トライアル中の方向け Backlog活用支援セミナー・中級編

Backlogの基本の使い方が理解できた方に向けた、さらに便利に活用するためのテクニックやチームでの運用を加速させる方法をご紹介するオンラインセミナーです。

Transcript

1. 活用支援セミナー 中級編 - 運用が加速するヒントをお伝えします-
2. ◇音は聞こえていますか？ 聞こえない場合は、画面左下の「オーディオ設 定」より接続先スピーカーのご確認と、 ボリュームの調整をお願いします。 ◇質問をしたい場合 質問事項を画面下部の「Q&A」からご投稿く ださい。匿名質問も可能です。 質問は「Q&A」をクリックしてください。 音声確認は「オーディオ設定」から変更できます。 ※「オーディオに接続」というボタンが表示されてい る場合は、クリックしてください。
3. 3 本セミナーはどんな方に向けた内容？ ・管理者権限を持っている ・プロジェクトや課題の基本構造を理解している ・プロジェクトの初期設定を完了している ・課題の作成やコメント追加ができる ・これからメンバーを巻き込んでBacklogをより活用していきたい ・社内の運用ルールを作成し、目線の揃った使い方を浸透させたい ステータス マインド
4. 4 ①課題の運用ルールを決め、課題種別に応じた【テンプレート】を設定する ②プロジェクトの運用ルールを決め、【Wiki】に記載できるようになる ③【課題の一括登録】や【チャット連携】について知り、活用の幅を広げる 本日のゴール
5. 目次 5 なぜ「運用ルール」をが必要なのか 「運用ルール」を設定する上でおさえておくべきポイント 課題の【粒度】と【件名のコツ】 【状態】の定義 状態のカスタマイズ例 【種別】と【課題テンプレート】の活用 【種別】と【課題テンプレート】の活用 「運用ルール」の周知方法 Wikiに運用ルールを記載する 「Wikiを確認する」という課題の作成 よく目にする場所にWikiのリンクを貼る ここまでのまとめ P.7 P.8 P.9-10 P.11 P.12 P.13 ２．「運用ルール」の周知 １．運用ルール P.14 P.15-16 P.17 P.18 P.19
6. 目次 6 活用促進の起爆剤・課題起票を【仕組み化】する方法 事例取材にまつわる課題を一括登録 メールからの課題起票でできること 他社チャットサービスとの連携でできること その他弊社で実践している事例（一部） その他弊社で実践している事例（カスタム属性） 使い方を調べたい場合は「ヘルプセンター」へ Backlog Youtubeチャンネルのご紹介 Backlogコミュニティ（JBUG）のご紹介 あんしん！Backlog 導入支援プログラム（有償）のご紹介 P.21 P.22 P.23 P.24 P.25 P.26 ４．ヘルプツール他 ３．便利な活用方法 P.27 P.28 P.29 P.30
7. 7 ×ルールがない場合 ・課題が乱立する ・放置された課題(ゾンビ課題 )が 続々と増える ・そして誰も更新しなくなる。。。 →コラボレーションワークを加速 させるためのツールが足枷に... なぜ「運用ルール」が必要なのか ・課題がわかりやすい ・ルールに沿って課題を登録・完了に することで業務を見える化！ ・日々登録している課題やデータが 会社の資産に！ →チームのコラボレーション、 業務の効率化が進む♪ 〇ルールがある場合
8. 8 １．課題の【粒度】と【件名のコツ】 ２．【状態】の定義 ３．【種別】と【課題テンプレート】の活用 「運用ルール」を設定する上でおさえておくべきポイント
9. 9 １．課題の【粒度】と【件名のコツ】 1つの課題は1週間-1ヶ月以内に終わる粒度で作成する 長くなる場合は「親子課題」として分割して管理するのがオススメ！ 【仕事術】課題の粒度と 完了ルール、カテゴリーの 考え方 ＜インタビュー #04 ＞ 親課題 子課題 親子課題を使って、課題を分割しよう(Backlogヘルプサイト) 実例を知りたい！ 課題の粒度 こちらをクリック こちらをクリック
