その手作業_AI_に任せませんか__Google_Workspace_Studio_ではじめる業務改善.pdf

1. その⼿作業、AI に任せませんか？ Google Workspace Studio ではじめる業務改善 クラウド事業統括本部 プロフェッショナルサービス事業本部 コンサルティング1部 渡邉 光
2. ⾃⼰紹介 名前：渡邉 光 所属：クラウド事業統括本部 プロフェッショナルサービス事業本部 コンサルティング1部 役割：エンジニア(Google Cloudソリューションアーキテクト) Devio：https://dev.classmethod.jp/author/watanabe-hikaru/ Google Cloudを中⼼とした技術情報について発信しています 2
3. よくある⼿作業 3
4. 問い合わせへの⼿動返信作業 たとえば商品についての問い合わせメールが届くと、ドライブで商品資料を探 し、内容をコピーして返信⽂⾯を整えます。このような作業を、毎回⼿作業でや っていませんか？ ドライブ ① 資料を探す Gmail ドキュメント 問い合わせ ② コピー ③ 貼って返信 担当者 どれが最新の資料？ 4
5. Gmail‧ドライブ‧Chat をまたぐ⼿作業 商品の問い合わせへの返信のように、Gmail‧ドライブ‧スプレッドシート‧Chat の間での⼿作業は他にもあります。⾮エンジニアやプログラムを書かない⽅にとっ て、GAS での⾃動化はコードが必要でハードルが⾼く、メールの内容を⾒て判断する 処理も簡単には書けませんでした。 よくある作業 ⾏き来するアプリ ⼈がやっていること 商品の問い合わせへの返 信 Gmail ⇄ ドライブ 商品資料を探して⽂⾯にす る 情報収集と共有 Web → Chat 読んで要点をまとめて流す 依頼‧回答の転記 Gmail‧フォーム → スプレッドシート → Chat 書き写して担当者に知らせ る 5
6. Google Workspace Studio 6
7. Google Workspace Studio とは① Gmail‧ドライブ‧Chat などの作業を、ノーコードでフロー（ワークフロー）とし て組み⽴てられるサービスです。メールの受信や決まった時刻などをトリガーに⾃動 で動き出し、途中のステップで Gemini に判定や⽂章の作成を任せることもできま す。 画⾯でステップを並べるだけ Gmail Workspace Studio フローを作る 利⽤者 Chat つないで操作 Gemini が判断‧作成 ドライブ スプレッドシート 7
8. Google Workspace Studio とは② こんな感じの画⾯です。 7
9. フローの組み⽴て⽅ フローは、1つの「開始条件（トリガー）」と、その後に並べる「アクション」で組 み⽴てます。アクションには、下書きの作成や Chat への通知のほか、Gemini による 判定や⽂章の作成も⼊れられます。 開始条件 メールの受信 アクション Gemini に相談 判定‧⽂章作成 決まった時刻 下書きを作る フォームの回答 Chat で通知 など どれか1つを選ぶ 順番は⾃由に並べる 8
10. フローの作り⽅と動かし⽅ フローは、やりたいことを Gemini に⽂章で伝えて作るか、ステップを1つずつ選ん で組み⽴てます。テスト実⾏で動きを確かめてからオンにすると、開始条件に合わせ て⾃動で動き、結果はアクティビティで確認できます。 9
11. 問い合わせメールへの返信フローの解説 10
12. 問い合わせメールへの返信フローの構成① 会社概要の問い合わせメールが届いたら、会社情報が格納されているGemini Notebookをもとに返信の下書きを作ります。関係ないメールには反応しません。 確認してから送る 会社概要の問い合わせ？ Gemini Notebookに質問 該当 受信 問い合わせメール Gemini に相談 会社情報のGemini Notebook 返信の下書き 担当者 該当しない 何もしない 11
13. 問い合わせメールへの返信フローの構成② 実際のフロー図です 11
14. ステップ1 トリガー メールの受信時 開始条件に「メールの受信時」を選び、「特定のメール」 で対象を絞ります。 ▪ 送信元‧宛先‧件名‧含まれている語句‧ラベルなどで絞り 込める ▪ 例では特定の送信元からのメールだけを対象にしている ▪ 「すべてのメール」を対象にすることもできる 12
15. ステップ2 Gemini に相談 メール本⽂を Gemini に渡し、会社概要の問い合わせかど うかを判定させます。 ▪ 「該当」か「⾮該当」だけを出⼒するよう指⽰する ▪ 判定基準をプロンプトに箇条書きで書いておく ▪ メール本⽂は「+ 変数」でステップ1の出⼒を差し込む 13
16. ステップ3 条件分岐 Gemini の判定結果が「該当」のときだけ、後続の ステップを実⾏します。 ▪ ▪ ▪ 条件は「ステップ2の出⼒」が「該当」に等しい 条件を満たさないメールでは、ここでフローが⽌ まる 「かつ」「または」で条件を組み合わせられる 14
17. ステップ4 Gemini Notebook に質問 会社情報のGemini Notebookを指定し、問い合わせ への回答を作らせます。 ▪ ▪ ▪ 回答はGemini Notebookに登録した資料だけをもとに 作られる プロンプトにはステップ1のメール本⽂を差し込む 「回答本⽂のみを出⼒」と指⽰し、そのまま返信に使 える形にする 15
