REUNIONS EFECTIVES

Transcript

1. Criteris per fer reunions a l'ACC Desembre 2021
2. Estructura 1. Presentació 2. Tipus de reunions 3. Quan fer o no una reunió 4. Periodicitat 5. Convocatòries i ordre del dia 6. Destinataris de les reunions 7. Canvis de data i cancel·lacions 8. Funcionament intern de les reunions 9. Conclusions i acords 10. Implementació  RECOMANACIONS  NORMES 2
3. PRESENTACIÓ 3  Per què aquest microprojecte ?  Ara tenim una nova forma de treballar a l'ACC  Implantació sobtada del teletreball al 100% (març 2020 a AGOST 2021).  Implantació teletreball i treball presencial ( 2 dies a DA) des de setembre de 2021.  Noves eines de comunicació (Teams, circuit...).  Situació actual de les agendes :  Molts caps tenen sempre l'agenda plena de reunions sense espai per altres feines.  Necessitat, sovint, de treballar fora del horari laboral.  Sensació de pèrdua de temps en algunes reunions (lladres del temps).  Molts cops se'ns convoca a una reunió i no sabem el motiu ni la finalitat de la mateixa.
4. PRESENTACIÓ 4  OBJECTIU:  Racionalitzar l'ús del temps de treball dels treballadors de l'ACC.  Fer un bon ús i aprofitament del temps en les reunions.  Evitar que una reunió siguin un lladre del nostre temps de treball.
5. PRESENTACIÓ 5  OBJECTIU:
6. 6 TIPUS DE REUNIONS OBJECTIUS CONTINGUT DESTINATARIS FORMAT • REUNIONS INFORMATIVES • REUNIONS DE COORDINACIÓ • REUNIONS INFORMALS • REUNIONS GENERALS • REUNIONS ESPECIFIQUES • REUNIONS INTERNES ACC • REUNIONS AMB PERSONAL EXTERN ACC • PRESENCIAL • VIRTUAL • HIBRID
7. Quan fer i quan no una reunió ? 7 ABANS de convocar una reunió cal plantejar-se si es necessària o no ?.  Si estiguéssim tots presencials, la faríem ?.  Per saber el parer sobre un document s’ha d’enviar un correu electrònic.  Per treballar un document en equip millor penjar-lo en Teams (fitxers , no al xat) i treballar-lo abans de fer la reunió.  Per parlar amb una persona , es pot fer per circuit o per Teams (avisar-la).  No fer reunions :  Per inèrcia o hàbit.  Si hi ha reunió periòdica i no hi ha temes cal desconvocar-la amb temps,  Si el tema no és urgent (valorar-ho quan ho és objectivament) i hi ha una reunió periòdica amb l'equip cal esperar a tractar-ho allí
8. PERIODICITAT Fer reunions només quan no es pugui resoldre el tema amb un correu informatiu o per altre mitjà.  Evitar les reunió diàries: ocupen temps a l'agenda. Criteris :  Freqüència reunions periòdiques:  Subdireccions/Seccions/Serveis Territorial-> setmanals.  Serveis-Subdireccions ->quinzenal Tenir una durada màxima d'una hora. En un cas urgent cal convocar als caps de Servei i aquests ja transmetran la informació a la resta de comandaments i personal. 8
9. CONVOCATÒRIES I ORDRE DEL DIA (I) 9 La convocatòria de la reunió, si no és periòdica, es farà, quan es pugui, amb una setmana d'antelació. En cas de reunions presencials, cal programar-les amb dues setmanes d'antelació per si els assistents han de canviar els dies de teletreball Cal consultar les agendes dels destinataris per fixar el dia/hora. Es recomana que una persona de cada unitat tingui accés a l'agenda del seu cap. La convocatòria de reunions imprevistes per tractar casos que requereixen urgència es farà amb la màxima antelació possible.
10. CONVOCATÒRIES I ORDRE DEL DIA (II) 10 S'ha d'explicar (en el Teams/Outlook) en la convocatòria, el motiu de la reunió i adjuntar-hi, si escau , documentació. En les reunions periòdiques o quan requereixin un seguit reunions, la convocatòria i s'enviarà a totes les persones assistents de manera que els quedi a l'agenda de l'Outlook tots els dies previstos. No es faran reunions ,en general, en ponts, períodes de vacances o en divendres a partir de les 13h.
11. CONVOCATÒRIES I ORDRE DEL DIA (III) 11 No es faran reunions abans de les 9:30 del matí per atenció a les persones que han de conciliar. Cal deixar un espai adient (15/30 minuts) entre reunions. Si cal ordre del dia s'enviarà 3 dies abans de la reunió amb documentació d'aquell tema. Es pot adjuntar en la convocatòria del Teams /Outlook
12. DESTINATARIS DE LES REUNIONS Les persones que es convoquin han de ser les interessades (prescriptores) d'acord amb els temes a tractar (sovint seran els responsables). Es recomanable només una persona de la mateixa unitat. Recordar la estructura jeràrquica de l'ACC. Per exemple : si es convoca a un cap , no cal convocar a totes els caps que depenen d'ell sempre ja que aquest cap ja fa reunions amb el seu equips 12
13. CANVIS DE DATA/ CANCEL.LACIONS 13  Es recomanable assegurar-se abans de convocar cap reunió, la disponibilitat d'agenda dels convocats.  Si una persona no hi pot assistir, el substituirà alguna altra persona del seu equip o unitat.  Evitar els canvis de data o cancel·lacions.
