PRO-RH-004_Rev.03_Gestão_de_RH.pdf

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1. Sistema de Gestão Integrada Título: Gestão de Recursos Humanos Código: PRO-RH-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 03 Área de Aplicação: RH Data de Revisão: 12/09/2023 Folha: 1 de 9 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Gestão de Recursos Humanos CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA / APROVAÇÃO CLIENTE | FISCALIZAÇÃO Verônica Oliveira (Analista de RH – Recursos Humanos) Debora Montenario (Gerente Administrativo) N/A (--------------) C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
2. Sistema de Gestão Integrada Título: Gestão de Recursos Humanos Código: PRO-RH-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 03 Área de Aplicação: RH Data de Revisão: 12/09/2023 Folha: 2 de 9 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI ESTRUTURA 1. Escopo; 2. Objetivo; 3. Aplicação; 4. Responsabilidade; 5. Termos e definições; 6. Detalhamento; 7. Documentos de Referência; 8. Formulários; 9. Controle de Alterações. 1 – ESCOPO Este procedimento visa definir orientações para a gestão de pessoas no setor de recursos humanos. 2 - OBJETIVO Este procedimento tem por objetivo estabelecer a metodologia e controle da Gestão de Manutenção de Pessoas no âmbito da Vertical Group. 3 - APLICAÇÃO Aplica-se à todas as áreas que constituem o Sistema de Gestão Integrado da Vertical Group. 4 - RESPONSABILIDADE 4.1 - SETOR DE SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA (SGI) O setor de SGI é responsável por: • Divulgar este procedimento aos responsáveis por cada processo; • Cumprir e fazer cumprir as ações estabelecidas para Controle da Informação Documentada; • Manter informação documentada das tarefas desenvolvidas, onde aplicável; • Dar suporte ao gestor responsável para revisar este procedimento sempre que necessário. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
3. Sistema de Gestão Integrada Título: Gestão de Recursos Humanos Código: PRO-RH-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 03 Área de Aplicação: RH Data de Revisão: 12/09/2023 Folha: 3 de 9 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 4.2 - SETOR DE RH O setor de Recursos Humanos é responsável por: • Avaliar o período de experiência do profissional e acompanhar junto ao gestor. • Seguir com os trâmites de promoções / alterações salarias, conforme solicitado pelo gestor. • Enviar e acompanhar retorno das entrevistas de desligamento. • Enviar e acompanhar retorno das pesquisas de clima. • Realizar aplicação de sanções punitivas determinadas para as ações praticadas e realizar o registro dessas. • Promover ações motivacionais 5 - TERMOS E DEFINIÇÕES RH – Departamento de Recursos Humanos; DP – Departamento Pessoal; SGI – Departamento Sistema de Gestão Integrada; ASO - Atestado Médico Ocupacional; SMS – Saúde, Meio Ambiente e Segurança; GRH – Gestão de Recursos Humanos Google Forms – aplicativo online para gerenciamento de pesquisas, questionários e formulários de registro; D4SIGN – aplicativo para assinatura digital. Flash Benefícios - Plataforma de disponibilização dos benefícios refeição / alimentação. 6. DETALHAMENTO 6.1 AVALIAÇÃO DE EXPERIÊNCIA Durante o período de experiência, o RH deverá avaliar junto ao gestor o desempenho e adaptação do profissional em suas atividades, no período de 45 (quarenta e cinco) dias e uma nova avaliação no período de 90 (noventa) dias, através dos formulários: 304-FOR-RH Avaliação de Experiência - 45 dias: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSd4W- C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
4. Sistema de Gestão Integrada Título: Gestão de Recursos Humanos Código: PRO-RH-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 03 Área de Aplicação: RH Data de Revisão: 12/09/2023 Folha: 4 de 9 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI wPyNG8cwMUSJTXhtWf8Wo_zSoo_4EFQJw5Z8WNg0DA9w/viewform?usp=sf_link e 306-FOR- RH Avaliação de Experiência – 90 dias via link do Google Forms https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSd4W- wPyNG8cwMUSJTXhtWf8Wo_zSoo_4EFQJw5Z8WNg0DA9w/viewform?usp=sf_link Caso, em algum dos períodos, o gestor responsável pelo profissional informe que ele não atendeu as expectativas e que será desligado, o GRH solicita a esse a formalização via e-mail e o processo seguirá conforme PRO-DP-001 Rotinas de Departamento Pessoal e IT-RH-002 Gestão de ASO. 6.2 - MUDANÇA DE FUNÇÃO / SALÁRIO Quando houver a solicitação de alteração de função / salário, o líder imediato do colaborador deverá preencher e assinar o formulário 96-FOR-RH Mudança de função / Alteração Salarial, onde deverão estar descritas informações solicitadas neste. O GRH deverá enviar ao DP a mudança de função e/ou alteração salarial até o último dia útil do mês que antecede a nova vigência. Em caso de mudança de função, essa somente será realizada após recebimento do ASO com aptidão para a nova função a ser exercida pelo profissional. Esse agendamento é feito pelo GRH que atualiza os devidos controles. 