DSW 2014 - Be Hyper Efficient

Transcript

1. Jennifer  Whi*ng   CEO     Strategies  for  Growth  Consul*ng  Group   Rapid,  Radical  Thoughts  for   Massive  Workloads
2. Customer   Rela-onship   Management   Health  &  Fitness   Financial  Services   Fortune  150   Launched  Start-­‐ups  
3. www.SFGrowth.com
4. www.TrueFreedomRanch.com
6. 1.    Set  Future  Accomplishments   2.    Make  Quick  Decisions   3.    Get  Unburied  Now
7. SET  FUTURE   ACCOMPLISHMENTS
8. “Not  Enough  Time     to  Get  it  All  Done”
9. Do  Less
10. #1  +  2     &  Parking  Lot
11. Jack Welch, GE former CEO on #1 Thing: “Not complicated” “Repeat it until you want to gag” “Drive it through the organization until it grows like mushrooms”
12. 1  Page  Plan
13. COMPANY  NAME   YEAR   Scorecard   Date:       Vision   Mission   Values   Enter  here   Enter  here   Enter  here   #1  COMPANY  GOAL           5  YEAR  -­‐  BIG  HAIRY  AUDACIOUS  GOAL           Enter  here                       Owner:   COMPLETE   AT  RISK   Measure:       Due:   ON  TRACK   BEHIND   Notes:           Measure:       Notes:           1  YEAR  GOALS           3  YEAR  GOALS           Parking  Lot  Idea   Date     Suggestor                                           Owner:   COMPLETE   AT  RISK       Owner:                   Due:   ON  TRACK   BEHIND       Due:                   Measure:          Measure:                   Notes:          Notes:                                                           Owner:   COMPLETE   AT  RISK       Owner:                   Due:   ON  TRACK   BEHIND       Due:                   Measure:          Measure:                   Notes:              Notes:                                                   Owner:                       Due:                      Measure:                      Notes:                       ©  2014  Strategies  for  Growth,  LLC    
14. Time  AllocaUon  Quiz
15. •  How  much  *me  currently  spent  in  mee*ngs  per  week?   •  How  much  *me  currently  spent  answering  emails  per  week?   •  What  percentage  of  *me  spent  puUng  out  fires  per  day?   •  What  percentage  of  *me  spent  planning/learning/improving  per  day?   •  What  would  happen  if  you  could  spend  more  *me  on  planning?   •  On  a  scale  of  1  to  10  how  solidly  do  you  communicate  with  your   team?       •  Do  they  know  their  priori*es?     •  Performance?     •  Priori*es/performance  of  other  teams?     •  How  to  improve?  
16. “Great  performance  is  about  1%   vision  and  99%  alignment”     –  Jim  Collins,  Built  to  Last  
17. MeeUngs  are  not  the  Enemy
18. MeeUng  Formula Increases  mee*ngs,  Decreases  emails,  Increases  communica*on,   Improves  performance/output  
19. Structured  MeeUng  Format  –  ExecuUves                     •  Annual  execu*ve  team  offsite        2  days   •  Assess  past  year   •  Set  next  year  and  3  year  plans   •  Check-­‐in  on  culture,  staffing,  succession  plans   •  Quarterly  execu*ve  team  mee*ng          8  hours   •  1  Page  Plan  Scorecard   •  Upcoming  Quarter:    Hot  issues,  #1  +  2   •  Monthly  execu*ve  team  mee*ng        4  hours   •  Progress/roadblocks   •  Weekly  execu*ve  team  mee*ng        1  hour   •  Deliverables                                                 Equals  3  weeks  of  the  year   Exec  Team:      8%  of  their  *me  driving  business    
20. Structured  MeeUng  Format  -­‐  Departments                   •  Daily  huddle  mee*ng        15  min  max       •  Hot  topics,  Input  from  others,  Expecta*ons/Performance  feedback   •  Weekly  dept  mee*ng        1  hour         •  Deliverables         •  Monthly  dept  mee*ng        4  hours       •  Progress/roadblocks  towards  big  items       •  Quarterly  dept  mee*ng        8  hours       •  1  Page  Plan  Scorecard   •  Planning  upcoming  quarter   •  Broader  thinking  ideas                                             Equals  2  hours  per  week;  1.5  days  per  month;  1  week  per  quarter   Dept  Members:  10%  of  *me  directly  communica*ng/guiding  dept   Dept  Heads:    18%  of  *me  (~7  hr/week)  if  also  on  Exec  Team    
21. Over-­‐communicaUon Avg  person:  7-­‐11x  before  sinks  in   Below  avg:  15-­‐22x!        
22. MAKE  QUICK  DECISIONS
23. “Buried  By  Great  Ideas!”
