kintoneを使った業務改善の流れを学べる勉強会20191219/kintone-cert20191219

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1. kintoneを使った業務改善の流れを学べる勉強会 サイボウズ株式会社
2. 本⽇のゴール ▌業務改善NOTEを使って、kintone を使った業務改善の流れを掴んでい ただく ▌kintone認定アソシエイト、kintone 認定アプリデザインスペシャリストへの チャレンジを決意していただく
3. 本⽇やらないこと ▌kintone認定資格試験の問題予想・過去問解説 ▌業務改善の内容を踏まえたkintoneアプリの構築
4. ▌ 倉林⼀範 (くらばやし かずのり) ⼤学卒業後、株式会社インテージ、アクセンチュア株式会社を経て、2015年 7⽉サイボウズ株式会社へ転職。複業で個⼈事業「倉林⼯房」を⽴ち上げ。 ▌ サイボウズでは・・・ kintone認定資格プロジェクトのリーダー。資格試験制度の企画運営に携わっ ています。 ▌ 倉林⼯房では・・・ お客様先での業務改善ワークショップを実施しています。 認定ワークショップデザイナー、TOCジュニアインストラクター。 ⾃⼰紹介
5. 今⽇の流れ 第⼀部(14:30 〜 17:00) 1. kintone認定資格のご紹介 2. 業務改善NOTEを使ったワークショップ① 3. 業務改善NOTEを使ったワークショップ② 4. 振り返り 第⼆部(17:00 〜 18:00) 任意参加の懇親交流会を実施します。
6. 1. kintone認定資格のご紹介 サイボウズが kintoneスキルを公式に証明 する資格 kintone認定資格
7. 1. kintone認定資格のご紹介 kintone認定資格は、kintoneスキルを持った⼈が 正しく評価されるための 「新しい価値観のモノサシ」です。 スキルのある業務リーダーを公正に幅広く⾒える化し、 kintoneエコシステム、およびkintone⼈材市場の健全な発展に貢献します。 kintone認定資格を 新しい価値観のモノサシに︕ 1 2 3
8. 1. kintone認定資格のご紹介 kintone認定資格を取得するメリットとは︖ 1. 体系的・網羅的なkintone知識の獲得 2. kintone社内展開時の信頼獲得 3. お客様への提案時に技術⼒訴求 kintone認定資格の合格者の声をWebに公開中 https://cybozu.co.jp/kintone-certification/voice/
9. ①アカウント登録 ②試験予約 ③受験 ④認定マーク 全国のテストセンターでご⾃⾝の好きな時に受験するCBT(※) です。 ※CBT：Computer Based Test パソコン上で受験・合否判定までできる試験のこと • 全国100カ所以上のテス トセンターから、希望の⽇ 程で受験予約可能です • ⽀払いはクレジットカード。 または、専⽤のバウチャー コードで受験することが可 能です • ピアソン kintoneページで アカウントを作成します • 予約したテストセンター/⽇ 程で受験します • 試験はパソコン上で実施 する選択式問題です • 試験終了後、その場で合 否が表⽰され、スコアレ ポートが提供されます • 試験合格後、kintone認 定マークについて、メールで 連絡が届きます (kintone認定マークは名 刺や⾃社サイトなどに掲載 することができます) 1. kintone認定資格のご紹介 kintone認定資格の受験の流れ
10. kintone認定資格すべてのユーザー向け資格、 SA-kintoneはパートナー向け資格です。 • kintoneに関する基礎知識と各分 野の専⾨技術をもとに、kintoneを 活⽤した業務改善のスキルを証明 します • サイボウズオフィシャルパートナーはも ちろんユーザーや学⽣の⽅も受験す ることができます • サイボウズ製品の販売に必要なスキ ルを保有し、エンドユーザーに対し提 案・販売・教育活動のできるスペ シャリストのことです • サイボウズオフィシャルパートナー向け の資格です 1. kintone認定資格のご紹介 kintone認定資格とSA-kintoneとの違い
11. 試験情報、試験の申込み、学習に役⽴つコンテンツなどを掲載しています。 kintone認定資格Webサイト 資格の種類、出題範囲、学習に役⽴つコンテンツなど を紹介しています。 https://cybozu.co.jp/kintone-certification/ ピアソンkintone認定資格サイト kintone認定資格の、受験申し込み・受験料の⽀払 い・試験結果の確認などができます。 https://www.pearsonvue.co.jp/Clients/kintone.a spx 1. kintone認定資格のご紹介 kintone認定資格 関連Webサイトのご案内
