DL2022 Anita Gisch - Designing Business Systems to Support Flexible Work Practices and Hybrid Arrangements

Designing practices for hybrid and flexible teams requires a very clear understanding of what must be consistent and what can be flexible. In this presentation I will draw on some specific case studies and stories from my time as both a researcher and consultant in business process design and work practice. As researchers we talk about a desire to make our findings relevant to industry and as consultants, managers and leaders we talk about drawing on evidence. Over the last 7 years I have been wearing both of those hats simultaneously and it has had tremendous benefits for both my research and my consulting practice.

Transcript

1. N e ha hi i a edi ed a c i f a li e e e a d he ef e ma c ai e . Thi a c i i he j i e f Ca i LIVE a d he a h i ed a e ible f a me a d ma be c ied ed b a he a i h a h i a i . www captionslive com au | captionslive outlook com | UX A a a D L ad 2022 W d da , 16 N b 2022 Ca i ed b : Ti a Fa , Be ade e McG d ic & R a e La e
2. N e ha hi i a edi ed a c i f a li e e e a d he ef e ma c ai e . Thi a c i i he j i e f Ca i LIVE a d he a h i ed a e ible f a me a d ma be c ied ed b a he a i h a h i a i . Page 87 a de f . O e ea e i A i a Gi ch, h ' g i g be a i g ab - he , c e ! I' e i d ce i , A i a. Tha . A d ea e h a e c i g A i a he age. ANITA GISCH: OK, hi. M a e i A i a Gi ch, a d a f e e a e e if i g beca e I' a e e e i e . S , I' g a a h gh i a d e' ee h e g . M bac g d i a bi dd. I a ed i a h g , ed i c i jec , decided he e e a c e e di ga i ed, e jec a age e , decided i d e ' ha e e gh h a -ce ed de ig , i c a ed UX, a d I d a h ee. I ha e bee i g i c i g i he a b i e ace f ab he a 10 ea . A d I' e a ic ed a PhD jec d ha ace a d a e i be e . A d I a ed gi e a ic d Ti Ye , h did a eech a he A g UX C fe e ce, a d he did a ea ice e e a i ab i e . A d ha ac a i i ed e f ha d a d a , "Yeah, a be I ca d hi !" I' a ea g i e . I e d a f i e i e i g e e, hi i g ab hi g , a d a i g c ec i i head. A d ha ca ge ea i i head, I eed be ab e e a a , ce , a d he e-e gage. I' e ha f e i e ab e f, b I' e a bee a a e ha I' e e e had, a d f e i e he e' a f ace a d ace d ha . S , I beca e acc ed j a i g i , fi di g ace . S e a egie ha ed a d e ha did ' . S , I had a fe fa e c a e e -i ig ifica b , a d decided a d fig e h I c d a e e gage e be e , b a e ia a e he e e' e e ie ce be e a e .
