新米アドミニストレーターが10日間でMFAを導入した話し@Tabforce#10

▼概要：
2022年2月24日「Tabforce #10 もしかして未設定？2月必須化！Tableau MFA対策共有します！」の資料

▼イベントURL：
https://tableausalesforce.connpass.com/event/238799/

▼詳細：
Salesforce, Tableauにおいて2022年から適用されるMFA設定について、実際に導入をした際のフローや注意点について説明しています

Transcript

1. 新米アドミニストレーターが 10日間でMFAを導入した話 株式会社HR Force 鈴木 凌
2. 本資料について 本資料は2022年2月24日、Tabforce（Salesfroce×Tableauコミュニティ）主催の 第10回イベント「もしかして未設定？2月必須化！Tableau MFA対策共有します！」 にて講演した資料の一部抜粋です
3. 自己紹介 出身 現在 趣味 大学 埼玉県 埼玉大学経済学部 バルセロナ自治大学(スペイン)に1年間留学 バスケ、マンガ、サウナ ・2021年4月に株式会社HR Forceに新卒入社 ・Inside Salesを1年経験（インターン期間含む） ・10月よりSalesforceアドミニストレーターに ・2月にSalesforce認定アドミンを取得 ←New 出身 23歳
4. 会社紹介 社員は若い世代が多く、スマホ慣れしている人が大多数 採用ツール「 Recruiting Cloud 」を提供している ビックデータやAIを活用した 採用ツール。 最も安く、ターゲットからの 応募を獲得できるメディアを 自動で選定し、運用まで行う。 基本情報 サービス 社員年代構成比 株式会社HR Force 創業： 2018年2月 社員総数：128名 (2月1日時点) 20代の割合：68% 平均年齢 ：27.7歳
5. 多要素認証（MFA）導入スケジュール 1月24日(月) 導入方法の 検討を開始 1月25日(火) 導入前にHDとの MTGを実施 1月28日(金) マニュアル 作成が完了 2月4日(金) MFA導入 が完了 1月31日(月) 設定方法の レクチャー 10営業日で “Salesforce/Tableau” のMFA導入を実施 導入完了 MFAやってみる？ と上司に言われる 導入手順の検討 マニュアル作成 MFA導入・レクチャー の告知、先行導入 レクチャー及び フォローアップ 導入方法・手順の検討 テスト導入
6. 上司から突然・・ MFA導入の対応やってみる？ 2月から必須化なんだよね。 せっかくの機会だからどう？
7. 上司から突然・・ はい！やります！ （そもそもMFAってなんだろう？あれ、しかもすぐに2月なっちゃう）
8. 調べてみると想像していたよりも簡単であることを知る 具体的には、 - MFAは身近にもあるものに使われている - 設定作業自体は非常に簡単である - マニュアルが充実している 導入方法の調査、導入までの計画を考える
9. いろいろな方法がある中で、最も情報量が多い SalesforceのMFAツールを選択 設定および接続の確認をSalesforce上で簡単に行えることも大きな決め手に それにより、Tableauへの導入も容易に行えそうであると考えた Salesforce Authenticator アプリ 認証ツール選び
10. 導入方法 接続状況をSalesforceで可視化しながら、 Salesforce / TableauにMFAを導入 ツール ：スマートフォン向けアプリ「Salesforce Authenticator」 管理方法 ：Salesforceの [設定] > [ユーザ] で接続確認を実施 導入の順番：接続確認が取れた方から Salesforce → 権限セット を付与 Tableau → 多要素認証を備えたTableau に設定変更
11. 同じ部署のメンバーに接続方法・手順を共有し、 MFA設定作業を実施したところ、スムーズに完了できた 同部署メンバーへの導入テスト
12. 同部署メンバーへの導入テスト 思ったよりも簡単にできそう？ 良かった～。
13. 考慮しなければならない点 1. 「社員の属性」や「取れるコミュニケーション手段」 にあった方法を検討しなければならないこと 2. また、どんなに簡単でも一度の説明で全員に100％導入する ことは難しそうであること 考えた手順・導入方法をHDの情報システム部に聞いてみた MFA導入手順は問題ないと言われたものの、考慮しなければならない点が 他にもあることを教えていただく 導入開始前にHDとの確認MTG
14. 計画と手順の確認 正社員 Slack 直接 1番目 役職によりレクチャー できない可能性がある アルバイト Slack (直接) 2番目 リモート勤務が大多数 直接のお話は難しい 業務委託 Slack メール 3番目 社外の方なのでコンタクト を取ることがそもそも難しい 社員の分類やコミュニケーション手段について洗い出し、 それに伴う懸念事項をまとめた コミュニケーション手段 導入の順序 懸念点
15. 導入方法 マニュアル レクチャー マニュアル レクチャー マニュアル 質問chのナレッジ マニュアル 質問chのナレッジ コミュニケーション Slack 直接 Slack (直接) Slack Slack メール フォローアップ 質問chを作成 →質問＆回答をナレッジ として蓄積していく ナレッジの共有 同部署の正社員から フォローアップ ナレッジの共有 必要に応じて ナレッジの共有 業務委託 正社員 アルバイト 役員 導入の方法・手順と順序 導入の順序 「MFAの導入手順・早見表」
16. マニュアル作成 マニュアルを０→１で作成しなかった Salesforce社のMFA設定マニュアルをスクリーンショットし、 それらを張り付けることでマニュアルの大部分を作成 →大幅に時間を削減することに成功！
17. マニュアル作成 良い資料が沢山あるから ０から作らずに時短！
18. 他部署メンバー数人へ先行導入 全体レクチャーを実施する前に、他部署のメンバー数人に先行導入 レクチャー後、周りの人でわからない方がいたら声をかけて手助けしていただくようにお願いし、 各部署のメンバーの中に自分の代わりに手助けしてくれる“味方”を作った また、アルバイトさんへ導入する際の手助けもお願いした
19. 他部署メンバー数人へ先行導入 メンバー同士のほうが気軽に聞けるし、 味方が多くて困ることはないからね～
20. 設定方法レクチャー レクチャー (マニュアル) をMFAの説明から始めた 実際の設定作業の手順をお伝えする前に、導入理由を理解していただいた →作業に取り組んでいただく際の“よくわからないから後回しでいいや”を撲滅！
21. レクチャー後のフォローアップ フォローアップの時に役立ったこと - 「導入の手順早見表」で定めていた質問ch、および そこに蓄積されていくナレッジが重要になった - 各部署の、事前に設定してもらった影の協力者 であるメンバーがサポートしてくれた - 別の案件などのMTGの時や日報などで設定してくだ さったことに感謝を述べた（リマインド兼ねて） レクチャーに参加できなかった人 したけどわからなかった人へのフォローアップを徹底 レクチャーの録画、マニュアルの複数回にわたる展開、質問集の作成等によるナレッジの蓄積を行い、 いつのまにか置いていけぼりになる状況を回避
22. 多要素認証（MFA）導入スケジュール 1月24日(月) MFA導入方法の 検討を開始 1月28日(金) マニュアル 作成が完了 2月4日(金) MFA導入 が完了 1月31日(月) 設定方法の レクチャー 導入完了 導入期間 準備期間 アルバイト 役員 正社員 業務 委託 ８ ２ 作業量 準備 / 導入にかかった時間の割合
23. まとめ MFA導入時のポイント３つ 1. まずはMFAの説明からはじめる！ 2. 既存のMFA設定マニュアルを有効活用する！ 3. 社内での導入順序を工夫する！ 新米でも 10日でできた！