12. kintoneを使った業務改善の流れとは︖
13. kintoneを使った業務改善の流れとは︖ 課題を洗い出して、それに対してkintone開発をすること︖︖︖ 課題洗い出し kintone開発 「kintone開発すること」が業務改善ではない
14. kintoneを使った業務改善の流れとは 原因追求、アイデア出し、業務プロセスの変更も必ず必要︕ kintone開発 業務プロセス変更 課題洗い出し 原因を追求 解決アイデア出し 「業務を良い⽅向に変えること」が業務改善
15. kintone開発 業務プロセス変更 kintone開発 業務プロセス変更 本⽇のワークショップの流れ 業務改善NOTEの事例を使って課題の洗い出しから解決アイデア出しまでやります。 課題洗い出し 原因を追求 解決アイデア出し ワークショップの範囲 成果物は2つ 1. kintoneアプリ構成 2. 業務プロセス変更リスト
16. グランドルール 教わらない 評価しない ⽬的にしない
17. アイスブレイク ご⾃⾝が使っているkintone環境で、 最も名前が⻑いアプリ名を 付箋に書いてください。
18. 業務改善NOTEを使ったワークショップ①
19. 業務改善NOTEを使ったワークショップ① STEP1︓課題洗い出し 1. お配りした業務改善NOTEの事例①の背景とシナリオを読んで、付箋に「課題」を 書き出しましょう。 2. 1つの付箋には、1つの課題を書いてください。 3. 課題は「〇〇が、△△だ。」という⽂章で書いてください。 • 例) 在庫情報の更新頻度が、少ない。 • 例) 経費⼊⼒システムが、遅い。 • 例) 毎⽇実施する商品型番チェックが、⾯倒くさい。 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物
20. 業務改善NOTEを使ったワークショップ STEP1︓課題洗い出し 課題洗い出しのポイント 1. 数で勝負︕ l この段階では、課題かどうか分からないものや、事実なのか解釈なのか分からないものもどんどん付箋に書き 出していきましょう。 l 実際にはヒアリングをしたり、対象の業務をウォークスルーして書き出します。 2. 「希望」や「解決策」が出てきたら、その理由を探る︕ l 課題洗い出しの段階では「困りごと」を書き出しますが、「〇〇したい」「△△の導⼊」など希望や解決策も 出てくると思います。その場合は「そう考えるきっかけとなった課題」を探りましょう。 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物
21. 業務改善NOTEを使ったワークショップ① STEP1︓課題洗い出し 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物 連携ツールは 電話・FAX・ 郵便 連絡ツールは ⻑年変わって いない ⾯談やカン ファレンスで席 を外している 部署内で情 報共有されて いない 代理対応が できない 課題洗い出しの⼀例 誤送信 誤伝達 情報が属⼈ 化している 調整が進まず、 ⻑期化する 病床が回転 しない(効率 的に使えな い) 解決策が⾒ いだせない ⽇々の業務 に不満がある 状態 次の重症患 者が⼊院でき ない
22. 1. 付箋をイーゼルパッドに並べて、同じような課題はグ ルーピング化します。 2. 関連する課題を⽮印でつなぎましょう。 3. 「解決したい問題」と「根本原因」を決めてください。 業務改善NOTEを使ったワークショップ① STEP2︓原因追求 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物 チーム名 解決したい問題 根本原因
23. 業務改善NOTEを使ったワークショップ STEP2︓原因追求 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 原因追求のポイント 1. 課題にツッコミを⼊れる︕ l 課題の解像度を上げるために、「それってどういうこと︖」とツッコミを⼊れて課題を分析・分解してみましょう。 2. 「なぜ︖」を繰り返す︕ l 課題のグルーピングと課題の関係性をじっくり観察して、「だから(So What︖)」「なぜなら(Why So?)」を 繰り返してみましょう。 成果物
24. 業務改善NOTEを使ったワークショップ① STEP2︓原因追求 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物 解決したい問題 根本原因 原因追求の⼀例 連携ツールは 電話・FAX・ 郵便 連絡ツールは ⻑年変わって いない ⾯談やカン ファレンスで席 を外している 部署内で情 報共有されて いない 代理対応が できない 変えたくない 捕まらない 誤送信 誤伝達 情報が属⼈ 化している 調整が進まず、 ⻑期化する 病床が回転 しない(効率 的に使えな い) 解決策が⾒ いだせない 調整が難しく なる ⽇々の業務 に不満がある 状態 ⾯談・カンファ レンスの回数 が増える 伝えた⼈にし か伝わらない 次の重症患 者が⼊院でき ない 必要な⼈に 必要なタイミ ングで医療が 提供できない 常に忙しい
