Fra voksende oppgitthet til gryende forutsigbarhet

Anne-Cecilie Riiser, Statens vegvesen

Transcript

1. Torsdag 26. september 2013 kl 11:30-12:00 Fra voksende oppgitthet til gryende forutsigbarhet Foto: Knut Opeide, Statens vegvesen 26.09.2013 IT-tinget 2013: Anne-Cecilie Riiser, Statens vegvesen
2. Kort om Statens vegvesen • Samferdselssektoren er et av statens satsningsområder og nasjonal transportplan krever mye av Statens vegvesen (SVV) framover. – Bevilgninger til samferdselssektoren har gått fra 1,7 mrd. kroner i 2005 til 30 mrd. i 2013 (i 2013-kroner). I tillegg har det vært en kraftig økning i bompenger. Bevilgningene skal fortsette å øke fram mot 2023 – Effektiviseringsprogram igangsatt for å sikre at økningen i bevilgningene går til å bygge veier og ikke økt administrasjon • IKT avdelingen – Stor endring i IKT organiseringen i SVV 2010 • Desentralisert og spredd IKT gikk over til en samlet IKT avdeling direkte underlagt Vegdirektøren – Strategi for IKT avdeling • Felles IKT strategi for hele SVV • Intern drift i stor grad • Intern brukerstøtte og lokal IKT apparat • Ekstern utvikling • Opprettelse av en applikasjonsforvaltningsenhet – Vokst fra 30 til 90 medarbeidere på 3 år Fra voksende oppgitthet til gryende forutsigbarhet IT-tinget 2013: Anne-Cecilie Riiser, Statens vegvesen 26.09.2013
3. Utfordringer • Samhandlingen mellom virksomheten og IKT var preget av frustrasjon og oppgitthet (gjaldt også internt i IKT) – prioriteringen av endringer «first in first serve» prinsippet med et stort innslag at hvis man var sint nok eller viktig nok kom man først uansett kvalitet – planlagte og gjennomarbeidede endringer som lå i kø ble forskjøvet på ubestemt tid – høy slitasje på endringskoordinatorene • Systemporteføljen er voksende – det innføres flere nye systemer enn det saneres gamle – endringsaktiviteten på eksisterende applikasjoner er høy – teknisk gjeld øker (oppgraderinger nedprioriteres til fordel for ny funksjonalitet) Fra voksende oppgitthet til gryende forutsigbarhet 26.09.2013 IT-tinget 2013: Anne-Cecilie Riiser, Statens vegvesen
4. Innsatsområder Fra voksende oppgitthet til gryende forutsigbarhet Statens vegvesen har utarbeidet et helthetlig rammeverk - fra et endringsforslag oppstår til det er gjennomført til avtalt tid – sammen med konsulenter fra Evry. Rammeverket består av følgende innsatsområder: • Felles underlag - datafangst – Hvilken datafangst er nødvendig for å skape underlag for samhandling på tvers? • Planverk – Hvordan skape planer på kort sikt, lang sikt og av mer strategisk karakter? • Prosesser og styringsmodeller – Hvordan tilpasse prosesser og styringsmodeller til effektiv samhandling? 26.09.2013 IT-tinget 2013: Anne-Cecilie Riiser, Statens vegvesen
5. Datafangst • Budsjetter – Fagsiden: funksjonelle endringer – IT-siden: oppgradering, vedlikehold, forvaltning • Roadmap for et system – Eies av forvalter – Oppdateres i samarbeid med systemeier (fagsiden) – Inneholder • Planlagte leveranser over tid (3 år) • Kostnader • Avtaler • Plan – Sammenstille alle planlagte leveranser en masterplan Fra voksende oppgitthet til gryende forutsigbarhet 26.09.2013 IT-tinget 2013: Anne-Cecilie Riiser, Statens vegvesen
6. Planverk, prosesser og styringsmodeller Fra voksende oppgitthet til gryende forutsigbarhet Master plan • Benyttes av kontorledere som styringsverktøy og kvalitetssikting av forvaltningsarbeidet Roadmap • Benyttes av 80+ forvaltere som en naturlig del av forvaltningsarbeidet. Roadmaps Masterplan F&V 26.09.2013 IT-tinget 2013: Anne-Cecilie Riiser, Statens vegvesen Prosess
7. Planverk, prosesser og styringsmodeller Fra voksende oppgitthet til gryende forutsigbarhet Leveransebeskrivelse Angir ressurs og kompetansebehov fra driftsutførere og ønsket leveransedato Leveranseplan Samlet oversikt over planlagte leveranser for en periode Leveranseplanen etableres av IKT men i prosessen har fagsiden prioritert hvilke systemer som skal inn i planen 26.09.2013 IT-tinget 2013: Anne-Cecilie Riiser, Statens vegvesen
8. Resultat • IKT-avdelingen kan i dag dokumentere forbedringer periode for periode. – Synlige leveranser – Raskere levering – Bedre samarbeid og involvering med fagavdeling – Bedre utnyttelse av driftsressurser • Samme rammeverk er introdusert for prosjektporteføljen, infrastrukturendringer og ideer. • Høyere tillitt fra fagsiden Fra voksende oppgitthet til gryende forutsigbarhet 26.09.2013 IT-tinget 2013: Anne-Cecilie Riiser, Statens vegvesen
9. Hvorfor har vi har lykkes • Startet med å etablere leveransestatistikk og skape felles forståelse for hvor problemområdene var. • Arbeidsformen vi valgte var smidig hvor vi raskt og jevnlig kunne vise fram gevinster. – «What’s in it for me» (fra fagsiden, endringskoordinatorer, driftsressurser og forvaltere). – Liten innsats fra alle viser seg å gi store utslag – KPI’er for å objektivt måle resultater og at verktøy og prosess blir brukt – Visjoner, lederfokus og terping kombinert med godt hjelpeapparat når ting føles vanskelig (som regel vil medarbeidere gjerne, men de forstår ikke helt hvordan og tør ikke si ifra) – Ufarliggjøring – skal ikke brukes til overvåking og uthenging av medarbeidere, men til å vite hvor vi skal inn for å hjelpe – Hyppige forbedringer og justeringer i tråd med erfaringer • Skape suksesshistorier – Parker kompleksiteten og ta det viktigste og mest generelle først –unntakene tas i neste runde – Fleksibilitet i praktisk bruk av rammeverk – Markedsføring og topplederfokus Fra voksende oppgitthet til gryende forutsigbarhet 26.09.2013 IT-tinget 2013: Anne-Cecilie Riiser, Statens vegvesen