Gemeente_Zaanstad-Stop_met_praten_over_AI_en_data._Dit_is_hoe_je_het_doet..pdf

Transcript

1. Stop met praten over data en AI Dit is hoe je het doet Tom Pots
2. © 2019 Leergang: Data en AI- gedreven sturing in de publieke sector Van Ambitie naar concrete Resultaten DAG 1 - DE VERANDERKUNDIGE OPGAVE DAG 2 - DE BASIS VAN HET ‘DATADOMEIN’ DAG 3 - SUCCESSEN BOEKEN DAG 4 - DE KANSEN EN MOGELIJKHEDEN VAN DATA SCIENCE DAG 5 - SAMENWERKEN IN DATA-ECOSYSTEMEN DAG 6 - VAN VISUALISEREN NAAR TRANSFORMEREN DAG 7 - JOUW AANPAK: VAN LEREN NAAR DOEN DAG 8 - ERVARINGEN DELEN: ACTIES AANSCHERPEN EN DOELEN REALISEREN Waarom, Wat en Hoe van Data en AI-gedreven Sturing Tom Pots Programmamanager Data en AI – Zaanstad Frans Feldberg Hoogleraar Data Driven Business Innovation VU Amsterdam
3. Interactief kennismaken 3
4. Welke organisatie heeft een concrete aanpak voor AI inclusief werkwijze om als team verbeteringen te realiseren? 4
5. 1. Hoe ziet onze werkwijze om verbeteringen te realiseren eruit? 2. Hoe ziet de aanpak "AI in Zaanstad" eruit? Agenda
6. Werkwijze realiseren verbeteringen
7. We hebben als team datagestuurd werken in Zaanstad geleerd om samen verbeteringen te realiseren. 1. samen doelen formuleren 2. samen resultaten vormgeven om de doelen te behalen 3. samen de aanpak op activiteitniveau opstellen per resultaat 4. samen de capaciteit (namen en rugnummers) per activiteit bepalen 5. samen 1 x per 2 weken sturen op de voortgang op activiteitniveau Samen verbeteringen realiseren
8. De werkwijze start met… Doelen - Wat willen we bereiken in het komende jaar? Resultaten - Welke resultaten moeten door wie opgeleverd worden om de doelen te bereiken? Activiteiten - Wie moet wat wanneer gaan doen om de resultaten te realiseren?
9. We willen de eerste publieke organisatie in Nederland zijn die al haar data heeft ontsloten en met één druk op de knop kan leveren aan zowel interne als externe partijen.
10. We willen samen met partners tot betere oplossingen komen voor maatschappelijke vraagstukken op basis van data
11. We willen dat elk dashboard dat we maken nu en in de toekomst goed gebruikt wordt
12. Van doelen naar resultaten Doelen - Wat willen we bereiken in het komende jaar? Resultaten - Welke resultaten moeten door wie opgeleverd worden om de doelen te bereiken? Activiteiten - Wie moet wat wanneer gaan doen om de resultaten te realiseren?
13. We willen dat elk dashboard dat we maken nu en in de toekomst goed gebruikt wordt Resultaat 3 Alle key users worden elk jaar getraind om het dashboard goed te kunnen gebruiken Resultaat 4 Minimaal elke 6 maanden een demo van het dashboard door de key users en eigenaar voor alle (potentiële) gebruikers Resultaat 2 Elk dataproduct heeft nu (en over 5 jaar) key-users (die 90% van de vragen kan beantwoorden met het dataproduct) en een eigenaar Resultaat 1 Elk dashboard heeft een werkwijze (estafette-overleg + planner) dat altijd een goedgebruikt dashboard oplevert Resultaat 5 Minimaal elke 6 maanden een actualisatie van het dataproduct via het estafette overleg door dashboard-ontwikkelaar, key users en begeleider estafette overleg Resultaat 6 ….
14. We hebben als team AI de werkwijze toegepast door 1. samen doelen formuleren 2. samen resultaten vormgeven om de doelen te behalen 3. samen de aanpak op activiteitniveau opstellen per resultaat 4. samen de capaciteit (namen en rugnummers) per activiteit bepalen 5. samen 1 x per 2 weken sturen op de voortgang op activiteitniveau De werkwijze toegepast op AI
15. Artificial intelligence (AI) AI-aanpak Zaanstad 2024 / 2025
16. Doelen AI in 2024/2025 Zaanstad Begrijpen wat de technologie is, wat de kansen en mogelijkheden en leren wat de risico’s zijn. Experimenteren op laaghangend fruit: efficiëntere processen of diensten met AI-technologie
17. 1. Inspireren en leren 2. Verantwoord toepassen 3. Experimenteren 4. Borgen in processen ▪ Trainingen voor medewerkers ▪ Workshops voor teams ▪ Inspiratiesessies voor de organisatie ▪ AI-beleid opstellen en toepassen ▪ Algoritmeregister gebruiken ▪ Proces wel/niet toepassen van AI-tools ontwikkelen ▪ Uitvoeren van 2-3 gecontroleerde experimenten op specifieke use-cases Na een succesvol AI-experiment zorgen we dat het ook structureel gebruikt kan worden. AI-aanpak Zaanstad - Resultaten 2024/2025
18. Van resultaat naar activiteiten Doelen - Wat willen we bereiken in het komende jaar? Resultaten - Welke resultaten moeten door wie opgeleverd worden om de doelen te bereiken? Activiteiten - Wie moet wat wanneer gaan doen om de resultaten te realiseren?
