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業務効率化したいならファイル管理から変えろ!エンドユーザーへのモダンファイル管理のススメ

 業務効率化したいならファイル管理から変えろ!エンドユーザーへのモダンファイル管理のススメ

2025年3月1日に実施した第47回Microsoft 365勉強会での登壇資料です。
https://jpo365ug.connpass.com/event/345886/

Transcript

  1. Senior Associate, IT Planning & Promotion Dept. 大阪生まれ、大阪育ち。文系。学生自体は某シアトルコーヒーチェーンで深夜まで コーヒーを売りさばく傍ら、黒い猫の配達屋さんで荷物を配りまくる日々 住友商事株式会社入社後、広報部でグローバルコーポレートサイト運用、SNS立

    ち上げ、イントラネットリニューアルプロジェクトなど制作系業務を経て、新聞・TV記 者と相対するメディアリレーションズ従事 2022年10月よりIT企画推進部にて、Microsoft 365やイントラネット、生成AI等 のコラボレーションシステムを中心としたアプリケーション企画・運用・保守に従事 広報経験から、PR理論やユーザー感情起因の発想を用いたCopilot展開を実施 Experience Expertise • Web Master • Public Relations • Media Relations • Microsoft 365 • Copilot • Power Platform • Generative AI @kasada0901 @kazuaki asada
  2. Microsoft 365 Copilot in Sumitomo Corporation Empowering Every Employee with

    Copilot to 全ての役職員がCopilotを活用し、 各人のポテンシャルを開放する 2024年4月よりグローバル約9000 人の役職員で一斉利用開始 *国内: 約6,000人、海外: 約3,000人 「使わない人こそ使ってもらう」のもと、 1年間で全社員の活用・定着まで 持って行く
  3. 97% アンケート回答者(約1300人) の97%はCopilotを 継続利用希望 来年度 継続希望者 4hrs Copilot利用者の 月当たりの平均 削減時間は4時間

    利用者平均 月間削減時間 84% アンケート回答者(約1300人) の84%のユーザーがCopilotに対して 「非常に満足」「満足」と海東 Copilotへの 満足度 64% 12月上旬時点での MAUは64% そのうちWAUは41% *管理センターより8800ユーザーログから取得 Monthly Active User 個人業務の効率化・高度化は ある程度達成できる人が出てきたが・・・
  4. ファネル理論 認知 理解 活用・定着 変革・共有 変 容 前 ア ク

    シ ョ ン 例 変 容 後 • Copilotが何かわからない • Copilotがどのように利用できるかわ からない • メールマガジン • ポスター • イントラ通知 • マネジメントメッセージ • Copilotが何かわかる • 自分が利用できることがわかる • Copilotを試してみようと思う • Copilotの具体的な機能がわからな い • ユースケースがわからない • 理解を深めるための情報が足りない • メールマガジン • ポータル、コミュニティ • スキルアップセミナー • 各アプリでのCopilotの機能がわかる • ユースケースをイメージできる • Copilotを業務で実利用しようと思 う • 常にCopilotを活用する思考がない • 実業務において効果のあるCopilot の利用方法がわからない • 効果を感じられずCopilotの利用を やめる • メールマガジン • ポータル、コミュニティ • ハンズオンセミナー • 1on1コンサルテーション、FAQ会 • 常にCopilotを利用する意識を持つ • Copilotの効果を最大化するために 個々人での業務変革を行う • チームワークでCopilotを活用できな い・受容されない • モチベーション維持が難しい • ポータル、コミュニティ • 1on1コンサルテーション、FAQ会 • ネットワーキング • Copilotの機能・効果を正しく伝えら れ、組織レベルでのBPRを推進でき る • 活用事例を共有し、社内での発信 者となる
  5. レガシー時代 1 メール中心のコミュニケーション コミュニケーション 2 メール添付されたファイルは一度ダウン ロードしてから編集 1 中央管理の組織別フォルダ ストレージ

    2 がちがちのフォルダ権限で、ファイル別 管理は不可のため、組織外共有時は メールでの添付 3 共同編集という概念はなく、各々がリ ネーム保存して誰かがマージ作業 4 バージョン管理もなく、v1, v2管理でと りあえず保存 3 送信メール添付ファイルをあとから編集 した場合は、編集後ファイルとしてメー ル添付再送
  6. レガシー時代 1 メール中心のコミュニケーション コミュニケーション 2 メール添付されたファイルは一度ダウン ロードしてから編集 1 中央管理の組織別フォルダ ストレージ

