PRO-SGI-001_rev._04_Atividades_para_Controle_da_Informação_Documentada.pdf

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1. Sistema de Gestão Integrada Título: Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 21/11/2023 Folha: 1 de 16 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA / APROVAÇÃO CLIENTE | FISCALIZAÇÃO Jackeline Oliveira (Analista da Qualidade - SGI) Solange Marques (Coordenadora da Qualidade - SGI) N/A (--------------) C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
2. Sistema de Gestão Integrada Título: Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 21/11/2023 Folha: 2 de 16 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI ESTRUTURA 1. Escopo; 2. Objetivo; 3. Aplicação; 4. Responsabilidade; 5. Termos e definições; 6. Detalhamento; 7. Documentos de Referência; 8. Formulários; 9. Controle de Alterações. 1 - ESCOPO Este procedimento inclui critérios padronizados, para as informações documentadas da Vertical Group como sendo necessária para a eficácia do Sistema de Gestão Integrada implementado. 2 - OBJETIVO Estabelecer critérios para elaboração, revisão, identificação, formato, aprovação, rastreabilidade, confidencialidade, integridade, distribuição, acesso, armazenamento, retenção, disposição, controle e gerenciamento das informações documentadas do Sistema de Gestão Integrada. 3 - APLICAÇÃO Este procedimento é aplicável a todos os setores envolvidos no Sistema de Gestão Integrada da Vertical Group. 4 - RESPONSABILIDADE 4.1 - SETOR DE SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA (SGI) O setor de SGI é responsável por: • Divulgar este procedimento aos responsáveis por cada processo; • Cumprir e fazer cumprir as ações estabelecidas nas atividades para controle da Informação Documentada; C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
3. Sistema de Gestão Integrada Título: Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 21/11/2023 Folha: 3 de 16 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI • Manter informação documentada das ações estabelecidas, onde aplicável; • Revisar este procedimento sempre que necessário; • Garantir o padrão e a rastreabilidade das informações documentadas pertinentes ao Sistema de Gestão Integrada; • Estabelecer e fazer cumprir as regras para que sejam mantidas e disponíveis todas as informações documentadas em sua revisão atualizada e implementadas na empresa; • Manter atualizada a Lista Mestra de Informações documentadas e a rede de acesso público. 4.2 - APROVAÇÕES DAS INFORMAÇÕES DOCUMENTADAS Responsáveis diretos por processo: • Garantir registros das revisões que de fato, sejam relevantes para os negócios da empresa e/ou possa impactar no sistema de gestão ou até mesmo, para facilitar as atividades desenvolvidas; • Garantir que as elaborações e/ou revisões sejam devidamente divulgadas aos responsáveis diretos; • Estabelecer metodologias e periodicidades que melhor se adeque para acompanhamento e divulgação das etapas de revisões; • Garantir que todos os níveis da empresa sejam comunicados sobre as mudanças previstas e realizadas de maneira clara e eficaz. Considerando os mais diversos aspectos (idioma, cultura, incapacidade etc.); • Garantir a consulta e participação dos colaboradores, para que possam contribuir para o processo de tomadas de decisão nas medidas de requisição de mudanças que possam melhorar as questões de qualidade, segurança, saúde e meio ambiente. Incentivar a sua equipe a identificar e apresentar medidas preventivas e ações corretivas. 4.3 - COLABORADORES Responsáveis pela execução direta e/ou indireta das atividades: • Manter todas as informações documentadas aplicáveis à suas atividades, devidamente legíveis, acessíveis e controladas; • Emitir os registros necessários para as atividades que necessitam ser evidenciadas; • Sempre conferir se a informação documentada utilizada está na sua revisão vigente; • Comunicar ao SGI caso verifique alguma oportunidade de melhoria na informação documentada utilizada. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