19. Aanpak op activiteitniveau opstellen + namen en rugnummers Voorbeeld: Activiteiten voor resultaat – Ambtelijk en bestuurlijk gedragen AI-beleid 1. Opstellen opdracht (via leidraad 'een opdracht in uur') door Fenna/Tom/Koen •Doel •Resultaten en activiteiten + wie doet het •Capaciteit 2. Toetsen en verrijken opdracht incl. capaciteit met •Opdrachtgever Martijn •Bestuurlijk opdrachtgever(s) = Stephanie en Harry door Martijn en Tom •Obeya IBT door Koen/Fenna 3. Stakeholderanalyse maken en een plan hebben om gedurende het hele proces stakeholders te betrekken door Jeannine 4. Belangrijkste stakeholders informeren over opdracht, doel, resultaten en aanpak door Koen 5. Structuur en inhoudsopgave opstellen incl. alinea per hoofdstuk door team experts (privacy, IB) met Tom/Fenna/Koen 6. Opvragen en bekijken relevante beleidsnotities en bekijken wat hergebruikt kan worden, en wettelijk kader (Wat is het? Wat houdt het in? Wat betekent het voor Zaanstad? Wat is verplicht en wat is een vrije keuze? Wie is verantwoordelijk binnen de gemeente Zaanstad) door Koen/Fenna •Europese en landelijke wetgeving/beleid •Datagestuurd werken Zaanstad •Andere gemeenten •VNG 7. Toetsen en verrijken structuur en inhoudsopgave met kleine alinea 1-2 A4-tjes door Tom •Opdrachtgever Martijn + Tom + Jeannine (kennisgroep) •Bestuurlijk opdrachtgever 8. Maak eerste versie (met behulp van ChatGPT, Claude, Copilot, Perplexity) – samen met zn 3-en op kantoor Koen Fenna Tom 9. Eerst versie AI-beleid verrijken door Tom 10. Toetsen en verrijken eerste versie met alle relevante stakeholders in groepsgesprekken (door Tom/Fenna/Koen). •Groep 1: Bestuurlijke opdrachtgever •Groep 2: Jan-Willem + Michiel + GJ •Groep 3: Yolanda + Job + Emiel + Alice •Groep 4: Jelle + Mike + Judith + Roeland + Debby •Groep 5: Kennisgroep AI 11. Verwerken van de input en opleveren 2e versie AI Beleid door Tom 12. Tweede feedbackronde via e-mail en evt. persoonlijk gesprek indien gewenst) 13. Maak conceptversie AI Beleid (afgerond) door Tom 14. Bespreken conceptversie AI Beleid (in mei op de agenda) •Kennisgroep (afgerond) •Bestuurlijk opdrachtgevers (nog 1x inhoudelijk bespreken in juli) 15. Besluitvorming (Martijn doet voorstel: AI beleid vaststellen) •Ambtelijk (directie) •Bestuurlijk (college) 16. AI-beleid publiceren op Zaanlink incl. communicatie en bepalen of en hoe we het openbaar publiceren. (Fenna vraagt Jeannine om afspraak te maken) 17. Uitvoeringsopdracht maken en besluit nemen (realisatie in gang zetten, vervolgopdracht, etc.) •Welke resultaten moeten we realiseren om het AI beleid waar te maken? Opnemen in programma AI in Zaanstad 18. Afspraken maken over jaarlijks evalueren en herijken AI-beleid.
20. • Doelen: wat willen we bereiken in het komende jaar? • Resultaten: welke resultaten moeten door wie opgeleverd worden om de doelen te bereiken? • Activiteiten: wie moet wat wanneer gaan doen om de resultaten te realiseren? ------------------------------------------------------------------- • Capaciteit: hebben we tijd en de vaardigheid om de activiteiten uit te voeren? • Aansturing: hoe zorgen we dat het ook daadwerkelijk gebeurt? De werkwijze maakt expliciet wie wat gaat doen en zorgt dat het ook gebeurt
21. Elke twee weken sturen op activiteitniveau
22. dataleiders.nl netwerk ◦ kennis ◦ best practices ◦ inspiratie ◦ impact als je het verschil wilt maken met datagedreven innovatie
23. © 2021 Leer een werkwijze om verbeteringen te realiseren door: 1. samen doelen formuleren 2. samen resultaten vormgeven om de doelen te behalen 3. samen de aanpak op activiteitniveau opstellen per resultaat 4. samen de capaciteit (namen en rugnummers) per activiteit bepalen 5. samen 1 x per 2 weken sturen op de voortgang op activiteitniveau Afronding