3. N e ha hi i a edi ed a c i f a li e e e a d he ef e ma c ai e . Thi a c i i he j i e f Ca i LIVE a d he a h i ed a e ible f a me a d ma be c ied ed b a he a i h a h i a i . Page 88 I' i i eged ha e ed a d died i h ee c ie . I ' bee i e e i g ee he a ia i i ha i c ide ed " a " a d ac ica a d achie ab e i h e ca i . I a ed ch i A a ia, I e i e i i he ea c a f he US, a d he I did a a e ' i Ca ada. S , if ca ' fig e acce , i ' e, i ' ! S , bac i i da , he di a a ed he Ea h, I g fi e ai add e a d a i d ced he c ce f i i g c e ge he f c ab a i . Thi a bef e Faceb , bef e W d f Wa c af , a d de i e ' di be ief, e e bef e Mi ec af ! M i e i had h ica c ec i ac he e i e ca . I a i d f bef e he i e e a ea f e e gi g a a hi g. A d e e h gh he i e face a e ba ic, i a e g , i a i eg a ed i a a ac he ca . Y d ha e a ig e i c a a d he d be a ig ed di c he i he c i b a d , cia ac i i ie e e a a ged b he c i b a d . I a ch a i eg a a f he c i ha he digi a a d he h ica e e e e ia he a e. T he e e he e, he e e g ad a ed, he e e ea i g fi d a ai ai hei c ec i . A d he I ca e bac A a ia a d g a j b i he b ic ec . (LAUGHTER) N , I e f ha e ed i g e e i h g e e . I d ' if ha e he a e eac i , b he d " i " d e gi e e PTSD! I ea i e hi g a e e i g, i i ge i g be e , a d COVID ha bee a a f ha . S , I d ' a ai a i acc a e ic e f ife he e e he e, b I j a ed ha e ha e e ie ce f hif i g c e a d fee i g i e ' e a ed agai a a , a d ha i g he e ec a i f ha i a a d ha i ib e be e e e diffe e . I e f a e i e he e, e he c e f f ea , I c d c e ha d he be f i e I i ed a d c e , e he e e e iece f ca e i h
4. N e ha hi i a edi ed a c i f a li e e e a d he ef e ma c ai e . Thi a c i i he j i e f Ca i LIVE a d he a h i ed a e ible f a me a d ma be c ied ed b a he a i h a h i a i . Page 89 a f de a hic a a . A d he h ica a a , f, e a ed he i e ac i he e. I a a id-heigh c bic e de ig , had i ac , a g a e head d . A d he ge I ed he e, he e I ec g i ed he a ia e i i e e a h ab ha . Y c d e i dica ee he f head , i e i e ee a i g f ai . A d a he i e I h gh I a j bei g e e i i e, ha I d fig e hi c be a d e e ie ce. I j e e i e fe c f ab e he e. A d i he e i a e e gi g b d f e ide ce de a i g he e a e ge i e ci - i ica e e ha a e ab e affec ed b ffice de ig . F e a e, he e' a d f 2017 b Hi , i g a h e - a ffice ac a cha ge beha i a d ed di c i i a i agai e i he ace. A d hi e I a a a e f he e fac f a fe a e e ec i e, he e a e, f c e, a a e hi i e. Ne di e e e e f i hed i a e e c e a d e e ie ced a ie c i g bac h ica ffice . The e' defi i e bee g e b I hi e ca d e. S , I h e e f i he e ace igi a . A fi , i a a 3- ea c c e, he a 2- ea , he 1- ea , a d I ea i ed I a b i g , I c d ' c e. I ie i ed a a a c bi a i f acade ia a d c i g, a ace a d e ha I had e c e , a d ea he ed e ce e e f a d egai c fide ce. I a ed gai ice, a d I a e ha ice a e he de ig f ace a d ce be e . A d he di c e ha ea cha ged e he a 10 ea . I ' j COVID. U i fi e ea ag , he e a hi hea e ha i h ica e e ce. A d e hea d ab ha i a fe eeche da . I a c ee e e c e i g i fi -i , a - a a a f de a i g dedica i a d i a ce. Pe e e e f e e a ded
