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1. 系統系 103 級系學會 第一次幹部會議 會議記錄 一. 開會時間：2012 / 06 / 05 (二) PM9:00 二. 開會地點：系統系館 三. 會議主席：陳怡妏 四. 會議紀錄：陳建穎 五. 出席人員：蔡逸文、陳建穎、黃健成、汪予恩、蔡芳諺、麥玄穎、鄭依蘋 、黎岳、吳宗祐、賴彥 均、林俊廷、劉律、華德凱、阮鼎元、李灝、梁家豪、陳彥璋、蘇政穎 （請假：陳彥璋 晚到、廖晨羽 缺席） 缺席：陳彥璋、阮鼎元、廖晨羽 六. 宣布事項： 1. 幹部名單（尚有可能更動 視情況增減人數或更換幹部）目前看來不會砍 副會長：蔡逸文 執秘：陳建穎 學術部長：黃健成 系刊組 組長：汪予恩 紀錄組 組長：蔡芳諺 書籍組 組長：麥玄穎 美宣部長：鄭依蘋 網宣組長：黎岳、吳宗祐 場佈組長：賴彥均、林俊廷 活動部長：劉律、華德凱 體幹：阮鼎元、李灝 總家爸媽：梁家豪、廖晨羽 財務長：陳彥璋 器務長：蘇政穎 2. 基本觀念 A. 開會請盡量出席 請假需事先(24hr 之前)告知上級部長及會長 B. 部長最大 會長次之 學弟妹請尊重學長姊  C. 企劃書等文件 簽名以示負責 上級審畢後亦簽閱 再交予會長 D. 復興逼版 宅宅萬歲 SNAME-Home、NM-plan 交接完會再通知 PO 完自介文再加入幹部板 E. 保持熱忱長期抗戰 人人平等溝通萬能 大家都是自己人 什麼事都告訴我吧^.<~ 3. 部員制度 A. 歷年情況 (1) 近來很多人 卻看的到吃不到 (2) 部會幾乎無運作 (3) 大活動容易招工 小活動很難鳩 (4) ?
2. B. 今年規劃 準備周 9/17 小 9/18 迎 9/19 新 9/20 認識晚會 9/21 迎新宿營 9/22 迎新宿營 9/23 迎新宿營 準備周 招工 9/24 系 9/25 夜 9/26 烤 9/27 招 9/28 工 9/29 9/30 緩衝周 10/1 10/2 10/3 10/4 10/5 10/6 10/7 第一期(一) 部聚 10/8 10/9 10/10 10/11 10/12 10/13 10/14 第一期(二) 必修 介紹 10/15 找 10/16 一 10/17 天 10/18 辦 10/19 小 10/20 講 10/21 座 第一期(三) 選修 10/22 10/23 10/24 10/25 10/26 10/27 10/28 第一期(四) 實作 10/29 10/30 10/31 11/1 11/2 11/3 11/4 準備周 11/5 11/6 11/7 11/8 11/9 11/10 11/11 校慶 第二期(一) 部聚 11/12 11/13 11/14 11/15 11/16 11/17 11/18 第二期(二) 選修 11/19 11/20 11/21 11/22 11/23 11/24 11/25 第二期(三) 實作 11/26 11/27 11/28 11/29 11/30 12/1 12/2 第二期(四) 必修 招工 12/3 大一英文 12/4 各 12/5 部 12/6 門 12/7 招 12/8 工 12/9 唷 活動周 12/10 12/11 12/12 12/13 12/14 12/15 12/16 活動周 12/17 12/18 12/19 12/20 12/21 12/22 12/23 活動周 12/24 12/25 12/26 12/27 12/28 12/29 12/30 期末休息 12/31 放假 1/1 放假 1/2 1/3 1/4 1/5 1/6 期末休息 1/7 1/8 1/9 1/10 1/11 1/12 1/13 期末考週 1/14 1/15 1/16 1/17 1/18 1/19 1/20 各部門的課程內容須再規劃 部長和部內討論後再跟會長說 學術部 美宣部 活動部 (一) 部聚 內容未定 講解系刊的事 請大家蒐集素材 講解校慶攤位需要製作的裝飾 請大家回去構想 調查大家想要的體育課 教拉贊 分享校慶經驗 督促構想攤位 (二)必修 認識系統系在幹嘛 大家不要轉走啦~ 換別的課或改為兩節選修課 (三)選修 攝影課+實拍 網宣課 (BBS FB 電腦繪圖?) 拉拉贊 限時優惠(?) (四)實作 製作系刊 製作校慶擺攤 體育課(體驗系隊 順便宣傳入隊) (一)部聚 講解系刊的事 請大家蒐集素材 不知道耶? 調查大家想要的體育課 教大家拉贊 (二)選修 攝影課 網宣課 拉拉贊 限時優惠(?) (三)實作 製作系刊 剪紙大賽? :P 體育課(體驗系隊 順便宣傳入隊) (四)必修 活動部介紹系上活動與歷年成果 各部門招募活動周所需的工人
