Backlog × RPAでいろいろ捗った話

JBUG Summer 2022 で発表させていただいた資料です。
https://jbug.connpass.com/event/252892/

プロジェクトマネジメントツールとRPAの相性は抜群に良く、うまく使うとプロジェクトマネジメントの精度はグッと上がるよということを事例中心にお話させていただきました。

Transcript

1. 株式会社ミツエーリンクス Backlog×RPAでいろいろ捗った話 2022年7月 28日 取締役CIO 山下徹治
2. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 1 自己紹介 ▪株式会社ミツエーリンクスに1999年入社 ▪業務プロセスの整備・改善、生産性向上がテーマ ▪Backlog歴 15年？ ▪2017年にRPAを知りWeb制作の業務に活用
3. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 2 Backlog×RPAでいろいろ捗った話 Webサイト運用編①
4. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 3 Backlogあるある 大量の未完了課題 期限切れの放置
5. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 4 Backlogを使いこなせない人は悪か？プッシュ担当もつらい 悪気はないんだけどさ。あまりこういうツールを使って こなかったからついつい忘れちゃうんだよね。 プロジェクト管理のためとはいえ、 できてない人にプッシュするのは気が引 けるわ。そもそもプッシュって私の仕事？
6. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 5 そこでRPAの出番です ▪毎日18時なるとBacklog APIを叩いて該当プロジ ェクトの完了以外のステータスの課題を一括取得 ▪一つ一つの課題の期限日をチェック ▪未設定の場合や期限日を過ぎたものがあった場 合は担当者にメールやチャットで通知
7. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 6 RPAは無機質だからこそ良い うっかり忘れていたのをリマインドしてくれて助かる。 ロボットだと誰かに迷惑をかけている後ろめたさがな いし、ネガティブな感情はわかない。 大事なことだから我慢してやってたけど、 ロボットが肩代わりしてくれて助かる。 案件に専念できる時間が増えた。
8. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 7 Backlog×RPAでいろいろ捗った話 Webサイト運用編② 2.
9. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 8 稼働明細の作成 ▪Webサイトの運用では、従量課金の契約や、月額固定料金の契約を 結ぶことが多いです。 ▪従量課金とは 納品物の種類によって料金が決まっているもの ランディングページ〇万円、バナー〇万円、コラム〇万円など ▪月額固定料金とは 基本的には定額だが、一定以上の稼働を超えたときは追加料金が発生 します。稼働時間を集計するのは手間がかかります。
10. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 9 毎月締め日のよくある風景 先月作業分の明細を作らないと。 Backlogで先月完了した課題を集計しよう。 あー、実績が未入力の課題が結構ある。 ねえ、デザイナーさん、これ何時間かかりましたか？ 大規模なWebサイトの運用を担当している ディレクターは、締め日になると明細作成に 半日から1日使っていました。 えーっと、ちょっとまって。 確認して連絡するね。
11. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 10 RPAによる稼働時間集計 ▪実績時間入力プッシュ 課題が完了になるとメールがBacklogから送られ、ロボットは課題の 実績時間を取得します。空欄の場合「実績時間を入力してください」 と制作担当者にプッシュします。 ▪毎週集計を積み上げ、ディレクターに報告 毎週末に完了した課題の情報をエクセルに転記します。毎月稼働時間 を決めている案件では、稼働時間の上限に近づいたらアラートを上げ ます。 ▪締め日の翌朝には集計が完了 ディレクターが出社する前にロボットが明細のデータを作成し終わっ ていて、ディレクターは最終確認するだけです。
12. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 11 締め日の忙しさから解放 出社したときにはすでに明細ができあがってる！ 自分の感覚値とずれのある部分だけデザイナーに確認 しよう。 完了してすぐに確認が入るから、稼働時間の記憶 もはっきりしていて、正確さが上がったと思うわ。
13. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 12 Backlog×RPAでいろいろ捗った話 Webサイト運用編③ 3.
14. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 13 Backlogへの課題登録問題 ▪お客様が別のプロジェクト管理ツールを使っている。 （メール、Excelを含む） ▪お客様のセキュリティポリシーでクラウドサービスを使えない。 ディレクターが他のプロジェクト管理ツールやメール経由で送られ てくる課題を手作業でBacklogに転記
15. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 14 300 350 400 450 500 550 600 650 700 750 第3四半期 第4四半期 第1四半期 第2四半期 第3四半期 第4四半期 第1四半期 第2四半期 2020年 2021年 2022年 課題登録数 RPAに課題転記を任せた事例 プロジェクト開始から9か月後にRPA導入。2年間で課題数はプロジェクト開始時の67％増に。 RPA導入 登録件数 四半期 月 日 RPA導入前 420件 140件 7件 現在 700件 233件 11.7件 登録時間 四半期 月 日 RPA導入前 70時間 23.3時間 1.2時間 Without RPA 117時間 39時間 2時間 実際 ー ー 0分 ・ディレクターが本来業務に専念できるように ・アウトプットの質と量がアップし顧客から高評価 ・任せてもらえる領域が増え、売上アップ
16. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 15 Backlog×RPAでいろいろ捗った話 Backlog管理編① 4.
17. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 16 顧客からのセキュリティ要件に対応 ▪守秘義務契約 プロジェクトメンバー以外がプロジ ェクトの情報にアクセスできないよ うにしてほしい。 RPA導入以前は 人が月に40時間～50時間かけて Backlogをポチポチと設定
18. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 17 RPAがBacklog管理業務を担当 1か月間エラー0件 ▪SharePointの申請を受け、ロボットが自動処理する。 ▪例外処理のみを人間が対応
19. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 18 Backlog×RPAでいろいろ捗った話 Backlog管理編② 5.
20. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 19 Backlogサーバの移行にRPAを活用 ▪Backlogのエンタープライズプランの保守サービスをしていた企業が サービスをやめることに。 ▪プラチナプランに切り替えることを決定。 ▪プロジェクトを新テナントに移行しないといけない。 －制約条件 • 制限時間は4か月。ギリギリ引っ張れても6か月。 • 移行が必要なプロジェクト数は1400以上。 • 普段使っているプロジェクトを就業時間内に移行する と混乱するから営業時間外でやらなくてはならない。
21. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 20 試算してみる 1日30件ペースで進めるつもりでやらないと間に合わない。 となると、1プロジェクト平均1.5時間かかるとしたら、 4，5人が3か月、営業時間後に対応しないと終わらん。 おいおい、日常業務どうすんだよ。 ムリゲーすぎるぞ。 1400プロジェクト÷60営業日＝23.3
22. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 21 RPAでできないか ▪考え方 １．ヌーラボ社謹製のプロジェクト移行ツールをRPAで動かす。 ２．移行ツールの対象外のファイル共有やバージョン管理についてはRPAで対応。 ▪スケジュール １．できるできないの判断（POC）、移行対象のプロジェクト選定（1か月） ２．ロボットの初期開発（2か月） ３．試運転しながら精度を向上（2週間） ４．移行作業は1か月（1日50プロジェクト目標） トータル 4.5ヵ月
23. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 22 結果どうなった？ ▪実際スケジュール 1. POC・移行対象のプロジェクト選定（オンスケ） 2. 初期開発 2.5ヵ月（0.5ヵ月オーバー） 3. 1か月間試運転しながら精度を向上（0.5ヵ月オーバー） 4. ロボットの数・PCの数を予定よりも1台増やし、5台で対応 1日あたり約60～80プロジェクトを移行。 5. 土日祝日は巨大プロジェクトを中心に終日ロボットを動かす。 6. 約3週間で移行完了。 トータルでは5.25ヵ月（予定よりも3週間オーバー） 2人だけで対応。 開発者1名はこのPJに専念 もう1名は通常業務と並行。 徹夜は0回。
24. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 23 まとめ 確認作業 プッシュ業務 正確な 事務処理 創造的な作業 考える コミュニケーション リソースは有限です。プロジェクト成功に向けて自分がすべきことを 取捨選択するとき、RPAがあると選択肢が増えますよ。
25. Copyright(c) Mitsue-Links Co., Ltd. All Rights Reserved. 24 Thank you！ ミツエーリンクスではいっしょに働く仲間を募集しています。 https://jobs.mitsue.co.jp/ https://twitter.com/MLC_recruit https://www.instagram.com/mlc_recruit/