40ポジションの 採用オペレーションを 3時間で行っている話/hr-operations

引越しや庭木の剪定などの出張・訪問サービスのプラットフォーム「くらしのマーケット」を運営する、みんなのマーケット株式会社です。
効率的に採用オペレーションを行うためのアイデアの一部を紹介しています。

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Transcript

1. 40ポジションの
 採用オペレーションを
 3時間で行っている話
 みんなのマーケット株式会社 
 HRチーム・Takata
 1
2. はじめに
 みんなのマーケットは42ポジションでメンバーの募集をしております（2023年10月） 
 
 大変ありがたいことに、 
 1週間で120〜150名 、多い週だと200名近くご応募いただいております。 
 ポジションによって応募経路・選考担当者・面接方法も異なり、 
 管理が複雑になってしまいそうですが、約6時間かかっていたオペレーションを約50％工数削減し 
 1名で1日3時間程度 で採用オペレーションを回しています。 
 
 そんな採用業務効率化に興味のある あなたに読んでもらいたいスライドです。 
 2
3. 課題
 ATSやツールの活用が十分にできておらず、細かいルールが増え作業時間が長くなり、 
 ミスも起こりやすい状況になっていました。 
 • 時間がかっている業務 
 • ミスが起こりやすい業務 
 を洗い出し、採用オペレーションのリファクタリングを目指しました。 
 
 今回は、大きく業務効率化に繋がった 
 「日程調整方法」と「マニュアルの作成」についてご紹介したいと思います。 
 3 メッセージ対応／面接確認 ATS 取り込み 選考調整 判定結果連絡
4. 採用オペレーションで時間がかかる工程の１つではないでしょうか？ 
 
 まず、当社では希望日程の回収や日程確定連絡は省略し、日程調整ツールを利用することで 
 面接日程の調整連絡は最短1回 で行っています。
 
 
 4 日程調整
 ① 面接日程の調整連絡 
 ② 希望日の回収
 ③ 日程提案
 ④ 日程確定
 ⑤ 面接方法案内
 面接官のカレンダー共有 
 ＋
 面接当日のURL/注意事項 
 希望日を複数挙げる手間が 選考離脱の要因になってしまう 日程が合わないと 再度日程回収が必要になる 日程確定できなかったら 「②希望日の回収」からもう一度 … I-概要

5. 日程調整ツールについても検討し、作業工程を簡略化しました 。
 当社ではATSを導入しておりますが、 
 日程調整ツールについては追加費用のかからないものを利用しています。 
 
 以前は、無料で利用ができる Calendly を利用しておりましたが、 
 現在は、ATS上で発行できる日程調整URLを候補者にお送りしています。 
 
 メッセージで日程調整を行う場合と比べ、 
 どちらもメリットが多くありますが、それぞれの特徴についてご紹介します。 
 5 日程調整
 Ⅱ-ツール

6. 
 Calendlyは日程確定後、 
 メールでお知らせが届く仕様になっています。 
 そのため、HRチームでメールを確認し、 
 候補者情報と紐づけて管理をする必要があり ました。
 
 候補者検索・日程登録が必要になるだけではなく、 
 １つのURLで複数回日程の選択が可能 なため
 日程を2つ登録してしまう方や、面接当日にキャンセルせずURLから再度別の日程を登録する方などがいらっ しゃいました。
 当社では、ATS上で発行する日程調整URLを活用することで、大幅に時間を短縮しました。 
 6 日程調整
 Calendly ATS メ リッ ト ・共通URL ・無料 ・候補者情報が連携 ・URLでのリスケ不可 ・追加費用なし デメ リッ ト ・候補者登録が必要 ・日本語対応なし ・URLの発行が必要 Ⅲ-ツール(2)

7. 一般的な最終選考
 当社では、採用オペレーションが初めての方でも一人で採用オペレーションを回せるように 
 マニュアルを作成しています。 
 
 募集中の40ポジションそれぞれ、判定者が異なり、採用チャネルも様々 です。
 常時使っている掲載型の 採用媒体も10を超え ています。
 
 複数の情報を一元化し、採用オペレーションも工程を分けることで 
 効率的に管理をしています。 
 
 次は、マニュアル作成のポイントをご紹介したいと思います。 
 7 マニュアル
 Ⅰ-概要

8. マニュアルに
 ・掲載媒体ごとの特徴と対応方法 
 ・ポジションの判定者、面接時間/方法 
 をまとめています。
 
 以前は、媒体の特徴について 
 「個人で把握する・分からなかったら聞く・間違っていたら伝える」という方法をとっていました。 
 これでは、確認に時間がかかるだけでなく、連絡漏れや重複連絡が起こりやすく、 
 とても属人的でよく知っている人が休んだら現場は回らなくなってしまいます。 
 マニュアル
 Ⅱ-情報の一元化
 8
9. 毎日のオペレーション工程を4つに分けています。 
 4つそれぞれマニュアルを作成し、1日の流れに無駄がでないようにしています。 
 