25. 1. 「解決したい問題」と「根本原因」を書きます。 2. 根本原因を解決するために、kintoneで実現するア イデアを付箋に書き出します。 3. 次に、kintone以外で実施すべきアイデアを付箋に 書き出します。 4. kintoneで実現するアイデアは上段に、kintone以 外のアイデアは下段に貼ってみましょう。下段は業務 プロセスに関するアイデアになっているはずです。 業務改善NOTEを使ったワークショップ① STEP3︓解決アイデア出し 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物 チーム名 問題︓〇〇が少ない kintoneアイデア kintone以外のアイデア (業務プロセスのアイデア) 根本原因︓△△だ
26. 業務改善NOTEを使ったワークショップ STEP3︓解決アイデア出し 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 解決アイデア出しのポイント 1. 数で勝負︕ l この段階では、出てきたアイデアの実現可能性や優劣は気にせずどんどん付箋に書き出していきましょう。 2. 根本原因の解決を最優先に考える︕ l 課題洗い出しで出てきた⼀つ⼀つの課題に対処したくなりますが、まずは根本原因の解決を最優先にアイ デアを出しましょう。 成果物
27. 業務改善NOTEを使ったワークショップ① STEP3︓解決アイデア出し 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物 問題︓必要な⼈に必要なタイミングで 医療が提供できない 相談台帳 根本原因︓情報が属⼈化している 患者マス タ 調整⽇数 を計算 アプリ間で ルックアッ プ 関連レ コードで 紐付け 各施設へ の説明 運営ルー ルの策定 利⽤説明 会 必須項⽬ を活⽤ メール通 知 調整⽇数 のレポート アクセス 権はかけ ない コメント欄 ルール (メール禁⽌) 代理対応 のルール 資料は添 付 kintoneアイデア kintone以外のアイデア(業務プロセスのアイデア) アイデア出しの⼀例
28. 解決アイデアに基づいて、 1. 上段には、kintoneアプリの構成を書いてください。 2. 下段には、業務プロセスの変更点を書いてください。 ※ 図やフローチャートを使って書いてもOKです。 ※ アイデアの付箋は剥がしてしまってもOKです。 業務改善NOTEを使ったワークショップ① Output︓成果物制作 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物 チーム名 課題︓〇〇が少ない △△アプリを作り〜。 利⽤者に△△アプリの説明会を〜。 kintoneアプリ構成 業務プロセス変更点
29. kintoneアプリ構成のポイント 1. データの最⼩単位を考える。 (集計は後からできるがデータの詳細化はできない。) 2. kintoneの制限事項やアプリ構築の⼿法を確認する。 3. カスタマイズの要否を考える。 業務プロセスの変更点リストのポイント 1. 現状の業務プロセスを把握する。 2. kintoneアプリを使う際の未来の業務プロセスを検討する。 3. どのように業務プロセスを変化させるかを検討する。 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物 業務改善NOTEを使ったワークショップ Output︓成果物制作
30. 業務改善NOTEを使ったワークショップ① Output︓成果物制作 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物 問題︓必要な⼈に必要なタイミングで 医療が提供できない 根本原因︓情報が属⼈化している kintoneアイデア kintone以外のアイデア(業務プロセスのアイデア) • 相談1件1レコード • 資料は添付 • 相談したい相⼿は 「ユーザー選択」 • このアプリは全員⾒れ る
31. 業務改善NOTE内容とグループ内で検討した内容を⽐較してディスカッショ ンしてみましょう。 業務改善NOTEを使ったワークショップ① ディスカッション ＆ シェア
