Анастасия Писнова, «‎Текст как проект»‎

1. Как оцениваем большие проекты, организовываем работу с техписателями и заказчиками, с какими сложностями сталкиваемся и как подводим итоги Текст как проект Анастасия Писнова Младший технический писатель
2. Анастасия Писнова apisnova@ozon.ru Отдел технической документации и UX-редактуры Младший технический писатель Пришла в Ozon после прошлогоднего митапа Поддерживаю покупательскую Справку Готовлю переводы Справки на английский язык Причёсываю ответы чат-ботов Раньше работала с ГОСТами
3. 3 Техписы бывают разные ГОСТовские техписатели Ориентир на ГОСТы и требования нормоконтроля Небольшая аудитория документации Документация обычно ведётся в Word Продуктовые техписатели Ориентир на внутренние стайлгайды и best practices коллег Большая аудитория документации Для документации используют разное ПО: Confluence, IDE, DITA
4. 4 Однажды в команду пришла большая задача
5. 5 Однажды в команду пришла большая задача
6. 6 Однажды в команду пришла большая задача Выкатываемся через 1,5 месяца
7. 7 Эпик — как задача, только больше и со своими метриками
8. 8 Единый процесс Стейкхолдеры Загрузка команды Сроки Вычитки Инструменты Размер рабочей группы А ещё URL красивый сделать надо Сбор требований
9. 9 Этапы эпика 01 02 04 03 Уточнить вопросы у заказчика Сделать структуру будущей доки Показать структуру рабочей группе и лиду Показать структуру заказчику 05 06 Распределить задачи в рабочей группе Создать задачи на статьи или разделы Договориться о последовательности работ и выкатки Сделать задачи, обновить статусы Провести демо заказчику Внести доработки и выкатить на прод Провести демо на всех техписателей 07 Провести ретро с рабочей группой 08 09 10 11 12
10. 10 Процессы эпика Уточнить вопросы у заказчика • сроки • тексты от продукта • макеты • ✨definition of done✨ Согласовать приоритеты выкатки • сроки выкатки продукта • приоритеты статей и разделов Сделать структуру и согласовать с заказчиком и рабочей группой • главная страница • разделы и их содержание Создать и распределить задачи на рабочую группу • распределение ролей и нагрузки на группу по спринтам • roadmap • задачи на вычитки и релиз
11. 11 Процессы эпика Сделать задачи, вычитать и обновить статусы • черновики • внутренняя вычитка • согласование с заказчиком Провести демо заказчику • итоговые сроки выкатки • фидбек от заказчика • финальные правки Провести демо рабочей группе и другим техписателям • итоговый черновик со всеми статьями • сбор фидбека с коллег Выкатить на прод • красивый адрес для документации, если нужно: не 123456.prod.ru, а seller-api.prod.ru • 🎉релиз🎉
12. 12 Ретро 1. Подводим итоги работы 2. Анализируем, что было хорошо, а что не очень 3. Думаем, какие штуки можно применять в следующих эпиках 4. Показываем ретро остальной команде А ещё это отличная возможность поблагодарить уважаемых коллег
13. 13 Плюсы процесса 01 Единый процесс для всех 02 Визуализация этапов 03 Процесс — база знаний 04 Работа над ошибками
14. 14 Статистика по эпикам 38 закрыли 7 в процессе
15. 15 Аудитория эпиков 22 000 чел. посетило Справку для других стран на русском языке за 4 месяца 8000 чел. посетило Справку для других стран на английском языке за 4 месяца >19 000 просмотров Справки Ozon Банка для бизнеса после переноса 23 000 раз посмотрели документацию разработчиков после рефакторинга нашими силами
16. 16 Что может пойти не так?
17. 17 ВСЁ
18. 18 Проблемы и их решение Коллега из рабочей группы заболел или занят более приоритетными задачами Заранее заложить в сроки занятость коллеги. Если это уже случилось — передать задачи другим членам рабочей группы или привлечь кого-то из коллег
19. 19 Проблемы и их решение Заказчик не выходит на связь и затягивает с вычиткой Писать заказчику везде, где только можно, и привлекать лидов. Если ничего не помогает — переводим эпик на холд и снимаем приоритет
20. 20 Проблемы и их решение Пришёл ранее неизвестный стейкхолдер и принёс кучу правок • Собраться рабочей группой, заказчиками и стейкхолдером и проанализировать правки • Согласовать итоговый список правок и внести их
21. 21 Проблемы и их решение Выкатка перенеслась из-за форс-мажора Переносить выкатку эпика. Если выкатка постоянно переносится, а тексты уже готовы — снять приоритет
22. 22 Проблемы и их решение «Сделайте всё ASAP» • Понять, откуда сроки • Показать заказчику roadmap работ, объяснить, что есть объективные причины, почему не успеем • Выкатывать задачи постепенно
23. 23 Проблемы и их решение Изначальная структура запутанная, команде сложно собрать новую Привлечь лидов или старшего техписа не из рабочей группы
24. 24 Проблемы и их решение Заказчик категорически не одобряет новую структуру • Разобраться, что именно не устраивает • Аргументировать, почему сделали именно так • Оперировать стайлгайдами и предыдущими похожими эпиками
25. 25 Проблемы и их решение Если вдруг после выкатки упал прод с документацией… Откатиться и проанализировать, почему упал прод. Если есть возможность, проверить релиз на стадии его сборки
26. 26 Советы, которые сэкономят время и нервы Не пренебрегайте анализом вводной информации. Чем раньше вы узнаете, что чего-то не хватает, тем меньше времени потратите на ожидание Сразу проверьте, что у вас и остальной рабочей группы есть все необходимые доступы При оценке сроков учитывайте время на вычитку коллегами и заказчиками, приёмку, а также отпуска и периоды высокой нагрузки у рабочей группы Лишний раз убедитесь, что заказчики согласовали работы над проектом со своими руководителями и юристами
27. Есть вопросы? Давайте обсудим! Анастасия Писнова Младший технический писатель