10. 10 １．課題の【粒度】と【件名のコツ】 件名のコツ 【◯◯(目的語)】を【どうする(動詞)】のスタイルで書く 例 ポイント② Backlogの導入事例について Backlogの導入事例集を作成する
11. 11 ２．【状態】の定義 ポイント② 作業に着手していない状態 担当者が確定し、その課題の作業中 作業が完了し、確認者の確認待ち / 差し戻しの可能性有り 確認も完了し、作業が完全に終わった状態 / 処理済みから完了に変える メンバー全員が状態の意味を理解していることが重要です！ 状態の概要(Backlogヘルプサイト) こちらをクリック
12. 12 ２．【状態】の定義 ポイント② ※「未対応/処理中/処理済み/完了」は削除不可 営業/顧客支援PJの例 コンテンツ制作PJの例 採用PJの例 【仕事術】ボードで採用管理 & メールの問い合わせから直接課題登録 ＜インタビュー #05＞ プロジェクトごとにオリジナルの状態を追加することも可能です！ 実例を知りたい！ こちらをクリック
13. 13 ３．【種別】と【課題テンプレート】の活用 ポイント② 種別ごとにテンプレートを設定すると、課題の粒度が揃い、情報の抜け漏れが減ります！ 課題のテンプレートとは (Backlogヘルプサイト) 種別を選択 テンプレートサンプル集 こちらをクリック こちらをクリック
14. 14 「運用ルール」の周知方法 1. Wikiに運用ルールを記載する 2.新規ユーザーを招待するときに「Wikiを確認する」という課題を設定する 3.普段よく目にする場所(※)にWikiのリンクを貼っておく ※ダッシュボードのお知らせ、チャットの概要欄（Backlog外） 、など
15. 15 1. Wikiに運用ルールを記載する ・このプロジェクトではどのような課題を管理しているか ・課題作成時のルール（種別・カテゴリーの利用ルール） ・「状態」の定義 ・メンバーを増やしたい場合の申請手順 etc… Wikiに記載するとよい内容 Wikiの概要（Backlogヘルプセンター） Wikiはプロジェクトごとに作成可能。 Wikiに各プロジェクトの「運用ルール」を記載して おきましょう！ こちらをクリック
16. 16 1. Wikiに運用ルールを記載する Wikiの編集履歴も確認できるので、いつでも振り返ることができます Wiki の履歴機能（Backlogヘルプセンター） こちらをクリック
17. 17 ２．「Wikiを確認する」という課題を作成する 新しくユーザーを招待したら、まずWikiに目を通してもらえるように、 「運用ルールのWikiを確認する」という課題をセットするのもおすすめです！ チェックボックスの作り方 ※チェックリスト記法を活用しよう（Backlogヘルプセンター） こちらをクリック
18. 18 ３．普段よく目にする場所にWikiのリンクを貼っておく 人は「忘れる」生き物です。思い出しやすくするための一工夫として、 ダッシュボードのお知らせ、グローバル検索、チャットの概要欄（Backlog外） などを利用しましょう！ ①ダッシュボードのお知らせ ダッシュボードのお知らせについて ※管理者からのお知らせ （Backlogヘルプセンター） ②グローバル検索 こちらをクリック
19. 19 ここまでのまとめ ・「運用ルール」を作成する 課題の粒度と件名/状態の定義/種別ごとのテンプレート ・作成したルールをメンバーと共有する Wikiの作成/新しいユーザーへの知らせ方/振り返りやすい工夫 Backlogを活用いただく上で重要なポイント
20. 20 ・課題の一括登録を利用 Googleのスプレッドシートに課題をまとめて記載 例)新入社員の受け入れタスク、月次の締め処理 ・メールからの課題起票を利用 ・チャットサービスからの課題起票を利用 活用促進の起爆剤 課題起票を【仕組み化】する方法 他部署からの単発タスクの場合 定型タスクの場合