5. N e ha hi i a edi ed a c i f a li e e e a d he ef e ma c ai e . Thi a c i i he j i e f Ca i LIVE a d he a h i ed a e ible f a me a d ma be c ied ed b a he a i h a h i a i . Page 90 ba ed ha he e e ee be d i g, a he ha hei ac a . A c e ed de a a i a ig f ad. A d ha h ica e e ce e e ded c a e c e a d e gage e . Af e - d i e e a da , he e e e ec ed. E ecia f a e i e e ed i i g he adde . N , I i e e j cia i i g, a d ge i g c eag e , b i i ' a e a a i g fie d. If i e e ha a h f he CBD, if ' e g babie a d g id , he ac f g i g i a e e i g a d he bei g ab e ge h e ife i a ig ifica ac ifice. The e a a a defi i e ig a f e e i h f e ib e a a ge e . The e e ee a ca ee -d i e c i ed, a d he e a a e ec a i ha he e e e e a a a ge e a d d g bac bei g a g d, a e a e i . A d a e , a . Y d ge i a a a e i ea e e ice e c e bac . A d i a ac a a e, i he c e ha I ed, f a dad ad i ha he a ea i g g a d ge he id ac a be c ib i g. S , he e e ge ce f c d ha e ed f fi e e e ea -i h, f he e i hi he ai ea . A d he a e i g h e a a d " a he e, a i e", hich I h gh a a e e. I ed he idea. B I ea e i ed h i a g a i he e c a c e ha I' e ee . The e e ie ce f a e d e e ec i e a i ed, a be . The e a a f e ci e e b he e a a a f fea , c f i , a d e i a ce. Ad be, Mic f a d SME acc i g ac age i e Xe ed he cha ge c d, b he a i d f ed he ec i b a e f a b i e e . The ici g c e a d he d c ffe i g e f de i e i i e a h a f i e, a d a a b i e e c d ' i e ee . S , f e a e, hi a e f c ie ha ied - ha h gh i
6. N e ha hi i a edi ed a c i f a li e e e a d he ef e ma c ai e . Thi a c i i he j i e f Ca i LIVE a d he a h i ed a e ible f a me a d ma be c ied ed b a he a i h a h i a i . Page 91 d be a a e e idea e c d i h hi i g ab he c e e ce f hei a chi ec a d jec a age . The e Xe , a c d acc i g e , b he e a jec a age e f a e ha d ade a e ee hei e i g eed f hei c ie . S , a he i e, e f he jec a age e ac i e c ea ed a ead hee , a d he ed ha a age hi jec , a d he e e e e c ied hei ead hee , a d he e ded i h a h e b ch f ead hee babie a e he ace! A d e f he e e e c a ib e i h he i e hee f a e ha he c a had ch e i e e . S , hi e acc ad d i , a d he a a a ic a c f ab e i h i e a d c d, he d i he ead hee a d g h gh i , i e b i e, a d ha d-ca c a e ha he eeded d i ice he c ie . I he a da a h. The a i g hi g i ha he a chi ec ha ac a e he hi d c e , he had ' e i a a ead hee , he e i a a PDF! The ca c a i ha he a d i g e e ide he i e a gi . S , a he had d a ef a he a ha he i f a i a e cha ged be ee he de a e , a d e c a da a h e jec . S , ha ' he a f he ? Da a i c ec ed i f a ha a e fi -f - e f a ic a a f he ga i a i , a d he ' e ha ed ac he ga i a i , b he ha e be a a ed, i e e ed, a d e i e ec ea ed i de a e ha . A d hi d e ' ha e j ce. Thi ha e c a . Pe e a e c a acce i g diffe e bi f i f a i a ac he ga i a i a he a e i e. S , he he big C. Whe e a e e? S . L ac . The COVID hi . S , e' e i g a e e ha i g he e he e ica di c i ab ha e c d d i h c d, ha e igh d i he f e, b , , e ' ee i a e i e beca e e i e b e e a d c