18. ステップ5 返信を下書き ステップ4の回答を本⽂にして、受信したメールへ の返信を下書きします。 ▪ ▪ ▪ 返信するメールには、ステップ1のメール IDを指 定する メッセージには、ステップ4の出⼒をそのまま⼊れ る 送信はせず下書きで⽌め、⼈が確認してから送る 16
19. ステップ6 問い合わせメールでテストする フローをオンにして、事業内容についての問い合わせメールを実際に送りました。 対応可能領域と⽀援実績を尋ねる内容なので、ステップ2の判定基準では「該当」になるはずです。 17
20. テスト結果 全ステップが完了 アクティビティを開くと、各ステップが何をし たかを確認できます。 ステップ 結果 1 メールの受信時 テストメールを受信 2 Gemini に相談 「該当」と判定 3 条件分岐 条件を満たして次へ進む 4 Gemini Notebook に質 問 会社紹介の資料から回答を作 成 5 返信を下書き 「Re: テスト」の下書きを作成 18
21. テスト結果 返信の下書きができた 問い合わせメールに対して、会社情報の資料をもとにした返信の下書きが Gmail に できています。あとは⼈が内容を確かめて送るだけです。 19
22. テスト結果 関係ないメールでは⽌まる 問い合わせと関係ないメールでは、ステップ3の条件分岐でフローが⽌まります。 ステップ2が「⾮該当」と判定すると、ステップ4‧5は動かず、余計な下書きも作られません。 20
23. ⾃動化フローのパターン 21
24. パターン① 毎朝の Podcast 作成 移動中に Podcast で新しい技術を学べるように、毎朝8時に Gemini がトピックを選 んで⾳声解説を作り、Chat に届けます。 仕組み 実際のフロー画⾯ Web でトピックを探す 毎⽇ 8:00 Gemini に相談 依頼⽂ 移動中に聞く リンクを通知 ノートブック Chat 利⽤者 ⾳声解説を作る 22
25. パターン② 申請を担当の承認者に振り分ける 社内の申請フォームに回答が届いたら、Gemini が申請の種類を判定し、申請台帳に 記録してから、担当の承認者にメールで知らせます。 経費？休暇？備品？ 経費の承認者 回答が届く 申請フォーム 種類を判定 Gemini に相談 申請台帳に記録 条件分岐 メールを送信 休暇の承認者 備品の承認者 ⾃由記述の申請から種類を読み取る部分を Gemini に任せます。転記と担当者への連絡は、フローが代わ りに⾏います。 23
26. パターン③ ⽀払い期限切れの催促を下書きする 毎週⽉曜に請求⼀覧を確認し、⽀払い期限を過ぎた取引先ごとに、催促メールの下 書きを作ります。 期限切れは2件 取引先ごとに繰り返す 毎週⽉曜 請求⼀覧を読む 期限切れを抽出 催促メールを下書き 担当者が確認 して送信 催促メールは送信せずに下書きで⽌め、担当者が確認してから送ります。デモの返信下書きと同じ考え⽅ です。 24
27. 最新のアップデート 25
28. 承認と Webhook のアップデート 組織の外にデータを出す前に、⼈の承認を求められるようになりました。Webhook で外部サービスへデータを送ることもできます。 承認する？ 承認後に実⾏ 承認待ち フロー 担当者 組織外への返信 Webhook（HTTP リクエスト） フロー 外部サービス （例：Slack） デモ①の「下書きで⽌める」は、承認と同じ考え⽅を⾃分の設計で実現したものです。 26
29. 条件分岐の中に、さらに条件分岐を⼊れられるように 10⽉のアップデートで、条件分岐をネストできるようになりました。パターン②な ら、申請の種類で分けたあと、⾦額によって承認者を変えられます。 はい ⾦額は例 10万円以上？ 条件分岐 経費 部⻑ いいえ 経費？ 課⻑ 申請フォーム 種類を判定 休暇 ⼈事 種類と⾦額のように、判断が2段階になる振り分けもひとつのフローで扱えます。 27
30. スレッドへの返信ではフローを動かさないように メールの受信時の開始条件で、スレッドへの返信を無視できるようになりました。 最初の問い合わせだけでフローが動くので、やり取りが続くたびに下書きが作られ るのを防げます。 フローが動く メールの受信時 問い合わせメール （最初の1通） 判定 返信を下書き フローは動かない Re: 問い合わせ （スレッドへの返信） デモの問い合わせフローでも、お客様とのやり取りが続いたときに下書きが重複しなくなります。 28
31. フローの中でドキュメントを探せるように 新しい「ドキュメントを検索する」ステップで、条件に合うドキュメントをフロー の中で探せるようになりました。冒頭の「資料を探してコピーする」作業を、フロ ーに任せる組み⽅ができます。 商品名で資料を探す 問い合わせ メール 商品名を 取り出す ドキュメントを 検索する 資料をもとに 回答を作る 返信を下書き これまで⼈が担っていた「どの資料を⾒ればよいか探す」部分も、フローの中に⼊れられます。 29
32. まとめ Google Workspaceアプリ間での⼿作業は、Google Workspace Studio で コードを書かずに⾃動化できます。 仕組み 設計 始め⽅ 判断は Gemini に任せる 最後は⼈が確認する ⼩さく1つから始める 開始条件とアクションを並べ、メ 送信ではなく下書きで⽌めると、 頻度が⾼く、⼿順が決まってい ールの判定や⽂章の作成を AI の間違いを送る前に直せます。 て、間違えても取り返せる業務か Gemini に任せます。 ら選ぶのがコツです。 明⽇から 毎⽇やっている⼿作業を1つ選び、Workspace Studio で「Gemini にタスクを説明」に⼊⼒して、フロー を作ってみてください。 30