめられたら伝えやすいんですが 私の感覚は 「数多くの施策」 と「私の働いている組織の環境や自分 の スキルやマインド」 が複雑に絡み合って効果的になってい ると
88. 組織の生産性をあげるためには 複雑な問題が存在し、地道な努力や多角的な アプローチが必要 になると思いますが Asanaは 複雑な複雑な問題を整理しながら 数多くの多角的なアプローチが実行しやすい 仕事のプラットフォームだと思います！
89. いろいろ話をした中で 少しでも誰かの参考になれば幸いです🙏 おわりです。お時間ありがとうございました😊