24. IDEA  PRIORITIZER           ©  2014  Strategies  for  Growth,  LLC   Best  is       27               IDEA   From   Date   Suggested   Fast   +  Cheap  +   Easy   x   Good   (Impact)   SCORE   Rank   Ac-on   Owner   Date                                           0                                                           0                                                       0                                                           0                                                           0                                                           0                                                           0                                                           0                                                           0                                                           0                                                           0                                                           0                                                           0                   1=  Take  a  long  *me   Keep,  Kill,  Wait   3=  Quick  to  implement   1=  High  cost  to  implement   3=  Minimal  cost  to  implement   1=  Difficult  to  implement   3=  Rela*vely  easy  to  implement   1=  Minor  market  change   3=  Differen*ator/Hi  Market  impact  
25. Just  Say  No All  ideas  are  not  created  equally.  
26. The  [Time]  Matrix
27.  Hi  Important   Hi  Urgent   Does  it  require  immediate  amen*on?    Does  it  insist  on  ac*on?     Does  it  contribute  to  my  mission,  values,  high  priority  goals?   Importance  and  Urgency     define  all  ac*vi*es  
28. CRISIS   Can’t  ignore  or  we’ll  get   buried  alive      Hi  Important   Hi  Urgent   •  Actual  Crises   •  Pressing  Problems   •  Deadline-­‐Driven  Projects   •  Mee*ngs   •  Last-­‐minute  “Procras*na*on  Prep”  
29. CRISIS   Can’t  ignore  or  we’ll  get   buried  alive      Hi  Important   Hi  Urgent   •  Interrup*ons   •  Some  Phone  Calls   •  Some  Mail/Email   •  Some  Mee*ngs   •  Some  Reports   •  Many  “Popular”  Ac*vi*es   DECEPTION   Noise  of  urgency  creates   illusion  of  importance          
30. CRISIS   Can’t  ignore  or  we’ll  get   buried  alive      Hi  Important   Hi  Urgent   •  Busywork   •  Time  Wasters   •  Lots  of  Coffee  Time   •  Social  Media   •  Irrelevant  Mail/Email   •  Excessive  Gaming  or  TV   DECEPTION   Noise  of  urgency  creates   illusion  of  importance           WASTE   Escape  ac:vi:es  
31. CRISIS   Can’t  ignore  or  we’ll  get   “buried  alive”      Hi  Important   Hi  Urgent   DECEPTION   Noise  of  urgency  creates   illusion  of  importance           WASTE   Escape  ac:vi:es   QUALITY   Increasing  :me  here   increases  ability  to  do       •  Planning   •  Values  Clarifica*on   •  Prepara*on  &  Preven*on   •  Rela*onship  Building   •  Ongoing  Performance  Discussions   •  Empowerment   •  Process  Improvements   •  Idea*on  
32. CRISIS   Can’t  ignore  or  we’ll  get   “buried  alive”      Hi  Important   Hi  Urgent   DECEPTION   Noise  of  urgency  creates   illusion  of  importance           WASTE   Escape  ac:vi:es   QUALITY   Increasing  :me  here   increases  ability  to  do      
33. Don’t  Get  it  All  Done Recognize  Waste  &  Decep*on.  Delete  and  move  on.  
34. End  Your  Day,  Plan  Your  Day
35. GET  UNBURIED  NOW
36. Thoughts     ConversaUons   AcUons
37. MulU-­‐tasking  is  B.S.
38. Manage  ENERGY  not  Time
39. Work  Life  IntegraUon
40. Time  Off
41. Guilt-­‐free  Silliness,   Decompression,  Sleep
42. Hard  Work  =   Struggle
43. Leave  Your  Office
44. Try  20  Min
45. CreaUve  Outlets  =  Water
46. Scrap  the  Endless  To  Do  Lists
47. Fill  Your  Calendar Schedule  *me  for  thoughts,  conversa*ons,  ac*ons   End  *mes   Move  Emails  to  TASKS  and  Schedule  them,  Color  Code  According  to  #1  +  2  
48. 15s/45s  for  meeUngs  &  calls 5-­‐10  min  before  to  plan/transit   15  min  ater  to  recap  
49. 5  min  reminders (not  15  min)  
50. Scheduled  Phone/Email  Time Turn  off  instant  email  no*fica*ons   Encourage  Face-­‐to-­‐face  or  IM  for  urgent  items  
51. Email  Challenge 1  other  person  &  no  amachment  =  get  up  and  talk  to  that  person   Discussion  or  asking  for  resolu-on  =  grab  others  for  quick  hallway   discussion  or  schedule  15  minute  mee*ng  
52. TradiUonal  Advice… •  Plan  day  in  AM   •  Schedule  *me  for  interrup*ons   •  Do  not  disturb  sign   •  Complete  most  important  tasks  1st   •  Lock  self  in  un*l  done   •  Use  weekends   •  End  day,  plan  day   •  Allow  interrup*ons,  assess  quality   •  Be  available  or  leave  to  focus   •  Work  according  to  your  rhythms   •  Try  20  minutes   •  Only  if  integra*ng  –  allow   decompression     Instead…
53. TradiUonal  Advice… •  To  do  list   •  Do  something  during  wai*ng   *me   •  Batch  related  tasks   •  Mul*task   •  Block  Facebook/Twimer/Games   •  Cancel  rou*ne  mee*ngs   •  Schedule  calendar/tasks  to  goals   •  Waster  *me  –  Facebook,  mag,   game   •  Work  according  to  your  rhythm   •  Focus  &  respect   •  Set  *me  limits,  allow  release   •  Make  regular  mee*ng  format   effec*ve     Instead…
54. @JenPWhiUng     jwhiUng@sfgrowth.com “DSW”  for  30  min  free  consult  &  30%  discount