4. Sistema de Gestão Integrada Título: Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 21/11/2023 Folha: 4 de 16 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 5 - TERMOS E DEFINIÇÕES • Documento externo: documento de origem externa (clientes, organismo de certificação, legislação, norma, licença, regulamento etc.) adquirido/recebido do(s) órgão(s) responsáveis por sua emissão (Ex.: ABNT, INMETRO, IEC, IBAMA etc.); • Formulário: documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidências de atividades realizadas ou de resultados alcançados; • Sistema de Gestão: conjunto de elementos inter-relacionados ou interativos de uma organização, para estabelecer políticas, objetivos e processos para alcançar esses objetivos; • Parte Interessada: pessoa ou organização que pode afetar, ser afetada ou se perceber afetada por uma decisão ou atividade; • Participação: envolvimento na tomada de decisões; • Consulta: busca de opiniões antes de tomar uma decisão; • Informação documentada: consiste em uma informação que requer que seja controlada e mantida por uma organização e o meio no qual está contida. Informação documentada pode estar em qualquer formato ou meio e pode ser proveniente de qualquer fonte; • SGI: Sistema de Gestão Integrada; • Instrução de Trabalho (IT): Documento que tem a finalidade de orientar como devem ser realizadas determinadas tarefas e atividades e possui um nível de detalhe maior (micro); • Manual do Sistema de Gestão Integrada (MSGI): documento que demonstra como está estruturado o Sistema de Gestão Integrada da Empresa; • Procedimentos (PRO): Documento que tem a finalidade de orientar como deve ser executada uma atividade e/ou um processo e visa preservar o conhecimento da execução da atividade ou processo que descreve. Aborda o conteúdo de forma ampla (macro). C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
5. Sistema de Gestão Integrada Título: Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 21/11/2023 Folha: 5 de 16 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 6 - DETALHAMENTO 6.1 - HIERARQUIA DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA 6.2 - IDENTIFICAÇÃO DAS INFORMAÇÕES DOCUMENTADAS DO SGI Os documentos do SGI são identificados da seguinte forma: Descrição Codificação Legenda Manual do SGI Manual do RH MSGI-001 MA-RH-002 Procedimentos/Instruções Trabalho: 1 - Sigla com o máximo de 4 (quatro) letras; 2 - Identificação da área/setor; 3 - Número sequencial. 4 - Nome do Procedimento. Formulários: 1 - Número Sequencial; 2 - FOR (formulário) 3 - Identificação da área/setor; 5 - Número da revisão; 6 - Nome do Formulário. Procedimento de SGI Procedimento Operacional/Inspeção Procedimento de RH Procedimento de SMS Procedimento de Suprimentos PRO-SGI-001 PRO-OPE-001 PRO-RH-001 IT-LGP-001 PRO-SMS-001 PRO-SUP-001 Instrução de Trabalho IT-SGI-001 IT-OPE-001 IT-RH-001 IT-SMS-001 IT-SUP-001 Formulários 01-FOR-SGI rev.03_Lista Mestra - Informação Documentada C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
6. Sistema de Gestão Integrada Título: Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 21/11/2023 Folha: 6 de 16 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Os formulários devem ser codificados em seu rodapé sempre que possível. O setor de SGI é o responsável por codificar os formulários e controlar na Lista Mestra de Informação Documentada. 6.3 - ELABORAÇÃO / REVISÃO DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA DO SGI A necessidade de elaboração / revisão de informações documentadas do SGI pode surgir de uma das seguintes entradas (não se limitando a estas): • Gestor de setor / processo; • Consulta e Participação aos Colaboradores envolvidos no processo; • Relatórios de auditoria; • Reclamação e/ou sugestão do cliente; • Relatório de não conformidade / Planos de ação; • Solicitação de ação corretiva; • Melhoria Contínua; • Mudança de Layout; • Aquisição de novo software; • Aquisição de novas máquinas; • Novos riscos (qualidade, meio ambiente, segurança e saúde, que possam refletir à atividade. A partir do momento em que a necessidade de elaboração / revisão for detectada, o gestor do setor / processo, deve elaborar esboço do documento ou designar um colaborador com conhecimento no assunto para elaborar o esboço. Após emitido, o esboço deve ser enviado para análise crítica, aprovação e publicação pelo SGI. A revisão das informações documentadas segue em ordem sequencial numérica, levando em consideração a data da revisão. A revisão inicial de cada documento deve ser numerada como 00 (zero). C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