 以前は9つの工程に分けていたときもありましたが、1人で採用オペレーションを回すには 
 まとめてできる作業はまとめて行う 、
 翌日の対応でも問題ないものは翌日にする 方が、時短に繋がります。 
 
 また、全てをまとめてしまうと、 
 複数名での分担が難しかったり、残りの作業を引き継ぐ場合に上手く伝わらなかったりするので 
 いくつか分けていた方が良いと思います。 
 9 マニュアル
 Ⅲ-工程

10. 日々の業務は採用オペレーションだけではないので、 
 マニュアル作成の時間を確保することは難しいと思います。 
 
 当社では月に1回「ドキュメントデー」という 
 業務に必要なドキュメントを 最低4時間は作成する時間を確保するという日があります。 
 前もってスケジュールに入れておくので、集中してマニュアル作成をすることができます。 
 
 ドキュメントデーは発表会と、1名以上にレビューを依頼する決まりになっており、 
 • どんな意図でどのようなものを作っているのか知ってもらえる 
 • 分かりにくい点や修正点をフィードバックしてもらえる 
 作って終わり、ではなく活用できるものを複数名で作成 しています。
 10 マニュアル
 Ⅳ-作成時間

11. おわりに
 採用オペレーションの効率化には 社内の協力が不可欠 です。
 
 当社では、書類判定や面接後の判定は他部署に依頼をすることがほとんどですが、 
 全てのメンバーが依頼をした日、遅くとも翌営業日には判定結果を共有してくれます。 
 そのため、社内のリマインド業務は不要 です。
 
 面接官は面接予定を優先してくれる ため、日程の再調整の依頼は緊急時以外はなく、 
 日程の調整もスムーズに行うことができ、効率化に繋がっています。 
 
 社員全員が効率的で良いものに対して積極的に協力してくれるので、新しいことを始めやすい環境です。 オペレーションの効率化について、これからも改善を続けていきます！ 
 このような当社の環境に魅力を感じてくださった方のご応募、是非お待ちしております！ 
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12. 会社の紹介
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13. 私たちのプロダクト 生活の「困った」を解決できるプロが集まる プラットフォーム「くらしのマーケット」 頼める出張サービスの種類 事業者の数 300種類以上！
 70,000事業者を突破！
 エアコンクリーニング、引越し、庭木剪定..などの生活関連サービス 日本全国の事業者が登録、売上を伸ばしている 13
14. 私たちのビジョン 正直者が馬鹿を見ない世界を作る
 テスト前に必死で勉強したのに、先輩から過去問をもらっていた友達が自分よりいい成績を取った…
 会社のことを思って地味な仕事も引き受けてきたのに、上司に気に入られている同期が昇進した…
 
 世の中では、不条理なことが起きます。
 でも、悪賢い人が得をして、正直な人が損をする世界なんて嫌です。
 
 江戸時代の思想家、石田梅岩は「二重の利を取り、甘き毒を喰ひ、自死するようなこと多かるべし」
 つまり、悪賢い者には必ず報いがあると説きました。
 さらに「実の商人は、先も立ち、我も立つことを思うなり」とも表し、
 まず相手の利害を優先し、その結果として自身も利益を得ることが商人の本文だと説きました。
 
 私たちは、先も立ち、我も立つ、正直な人が報われる世の中を作ります。
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15. 私たちのミッション 「人と人」が関わるサービスを、
 安心して取引できる仕組みを提供する
 私たちは、くらしのマーケットを通じて、
 世の中のあらゆるサービスをインターネットで安心して取引できる仕組みを提供していきます。
 インターネットでモノを買う時、みんなが楽天市場やAmazonを利用するように、
 サービスを買う時は、みんながくらしのマーケットを利用してくれる…そんな世界を目指します。
 
 多くのベンチャー企業が、自社の成長をアピールしますが、いちばん重要なことは、
 その会社がその時に「どれだけ成長しているか」ではなく、その会社が今後「どこまで成長できるか」です。
 
 みんなのマーケットは巨大な市場に挑んでいます。私たちと一緒に、大きく成長していきましょう。
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16. 書いた人 2023年 みんなのマーケット入社。HRチームに所属し、採用を担当し ています。学校の先生、法人営業、人材エージェントを経て人事担 当としてみんマにジョインしました。 
 Takata HRチーム 16 東南アジアが大好きで、海外旅行初心者のア テンドでも移動はもっぱらバイタクです

17. JOIN OUR TEAM!