Comment unFIX nous a aidés à accompagner la réorganisation d'un service de 25 personnes

1 There is a better way OCTO Part of Accenture
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© 2023 - All rights reserved Christelle Bergé Coach Agile et Orga L’agile pour son mindset ! Jérémie Bohbot Coach Agile et Orga Complex Problem Solver OCTO Technology & OCTO Academy There is a Better Way Bienvenue à vous ! Qui sommes-nous ?

5 03 02 01 06 05 04 There is a
better way OCTO Part of Accenture © 2023 - All rights reserved Sommaire Le modèle unFIX et ce qu’on en pense Le pattern central : les Crew Types La mission (réussie) de réorganisation Autres expérimentations hors réorganisation Prochaines étapes et propositions Annexes - Food for thought

© 2023 - All rights reserved Voir unFIX comme une synthèse de sa trajectoire d’agiliste ๏ Auteur et speaker majeur de l'agile et du leadership, qui a déjà à son actif : > Management 3.0 → posture managériale > Moving Motivators → cartes à jouer > How to Change the World → super-modèle > Managing for Happiness → expérience en interne et pour les clients > Startup, Scaleup, Screwup → croissance de l'entreprise > Agile Lean Europe → unconference en open forum > Modèle unFIX → une très large synthèse de tout cela ! Un auteur : Jurgen Appelo “Create your own way of working as a network organization”

© 2023 - All rights reserved ๏ Le “unFramework for Innovation and Experience” ๏ Une librairie de patterns ๏ Un pattern, c’est une “micro-solution” : > Un sujet, un thème décliné en options, variables, dimensions, étapes… > Matérialisée en : cartes à jouer, matériel de facilitation, en outil > Que l’on peut utiliser quand on veut, comme on veut ๏ Des contenus nouveaux et/ou recyclés : > Crew Types (Team Topologies en mieux), Bets and Objectives (OKR sérieusement rénovés !), Human Drives (bien plus large que Moving Motivators), Dependency Breakers (check-list de 20 solutions !) ๏ Des contenus repris tels que déjà existant : > Niveaux de délégation, Horizons d’investissement (comme cités dans SAFe), Meaning and Purpose (Ikigai) ๏ Tout cela est bien sûr compatible avec d’autres approches, méthodes, outils, frameworks > Core Protocols, Liberating Structures, Sociocratie 3.0, etc. Le modèle unFIX

© 2023 - All rights reserved Le pari, la promesse d’unFIX Les grands framework agiles à l'échelle ne parviennent pas à appréhender la complexité de l'organisation qui les utilise. Parfois, une équipe doit être formée rapidement (ex : équipage d'un avion, pompiers, équipe de tournage). La conception organisationnelle doit ressembler à des Legos et non à des Playmobil. Transformation rapide (reteaming) “Si ça fait mal... alors faites-le plus souvent” (Martin Fowler).

© 2023 - All rights reserved Ce qu’on aime dans unFIX La fraîcheur après les gros frameworks Une alternative sérieuse pour inventer des organisations custom efficaces à l’échelle Le jeu et l’efficacité dans la construction Des cartes à jouer et du matériel de facilitation dans l’esprit LEGO® SERIOUS PLAY® Rend curieux Fidèle aux valeurs agiles Une vaste boîte à outils, synthèse de beaucoup d’autres, et délibérément au service de l’agile La proximité avec Team Topologies Au coeur de la sociotech, basée sur la loi de Conway et avec une organisation en chaînes de valeur

© 2023 - All rights reserved Ce qu’on aime (et peut) faire avec unFIX Transformer des organisations Réorganiser des équipes #reteaming Délier, assouplir, fortiﬁer durablement Travailler à l’échelle tout en s’autorisant une démarche participative bottom-up Éviter de déployer un TOM Apporter du mieux-être aux équipes agiles #facilitation #remove impediments #rétrospectives Prendre du recul, augmenter son rayon d’action, son autonomie Résoudre des problèmes localement Se rendre inutile Le design d’organisation ne porte pas que sur la structure. C’est aussi : les responsabilités, les décisions, les objectifs, la motivation.