    2 がちがちのフォルダ権限で、ファイル別 管理は不可のため、組織外共有時は メールでの添付 3 共同編集という概念はなく、各々がリ ネーム保存して誰かがマージ作業 4 バージョン管理もなく、v1, v2管理でと りあえず保存 3 送信メール添付ファイルをあとから編集 した場合は、編集後ファイルとしてメー ル添付再送 ユーザーの固定観念  ファイルは送られてきたらダウンロード保存して編集するもの  メール(Teams)はドラッグ&ドロップで添付するもの  ファイルはわかりやすいようにリネーム管理するもの
  7.  個人用クラウドストレージ  権限は“原則”個人しか利用できない  ストレージであり、WebアプリはM365の のクラウドファイルの入り口にもなる OneDrive SharePoint Online*

     チーム用クラウドストレージ*  Teamsチームごとに作成されアクセス 権限は“原則”チーム設定に依拠  Teamsだけでなく、SPO Webアプリや OneDriveからもアクセス可能 ファイル所在地に限らず、 リンク共有またはバイネーム/グループ招待で 編集・閲覧共有可能 共同編集可能で バージョン管理されている 共通機能 *ここで説明するSPOはチームサイトで、コミュニケーションサイトではない *厳密にはクラウドストレージだけではないが、ファイル管理側面のみとらえる
  8. Teamsチームごとに裏側で作成される(=Teamsと思ってOK!) Contosoユニットチーム Contosoユニットチーム Bigsoft社との契約書 Project Sapphire説明資料 Contoso業績管理 チャネル内の投稿 ◦◦チャネル ××チャネル

    • Teamsチームを作成すると、自 動的にSharePointのフォルダ が作成される • チャネルごとにフォルダが作成さ れ、各チャネルスレッドに添付し たファイルは自動格納される • チームのフォルダは、Teamsの 「ファイル」タブから閲覧、または OneDriveからもアクセス可能
  9. OneDriveのCopilotアクセス権範囲 KazuakiのOneDrive Bigsoft社との契約書 Project Sapphire説明資料 Contoso業績管理 Kazuakiのお給料 アクセス権を持たないため、 検索・参照できない Copilot説明資料

    Kazuakiからファイル 共有されたことなし Kazuakiから「Copilot説明資 料」のリンクをを共有されたこと があり、開いたことがある Copilotは共有されたファ イルのみ参照可能 Kazuakiから「Copilot説明 資料」のリンクを共有された ことがあるが、開いていない ファイルを開かないと権限 は付与されない
  10. SharePoint(Teams) のCopilotアクセス権範囲 Contosoユニットチーム Contosoユニットチーム Bigsoft社との契約書 Project Sapphire説明資料 Contoso業績管理 アクセス権を持たないた め、検索・参照できない

    プライベートチーム Northwindユニットチーム Contosoユニットチーム Smallsoft社との契約書 Project Mario説明資料 Northwind業績管理 パブリックチーム ファイル検索やCopiotに よりアクセス可能 チャネル内の投稿 チャネル内の投稿 所属しているチームがパブリックの場合は要注意! 共有リンクでファイル共有 されていて開いたことがあ る場合 Copilotは共有されたファ イルのみ参照可能
  11. SharePoint/OneDrive上のファイルは常時保存かつ共同編集が可能 Bigsoft社との契約書 Project Sapphire説明資料 Contoso業績管理 Kazuakiのお給料 Copilot説明資料 KazuakiのOneDrive • SharePoint/OneDrive上の

    ファイルは常時保存されており、 バージョン管理されている • 共有リンクからほかの人とリア ルタイム共同編集が可能 • リンク共有し、1つのファイルを みんなで作り上げていく文化に することで、効率化を図る
  12. ファイルストレージの使い分け 個人用、下書き中のファイル、 テンポラリーファイルを保存 OneDrive 組織で利用するファイルを保存 SharePoint Online 組織の3名以上に共有する場合は SharePointに移送 デファクトスタンダードの組織ファイル

    ストレージに 組織で必要なファイルは 最初からSPO(Teams)に格納 現在も利用する必要なファイル類は 棚卸、整理し、SharePointに移行 昔からのファイルのアーカイブ その他ストレージ 数年アクセスしないファイルは 徐々に削除 ローカルに保存せず、原則はOdfBに 保存する (PCが破損してもデータは保持) 移行 移送 社内向けセミナー資料から
  13. JTC用邪道SPOファイル管理 一般チャネル配下で レガシー管理 チャネルベースでのフォルダ管理ができな い場合、一般チャネル配下にすべての フォルダを配置し、一般チャネルを OneDriveへのショートカット追加で、 Explorerから管理 チャネル保存されたファイルは 定期全削除

    左記を実施した際、チャネルフォルダに 保存されるファイルは、皆ドラッグ&ド ロップで保存されたものとして、定期的 にすべて削除する 階層型組織のために一般チャ ネルフォルダにアクセス権付与 階層型組織は部署内のすべてのファイ ルに対するアクセス権を求めるケースが 多い その場合、上位階層のチームのM365グ ループを下位階層のチーム一般チャネル フォルダに付与し、アクセス権付与