企業でNotionを利用するための機能やポイント

2024/10/23に開催したネクストモード主催のセミナーでの登壇資料です。
当日のアーカイブ動画は以下からご視聴いただけます。

■Notionを企業で導入する秘訣！〜移行ノウハウやセキュリティを徹底解説〜
https://info.nextmode.co.jp/seminar/20241023_notion-revcomm

Transcript

1. ビジネスを変える！ 企業で利用するための機能やポイント
2. プロフィール • 南　栄樹 • ネクストモード株式会社 インテグレーション部 • 2022/4：ネクストモードにジョイン 2023/1〜：Notionセールスエンジニア • ブログ：Notionを中心に書いてます https://info.nextmode.co.jp/blog/author/minami-eiki/
3. よくあるお悩み • 複数の部署で使うときはどうすればいい？ • 情報漏洩のリスクを減らしたい • ログやバックアップってちゃんと取れるの？ • スペースやアクセス設計が大変そう
4. セッションの内容について Notionを企業で活用するための機能やポイントを3つのテーマ に分けて解説 • 1. スペース・アクセス設計 • 2. セキュリティ、監査 • 3. 運用、管理
5. 補足：Notionのプランについて • Notionの料金プラン：以下の4つ ◦ フリープラン ◦ プラスプラン ◦ ビジネスプラン ◦ エンタープライズプラン • 各プランとプラン別機能の詳細 ◦ https://www.notion.so/ja-jp/pricing
6. 補足：Notionのプランについて
7. 1. スペース・アクセス設計
8. スペース・アクセス設計 • Notionはスペース設計やコンテンツへのアクセス権限も柔 軟に設定することが可能 • 一方、特にスペース設計については後から修正することが 大変なので、十分に検討することを推奨
9. Notionのスペース • Notionをチームや組織で使う場合 ◦ ワークスペースとチームスペースでスペース設計
10. スペースの構造 • ワークスペース：すべてのコンテンツの格納庫 ワークスペース
11. スペースの構造 • チームスペース：コンテンツをまとめるフォルダ チームスペース
12. スペースの構造 • ページ：コンテンツを配置 ページ ページの コンテンツ
13. スペースの構造 • 例：部署やプロジェクトでチームスペースを分ける 部署ごとの チームスペース
14. チームスペース • チームスペースの種類 ◦ オープン：ワークスペースのメンバーは誰でも参加可能 ◦ クローズド：招待が必要 ◦ プライベート：招待が必要、参加しないと表示されない ※プライベートはビジネス、エンタープライズプランのみ • チームスペースのコンテンツへのアクセス権 ◦ メンバーやグループごとにアクセス権（フルアクセス／編集／ コメント／読み取り）を設定 ※エンタープライズプランのみ
15. チームスペースの設計例 • 部署や情報の機密性でチームスペースを分ける オープン（or デフォルト） 社内メンバーは全員参加 クローズド 部署のメンバーのみ参加 プライベート 未参加のメンバーには見えない
16. 組織外へのコンテンツの共有方法 • Notionサイト ◦ Notionで作成したページをウェブサイトとして公開できる機能 • ゲスト招待 ◦ 社外ユーザー等に対してページ単位でコンテンツを共有 （ゲストは非課金対象） • エクスポート ◦ PDF、CSV、HTMLファイル形式でコンテンツをエクスポート
17. スペースのセキュリティ設定 • チームスペース／ワークスペースで制限 ◦ ページのWeb公開の無効化 ◦ ゲスト招待の無効化 ◦ ページのエクスポートの無効化 • ワークスペースで制限 ◦ 他のワークスペースへのページの複製の無効化 ◦ 許可されていないアプリケーションとの接続の制限 エンタープライズプラン エンタープライズプラン
18. ワークスペースの設計例 • セキュリティ要件でワークスペースを分ける エンタープライズプラン 社員のみ 社外メンバーを ゲストとして招待 インターネットに 公開
19. メンバーとゲスト • ワークスペースオーナー ◦ WS（ワークスペース）の設定変更 ◦ WSへのメンバー招待 • メンバーシップ管理者 (エンタープライズプランのみ) ◦ WSへのメンバー招待 • ワークスペースメンバー ◦ 一般利用者、WSの設定変更やメンバー招待はできない • ゲスト ◦ 特定のページのみ招待可能、非課金対象 ◦ ゲスト招待のリクエスト機能（エンタープライズプランのみ）
20. スペース設計の考慮ポイント • スペースを細かく分離しすぎると管理が大変に、 情報共有もしにくくなる • Notion導入の目標と照らし合わせて設計すると◯ 例：情報の共有に課題 → 全社横断のチームスペースをメインにコンテンツを集約 例：アクセス制御を厳格にしたい → クローズドやプライベートのチームスペースも活用 → 外部共有があればワークスペースを分けることも選択肢に
21. 2. セキュリティ、監査
22. • 二段階認証 ◦ 認証方法：SMS or 認証アプリ • SAML SSO（シングルサインオン） ◦ Okta、Entra ID、GoogleなどSAML2.0に対応したIdP ◦ SSOの効果 ▪ 管理者の負荷軽減 ▪ ユーザーの利便性の向上、パスワードの使い回しの防止 ▪ パスワードポリシー、MFAの有無などのばらつきを無くす 二段階認証、SAML SSO ビジネスプラン／ エンタープライズプラン