© 2023 - All rights reserved Comme un hamburger, et sur mesure Dessiner une organisation avec le pattern des Crew Types Value Stream Crew Governance Crew Platform Crew Capability Crew Partnership Crew Facilitation Crew Experience Crew

© 2023 - All rights reserved Une Crew, ça veut dire : ๏ Travail collaboratif, ciblé et limité dans le temps ๏ Un petit groupe de personnes qui se connaissent toutes ๏ A une mission déﬁnie ๏ Autonome et s'organise elle-même ๏ Pas de responsable qui gère les autres équipiers Les sept Crews : ๏ Value Stream Crew → fournit un produit ou un service (valeur) ๏ Facilitation Crew → aide à fonctionner sans heurts ๏ Capability Crew → super experts en soutien ๏ Platform Crew → fournit des services partagés ๏ Experience Crew → focus expérience client ๏ Partnership Crew → outsourcing, alliances, freelances ๏ Governance Crew → manage le système Zoom sur le pattern des Crew Types

© 2023 - All rights reserved Value Stream Crew : ๏ Permet de livrer un produit ou un service ๏ A la responsabilité d’un ﬂux de valeur de bout en bout, de la demande du client à la livraison du client ๏ Dispose de toutes les compétences nécessaires pour accomplir l’essentiel de son travail Experience Crew : ๏ Est en contact et focus sur les clients ๏ Son objectif : optimiser l'ensemble du parcours client et l'expérience des utilisateurs ๏ Quand c’est nécessaire, assure les points de contact entre plusieurs produits et différents canaux pour uniﬁer la relation client Zoom sur le pattern des Crew Types

© 2023 - All rights reserved Partnership Crew : ๏ Outsourcing, alliances, freelances… ๏ En miroir de l’Experience Crew ๏ Se concentre sur les fournisseurs (Achats), les indépendants, les employés (RH) car ils peuvent faire ou défaire une entreprise en décidant de partir si leur expérience est mauvaise Facilitation Crew : ๏ Aide à fonctionner sans heurts ๏ But : aider les Crews à faire du super boulot en mutualisant leurs moyens, en partageant ce qu’elles ont en commun ๏ N'a pas de ﬂux de valeur propre ๏ Exemple : Scrum Masters ou coachs agiles, qui peuvent partager leur temps sur plusieurs Crews Zoom sur le pattern des Crew Types

© 2023 - All rights reserved Capability Crew : ๏ Super experts en soutien ๏ Compétences avancées qu’on ne peut pas répartir dans les Crews ๏ Objectif : aider les Crews lorsque nécessaire ๏ Les experts y travaillent temporairement et en tant que membres invités (comme des consultants externes) Platform Crew : ๏ Fournit des services partagés ๏ Services techniques : infrastructure et APIs, mallettes d’intervention et EPI, CR pré-remplis sur tablettes ๏ Services humains : plateaux déjeuner, livraisons de colis, conseils juridiques, cours, etc. ๏ Elle prend en partie le relais de la Facilitation Crew Zoom sur le pattern des Crew Types

© 2023 - All rights reserved Zoom sur le pattern des Crew Types Governance Crew : ๏ Manage le système ๏ Composée de plusieurs chefs ๏ Leadership : vision, objectif, stratégie de la Base ๏ Fait de son mieux pour développer le sentiment d’appartenance et de reconnaissance ๏ Fixe les limites de l’auto-organisation (existence de Crews par exemple)

24 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights
reserved Ce client souhaite, dans le cadre d'un atelier : • Créer collectivement une représentation du modèle organisationnel existant "As-Is" (tel qu'il est) • Créer collectivement une ou plusieurs ébauches de modèles organisationnels de son organisation "To-Be” (à venir). ◉ Chez un client industriel, une équipe de coachs et d’experts est composée de 22 personnes avec 2 expertises-clés pour l'ingénierie : Lean & Agile et Data & AI. ◉ L'équipe a commencé à réﬂéchir à sa réorganisation en décembre 2022 pour clariﬁer la vision, la mission, la stratégie et l'organisation ◉ Le modèle unFIX a été choisi pour mobiliser l'intelligence collective de l'équipe sur cette question organisationnelle. Demande Contexte Contexte et demande