7. Sistema de Gestão Integrada Título: Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 21/11/2023 Folha: 7 de 16 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 6.4 - APROVAÇÃO DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA DO SGI A responsabilidade pela elaboração e/ou aprovação das informações documentadas do Sistema de Gestão Integrada, segue conforme tabela a seguir, podendo adequar às exigências do cliente para atender projetos específicos: Documento Elaboração Análise Crítica e aprovação Política de Gestão Integrada Alta Direção Alta Direção Manual do SGI SGI Alta Direção Procedimentos do SGI Gestor do setor / processo ou designado SGI e gestores dos setores envolvidos no processo Instruções de trabalho do SGI Gestor do setor / processo ou designado SGI e gestores dos setores envolvidos no processo. Formulários do SGI Gestor do setor / processo ou designado SGI e gestores dos setores envolvidos no processo. Nota: Ao passar por todas as etapas de revisões e/ou elaborações das informações documentadas, o SGI publica e valida todos os documentos no Controle de informação documentada (01-FOR- SGI_Lista Mestra - Informação Documentada). Não sendo necessário assinatura do elaborador e tão pouco do aprovador para a validação dos mesmos. Salvo, em casos específicos de procedimentos de Inspeção, que necessitam ser elaborados e assinados pelo profissional da área, conforme necessidade (nível 2, nível 3 etc.) ou em caso de exigência contratual para atender ao projeto específico. Após a aprovação de uma nova versão de informação documentada, o setor de SGI é o responsável por tirar da rede de acesso público e/ou outro meio de acesso que possa estabelecer. Para que a revisão anterior não seja utilizada de forma inadequada. O SGI deve disponibilizar a nova versão e enviar comunicado para que todos possam acompanhar as atividades das informações documentadas. A vigência do documento inicia-se a partir da data da publicação pelo SGI. O gestor responsável deve providenciar sua divulgação / treinamento definindo público-alvo e melhor forma de apresentar as novas regras estabelecidas, para que sejam devidamente cumpridas. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
8. Sistema de Gestão Integrada Título: Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 21/11/2023 Folha: 8 de 16 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 6.5 - ANÁLISE CRÍTICA E APROVAÇÃO DE INFORMAÇÕES DOCUMENTADAS Com o objetivo de garantir que as informações documentadas do SGI estão condizentes com a realidade e melhores práticas, é realizada análise crítica periodicamente conforme detalhado a seguir, não se resumindo a estas: Durante as auditorias internas, os documentos são analisados e comparados com a sistemática praticada. Caso haja divergência, as informações documentadas devem passar pelo processo de elaboração / revisão e aprovação, para adequar ao processo. Independente de auditoria, as informações documentadas devem ser analisadas com frequência pelos envolvidos no processo (avaliar se o que diz no documento condiz com o que se faz atualmente e se todos os envolvidos estão cientes). Ao alcançar o período de 02(dois) anos e a informação documentada não passou por uma revisão, a mesma deve ser submetida ao Gestor do Processo para uma análise crítica. O setor de SGI envia o status das informações documentadas via e-mail, seguindo a Lista Mestra de Informações Documentadas, para acompanhamento do gestor do setor / processo, para que o mesmo avalie se alguma mudança é necessária. Após identificar esta necessidade de revisão, o Gestor deve analisar a informação documentada e/ou sinalizar ao setor de SGI se há a necessidade ou não de revisar sua informação documentada. Caso seja necessário, a nova revisão (comentários) deve ser formalizada e enviada em sua estrutura padrão ao SGI. Todas as atividades após análise Crítica devem constar no Histórico do documento que passou por análise crítica, indicando se houve a necessidade de adequação e descrever de forma resumida a revisão realizada. Caso, não haja a necessidade de revisão, basta sinalizar no histórico: “Esta Informação Documentada passou por uma análise crítica devido aos 02 anos sem análise e foi constatada a não necessidade de se realizar e emitir revisão atualizada”. a. No controle de alterações consta: Data da Análise Crítica e a Descrição, conforme acima. b. No cabeçalho: Data e a sequência de revisão não mudam. c. Apenas deve sinalizar (Data de revisão anterior acrescentar um código, conforme exemplo a seguir: Ex.: 05/03/2021 - AC01). C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