7. N e ha hi i a edi ed a c i f a li e e e a d he ef e ma c ai e . Thi a c i i he j i e f Ca i LIVE a d he a h i ed a e ible f a me a d ma be c ied ed b a he a i h a h i a i . Page 92 a d ee f ce. A d he COVID ca e a d a f a dde e j had fig e i . I a a i Me b e, ge c d i he d. A d j b ha e e h gh e e a da be i e, e di c e ed he a f i g a d e fig ed i . I beca e a ee e e, f, i hei ja a i h hei ca he i , he fa e a he he e e e e ' id ca e i , i he idd e f a b adca . Beca e h ca i agi e d i g a a i a e d c i f bed ? I a j c a . B i ' i e e i g ee h gh hi ce ha i ib e if e e i . S , f a de ig e ec i e, a e' e i g h gh, f, i hi -COVID ha e, I ea , COVID a b i a f b ha ca e a e ab h e cha ged he a e e a ed each he a d he a ha e ed ha e ca c ea e e ia f h b id ace ? S , I hi he e' h ee a ea ha e ca c ib e i . The de ig f h ica a d digi a ace - a d I e ici h e ge he beca e if e i agi e he ge he a d e de ig he ge he , he i be e i eg a ed a d e i be ab e ha e hi e e f -ca / ff-ca . I ea , e e da , e a e a he e a d he e' e e a h e a d he ' e ha i g... I ' he a e e e ie ce, b i i a e e ie ce, i ' a c ab a i e e e ie ce a d e ca ge he . A d I hi e h d ee ha . We ca a he de ig f ce . S , h eed ha , he , h , h d e e a e each he ? H d e de ig hi g ha e ca acce he ge he ? S , I ee a i g i a d a d i ee cha gi g e. A d de ig a he i di id a ac ice e e . S , ha ca e d a i di id a e e a a bi f f e ibi i , a he h a i he ac ice ? S , f a h ica digi a e ec i e, i a -COVID c e , hi i e f he a chi ec e fi ha - he had e i bee
8. N e ha hi i a edi ed a c i f a li e e e a d he ef e ma c ai e . Thi a c i i he j i e f Ca i LIVE a d he a h i ed a e ible f a me a d ma be c ied ed b a he a i h a h i a i . Page 93 f i e, b d i g COVID e e e, a d ha e ai ai ed hei h b id ac ice . S , he e e f i g ge he , c -de ig i g, e i he ffice a d e a a . B he de ig i g he e e a i hi a d he e i e ac i , a ie a e e a . S , he e ide, e' e g a g f e e ge he , e' e g hi e e e e ff he ide. S , ha e e e ca ei he d i a e he c e a i - a d e i e ge he e gia c ee a d he e' j hi i g head. O he ca be a ie ice a d ca e he . S , he e a i hi i e a . A e e a e a i hi i he e ' e g e e e i h hei c ee - e e h gh i fee i e a bi f digi a e i , i ' a f e ib e a a ge e . If e e eed g , he ca g . Ha i g e f diffe e e i hi a ffice, a d a i he d, a e e e f e ibi i i h he i e ac . I e e be he he fi b gh i he ie ca iage , i a he be hi g ha I c d i agi e. Beca e bef e ha , he e a ch f ic i a d e e a i g he ai a e ie ace , he ai a e i ace - he ca be b h if di ide he ace . I ' e fec . I ' i a i g e . B f e, c i g a h , a h a d a ha f, ha ' d c i e i e, a g a I' e g g d i e e - hich i a e i ab e i a i i a a f he c . I ' fi e i S d e a d ce ai a ea , b I i e i egi a Vic ia, a d i g c e be ee egi a Vic ia a d e egi a Vic ia, he e' a f i e e . S , de ig i g d c ha de a d ha i f a c e a d ca i h i e i e i e e c ec i , i a e a i i g fac . S , g i g e c d i ac a a de c a ic a i d . I a e ' e g he high- eed ba c ec i ha de ig e
