企業でNotionを導入する際に知っておきたい機能やポイント #devio2023

■動画
https://youtu.be/PjikZPpwP2U

■概要
Notionを企業で導入する際に知っておきたい管理者向けの機能やポイントについて解説をします。
よくご質問をいただく「スペース、アクセス設計」「セキュリティ」「コンテンツ管理」という3つのテーマに分けて、新しく登場した機能なども含めてできるだけ網羅的にお伝えいたします。

Transcript

1. 企業でNotionを導入する際に 知っておきたい機能やポイント 2023/8 ネクストモード 南 栄樹 1
2. 2 自己紹介 • 南 栄樹（みなみ えいき） • ネクストモード株式会社 インテグレーション事業部 • 2022/4：ネクストモードにジョイン 2023/1：Notionセールスエンジニア • ブログ https://info.nextmode.co.jp/blog/author/minami-eiki/ https://dev.classmethod.jp/author/minami-eiki/
3. 3 本セッションの対象者 • 企業でNotionの導入を検討している • Notionに興味を持っている • 有用なSaaSを探している
4. 4 本セッションの内容 • Notionについて • Notionの特徴 • 企業向けの機能やポイント ◦ 1. スペース・アクセス設計 ◦ 2. セキュリティ関連 ◦ 3. コンテンツ管理 • まとめ
5. 5 Notionについて
6. 6 Notionはどんなツール？ • 情報・業務・人をつなぐコネクテッドワークスペース
7. 7 企業のNotion利用、増えています • 日本語ベータ版リリース以降、中・大規模企業ユーザー によるNotion導入が加速 • 2021/9～2022/9の1年間でEnterprise Plan利用は2.3倍に • 大規模企業は特にDX推進、イノベーション推進、 新規事業促進の部門等で利用が拡大
8. 8 企業の抱える課題 • 企業の利用アプリ数は増加傾向 ◦ IDaaSを提供するOktaの顧客企業は平均して89個のアプリを利用 Okta, Inc.「Businesses at Work 2023」 より • 利用アプリ数が増えることによる課題 ◦ ナレッジ、チーム、ツールがサイロ化 ◦ 情報を探す・連携することに多くの時間を消費 ◦ ITコストの上昇
9. 9 特徴1 オールインワン • 業務に必要なツールや情報をNotionひとつに集約 ドキュメント Wiki タスク管理 データベース
10. 10 特徴2 優れたカスタマイズ性 • 他のツールとの連携も簡単、Notionをツールの中心に ◦ 他のツールとの同期、埋め込みによるプレビュー ◦ ZapierやMakeを使ってワークフローを自動化
11. 11 特徴3 充実したコミュニケーション機能 • 組織の形態に合わせた柔軟なスペース設計 • アクセス権により公開範囲をコントロール • 共同編集もスムーズに ◦ メンション、コメント、通知機能など
12. 12 再掲：Notionはどんなツール？ • 情報・業務・人をつなぐコネクテッドワークスペース
13. Notionを企業で使う 13
14. 14 よくあるお悩み • 複数の部署で使うときはどうすればいい？ • 情報漏洩のリスクを減らしたい • ログやバックアップってちゃんと取れるの？
15. 15 企業向けの機能やポイント 1. スペース・アクセス設計 2. セキュリティ関連 3. コンテンツ管理
16. スペース、アクセス設計 16
17. 17 スペース設計 • ワークスペースとチームスペース
18. 18 スペース設計 • ワークスペース：すべてのコンテンツの格納庫 ワークスペース
19. 19 スペース設計 • チームスペース：コンテンツをまとめるフォルダ チームスペース
20. 20 スペース設計 • ページ：コンテンツを配置 ページ ページの コンテンツ
21. 21 スペース設計 • 例：部署やプロジェクトでチームスペースを分ける 部署ごとの チームスペース
22. 22 アクセス設定 - チームスペース • チームスペースの種類 ◦ オープン：ワークスペースのメンバーは誰でも参加可能 ◦ クローズド：招待が必要 ◦ プライベート：招待が必要、参加しないと表示されない ※プライベートはビジネス、エンタープライズプランのみ • スペースのコンテンツへのアクセス権 ◦ メンバーやグループごとにアクセス権（フルアクセス／編集／ コメント／読み取り）を設定 ※エンタープライズプランのみ
23. 23 アクセス設定 - ページ • 共有レベル ◦ 招待されたユーザーのみ ◦ ページのリンクを知っているユーザー ◦ ワークスペース内の全員 ◦ Web上に公開（インターネットにパブリックに公開） • ページへのアクセス権 ◦ メンバーやグループ、ゲストごとにアクセス権（フルアクセス／ 編集／コメント／読み取り）を設定
24. 24 スペースのセキュリティ設定 • チームスペース／ワークスペースで制限 ◦ ページのWeb公開 ◦ ゲスト招待 ◦ ページのエクスポート • ワークスペースで制限 ◦ 他のワークスペースへのページの複製 ◦ 許可されていないアプリケーションとの接続 ビジネスプラン／ エンタープライズプラン エンタープライズプラン
25. 25 スペース設計例 • 部署や情報の機密性でチームスペースを分ける オープン（or デフォルト） 社内メンバーは全員参加 クローズド 部署のメンバーのみ参加 プライベート 参加していないメンバーには見えない