21. 21 スプレッドシートにまとめた課題を一括でBacklogに取り込めます 課題一括登録例-事例取材にまつわる課題を一括登録 Google スプレッドシートを使って、Backlogに課題を一括登録しよう（Backlogヘルプセンター） ↑必要な課題がまとまっており、 担当者の引き継ぎ時にも役立ちます！ こちらをクリック
22. 問い合わせフォームの内容を転送し、課題起票できます メールからの課題起票でできること メール本文=課題概要欄 お名前/企業名 ご担当者名 Email スペースID お問い合わせ内容 メール件名=課題件名 ※フォーム自体はBacklogでは作成できません。 GoogleFormsなどをご利用ください。 メールによる課題登録を設定する（Backlogヘルプセンター） こちらをクリック
23. 23 他社チャットサービスとの連携でできること ①Backlogの通知をチャットサービスに転送 ②チャットサービスからBacklogへ課題を起票 他社チャットサービスとの連携はできますか（Backlogヘルプセンター） こちらをクリック
24. 24 その他弊社ヌーラボで実践している事例（一部） 〇広報 ・プレスリリースの作成にて「課題テンプレート」を利用 〇情報システム ・各種システムのアカウントの追加・停止申請を課題登録 〇各部署 ・新入社員に向けて研修実施状況や見ておいてほしい資料を課題やWikiで管理 ・特定のプロジェクト外のタスクは各部署で「〇〇部」というプロジェクトに 課題を登録
25. 25 カスタム属性にて属性をカスタマイズし、必須項目を設定することで記入漏れを防げます 相手方の名称 * 契約締結希望日 * 契約期間 * 電子契約希望の有無 * 電子押印権限者指名 押印権限者アドレス ※カスタム属性はプレミアムプラン、プラチナプランでご利用可能です カスタム属性の設定方法（Backlogヘルプセンター） その他弊社ヌーラボで実践している事例（法務） こちらをクリック
26. ①画面右上の？マークをクリック ②ヘルプセンターをクリック ③検索ワードを入力 ヘ ル プ セ ン タ ー の 検 索 方 法 ① ② ③ 26 使い方を調べたい場合は「ヘルプセンター」へ
27. Backlog Youtubeチャンネルのご紹介 YoutubeでBacklogの使い方や「ユーザーインタビュー動画」をご紹介しています Backlogチャンネルは下記Youtubeリンクをクリックしてご覧ください →チームのタスク管理ツール Backlog - YouTube 27
28. 28 Backlogコミュニティ（JBUG）のご紹介 コミュニティ名：JBUG（ジェイバグ：Japan Backlog User Group) 勉強内容：「プロジェクトマネジメント」についての勉強会 ※そのため、登壇者からはBacklogの話がでないこともあります 開催回数：105回以上 登録メンバー：2571名以上 １回あたりの参加者：オフライン（地方）：20〜30名 （東京・札幌）：50〜60名 オンライン：60〜80名 Backlogユーザーによるコミュニティ プロジェクト・タスク管理に関する知識やノウハウを学び合う場 ぜひこちらからご参加ください→ https://jbug.connpass.com/ 開催地：北海道・東京・静岡・愛知・京都・大阪・兵庫・岡山・広島・福岡・宮崎・鹿児島・沖縄 ※2024年2月時点
29. プロジェクトの運用支援 Backlog機能のご説明 運用マニュアルの提供 定量、定性的な効果検証 ユーザーのログイン状況 社内へのアンケート 社内への推進提案 ビジョンの作成 社内推進資料の提供 あんしん！Backlog 導入支援プログラム（有償）のご紹介 1 2 3 「あんしん！Backlog導入支援プログラム」では、導入初期に発生する管理者様の負担を 軽減し、スムーズなオンボーディングとBacklog利用の定着をご支援します 詳しくは、Webページをご覧ください→https://backlog.com/ja/introduction-support/ 29