32. 業務改善NOTEを使ったワークショップ タラレバ︓原因追求をせずに解決アイデアを出すと・・・。 FAX送信前 にはダブル チェック 連携ツールは 電話・FAX・ 郵便 連絡ツールは ⻑年変わって いない ⾯談やカン ファレンスで席 を外している 部署内で情 報共有されて いない 代理対応が できない 誤送信 誤伝達 情報が属⼈ 化している 調整が進まず、 ⻑期化する 病床が回転 しない(効率 的に使えな い) 解決策が⾒ いだせない ⽇々の業務 に不満がある 状態 次の重症患 者が⼊院でき ない 内容証明郵 便にする チェックリスト の作成 どこにいても 連絡がつくよ うにチャット ツール導⼊ ⽂書化 ⽂書化 ⽂書化 新しい⼈を雇 う 病院を拡張 する とりあえずIT ツールを検索
33. 休憩
34. 業務改善NOTEを使ったワークショップ②
35. 業務改善NOTEを使ったワークショップ② STEP1︓課題洗い出し 1. お配りした業務改善NOTEの事例②の背景とシナリオを読んで、付箋に「課題」を 書き出しましょう。 2. 1つの付箋には、1つの課題を書いてください。 3. 課題は「〇〇が、△△だ。」という⽂章で書いてください。 • 例) 在庫情報の更新頻度が、少ない。 • 例) 経費⼊⼒システムが、遅い。 • 例) 毎⽇実施する商品型番チェックが、⾯倒くさい。 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物
36. 1. 付箋をイーゼルパッドに並べて、同じような課題はグ ルーピング化します。 2. 関連する課題を⽮印でつなぎましょう。 3. 「解決したい問題」と「根本原因」を決めてください。 業務改善NOTEを使ったワークショップ② STEP2︓原因追求 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物 チーム名 解決したい問題 根本原因
37. 1. 「解決したい問題」と「根本原因」を書きます。 2. 根本原因を解決するために、kintoneで実現するア イデアを付箋に書き出します。 3. 次に、kintone以外で実施すべきアイデアを付箋に 書き出します。 4. kintoneで実現するアイデアは上段に、kintone以 外のアイデアは下段に貼ってみましょう。下段は業務 プロセスに関するアイデアになっているはずです。 業務改善NOTEを使ったワークショップ② STEP3︓解決アイデア出し 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物 チーム名 問題︓〇〇が少ない kintoneアイデア kintone以外のアイデア (業務プロセスのアイデア) 根本原因︓△△だ
38. 解決アイデアに基づいて、 1. 上段には、kintoneアプリの構成を書いてください。 2. 下段には、業務プロセスの変更点を書いてください。 ※ 図やフローチャートを使って書いてもOKです。 ※ アイデアの付箋は剥がしてしまってもOKです。 業務改善NOTEを使ったワークショップ② Output︓成果物制作 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物 チーム名 課題︓〇〇が少ない △△アプリを作り〜。 利⽤者に△△アプリの説明会を〜。 kintoneアプリ構成 業務プロセス変更点
39. 業務改善NOTEを使ったワークショップ② STEP2︓原因追求 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物 経理が紙から 再⼊⼒してい る ⽉末に作業 が集中 情報に不備 がある 担当者に確 認する必要 がある ⽉末忙しい 経理の業務 が⾮効率 ローカルのPC に保管されて いる 案件情報をリ アルタイムで みたい(なのに ⾒れない) 社員同⼠で 案件情報を 共有したい 電話・メール・ 付箋に情報 が散在 Excelの フォーマットが バラバラ 案件情報の 共有は⼝頭 案件情報を 広範囲に、 残る形で共 有したい ネットの無いと ころでの作業 が多い 経理のチェッ ク作業として 紙の資料を 残すルールに なっている 帰社⽇が⽉ 末 経理に提供 する情報が 複雑すぎる アホ 過去にトラブ ルになったから、 早めに把握し たい 問い合わせな くてもいい状 態にしたい なんとなく 解決したい問題 根本原因 原因追求の⼀例
40. 業務改善NOTEを使ったワークショップ② STEP3︓解決アイデア出し 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物 問題︓経理の業務が⾮効率 案件管理 アプリ 根本原因︓ローカルのPCに保管されている 顧客 マスタ ⼊⼒を簡 素化 アプリ間で ルックアッ プ 関連レ コードで 紐付け ⼝頭 → メンション 過去デー タの移⾏ →PDF化 経営層の 要求確認 必須項⽬ を活⽤ 集計作業 の分担計 画 必須項⽬ 任意項⽬ の明確化 案件状況 の⾒える 化 予算・リ リース時 期の確認 電話メー ル付箋の 使い分け 経理シス テムとの 連携 タスク管 理アプリ カスタマイ ズ要否 確認 作業効率 化の効果 算出 kintoneアイデア kintone以外のアイデア(業務プロセスのアイデア) アイデア出しの⼀例