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Accenture © 2023 - All rights reserved Une présentation du unFIX model S'assurer que tous les participants comprennent la philosophie et le macro-fonctionnement de la librairie unFIX. Modéliser le "As-Is” Permettre à l'équipe de modéliser son organisation actuelle à l'aide du modèle unFIX. Les participants seront en mesure d'identiﬁer les points douloureux du modèle organisationnel actuel de YYY ainsi que des opportunités Target model "To-Be" Permettre aux sous-équipes de modéliser un nouveau modèle organisationnel cible pour cette équipe en utilisant unFIX Synthèse des travaux en mode “pitch” Chaque sous-équipe présentera son modèle d'organisation cible et répondra aux questions/réponses des autres sous-équipes. Debrief avec le client (patron de l’équipe) Debrieﬁng de ce qui a émergé lors du workshop 1 2 3 4 5 1er workshop - 3h - Février

© 2023 - All rights reserved Travail sur la situation “As-Is” puis sur la cible “To-Be” Principes de facilitation suivis : ๏ Deux équipes représentatives travaillent en parallèle ๏ 3 itérations : > “As-Is” (et choix du meilleur “As-Is”) > Difficultés et bénéﬁces actuels > “To-Be” ๏ Pitch et échanges en ﬁn de chaque itération

© 2023 - All rights reserved La librairie comportait alors 17 patterns… Principles Objectives Crowd League Base Turfs Forums Role Attributes Time Commitments Participation Levels Delegation Levels Decision Methods Teaming Options Voting Options Lifecycle Stages Human Drives Investment Horizons Innovation Vortex Dependency Breakers 1 Crew

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reserved OBJECTIF COMMENT ◉ Faire converger les membres de l'équipe YYY vers un modèle organisationnel cible actionnable ◉ Mise en place de capitaines au sein de certaines équipes ◉ Coaching de certaines équipes ad hoc ◉ Faire converger les membres de l'équipe sur une organisation cible "To-Be" de YYY, en utilisant le modèle unFIX ◉ Valider la mission de chaque équipage composant la base YYY (contribution/impact) ◉ Rendre les noms des équipages les plus intelligibles possibles pour XXX ◉ Valider au sein de l'équipe YYY qui est positionné sur quel(s) Equipage(s) ◉ Clarifier le rôle et les responsabilités des capitaines, avec le soutien des membres de la YYY. ◉ Aider l'équipe de gouvernance à identifier les équipes qui ont besoin d'un capitaine. ◉ Assister les équipages qui souhaitent élire un capitaine en utilisant la méthode sociocratique de "l'élection sans candidat". ◉ Mettre en place les différentes délégations de responsabilités aux capitaines en accord avec l'équipe de gouvernance. ◉ Animer quelques sessions et/ou former les membres du YYY à animer eux-mêmes ce type d'atelier. ◉ Soutien aux Crews qui en ont besoin (facilitation, expérience, gouvernance, partenariat) ◉ Soutien aux forums qui en ont besoin Préparation et facilitation de la suite des workshop unFIX Le rôle de Captain et la délégation Demand-driven coaching Zoom sur l’accompagnement qui a suivi MARS AVRIL MAI

© 2023 - All rights reserved Mobiliser de nouveaux patterns… Principles Objectives Crowd League Base Turfs Forums Role Attributes Time Commitments Participation Levels Delegation Levels Decision Methods Teaming Options Voting Options Lifecycle Stages Human Drives Investment Horizons Innovation Vortex Dependency Breakers 1 2 Crew

Accenture © 2023 - All rights reserved Chaque Crew creuse son sujet : Qui, pourquoi, comment, avec qui ? Step #2 Delegation level with Governance Crew Step #3 Discussions and adjustments “Good enough for now, safe enough to try.” 2e workshop - 3h - Mars Step #1 Deﬁne mission and collect key activities

© 2023 - All rights reserved Travail en futures Crews Principes de facilitation suivis : ๏ 3 ilôts en parallèle pour travailler sur les Crews : > Partnership Crew > Experience Crew > Value Stream Crew ๏ Pitch et échanges ๏ Positionnement de chacun sur les Crews : > à temps plein ou majoritaire > en contributeur

© 2023 - All rights reserved Résultats du 2e workshop Projet 1 Projet 2 Projet 3 Projet 4 Projet 5 Projet 6 Projet 7 Projet 8 Projet 9 Projet 10 Projet 11 Projet 12 Projet 13 Projet 14 ๏ Organisation cible simpliﬁée > ﬁn de la Facilitation Crew` > moins de Capability Crews ๏ Positionnement des collaborateurs > sur la majorité de leur temps (orange) > ponctuellement (violet - non représenté) > OK, difficile de se limiter à 1 post-it orange par personne… # 1 # 2

