Bijles voor de CIO - Integreer AV en IT

Als organisaties op dezelfde wijze naar innovatie in de AV kijken en het net zo gestructureerd beheren als ze binnen IT doen dan kan communiceren omgezet worden in effectief communiceren en dat tegen lagere kosten en hogere beschikbaarheid. Als de AV omgeving nu ook nog geïntegreerd wordt met IT omgeving kan de gehele informatie en communicatie cyclus strategisch ingezet worden. De CIO zal hier een cruciale rol moeten gaan spelen en is de katalysator in het integratieproces

Transcript

1. 15 FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE | 163 | SEPTEMBER 2008 BELEVING VISIE Nog geen vijftien jaar geleden waren printers en scanners het domein van de IT-afdeling. Faxen en kopieerappa- raten behoorden echter tot het domein van de afdeling facilitaire zaken. Elke afdeling was verantwoor- delijk voor de aanschaf en beheer van hun eigen apparatuur. Met de komst van een Multi Function, een apparaat dat zowel kan printen, scannen, kopiëren als faxen, rezen nieuwe vraagstukken rond de aanschaf en beheer van deze apparaten. Wie bepaalt nu welk apparaat onder welke voorwaarden aangeschaft wordt en wie is verantwoordelijk voor het beheer? Inmiddels is het 2008 en gaat de integratie steeds verder. De grenzen vervagen tussen de traditionele IT- en AV-hulpmiddelen. De volgende voorbeelden illustreren dit: • projectoren hebben tegenwoordig een netwerk aansluiting en men kan direct via de projector de data benaderen in plaats van het kop- pelen van een laptop aan de pro- jector, • systemen om vergaderzalen te reserveren zijn gekoppeld aan een centraal agenda systeem (bijvoor- beeld Microsoft Exchange), • datanetwerken worden ook gebruikt voor video en spraak, videoconferencing kan nu ook op basis van IT-technologie (bijvoor- beeld live communication server) of in ieder geval geïntegreerd wor- den met de IT-gebaseerde oplos- singen, • multitouch schermen; op dit moment staat deze technologie nog wat in de kinderschoenen maar het is sterk in ontwikkeling en opkomst. Deze technologie zal het interacteren met informatie een nieuwe wending geven (van statisch naar dynamisch en inter- actief). Dit gaat voor bedrijven ongekende mogelijkheden bieden om met informatie om te gaan. Deze steeds verdergaande integratie roept vragen op, zoals: • wie gaat dit beheren en hoe kan dit het beste beheerd worden, • hoe zit het met security en wie is daar verantwoordelijk voor, • welke technologie moet waar ingezet worden, • hoe past de gekozen technologie in de technologische architectuur, • hoe willen we binnen de organi- satie met deze technologie wer- ken? Werkconcepten Buiten deze technologische integratie tussen AV- en IT-componenten zijn ook werkconcepten binnen organi- saties aan het veranderen, waardoor Als organisaties op dezelfde wijze kijken naar innovatie in de Audio en Video- omgeving (AV) en het net zo gestructureerd doen als binnen de IT-sector gebeurt, dan kan communicatie omgezet worden in effectieve communicatie. En dat tegen lagere kosten en hogere beschikbaarheid. Als de AV-omgeving nu ook nog geïntegreerd wordt met IT-omgeving dan kan de gehele informatie- en communicatiecyclus strategisch ingezet worden. De CIO zal hier een cruciale rol moeten gaan spelen en een katalysator moeten zijn in het integratieproces. TEKST: BEN LOOS Bijles voor de CIO: integreer AV en IT Technologie en werkconcepten eisen nieuwe aanpak
3. 17 FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE | 163 | SEPTEMBER 2008 BELEVING VISIE andere eisen aan het gebruik van zowel IT als AV gesteld worden. De fysieke wereld is aan het virtualise- ren, zowel klanten, leveranciers als medewerkers beschikken over meer informatie en werken steeds vaker op andere manieren samen en niet meer volgens de traditionele concep- ten. De nieuwe manier van werken, waarbij het kantoor meer als ontmoe- tingsplek wordt ingericht terwijl een groot deel van het inhoudelijke werk overal plaats kan vinden (onderweg, thuis of bij klanten), vereist een moderne wijze van informatie- distributie. Digital signage, de traditionele wijze van informatie verstrekken, wordt minder zinvol als een groot deel van de medewerkers zich op een andere locatie bevindt. Zij krijgen deze infor- matie dan immers niet. Door het toe- genomen aanbod aan informatie en de snelheid waarmee deze verandert, wordt