41. 業務改善NOTE内容とグループ内で検討した内容を⽐較してディスカッショ ンしてみましょう。 業務改善NOTEを使ったワークショップ② ディスカッション ＆ シェア
42. あるある業務改善キーワードとkintone (データ⼊⼒編) ▌ 原因追求の結果、以下のようなキーワードが出てきたら、kintoneをこんな感じで使ってみてください。 マスタ化されていない 選択肢化されていない 繰り返し部分の整理ができて いない 業務プロセスのつながりを整 理できていない ⼊⼒がめんどくさい 表記がゆれて検索できない 同じことを何度も⼊⼒する必要がある 毎回データ形式を変換する必要がある 内容は数パターンしか無いがテキストで⼊⼒区 する必要がある 溜まったデータが集計しづらい 関連するデータを⾒つけづらい ほとんど同じだが⼀部だけ異なるデータが多い システムとして連携されていない 業務が異なるので転記している ルックアップ ドロップダウン・ラジオボタン (親・⼦を整理した上で) • アプリ分割＋関連レコード • テーブル レコード再利⽤ アプリアクション 課題 根本原因 kintone機能の例
43. あるある業務改善キーワードとkintone (コミュニケーション編) ▌ 原因追求の結果、以下のようなキーワードが出てきたら、kintoneをこんな感じで使ってみてください。 メールではやり取りが残しづら い 話題ごとに整理できない 情報をUpdateできない ⼈間は忘れる メールが多すぎ 気づいてくれない・返事がない 過去の情報を振り返れない テーマが多すぎて、情報が錯綜している Excelのコメントに返信したい メールを送った後に間違いに気づいた どのプロジェクトの内容か分からなくなる メールを読んでいない相⼿に再送するのは⾯倒 早すぎると忘れられ、直前すぎると間に合わず 状況が変わったら⾃動的にメールしたい レコードコメント 宛先指定の通知(メンション) 変更履歴 リマインダー通知 スペース・スレッド・投稿・投稿への返信 の使い分け 課題 根本原因 kintone機能の例
44. あるある業務改善キーワードとkintone (業務プロセス編) ▌ 原因追求の結果、以下のようなキーワードが出てきたら、kintoneをこんな感じで使ってみてください。 誰がボール持ってるか分からな い ⾒せたいデータと編集させたい データは異なる ⾒るべき情報が多すぎる 他システムとデータ共通化した い タスクが多すぎて把握できない お願いした仕事が忘れられている 作業依頼のメールが⾏ったり来たり コンフィデンシャル情報は特定のメンバーに⾒せ たい プロジェクトのノウハウは全員が閲覧できるように したい 過去データが多すぎて⽬的のデータにたどり着か ない データ集計してグラフに変換するのが⼿間 ⾃分が対応すべきタスクがわかりにくい Excelのバージョンが変わって帳票が壊れた 後続シスステムで同じデータを再⼊⼒している プロセス管理 アクセス権 (アプリ、レコード、フィールド) 絞り込み⼀覧・グラフ 「作業者が⾃分」⼀覧 プラグイン・カスタマイズ (API・Webhook) 課題 根本原因 kintone機能の例
45. アタラシイショクギョウ発⾒マガジン 業務改善NOTE ▌ 業務改善の流れに沿ったkintone業務改善の事例紹介ブックレット「業務改善NOTE」は 現在6冊販売中です。お買い求めはサイボウズ商店まで。 ▌ kintone認定アプリデザインスペシャリストの⽅に事例を提供いただいております。ぜひ皆 様の業務改善事例をご提供ください。
46. アタラシイショクギョウ発⾒マガジン 業務改善NOTEの構成
47. アタラシイショクギョウ発⾒マガジン 業務改善NOTE ワークショップリファレンス ▌ 今回のワークショップの組み⽴て⽅を学べる「業務改善NOTE ワークショップリファレンス」も販 売中です。 ▌ 「本当に効果の出る業務改善を実現したい」「関係者を巻き込んで業務改善を進めたい」と いうときにご活⽤ください。 ＋
48. アタラシイショクギョウ発⾒マガジン 業務改善NOTE ワークショップリファレンスの活⽤⽅法 ▌業務改善NOTE ワークショップリファレンスは⼆通りの活⽤⽅法があります。 業務改善NOTEと組み合わせて 業務改善を疑似体験 1 独⾃シナリオと組み合わせて 業務改善を推進 2
49. 業務改善職勉強会 Facebookグループ ▌ 業務改善に興味のある⽅が集まっているFacebookグループです。たまに業務改善の⼩ネタを投稿し ています。 https://www.facebook.com/groups/kaizenshoku/
50. https://kintonehive2020entry.qloba.com/
51. 申込みは明⽇12/20まで︕ 試験は1⽉末まで