14. FUNCIONAMENT INTERN DE LES REUNIONS (II)  Designar prèviament (rotativament en reunions periòdiques o segons la matèria a tractar) un conductor/a per dinamitzar i apuntar els acords.  Reunions sobrevingudes: designar algú que condueixi i moderi la reunió.  Evitar la dedicació parcial o interrupció-distracció als assistents : si algú no pot ser durant tota la reunió, millor designar un altre assistent.  No tractar temes particulars/no relacionats amb l'ordre del dia. En defecte d' apartat final dedicat, tractar-los amb els interlocutors idonis o si és possible proposar-los per a la propera reunió.  Demanar el torn de paraula (reunions presencials/virtuals) segons els sistemes establerts.  Respecte envers els companys de treball: ubicació de la reunió en entorn el més insonoritzat possible. 16
15. CONCLUSIONS I ACORDS  Immediatesa de les conclusions/acords de la reunió:  Identificació objectiva al final de la reunió.  Identificació dels responsables de la seva execució.  Identificació dels terminis.  Acords realistes i realitzables.  Deixar constància dels raonaments contraris als acords exposats en la reunió.  Fer recordatori als assistents sobre la ubicació dels materials-documents-acords de la reunió: Fitxers Teams o xarxa local de l'organització i carpetes relacionades. 17
16. CONCLUSIONS I ACORDS  En cas que no sigui possible redactar els acords/conclusions durant el desenvolupament de la reunió, cal fer-los arribar en un termini raonable (màxim una setmana) als assistents per a revisió i comentaris si no es tracta d'una reunió periòdica.  Reunions per tractar una problemàtica urgent: deixar clar qui seran els responsables d'implementar els acords i el termini temporal per a fer-ho.  Reflexionar sobre la idoneïtat de la reunió i temes tractats: es podia haver celebrat en una altra reunió? Era inevitable? Exercici "d'autocrítica". 18
17. RECOMANACIONS GENERALS  Evitar les reunions diàries.  Es recomana que una persona de cada unitat tingui accés a l'agenda del seu Cap.  No cal convocar sempre a tots els qui depenen d'un Cap convocat.  Si no es poden redactar els acords/conclusions durant la reunió, cal fer-los arribar en un termini raonable (màxim una setmana) als assistents.  Deixar constància dels raonaments contraris als acords exposats en la reunió.  Les reunions generals amb Subdirecció/SSTT i les de les Seccions es recomana que siguin setmanals , les de cada Servei amb la Subdirecció, quinzenals.  No es recomana fer reunions, en general, en ponts, períodes vacionals o en divendres a partir de les 13h. 19
18. NORMES GENERALS (I) 20 Només programar una reunió quan no sigui possible tractar el tema de forma eficaç per correu electrònic o telèfon La convocatòria d'una reunió virtual especifica es farà amb una setmana d'antelació i amb dues setmanes en cas de reunions presencials Les persones convocades han de ser les interessades amb els temes a tractar i interlocutors vàlids que puguin prendre decisions si la reunió ho requereix Cal consultar les agendes dels destinataris per fixar el dia /hora. Cal deixar espais de 15/30 minuts entre reunions diferents
19. NORMES GENERALS (II) 21 S'ha d'explicar, en el Teams o Outlook en la convocatòria, el motiu de la reunió S’enviarà convocatòria 3 dies abans de la reunió amb ordre del dia i documentació En les reunions periòdiques o quan requereixin un seguit de reunions, la convocatòria s’enviarà de manera que s’incorporin a l’agenda de l’Outlook tots els dies previstos Els assistents hauran de ser presents 3-4 minuts previs a l'inici
20. NORMES GENERALS (III) 22 No es faran reunions abans de les 9:30 del matí per atenció a les persones que han de conciliar Les reunions han de tenir una durada màxima d'una hora Demanar el torn de paraula segons sigui reunió presencial o virtual d'acord amb els sistemes establerts En cada reunió cal un conductor/a designat prèviament, per tal de conduir la reunió i apuntar els acords
21. NORMES GENERALS (IV) 23 Ubicació de la reunió en entorn el més insonoritzat possible Cal una identificació dels responsables de la execució dels acords amb terminis
22. IMPLEMENTACIÓ Què fer amb les normes i recomanacions ? 24 Presentar- les a la propera reunió de Direcció + Caps per tenir el vis-i-plau de la Direcció ACC Un cop es publiquin ja s'hauran de seguir Fer seguiment per aquest grup : cada 6 mesos comprovar els canvis qualitatius i quantitatius de les reunions
23. consum.gencat.cat