Electronic Communication Best Practices: Reading, writing and manage E-Mails

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1. Electronic Communication Best Practices Reading, writing and manage E-Mails Dustin Frisch <dustin.frisch@asta.hs-fulda.org> http://asta.hs-fulda.org June 4, 2012
2. Disclamer This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License.
3. Was sind Mails Die (auch das) E-Mail ["i:meIl] (kurz Mail, von englisch electronic mail – „elektronische Post“) ist eine auf elektronischem Weg in Computernetzwerken übertragene, briefähnliche Nachricht. http://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail
4. Postfächer und Verteiler Postfächer sind eure Accounts Jeder im AStA hat eigenen Account Beispiel: dustin.frisch@asta.hs-fulda.org Postfächer speichern E-Mails Persönliche Strukturen und Sortierungen
5. Postfächer und Verteiler Verteiler ist eine Liste von Adressen Verteiler hat auch eine Adresse Beispiel: verteiler@asta.hs-fulda.org, edv@asta.hs-fulda.org Verteiler leiten Mails weiter Jede Mail an Verteiler wird an alle Adressen im Verteiler weitergeleitet Sender kann nicht zwischen Postfach und Verteiler unterscheiden
6. Struktur im AStA Jeder hat persönliches Postfach Muster: vorname.nachname@asta.hs-fulda.org Für jedes Referat gibt es einen Verteiler Muster: referat@asta.hs-fulda.org In dem Verteiler stehen ReferentInnen Ein Verteiler sie alle zu binden: Adresse: verteiler@asta.hs-fulda.org Beinhaltet alle, die im AStA arbeiten
7. Mails abrufen Regelmäßig abrufen (mindestens 1x Tag)
8. Mails abrufen Abrufen über das Webinterface: Erreichbar unter http://mail.asta.hs-fulda.org Überall erreichbar Abrufen über Mail-Programm: Filter und Regeln Mehr übersicht Alle Mail-Konten in einer Ansicht
9. Mails sortieren Sortierungen sorgt für Überblick - Beispiel: Alles was mit dem AStA zu tun hat, kommt in den Ordner AStA Alles was mit dem fzs zu tun hat, kommt in den Ordner AStA/fzs Alles was mit den HST zu tun hat, kommt in den Ordner AStA/HST Regeln sparen Arbeit - Beispiel: Wenn Empfänger == “verteiler@asta.hs-fulda.org”, dann verschiebe Mail in Ordner AStA Wenn Absender == “@fzs.de”, dann verschiebe Mail in Ordner AStA/fzs
10. Mails anzeigen Thread-Ansicht verwenden (Baumstruktur) Tip: Komplett gelesene Threads ausblenden
11. Mails markieren Gelesen / Ungelesen Jede neue Mail ist ungelesen. Erledigte Mails sind gelesen. Wichtig Mails mit unerledigten Aufgaben als Wichtig markiert Labels Mails mit unerledigten Aufgaben mit Label versehen
12. Mails schreiben Betreff so kurz wie möglich, so lange wie nötig - Beispiel: Veranstaltung fällt aus Protokoll der AStA-Sitzung vom Mittwoch, den 01.01.1970 Protokoll AStA 1970-01-01 Den Text nicht vergessen - auch wenn der Betreff schon alles sagt
13. Mails schreiben Nur ein Thema pro Mail Für neues Thema niemals auf alte Mail antworten Auch nicht wenn man den Betreff ändert
14. Mails schreiben Unterschreibe die Mail mit deinem Namen Verende eine Signatur: Name Organisation Kontakt Signatur folgt nach Unterschrift und beginnt mit zwei Leerzeilen gefolgt vom "– "
15. Mails addresieren Absender Adresse, die beim Empfänger als Absender angezeigt wird Empfänger Adresse, an die die Mail addresiert ist CC [Carbon Copy - engl. f. Durchschlag] Kopie zur Informatione einer dritten Person BCC [Blind Carbon Copy - engl. f. Blindkopie] Empfänger wird nicht über Kopie informiert - wird nur selten genutzt
16. Mails addresieren Absender-Adresse inteligent wählen: Kann eigenes Postfach sein Auch Verteiler ist möglich An Absende-Adresse wird von Empfänger wieder geantwortet
17. Mails formatieren Keine HTML-Mails, bitte! Formatierung: Ab und zu ein Absatz kann nicht schaden und hilft beim Zitieren Hör auf zu SCHREIEN! *fett* /kursiv/ _unterstrichen_ Zeilen nicht länger als 72 Zeichen IMHO sollte möglichst wenig Abk. verwendet werden
18. Antworten addresieren Immer Empfänger der Antwort prüfen: Möglichst weit verteilen Internes und Absprachen nicht nach außen weiterleiten Der Alle-Antworten-Knopf ist dein Freund
19. Antworten schreiben Zitierte Zeilen werden durch "> " eingeleitet Zitate von Zitaten werden durch "> > " eingeleitet Dem Betreff wird "Re: " vorangestellt Kein Top-Posting: Kontext geht verlohren Ist schweer zu lesen, wenn man die Mails vorher nicht kennt Zitate trimmen: Nur das zitieren was wichtig ist Formatieren beheben
20. Antworten schreiben - Beispiel Hi, > > meine Projektgruppe möchte einen Antrag für > > QSL-Mittel stellen. Wenn dies eine studentische Projektgruppe ist, kannst du selber keinen Antrag stellen. Der Antrag muss dann vom AStA oder einem/r unterstützenden ProfessorIn gestellt werden. > die nähste Vergabekommision ist am 13.06.2012 für > den Termin ist die Antagsfrist schon vorbei. Ich hab immer Gedacht, dass die Antragsfrist eine Woche vor dem Termin endet.
21. Mails löschen Mails sollten einfach nicht gelöscht werden...
22. Any Questions?