23. コンプライアンス等 • 各種規格／監査に対応した安全なサービス運用 ◦ SOC2 Type2 ◦ ISO 27001 ◦ GDPR（EU一般データ保護規則） • 詳細：セキュリティとプライバシー - Notion ◦ https://www.notion.so/ja-jp/security
24. コンテンツ検索 • アクセス権に問題のあるページを検索できる ◦ 意図せず外部共有やWeb公開されているコンテンツのチェックなど • コンテンツ検索のビューからアクセス権の修正が可能 • ワークスペースオーナーのみ利用可能 エンタープライズプラン
25. 監査ログ • ワークスペースにおけるアクティビティ、イベントを 監査ログとして取得 ◦ イベントの例 ・ページの編集、閲覧、削除、Web公開、ゲスト共有 ・ワークスペース／チームスペースへのメンバー参加、削除 ・ログイン、ログアウト、パスワードの変更 • インシデント発生時の調査やトラブルシュートが可能 • ワークスペースオーナーのみ利用可能 エンタープライズプラン
26. コンテンツ検索 + 監査ログの活用例 • コンテンツ検索で社外秘情報がWeb公開されているのを発見 ↓ • コンテンツ検索のビューからWeb公開を無効化 ↓ • 監査ログから「いつ」「誰が」Web公開をしたのか確認
27. コンテンツ検索 + 監査ログの活用例 • 監査ログから「いつ」「誰が」Web公開をしたのか確認
28. ページ履歴 • 変更をいつ誰が行ったか、過去バージョンの内容を確認可能 • 履歴から過去バージョンへの復元ができる バージョンの内容 変更履歴
29. ページ履歴 • プランによりページ履歴の保持期間が異なる ◦ フリープラン：7日間 ◦ プラスプラン：30日間 ◦ ビジネスプラン：90日間 ◦ エンタープライズプラン：無制限
30. Notion AI • Notionワークスペースに統合された生成AI機能 ◦ アイディア創出、コンテンツ改善、QA・情報検索など、 Noitonの活用シーンをさらに広げる
31. Notion AIのセキュリティ • ユーザーデータをAIモデルの学習に使用しない ◦ パートナーやサードパーティーに対してもモデル学習やその他 の目的でユーザーデータを使用することを許可しない • ユーザーの既存のアクセス権限を尊重 ◦ アクセス権のないデータに対してはAI経由でもアクセス不可 • データは暗号化 • Notionと同様のコンプライアンス基準を満たして運用 ◦ NotionのSOC 2 Type 2レポート、ISO 27001認証
32. 3. 運用、管理
33. SCIM • ワークスペースのメンバー／グループのプロビジョニング をIdP経由で自動化 ◦ Okta、Entra ID、Googleなど • SCIMの効果 ◦ 社員の入退社、異動時期における管理者の作業負荷削減 ◦ 退職者のアカウントの削除漏れ防止など、セキュリティ インシデントのリスクを低減 エンタープライズプラン
34. アナリティクス機能 • ワークスペースアナリティクス ◦ ワークスペース全体のメンバーやコンテンツの利用状況 を可視化 ◦ ワークスペースオーナーのみ利用可能 ◦ ご参考：アナリティクス機能と活用シーンの解説ブログ https://info.nextmode.co.jp/blog/notion-workspace-analytics エンタープライズプラン
35. アナリティクス機能 - 活用例1 • アクティブメンバーの推移 例：Notionの利用が組織内に広がっているかを定量的に評価
36. アナリティクス機能 - 活用例2 • 各メンバーのページ閲覧数、編集数 例：利用頻度が低い部署があれば再度オンボーディングなどを実施 例：利用が熱心な社員を見つけて協力をしてもらう
37. アナリティクス機能 - 活用例3 • ワークスペースの検索 例：検索やユニーク検索の回数が多いキーワード → ページ内の目立つ位置や、上位の階層にコンテンツを移動
38. ドメイン管理関連 • 自社ドメインのユーザー管理 ◦ 自社ドメインのユーザーに対する管理・操作が可能 ◦ 例：アカウント情報の変更禁止、外部WSへの参加禁止、アカウ ントの一時停止・削除など • ワークスペース管理 ◦ 自社ドメインを持つユーザーが作成したWSに対して 移管・削除・所有権の取得を申請することが可能 ◦ 不要WSの整理、下位プランを集約して利用費を削減するなど エンタープライズプラン
39. ドメイン管理関連 • ご参考：詳細はこちら ◦ 【Notion】ドメイン管理関連の機能とドメイン検証手順の紹介 https://info.nextmode.co.jp/blog/notion-domain-management エンタープライズプラン
40. まとめ • 組織に合わせて柔軟にスペース・アクセス設計ができる • 企業向けの高度なセキュリティ・監査機能 • 効率よく運用するための機能も充実
41. ご参考：ブログ紹介 • ネクストモードブログ - Notion https://info.nextmode.co.jp/blog/tag/notion • DevelopersIO - Notion https://dev.classmethod.jp/tags/notion/