26. 26 スペース設計例 • セキュリティ要件でワークスペースを分ける 社員のみ 社外メンバーを ゲストとして招待 インターネットに 公開 エンタープライズプラン
27. 27 ご参考：スペース間でのコンテンツ共有 • 異なるスペース間でのコンテンツ同期方法とユースケース https://info.nextmode.co.jp/blog/notion-synced-contents-between-spaces
28. セキュリティ関連 28
29. 29 コンテンツ検索機能 • アクセス権に問題のあるページを検索できる ◦ 意図せず外部共有やWeb公開されているコンテンツのチェックなど • コンテンツ検索のビューからアクセス権の修正が可能 • ワークスペースオーナーのみ利用可能 エンタープライズプラン
30. 30 監査ログ • ワークスペースにおけるアクティビティ、イベントを 監査ログとして取得 ◦ イベントの例 ・ページの編集、閲覧、削除、Web公開、ゲスト共有 ・ワークスペース／チームスペースへのメンバー参加、削除 ・ログイン、ログアウト、パスワードの変更 • インシデント発生時の調査やトラブルシュートが可能 • ワークスペースオーナーのみ利用可能 エンタープライズプラン
31. 31 コンテンツ検索 + 監査ログの活用例 • コンテンツ検索で社外秘情報がWeb公開されているのを発見 ↓ • コンテンツ検索のビューからWeb公開を無効化 ↓ • 監査ログから「いつ」「誰が」Web公開をしたのか確認
32. 32 SAML SSO、SCIM • SAML認証によるシングルサインオン • SCIMによりユーザー作成・削除を自動化 • ご参考：設定手順の解説記事 ◦ OktaからNotionにSAML認証でシングルサインオンしてみた https://info.nextmode.co.jp/blog/notion-okta-saml-sso ◦ OktaからNotionにSCIMでユーザープロビジョニングしてみた https://info.nextmode.co.jp/blog/notion-okta-scim-provisioning エンタープライズプラン ビジネスプラン／ エンタープライズプラン
33. 33 SAML SSO、SCIM • セキュリティ上の効果 ◦ パスワードの使い回しの防止 ◦ パスワードポリシー、MFAの有無などのばらつきを無くす ◦ 退職者、異動者のアカウントの更新忘れを防止
34. 34 コンプライアンスなど • 各種規格／監査に対応した安全なサービス運用 ◦ SOC2 Type2 ◦ ISO 27001 ◦ GDPR（EU一般データ保護規則） • 詳細：Notion公式情報 https://www.notion.so/ja-jp/security
35. コンテンツ管理 35
36. 36 ページ履歴 • 変更をいつ誰が行ったか、過去バージョンの内容を確認可能 履歴から過去バージョンへの復元ができる 変更履歴 バージョンの内容
37. 37 アナリティクス機能 • ワークスペースアナリティクス ◦ ワークスペース全体のメンバーやコンテンツの 利用状況を可視化 ◦ ワークスペースオーナーのみ利用可能 ◦ ご参考：アナリティクス機能と活用シーンの解説記事 https://info.nextmode.co.jp/blog/notion-workspace-analytics エンタープライズプラン
38. 38 アナリティクス機能 • 活用例 ◦ アクティブメンバーの推移 → Notionの利用が組織内に想定通りに広がっているかを評価
39. 39 アナリティクス機能 • 活用例 ◦ コンテンツの利用状況 → 人気のあるコンテンツを見つけて組織内でシェア
40. 40 ご参考：Wiki機能 • 【Notion】Wikiとブルーチェックでコンテンツを管理する https://info.nextmode.co.jp/blog/notion-wikis-and-verified-pages
41. 41 ご参考：コンテンツの改善 • 【Notion】コンテンツの検索性を高める方法 https://info.nextmode.co.jp/blog/notion-how-to-improve-searchability
42. 補足、ご参考 42
43. 43 補足：料金プラン • Notionの料金プラン：以下の4つ ◦ フリープラン ◦ プラスプラン ◦ ビジネスプラン ◦ エンタープライズプラン • 各プランとプラン別機能の詳細 https://www.notion.so/ja-jp/pricing
44. 44 参考：ネクストモードのサポート • Notionライセンス提供 ◦ Notion AIのアドオンオプションもご提供可能 • Notion導入・運用支援サービス ◦ スペース設計、セキュリティ設定のコンサルティング ◦ 既存のツールからNotionへの移行支援 ◦ サポート窓口、Oktaなど他SaaSとのトータルソリューション… • 詳細、お問い合わせ先 ◦ https://nextmode.co.jp/services/saas/notion/
45. 45 まとめ • 企業でのNotion導入が広がっている • 組織に合わせて柔軟にスペースやアクセス設計が可能 • 企業向けのセキュリティやコンテンツ管理機能も充実
46. 46 ブログ • DevelopersIO - Notion https://dev.classmethod.jp/tags/notion/ • ネクストモードブログ - Notion https://info.nextmode.co.jp/blog/tag/notion