9. Sistema de Gestão Integrada Título: Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 21/11/2023 Folha: 9 de 16 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI d. Modelo controle de alterações Revisão Data da última revisão Descrição da Revisão Data da última análise crítica Responsável pela aprovação 00 10/06/2020 Emissão Inicial NA Fulano de Tal 01 10/06/2020 Mudança de Layout NA Fulano de Tal 02 06/03/2021 Adequação para atender auditoria NA Fulano de Tal 02 06/03/2021 “Esta Informação Documentada passou por uma análise crítica devido aos 02 anos sem análise e foi constatada a não necessidade de se realizar e emitir revisão atualizada”. 14/03/2025 - AC01 Fulano de Tal 6.6 - PADRÃO PARA EMISSÃO DE PROCEDIMENTOS E INSTRUÇÕES DE TRABALHO Procedimentos e instruções de trabalho são instrumentos de padronização dos processos e/ou atividades, que permitem a padronização e o gerenciamento do sistema de gestão integrada. Devem ser emitidos seguindo a regra definida nesta informação documentada. 6.6.1 - FORMATAÇÃO As informações documentadas, sempre que possível, devem ser elaboradas e digitadas, conforme critérios abaixo: a. Formatação das Margens C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
10. Sistema de Gestão Integrada Título: Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 21/11/2023 Folha: 10 de 16 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI b. Formatação Papel c. Formatação Texto d. O espaçamento das seções c. O espaçamento das subseções C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
11. Sistema de Gestão Integrada Título: Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 21/11/2023 Folha: 11 de 16 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Seções e subseções devem ser digitadas com fonte Times New Roman, tamanho 12, na cor preta, em negrito, com espaçamento entre linhas de 1,5, alinhado à esquerda. Os títulos devem ser na fonte Times New Roman, tamanho 36, na cor preta, em negrito, com espaçamento entre linhas de 1,5, alinhado à esquerda. O espaçamento entre parágrafos e notas deve ser de 0pt. 6.6.2 - ESTRUTURA PADRÃO ESTRUTURA 1. Escopo; 2. Objetivo; 3. Aplicação; 4. Responsabilidade; 5. Termos e definições; 6. Detalhamento; 7. Documentos de Referência; 8. Formulários; 9. Controle de Alterações. A seção “Escopo” serve para informar qual a abrangência da informação documentada. A seção “Objetivo” tem a finalidade informar de maneira clara e objetiva o que se pretende alcançar com a rotina descrita no documento. A seção “Aplicação” visa definir os limites de aplicação do documento. A seção “Responsabilidades” visa definir de forma sucinta os responsáveis pelas principais atividades descritas na informação documentada. A seção “Termos e Definições” tem como objetivo, trazer ao conhecimento do leitor da informação documentada, palavras, anagramas ou abreviações que não são comuns e que são importantes para entendimento completo da informação documentada. A seção “Detalhamento” é a parte do documento onde as principais atividades englobadas pelo documento são detalhadas, de forma que o conhecimento organizacional seja difundido. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
12. Sistema de Gestão Integrada Título: Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 21/11/2023 Folha: 12 de 16 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Sistema de Gestão Integrada Título: Emissão e Controle de Informação Documentada Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 03 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 05/03/2021 - AC01 Folha: 2 de 1 Deve apresentar o passo-a-passo para a execução da atividade ou procedimento, obedecendo a sequência lógica da rotina. A seção “Documentos de referência” é a seção onde são listadas as referências que foram utilizados como base para a emissão do documento. A seção “Formulário” é a parte do documento que cita todos os formulários utilizados para registro das tarefas/atividades/medições/resultados das atividades e que citados no decorrer do documento. A seção “Controle de Alterações” é a parte do documento que mantém o controle das versões e alterações de conteúdos realizadas no documento e a análise crítica realizada. 