9. N e ha hi i a edi ed a c i f a li e e e a d he ef e ma c ai e . Thi a c i i he j i e f Ca i LIVE a d he a h i ed a e ible f a me a d ma be c ied ed b a he a i h a h i a i . Page 94 ha e. Whe g a d g he e e egi a a d e e ace , hei e e ie ce i h c d ech g i diffe e . I ce a i g i h a b ee e a fe ea ag , a d he aid he ed c d, he a -c d. B he e a e i e he d c i i f a ee beca e he fa e e d ghed h gh he i e e c ec i ! Wha a e g a d ?! A a ce e e , he e' a a a e i be ee f e ibi i a d i a i , c i e c a d c ia ce. A d ge he i igh , e' e ea j g a f c ha ' i a , h d e eed i , a d i he e a c ea a d ac ica ea f he c e e' e i g i ace? S , I i e f c , "Wha d e eed ? A d ha deci i i i i f e ce?" If i ' i f e ci g a deci i , d ' eed ha e . A d he h d e ge ha i f a i ? I i e hi g ha e a da di e, i i f id? A d ha j de e d he c e f he ga i a i . M big ic-d hi g, I g e , i I d ' hi da a f a he e. Pe e a e c a a i g ab f , da a f . I d ' hi da a g e a he e. We acce i , e i e i a h e. S , i ' c ec ed i e ace - he Sa e Tea igh c ec e i f a i - a d he Acc Tea e hei ha d h gh a d e he a ia e bi ha he eed f hei c e . B i f i i hi a d a d a ga i a i , a d he e' f ea i ed ce ha ha g e h gh. S , e e a e i he Acc Tea h d be ab e , f e a e, c ea e a i f a di g i ice f a c ie , a d he Ma e i g Tea h d be ab e c ea e a Ch i a i a he a e i e. Tha a a da a ce a i ha i h e e! S , he i d c i f e e a d h b id ha ea b gh he e i a i ab e i e a d ac ice
10. N e ha hi i a edi ed a c i f a li e e e a d he ef e ma c ai e . Thi a c i i he j i e f Ca i LIVE a d he a h i ed a e ible f a me a d ma be c ied ed b a he a i h a h i a i . Page 95 he f ef . We ca ' ea h ica - e h ica i i g aff d c i i , a d I hi ha ' a ea g d hi g. I hi ha ca be i i e f he e a i hi be ee e e a d e ee . O ga i a i ha ha e ied g bac hei d habi , ied b i g h e habi i he digi a ace i h e e i i g a d he hi g , a e ea fee i g he b f he cia c e e e i e Q ie Q i i g a d he G ea Re ig . O he ga i a i e b aci g hi i e f f a d e e i e i g i h e ech gie , a d he cce f e ha ca i g ha a e a d ea a i g hi a a e f c i i , e a i , a d e ia . A d fi a I d j i e a , e ecia a eade , I hi i ' OK i e . I hi e ha e bee hidi g i he i g f a g i e. P bab i c i e hide he e 'ca e i ' ha e d ! Whe I a ge I b a ed e f f bei g e i i e, ab e ada , i f e ib e. B h gh e ea ch a d c i g j e , I' e c e de a d ha he de ig f he h ica ace, a d he eade hi e i hi diffe e ga i a i , ha e a a i e i ac , b h e f a d c eag e . S , i ' j e. A d e ca a d f e ib e ac ice ha ca be cce f f diffe e i d f e . A d if e de ibe a e de ig ace a d ce e ha a e f e ib e a d e i e, e' e ai aff, a d I hi e e e i ha e a be e e e ie ce. Tha ' e! (APPLAUSE) STEVE BATY: Tha . Q e i f A i a? I ha e e. A d i ' ab ha idea f e e i i g a d, , ei a ce i he h e a e e e e a e ac a i f f hei c e , i g. Did e ee ch f ha he e i A a ia? Wa ha e hi g ha a ...?
