GMO01.議事録のとり方講座

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1. Lesson1 議事録の取り⽅講座 Global Marketing Online グローバル マーケティング オンライン リモートワーク型 海外インターンシップ
2. 議事録とは 会議で話し合われたことを まとめた⽂書 主に、若⼿社員が作成することに なる ・
3. 議事録の重要性 オンライン会議では、今まで以上 に話を聞かない 誰が⾔ったかわかりにくいので、 まとめる必要がある ただいるだけの⼈が減るので、 情報共有が重要
4. 議事録には2種類ある 1.会議での発⾔を全て記録 → 国会など 2.会議の要旨をまとめる → ビジネス
5. 1.会議での発⾔を全て記録 読むのが⼤変
6. 2.会議要旨をまとめる 議題 製品Aの納期について 結論 6⽉納期が望ましいが、品質を優先し、7⽉15⽇になることも考慮に⼊れ る。まずは、6⽉5⽇までにY社からX社に品質に関する連絡を⼊れる。 議事内容 Y社担当 ◦◦ 製品Aに関して、納期は最短で6⽉15⽇が可能です。しかし、⾼速ライン を使うため、品質にばらつきがでて、不良品が5%程度でる可能性があり ます。 ⾃社担当△△ 需要顧客向けの製品のため、品質を優先する必要がある。まず、⾼速ラ インで最⼩ロットを製造してもらい、不良率を確認して欲しい。 その結果によっては、7⽉15⽇までは納期を延⻑することも可能としま す。 簡単に結論だけわかる
7. 議事録係のメリット 会社 ・会議に参加してない⼈を説得できる ・結論を、若⼲コントロールすることができる 個⼈ ・多くの情報を⼿に⼊れることができる ・社内に名前を売ることができる
8. 議事録の書き⽅
9. 議事録に書くこと 5W1H ・⽇時 when ・場所 where ・出席者 / ⽋席者 who ・議事内容 what / why / how ・議題 ・結論 ・議事内容 ・to do 本⽂ 宿題、次にやること ヘッダー
10. ヘッダー 会議名︓新製品量産 スケジュール決定会議 議事録 ⽇時︓◯⽉◦⽇(◦) ◦:00〜◦:00 場所︓ZOOM オンライン会議 出席者︓◦◦社 ◦◦社⻑、◦◦部⻑ ××社 ◦◦部⻑、◦◦課⻑、議事録作成︓◯◯ 議題︓◯◯商品 試作品の納期について ⾃社が後 役職順 ⾃分が最後
11. 本⽂1 議題 製品Aの納期について 結論 6⽉納期が望ましいが、品質を優先し、7⽉15⽇になることも考慮に⼊れ る。まずは、6⽉5⽇までにY社からX社に品質に関する連絡を⼊れる。 議事内容 Y社担当 ◦◦ 製品Aに関して、納期は最短で6⽉15⽇が可能です。しかし、⾼速ライン を使うため、品質にばらつきがでて、不良品が5%程度でる可能性があり ます。 ⾃社担当△△ 需要顧客向けの製品のため、品質を優先する必要がある。まず、⾼速ラ インで最⼩ロットを製造してもらい、不良率を確認して欲しい。 その結果によっては、7⽉15⽇までは納期を延⻑することも可能としま す。 議題が複数あった場合は、 議題ごとに本⽂をわける まずは、結論。 議題と本⽂だけ読めば 内容が理解できるようにする 議事内容は、誰が⾔ったかを明確にする。 結論と、その理由をピックアップする。 できる限り簡潔に書く。 最初に議題の 内容を書く
12. 本⽂2 議題 製品Bの納期について 結論 納期は5⽉末を必須とする。これが難しい場合は、別途検討を⾏う。 議事内容 Y社担当 ◦◦ 製品Bに関して、5⽉末を⽬標としているが、材料の納⼊が遅れているこ と、作業員が⾜りないことから、納期変更を依頼する可能性がある。 x社担当△△ ⾃社のラインを6⽉から開けているため、5⽉末に納⼊されることが必須。 全量納⼊が難しい場合は、半数納⼊なども含めて検討する。 まずは、全品5⽉末を⽬標に動いてもらい、難しそうであれば連絡をい ただきたい。 さりげなく、⾃社に有利な部分を 結論に持ってくる 本⽂には、議事内容を全て書く
13. to do to do ・製品Aを⾼速ラインで作った際の不良率を確認し、報告する 期限︓6⽉5⽇まで 担当︓Y社 ◦◦ から X社◦◦にe-mailで報告 ・製品Bの納期について、5⽉末までに間に合わないようであれば、速や かにX社担当◦◦に報告する 期限︓できるだけ早く （連絡がない場合は納期変更なしとする） 担当︓Y社 ◦◦ から X社◦◦にe-mailで報告 誰が、誰に、いつまでにを 必ず⼊れる。
14. 議事録と就活 議事録を書くと振り返りができる ↓ オンライン⾯接を録⾳し、 ⾯接終了後すぐに議事録を書き ⾔うべきだったこと、⾔い間違え たことをメモる PDCAサイクル⼤切︕
15. 議事録と就活 議事録が書ける若⼿は重宝される ↓ オンライン⾯接を録⾳し、 ⾯接終了後すぐに議事録を書き ⾯接官に送る オンライン⾯接は、普通の⾯接以上に 印象が残りにくい