6.3 - ENTREVISTA DE DESLIGAMENTO Quando ocorrer uma solicitação de desligamento, seja por parte da empresa ou do profissional, um representante do GRH poderá acompanhar o processo quando presencial, ou realiza-lo online enviando o aviso de dispensa via D4SIGN. Posteriormente enviará para o e-mail do ex colaborador o 272-FOR-RH Entrevista de Desligamento, via link https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdLE5stJwyex3GcEDR3zUBj2FDZR1C0b2eAPGDxi1R pVPueDg/viewform?usp=sf_link do Google Forms, que poderá, ou não, preencher o documento. As informações extraídas das respostas individuais, serão compiladas neste mesmo documento, de acesso do GRH. 6.4 - PESQUISA DE CLIMA A Pesquisa de Clima Organizacional é realizada através de questionário 315-FOR-RH Pesquisa de Clima via Google Forms. Ela tem por objetivo identificar o índice de satisfação dos colaboradores em relação ao ambiente de trabalho, mapeando os pontos positivos e negativos na perspectiva dos profissionais. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
5. Sistema de Gestão Integrada Título: Gestão de Recursos Humanos Código: PRO-RH-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 03 Área de Aplicação: RH Data de Revisão: 12/09/2023 Folha: 5 de 9 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI O questionário é enviado, ao menos, uma vez por ano, ou sempre que a organização sentir a necessidade. O resultado será divulgado na plataforma EAD da Vertical Group. 6.5 – APLICAÇÃO E REGISTRO DE CONDUTA INADEQUADA A sistemática para aplicação de medidas disciplinares junto aos colaboradores da organização deverá ser desenvolvida de modo que haja uma proporcionalidade na penalidade aplicada conforme determinado no POL-VG-007 Política de Gestão de Consequências e Medidas Disciplinares. Para aplicação de qualquer medida disciplinar, o gestor deve apurar, detalhadamente, a procedência da falta cometida pelo empregado. Confirmado a falta, o gestor deve comunicar imediatamente ao RH para tomarem juntos as devidas providências. O GRH deverá relatar o ocorrido no 309-FOR-RH Registros de Conduta. Embora não haja prazo estipulado na legislação quanto ao momento de ser aplicada a penalidade, o empregador deve observar o princípio o imediatismo. De acordo com esse princípio, a punição deve ser aplicada logo em seguida à apuração da falta cometida, pois, caso contrário, poderá ser considerada como perdoada, podendo inclusive esta interpretação ser adotada pela Justiça do Trabalho, em caso de reclamação do empregado. Qualquer medida disciplinar efetuada por escrito deve ser feita em papel timbrado da empresa, usando os formulários apropriados, em 02 (duas) vias, datadas e assinadas por pessoas autorizada da Vertical Group e o profissional envolvido. A aplicação poderá seguir a progressão citadas nos itens 6.0 a 6.6 da POL-VG-007 Política de Gestão de Consequências e Medidas Disciplinares ou o adiantamento de uma de uma ou mais etapas, conforme análise da gravidade da violação. Caso o empregado se negue a assinar a advertência ou suspensão, a falta da assinatura pode ser suprida pela assinatura de 02 (duas) testemunhas presentes. O documento deve conter uma sucinta exposição dos fatos que geraram a punição, a fim de que o empregado saiba por que está sendo punido e possa corrigir o seu procedimento. 6.6 - BENEFÍCIOS Com exceção do benefício de Transporte, gerido pelo PRO-DP-001 Departamento Pessoal, os benefícios descritos abaixo serão disponibilizados aos funcionários conforme características do contrato no qual sua admissão está atrelada ou a Convenção Coletiva do Trabalho aplicável. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
6. Sistema de Gestão Integrada Título: Gestão de Recursos Humanos Código: PRO-RH-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 03 Área de Aplicação: RH Data de Revisão: 12/09/2023 Folha: 6 de 9 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 6.6.1 - Benefício de Seguro de Vida O seguro de vida é um benefício oferecido pela Vertical Group e sua aplicação está vinculada ao tipo de contrato existente, colaborador e o instituto/entidade. O seguro de vida oferece cobertura para os seguintes casos: • Morte do funcionário; • Invalidez permanente total ou parcial causada por acidente; Em caso de falecimento do funcionário, será depositado o valor de acordo com a apólice vigente para um dependente direto descrito pelo colaborador em sua admissão no formulário de indicação. O valor poderá ser dividido em para mais de um dependente, desde que a porcentagem dos percentuais não seja superior a 100%. Para maiores informações, consultar apólice do seguro contratado. 