© 2023 - All rights reserved 1. S’approprier quelques patterns (très !) rapidement, dans un temps contraint 2. Identiﬁer leurs chaînes de valeur : produire de l’expertise vs servir des projets/clients internes ? 3. Embarquer tout le monde dans l’aventure de la réorganisation, créer un vocabulaire commun 4. Poser et partager des constats sur une organisation existante puis réﬂéchir sereinement à d’autres façons de s’organiser Et même plus, “Cherry on the cake” : 5. “Reshape the business” : a. Donner sens aux très nombreux projets avec le pattern “Business Lifecycle” b. Se remémorer tous les prospects en interne perdus de vue et à recontacter c. Avoir les idées claires pour décider à l’annonce d’une coupe budgétaire de 30% ! REX de la mission : promesse tenue ?

© 2023 - All rights reserved Pour un programme Data côté Métier : 1. Organisation en chaînes de valeur avec des équipes multi-fontionnelles de Developers venant des métiers, de la DSI, de la Data 2. Une équipe transverse responsable du RUN de tous les produits anciens, et pas forcément les nouveaux à venir (équipe grise) 3. Une équipe qui fait tous les développements spéciﬁques et qui n’apparaît pas en tant que telle mais dans une autre équipe (équipe bleue) 4. Une équipe d’exploration, de réalisation de PoC impliquant de la Data Science (équipe violette) 5. Un super expert qui apparaît une fois sur l’organigramme et qui en fait est sollicité partout… Exemple 1 - Client bancaire Utilisation au ﬁl des conversations pour rendre l’organisation plus compréhensible

© 2023 - All rights reserved Une large équipe OCTO dans un large programme Data : ๏ Des douleurs latentes, continues, sans être vraiment capables de trouver ce qu’il faudrait changer ๏ Le système socio-technique est complexe, “multi-tout” ! ๏ L’analyse tourne en rond. Exemple 2 - Client énergie Modéliser pour comprendre les douleurs

© 2023 - All rights reserved 1. Positionner les difficultés rencontrées (rouge) 2. Trouver les évolutions ou améliorations possibles (orange) “Au passage”, on gagne : ๏ Positionnement des personnes ๏ Clariﬁcation des attendus vis-à-vis du Product Manager ๏ Validation des Value Stream Crews et des Capability Crews ๏ L’identiﬁcation d’un truc bizarre entre la Facilitation Crew et la Governance Crew Travailler dessus

© 2023 - All rights reserved 2 jours avec Jurgen Appelo à Paris les 19 et 20 mars 2024 by OCTO Academy Un rendez-vous exceptionnel en préparation Manifestez votre intérêt sur cette page pour être informés et recevoir toutes les informations sur le workshop unFIX !

© 2023 - All rights reserved Expérimenter avec notre serious game unFIX ๏ Format 1h30 à 3h ๏ Jeu de rôle ๏ Business case non IT (pas que IT) ๏ Construire et faire évoluer l’organisation d’une société qui s’adapte à son marché sur 2 années de croissance ๏ Maîtriser la dynamique des Crew Types

© 2023 - All rights reserved ๏ La release 2023 célébrée ce mercredi : 32 patterns officiels ๏ Une start up avec un business model différent > Des formations mais pas certifiantes > “Qualification program” des contributeurs, en cours > Des entreprises partenaires : ses clients ๏ Toutes les ressources gratuites sur unfix.com > Cartes > Miro template > Plotter App > Poster des patterns ๏ Communauté sur community.unfix.com unFIX en vitesse de croisière !

Accenture © 2023 - All rights reserved ๏ Un état de l’art qui ouvre les chakras ๏ unFIX est arrivé à maturité : let’s have fun now! ๏ Des pré-requis managériaux qui favorisent l’auto-organisation ๏ Votre talent pour utiliser les patterns à votre façon dans votre contexte ๏ N’attendez pas une réorg. pour utiliser unFIX ๏ Ou commencez votre réorg. maintenant, pas à pas ๏ Comptez sur le soutien de la communauté, à commencer par nous ๏ Venez nous parler de vos projets Take away

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