het dus steeds belangrijker de juiste informatie op de juiste wijze aan te bieden, zowel ten aanzien van de vorm van de informatie als- ook de tijd en het medium. Dit aan- bieden van informatie gaat veel ver- der dan een website of de eerder genoemde traditionele digital sig- nage oplossingen. Het behelst ook zaken als vidcasts, podcasts, blogs, streaming media, besteltools, voor- aard info, et cetera. Gecoördineerde strategie Om als organisatie op de huidige veranderingen in te spelen, is een gecoördineerde IT- en AV-strategie gewenst. Geredeneerd vanuit de totale behoefte, en op basis daarvan, worden de juiste IT- en AV-compo- nenten gekozen. Technologie is hier- bij een katalysator. Deze worden vervolgens aan elkaar geknoopt in een geïntegreerd netwerk welke ook als zodanig beheerd wordt, dus con- form methodieken als ITIL en de daarbij behorende tools. Tevens zorgt dit voor nieuwe moge- lijkheden die beter aansluiten bij de behoefte zoals: • digital signage waarbij content niet slechts naar schermen in het bedrijfspand gestuurd wordt, maar ook naar screensavers/tickertapes/ gadgets (widgets) of mobiele tele- foons van medewerkers op een andere locatie, zodat iedereen de informatie krijgt, • interactieve verwerking en verto- ning van live data uit IT-systemen, • het ondersteunen van alle appara- tuur in een ruimte door een afde- ling, dus niet slechts IT- of AV- apparatuur. Hierbij kan de help- desk ondersteuning geven op de totale omgeving in plaats van op losse onderdelen, • werken in virtuele omgevingen gekoppeld aan de fysieke omge- ving, waarbij content uit de fysieke omgeving via internet gedeeld wordt met de virtuele omgeving, • leeromgevingen gebaseerd op games en simulaties waarbij het IT-platform gekoppeld wordt aan AV-technologieën voor de weer- gave en beleving. De rol van de CIO Vanuit het bovenstaande wordt het duidelijk dat door de convergentie tussen IT en AV de afdeling facilities veel nadrukkelijker moet samen- werken met de afdeling IT. De CIO zal niet alleen meer kijken naar de IT-omgeving, maar zal ook een pro- minente rol gaan spelen in de audio- visuele planning en de aanschaf van de AV-hulpmiddelen. Een goede CIO zal dit niet doen vanuit twee verschil- lende rollen, maar vanuit een geïn- tegreerde strategie waarin AV en IT elkaar versterken in het ondersteu- nen van de behoefte in de organisa- tie. Centraal beheer van de geïnte- greerde omgeving zal in deze strate- gie een prominente plaats gaan innemen naast het leveren van de gewenste functionaliteit. Economies of scope De voordelen hiervan zijn helder. Door op een andere wijze te kijken naar IT en AV en deze te integreren vanuit innovatie in plaats van te kie- zen op basis van traditionele oplos- singen komen er totaal nieuwe moge- lijkheden beschikbaar voor een organisatie. De organisatie krijgt meer mogelijkheden om informatie efficiënt en effectief te distribueren tegen veelal lagere beheerkosten. Ook maakt dit totaal nieuwe manie- ren van samenwerken mogelijk die beter passen bij de trends in de hui- dige organisatiestructuren en werk- stijlen. De medewerkers binnen een organisatie krijgen toegang tot nieuwe mogelijkheden om te werken en hun werkstijl beter te integreren in hun leven (door de nieuwe moge- lijkheden op het gebied van samen- werking wordt het eenvoudiger te werken buiten kantoor en dus ruimte te maken om bijvoorbeeld kinderen naar school te brengen en pas na de files de weg op te gaan). Tevens is er voor de medewerker een duidelijkere supportstructuur. Dit is een loket voor alle IT- en AV-vragen, zodat je als medewerker niet meer hoeft te denken waar het incident onder valt. In een geïntegreerde omgeving zal dit steeds belangrijker worden. Deze support zal tevens gebaseerd zijn op Service Level Agreements (men weet dus waar men aan toe is). Tenslotte zal de beheerorganisatie bij een geïn- tegreerde omgeving een eenvoudigere en makkelijker te beheren omgeving hebben. Zij kunnen immers vanuit dezelfde tools en processen zowel de IT- als de AV-componenten moni- toren en managen (niet slechts reac- tief maar ook proactief). Dit zal met name voor het AV-deel van de infra- structuur leiden tot een verhoogde beschikbaarheid. De nieuwe manier van werken, vereist een moderne wijze van informatiedistributie Ben Loos is algemeen directeur van MII, Managing Integrated Innovations.