WinActorを使ったファイル格納システム

過去を思い出しながら作成しました

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1. WinActorを使った ファイル格納システム 2024年MM月DD日
2. 背景１  前職で行った業務改善についてお話します（2018年）  WinActorは個人使用が認められていないため、実際の画面はあ りませんが、過去に行った業務改善について成果物としてまと めました。  ファイル格納システムは部⾧のこんな一言が始まりでした  Excelで業務改善できるならWinActorを使って、もっとみんな が使えるシステムを作ってほしい  営業証票のアップロードに時間が掛かるから、ファイル格納シ ステムを構築してほしい  期間は６か月。通常の業務をこなしながら、学習・設計・テス トまで終了すること
3. 背景２  自分はExcel関数とExcelVBAに少し詳しいだけの営業事務員  直属の上司はPCに詳しいけれど、WinActorを実装するのは初め て  学習期間と開発期間を合わせて半年頂きましたので、学習期間2 カ月・開発期間3カ月・テスト期間1カ月で構築しました  WinActorのアカウントを頂き、学習は講座等に通わず、 WinActorのサイト（https://winactor.com/）で自己学習しま した  ローコードツールと言われていますが、実際はフローを組み立 てるだけでは動かず、プログラミング知識も必要でした  他にも色々と要望がありましたが、この資料ではわかりやすく 簡素化しています
4. 作業イメージと自動化前の手順 【イメージ】 本棚に順番に本を戻す 営業担当 営業事務 案件獲得 案件番号取得 ファイル格納 ファイル作成 作業依頼 案件番号 00000001～99999999 【自動化前の手順】 ＊ファイル命名ルール＊ 証票番号_証票名_案件番号_案件名 ※先頭の数字と証票名はセット ※xxxxxxxxは8桁の案件番号 ※00000001～99999999
5. 自動化前の問題点 1ファイル2～3分 案件番号検索 00000001～99999999  ファイルを格納するための案件番号検索に時間が掛る  検索する案件番号を間違うと、どこにファイルを格納したか見つからなくなる  ファイルサイズが１Mを超えるとタイムアウトを起こしてしまう ファイル作成 案件番号検索 ファイル格納
6. 営業事務担当からの提示条件 ①サーバーに手動で証票を格納すると1証票当たり２分はかかる ⇒証票を格納する時間を減らしてほしい ②ファイル命名ルールは現在のものを基準としてほしい ⇒手間を増やしたくないため ③ファイル名や案件番号のチェックを厳しく設定してほしい ⇒ヒューマンエラーの削減 ④ 24時間365日稼働してほしい ⇒いつでもファイル格納を自動で行ってほしい ⑤サーバーが古く1M以上のファイルをアップロードすると、タイムアウトしてしまうの で、ファイルサイズチェックを組み込んでほしい ※タイムアウト:接続先（サーバー）に対し処理要求を送った際に、所定の時間内に応答が ないこと
7. フロー図 ファイル取得 先頭番号チェック 証票名チェック 案件番号チェック ファイル名⾧さチェック ファイルサイズチェック 整合性チェック ファイル格納 キャッシュクリア 再起動 エラーフォルダ 10分に1回 12時間に1回 次のファイルへ
8. 結果  格納場所間違いなどのヒューマンエラーがなくなった  案件番号を手動で検索するよりWinActorで検索したほうが早かった  1ファイルあたり2分前後かかっていた作業が1ファイルあたり30秒 で格納出来るようになった  2000ファイルあたり50時間の削減  作業時間削減により証票チェックに時間がかけられるようになり全 体のミスを削減  サーバーが落ちないように試行錯誤した結果、スムーズにファイル のアップロードが出来るようになった  最終的にWinActorの監視も不要になった 2分 2000ファイル＝4000分 30秒 2000ファイル＝60000秒（1000分） 4000分ー1000分は3000分（50時間）
9. 苦労した点１ タスクスケジューラ バッチ キャッシュクリア Edge再起動 【10分に1回キャッシュクリア】 ＊サーバが古いのでキャッシュクリアをしないとサーバーが落ちる現象対策 ・キャッシュ:読み込んだ内容・情報を一時的に保存しておくこと 24時間365日止まらないようにするところの構成が難しかった バッチ、PowerShell、Windowsのタスクスケジューラを使用 WinActorの詳細はJavaScriptという言語で書かれているため、フローを作ってもうまくい かないところは、JavaScriptを読んで必要な部分を変更するという作業がたびたび生じた のがとても難しかった
10. 苦労した点２ タスクスケジューラ PowerShell WinActor再起動 Edge再起動 【12時間に1回再起動】 ＊キャッシュの他、ごみファイルを一掃するためにWinActorを再起動 ・ごみファイル:ホームページ閲覧やアプリの使用時に作成される一時ファイルがゴミ データとして徐々に溜まりパソコンの動作に影響を及ぼす JavaScriptは使ったことのない言語だったので、ネットで調べたり、WinActorのフォー ラムで質問したりして解決した バッチ・PowerShell・JavaScript等、知らなかった言語を扱えたことは良い経験だったと 思う