6.6.3 - CABEÇALHO Todos os procedimentos e instruções devem seguir a orientação sequencial de codificação da Lista Mestra - Informação Documentada, controlada pelo setor de SGI. O padrão de cabeçalho deve ser conforme modelo abaixo: e. Modelo de Cabeçalho (Procedimentos, Instruções etc.) 6.6.4 - RODAPÉ Em todos os procedimentos e instruções deve constar na lateral direita a frase, conforme exemplo abaixo: Caixa Alta, Fonte Arial, Calibre 7. “ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI” 6.7 - RETENÇÃO E DISPOSIÇÃO Em todos os procedimentos e instruções de trabalho, deve constar na (seção 8 Formulários), critérios de retenção e disposição dos registros gerados em cada processo. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
13. Sistema de Gestão Integrada Título: Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 21/11/2023 Folha: 13 de 16 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Exemplo: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Local Forma 05-FOR-SGI_Ata de Reunião. Projetos / PCP Digital / Físico Backup / Arquivo Físico Pasta / Projeto / Cliente / Ano 5 anos Arquivo Morto 28-FOR-PROJ_Relatório Diário de Obra-Daily Work Report (Inglês e Portugês) Projetos / PCP Digital / Físico Backup / Arquivo Físico Pasta / Projeto / Cliente / Ano 5 anos Arquivo Morto 29-FOR-PROJ_Termo de Abertura de Projetos Projetos / PCP Digital / Físico Backup / Arquivo Físico Pasta / Projeto / Cliente / Ano 5 anos Arquivo Morto 6.8 - CONTROLE DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA As informações documentadas do SGI são listadas e controladas por meio de Lista Mestra de Informação Documentada com acesso ao SGI para acompanhar todas as ações necessárias de atualização. Os documentos de origem externa, determinados como necessários para o planejamento e operação do sistema de gestão devem ser identificados, como apropriado e controlados através de Lista Mestra. Todos os formulários emitidos, atualizados e/ou cancelados são controlados através da Lista Mestra de Informações Documentadas. Os formulários, podem ter acesso à pasta de acesso no Drive sistema de gestão pública na rede interna da empresa. O preenchimento e gerenciamento da Lista Mestra de controle da informação documentada é de responsabilidade do setor de SGI. A distribuição de cópias da informação documentada aprovada é feita, com permissão de uso e consulta livre. O endereço para acesso é: G:\Drives compartilhados\SISTEMA DE GESTÃO PÚBLICA. Após a aprovação das informações documentadas, novos ou revisados, quando necessário, os colaboradores que possuem interface com os mesmos devem ser treinados. Visando preservar um dos ativos mais importantes da organização: “o conhecimento”, o Gestor de cada processo tem a responsabilidade de manter bem informados sua equipe e envolver as partes interessadas internas e externas, conforme necessidade. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
14. Sistema de Gestão Integrada Título: Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 21/11/2023 Folha: 14 de 16 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Sempre que possível, o treinamento na nova revisão deve ser evidenciado através do formulário 02-FOR-RH_Lista de Presença em Treinamento Interno. Deve ser enviada ao setor de RH a evidência de treinamento, apropriada e utilizada para a ocasião. Caso não seja possível a emissão de Lista de Presença, outra evidência deve ser apresentada para a comprovação da realização do mesmo. O setor de SGI é o responsável por disponibilizar na rede as novas revisões de documentos e por remover imediatamente as revisões obsoletas da rede. As revisões obsoletas, assim como as canceladas: são arquivadas em pasta de acesso restrito ao setor de SGI. Mantendo a rastreabilidade das informações. 