3. 4. 幹部職責 各部門內 聽部長指揮 互相支援調度 副會長：蔡逸文 協助會長 支援各部長 執秘：陳建穎 跑公文 會議紀錄 協助系會評鑑 身兼系代 代表系上與學校開會 學術部長：黃健成 +指導系刊 分配每期部員 辦部聚、小講座 製作全系通訊錄 監督系刊並做最後確認 輔導下任院博總召 系刊組 組長：汪予恩 有自己寫的東西大家會比較想看吧~ 指導教學 統整部員做好的系刊 向紀錄組要照片 於活動後發小卡給大家回饋 並收錄於系刊中 紀錄組 組長：蔡芳諺 活動時拍照 或向大家蒐集照片 整理後發布於系會 FB 挑出適合的照片給系刊組和網宣 書籍組 組長：麥玄穎 向學長姐登記欲出售的舊書(不匿名 但須事先與賣書者溝通) 統一整理定價後向學弟妹宣傳 將 新生手冊、系刊電子化 有 GoWild 或系上相關雜誌刊物時 告知大家哪裡可以借閱或索取 (考古爭 議大 取消?) 不取消 宣布學術部有考古 要的自己來問 詳細方式待議 美宣部長：鄭依蘋 分配每期部員 辦部聚 舉辦系服投票 設計系統週海報傳單 監督網宣進度與場佈進度 網宣組長：黎岳 向紀錄組要照片 設計宣傳圖給宗祐 PO 網宣組長：吳宗祐 管理系會粉絲專業 發布消息於 FB 與 BBS (製作系統週網宣) 場佈組長：賴彥均、林俊廷 協助指導學弟妹場佈：園遊會攤位 院博攤位 耶舞/湯圓會(食神)布置 活動部長：劉律、華德凱 分配每期部員 辦部聚 控制系上所有活動 訂定活動確切時間 協助選出活動總召 並監督進度 [耶晚 湯圓會 系統周] 規劃系出遊 若有活動(ex 耶舞)與外系合辦 則代表本系負責接洽 身兼公關 希望可以有每週”限時優惠”店家 體幹：阮鼎元、李灝 趣味競賽 上學期南北中分區對抗 系際盃、工院盃時 代表本系出席開會或抽籤 安排規劃系砂鍋(一學期一次) 總家爸媽：梁家豪、廖晨羽 泡泡說超閒 不需要兩個人 舉辦小迎新、系夜烤 協助分家、分部 (讓學弟妹登記志願 分配每期的部員) 財務長：陳彥璋 大家有需要支出的錢錢請先和上級報備後再去花錢唷 也都要記得打統編唷! 管理系會費 審核支出 記錄補助與開銷 連同發票(要開統編 69115908) 整理後定期給會長檢查 器務長：蘇政穎 管理系上所有器材 不足時向外系借用 登記被外系借走的器材 整理系會辦 學期初出租櫃子 反映不足的設備 於會議時提出討論是否需要購買 (如音響、地燈) 向系辦反映系上設備的相關問題 如電燈不亮 桌椅不足等
4. 5. 新生手冊 (可上網參考 舊資料要更新 不建議複製貼上) (包裝主題?) 大家討論需要增加什麼嗎? 別系的? A. 工作分配 ↑在系會 FB 裡 系會辦有實品可以看 副會長 蔡逸文：自我介紹 砍稿 如果頁數 OK 的話 考慮讓每個人都自介 執秘 陳建穎：自我介紹 催稿 學術部長 黃健成：自我介紹 部門介紹 幫忙寫新的選課制度 系刊組 組長 汪予恩：選課(留意新制度) 紀錄組 組長 蔡芳諺：BBS 夢大、FB105 社團、系會粉絲專業估狗文件填寫資料(留網址於手冊&社團) 書籍組 組長 麥玄穎：地圖 必備用品 吃喝玩樂 (ex 古蹟 安平 夜市) 美宣部長 鄭依蘋：自我介紹 部門介紹 最後統整 網宣組長 黎岳、吳宗祐：設計封面、封底(可換) +陳建穎 5 人一起想主題風格 場佈組長 賴彥均、林俊廷：設計內頁、目錄(可換) 一起設計 全部 活動部長 劉律、華德凱：自我介紹 部門介紹 活動介紹* 宿營特別篇 統計營服 size? 體幹 阮鼎元、李灝：系隊介紹 活動介紹* 總家爸媽 梁家豪、廖晨羽：分區迎新 活動介紹*迎新時間地點留白 我會再補上 財務長 陳彥璋：自我介紹 強調系會費的重要 寫匯款單 器務長 蘇政穎：自我介紹 宿舍介紹 幫忙寫匯款單 B. 繳交期限 (1) 8/6 放榜 預計放榜後兩天內寄出 (貼地址) (2) 營隊結束(7/9)之前 我要看到完成版 審完立刻給美宣製作統整 7/23 前給我最終版送印 (3) 在 7/9 之前 部長需將內容寄給副會與執秘 副會砍退稿 執秘盯進度 (4) 各項負責人在學期結束前 將內容交給部長 不然他們會來不及 : P (5) 別忘了圖文並茂 多找照片 6. 小作業 A. 部長們(粗體人)：找各自的前輩傳承並回報 B. 網宣：架設 105 級社團 (創問卷給大家填寫衣服的 size&要不要去迎新宿營(晚點再弄(提醒我! C. 美宣長：於夢大開創 105 級班版 D. 總家爸媽選出分出迎新的總召 訂日期 迎新時提醒要上網登錄資料(視情況帶樣衣去套量) 7. 活動宣傳 A. 系研營(7/22~7/25)：認識各系菁英 管理技巧訓練 B. 系聯論壇(6/8)：經驗傳承 上任前的準備與心態 卸任後規劃 C. 幹訓(未定)：開學前找一天或一個下午 與別系幹部交流 傳承系研營的熱情 七. 臨時動議 八. 各組時間、散會