6.6.2 - Benefício de Convênio Médico e Odontológico As informações referentes aos descontos ou não do benefício de convenio médico devem ser informadas no ato de admissão do colaborador. O Plano de saúde disponibilizado pela empresa é o Amil, coberto para os funcionários e extensivo para dependentes (esposo(a) e filhos) com os descontos aplicados, conforme abaixo: Regime Onshore Regime Offshore 1º Dependente Não há desconto 1º Dependente R$ 200,00 2º Dependente R$ 200,00 2º Dependente R$ 200,00 3º ou mais dependentes R$ 350,00 3º ou mais dependentes R$ 350,00 É cobrado 10% coparticipação para consultas e exames, tanto para titulares quando para dependentes. Os valores de coparticipação serão descontados em folha de pagamento, assim como a mensalidade do dependente. O plano odontológico é Amil é extensivo para os dependentes que estão inclusos no plano de saúde. Nota: No ato da admissão do funcionário (titular), seus dependentes não terão carências para utilização do convenio, após 30 (trinta) dias da inclusão do titular os dependentes inclusos posteriormente sofrerão as carências determinadas em contrato. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
7. Sistema de Gestão Integrada Título: Gestão de Recursos Humanos Código: PRO-RH-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 03 Área de Aplicação: RH Data de Revisão: 12/09/2023 Folha: 7 de 9 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Em caso de união estável: enviar ao DP / Benefícios a certidão de casamento ou união estável em até 30 (trinta) dias. Após esse período o cônjuge sofrerá as carências determinadas em contrato. Em caso de nascimento de filhos: enviar DP / Benefícios a certidão de nascimento em até 30 (trinta) dias. Após esse período a criança sofrerá a carências determinada em contrato 6.6.3 Benefício Refeição / Alimentação Os benefícios de refeição / alimentação serão ofertados conforme requisito contratual. Para os colaboradores de regime offshore, é disponibilizado os cartões Sodexo e Flash. O cartão Sodexo será para uso nas modalidades alimentação /refeição. Até o 1º dia útil do mês que se inicia, é creditado o valor de R$ 500,00 (quinhentos reais) mensais. Para os funcionários de regime administrativo, que atuam na base da Vertical, é utilizado o cartão Flash nas modalidades alimentação/refeição. Até o 1º dia útil do mês é creditado antecipadamente o total do mês subsequente considerando o valor de R$ 40,00 (quarenta reais) por dia útil. Para despesas de logística embarque e desembarque é realizado recargas conforme a demanda e valor de cada colaborador. Os critérios estão descritos na IT-LGP-001_Solicitação de Despesas - Logística de Pessoal. Em caso de perda do cartão, é descontado R$ 10,00 (dez reais) referente a 2ª via. 6.7 - Ações Motivacionais A fim de manter colaboradores alinhados e engajados com os objetivos da empresa, é de responsabilidade do GRH: 6.7.1 - Promover eventos sociais internos; 6.7.2 - Auxiliar a diretoria na organização de festas e eventos; 6.7.3 - Elaboração de comunicados e boletins informativos de natureza motivacional ou informativa; 6.7.4 - Contato com fornecedores de serviços e outros. 7 - DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Documentos Código/Item/Revisão Manual do Sistema de Gestão Integrada MSGI-VG-001 Sistemas de Gestão da Qualidade - Requisitos ISO 9001 C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
8. Sistema de Gestão Integrada Título: Gestão de Recursos Humanos Código: PRO-RH-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 03 Área de Aplicação: RH Data de Revisão: 12/09/2023 Folha: 8 de 9 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Sistemas de Gestão Ambiental - Requisitos com Orientações para uso ISO 14001 Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde do Trabalho - Requisitos para uso ISO 45001 Política de Consequências POL-VG-007 Gestão de ASO IT-RH-002 Rotinas de Departamento Pessoal PRO-DP-001 8 - FORMULÁRIOS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Local Forma 96-FOR-RH Mudança de função / Alteração Salarial RH Digital Backup Data Tempo indeterminado Arquivo Morto 272-FOR-RH Entrevista de Desligamento RH Digital Backup Data Tempo indeterminado Arquivo Morto 304-FOR-RH Avaliação de Experiência – 45 dias RH Digital/Forms Backup Data Tempo indeterminado Arquivo Morto 306-FOR-RH Avaliação de Experiência – 90 dias RH Digital Backup Data Tempo indeterminado Arquivo Morto 309-FOR-RH Registros de Conduta RH Digital Backup Data Tempo indeterminado Arquivo Morto 315-FOR-RH Pesquisa de Clima RH Digital Backup Data Tempo indeterminado Arquivo Morto 318-FOR-RH Comunicação e Passagem de Serviço RH Digital Backup Data Tempo indeterminado Arquivo Morto 9 - CONTROLE DE ALTERAÇÕES Revisão Data da última revisão Descrição da Revisão Data da última análise crítica Responsável pela aprovação 00 12/04/2023 Emissão Inicial NA Debora Montenario 01 15/05/2023 Inclusão do item 6.6 Benefícios NA Debora Montenario 02 07/07/2023 Exclusão da Nota do item 6.3 e alteração do termo GMP para GRH NA Debora Montenario 03 12/09/2023 Inclusão do cartão Sodexo para colaboradores OffShore no item 6.6.3 NA Debora Montenario C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P