6.9 - CRITÉRIOS PARA EMISSÃO DE CÓPIA FÍSICA E/OU DIGITAL Os documentos do SGI, quando necessário, podem ser emitidos em meio físico (papel). Porém, devemos priorizar a modalidade digital para contribuir com meio ambiente e para redução de custos desnecessários. Contudo, devem ser identificados com a sistemática a seguir: CÓPIA CONTROLADA: Serve para identificar que o documento é uma cópia autêntica, e controlada pelo SGI. Sua substituição é necessária quando uma nova revisão for emitida. As cópias controladas somente podem ser emitidas pelo SGI. Quando necessária a impressão de cópia controlada por parte da coordenação, deve ser enviado um e-mail de solicitação, indicando o projeto e a documentação necessária; afim de que seja registrado e controlado pelo SGI. No documento, deve ser inserida uma “marca d’água” informando o projeto, data de solicitação e qual a frente operacional. Nota: Na lista mestra deve conter as mesmas informações que na marca d’água. CÓPIA NÃO CONTROLADA QUANDO IMPRESSA: Serve para identificar que a informação documentada se encontra na revisão atualizada no momento de sua impressão. O responsável pela impressão deve identificar a data da liberação da cópia. Não obrigada reposição de nova cópia quando ocorrer a sua revisão. O usuário da informação documentada deve se responsabilizar em descartar a mesma. OBSOLETO: Serve para identificar que o documento se encontra em revisão desatualizada e que não deve ser utilizado. Caso seja necessário a consulta de algum documento obsoleto, deve ser solicitado ao setor de SGI e devolvido após o uso. PRELIMINAR: São utilizadas em casos de urgência para que possam avançar com as atividades com base nas regras estabelecidas antes de sua publicação de fato, são emissões que já C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
15. Sistema de Gestão Integrada Título: Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 21/11/2023 Folha: 15 de 16 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI foram aprovadas, mas não foram publicadas. Podem passar por reajustes antes de sua implementação sem alterar sua revisão. 6.10 - CANCELAMENTO DE INFORMAÇÕES DOCUMENTADAS Serve para identificar que o documento não faz mais parte do sistema de gestão integrada e não deve ser utilizado. Caso seja necessário a consulta de algum documento cancelado, deve ser solicitado ao setor de SGI e devolvido após o uso. Informação documentada cancelada: quando detectada a necessidade de cancelamento da informação documentada, deve ter o envolvimento do SGI e Gestor do processo. A decisão de cancelamento, deve ter o total e completo conhecimento de ambas as autoridades sinalizadas anteriormente. Pode ser motivado por finalização de um projeto específico, atividade etc. Após decisão, deve ser sinalizado cancelamento na Lista Mestra de Informação Documentada, retirado do Drive sistema de gestão pública e repassar um comunicado geral, via e-mail interno. Resumidamente, o SGI apoia para garantir que os documentos estejam dentro do padrão estabelecido pela empresa, se atende aos critérios das normas e se condiz com a realidade da organização. Já o Gestor do processo ou designado, avalia o que está descrito e se está conforme as atividades desenvolvidas e exigências contratuais, quando aplicável. 7 - DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Documentos Código/Item/Revisão Manual do Sistema de Gestão Integrada MSGI-VG-001 Sistemas de Gestão da Qualidade - Requisitos ISO 9001 Sistemas de Gestão Ambiental - Requisitos com Orientações para uso ISO 14001 Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde do Trabalho - Requisitos para uso ISO 45001 Informação e documentação - Referências - Elaboração ABNT 6023 C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
16. Sistema de Gestão Integrada Título: Atividades para Controle da Informação Documentada - SGI Código: PRO-SGI-001 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 21/11/2023 Folha: 16 de 16 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 8 - FORMULÁRIOS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Local Forma Lista Mestra - Informação Documentada SGI Digital Backup G:\Drives compartilhados\sistema de gestão integrada\00 - Lista Mestra de Informação Documentada Indeterminado Arquivo substituído conforme atualização 9 - CONTROLE DE ALTERAÇÕES Revisão Data da última revisão Descrição da Revisão Data da última análise crítica Responsável pela aprovação 00 18/06/2019 Emissão Inicial NA Matheus Ribeiro 01 28/10/2019 Mudança de Layout NA Matheus Ribeiro 02 27/01/2022 Revisão geral do documento NA Matheus Ribeiro 03 05/03/2023 Revisão da seção 6 detalhamento, reestruturação e readequação processos; Mudança de Layout; Adequação de Título NA Solange Marques 04 21/11/2023 Revisão do item 6.9. NA Solange Marques C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P