11. N e ha hi i a edi ed a c i f a li e e e a d he ef e ma c ai e . Thi a c i i he j i e f Ca i LIVE a d he a h i ed a e ible f a me a d ma be c ied ed b a he a i h a h i a i . Page 96 ANITA GISCH: I ha he e a defi i e f a e ha a a ai ab e. S , I d ' e a ... Li e, i a ' e hi g ha I a beca e I i h a a d edi - i ed b i e e . The e e ' i g i e e ha . B I i ' f a e ha e i a d i ' di c i , a ic a i h e f he ff h i g f c e . B he e a e ia f i c e he e. S , I hi if e i d f j h d i a ba , I hi ha ' i a . STEVE BATY: Did a e a a ga i a i ha ha i ace f a a e f a f he aff ha ...? N ? Tha g d e . Sa ah? SARAH: N ga i a i , b h ba d ha igg e hi e i i e he' b ! I' a i g...? ANITA GISCH: A d he e a e e e ab i g a a a g e a ch de e, ha i ac i a d ca e a a a d g he i e . STEVE BATY: I de if ha ' g a hi g d i h he e i f e e i g e d i g COVID - ie he e he ca a d e i a a d. "L , I' i g!" A he e i ? Ye , ha g . >> Whe i c e hi c e a i f, I e, h b id f - i e e e, a d a hi g a e a ade- ff, I e, be ee h e ge he , i e aid, he e e he c ee e e e e i he , I e ha e i d a ? O h d a e h e deci i f hich ade a e i h e e i e ? 'Ca e I fi d i , a a e e eade , i ' ch a ha d deci i he ' e
12. N e ha hi i a edi ed a c i f a li e e e a d he ef e ma c ai e . Thi a c i i he j i e f Ca i LIVE a d he a h i ed a e ible f a me a d ma be c ied ed b a he a i h a h i a i . Page 97 i g a h i h e e e, a d he e e ca ' a e i a d a i c de he , b h d a e h e deci i ? A d ha a e e a hi h gh h e deci i ? ANITA GISCH: The c a ic de ig a e i , "I de e d ." S , i ' g a de e d h ac ica i i a fa a , i i a ha d - ac i i , i i e hi g ha he ca c ib e digi a , a e he g a be a e i d f di ad a age? B i ' e a e ha I ha e bee i a c e he e ' e d i g e i d f c ab a i e ee i g ha ca ' a ici a e i e. Beca e f e ' ha e f he cha f c i a i . A d e e if i ' e e e he c e b ' e g e e i i g he cha a d ee i g a e e ha , i d e e d . The he hi g i h h b id e e e i i ' a a f de c a ic e e ie ce ei he . I' i e i i eged - I ha e a h e ffice, I ha e ace. N e e b d ha ha . S e e e a e i g , , hei i che be ch, ha ed i h h ee f a a e , a d i ' ea ab e. S , ha i g he acc da i f e e be ab e c e i he ffice i , if ha i he a d if ha ' ha ' eeded, I hi i i a . I' e j a ed i g i h G TAFE i Vic ia, a d hei hi h , hich I i e i e a d I h e he ' e g a ee i -COVID, i " he e ' e effec i e". A d I ea i e ha beca e i a f a e deci i a d, "If I dia i hi ee i g, i i ac a g i g be ef a d effec i e?" A d if gi e e e a bi f c edi a e hei ch ice , e ecia a hi e e , I hi e e a e ha . STEVE BATY: Each ee , I' i ed i a de ig jec he e e ha e a a -ha d ee i g f ab 65 e e, gi e a e. A d i a g ea h gh COVID beca e e e e a Tea a d e d dia i .
13. N e ha hi i a edi ed a c i f a li e e e a d he ef e ma c ai e . Thi a c i i he j i e f Ca i LIVE a d he a h i ed a e ible f a me a d ma be c ied ed b a he a i h a h i a i . Page 98 A d a fe ee ag , he a ed a da e ha e e d c e bac i a d a e d ee i g i e . A d hi a e ha a de ig a ed a ea , ea i a beca e i a ee c di a i ee i g. Af e he fi ee i g, he e a a cha ge i e , a d i a decided ha ha ee i g a ac a g i g be a da a e d i e , he i a de e i ed ha he e i ' a big e gh h d 65 e e a ce. S , e' e bac a i a ee i g f ha e. I a a g ea idea f bab he h ee i e i , i e, hi a e e ied h i a ee i g ha he d, , 10. A a ! I a a f e e ie ce. A i a, ha ch. ANITA GISCH: Tha . (APPLAUSE) STEVE BATY: O e ea e f he af e , a d a ea e bef e e ha e af e ea b ea , Na ha Bai d f Me h d . P ea e j i e i e c i g Na ha he age. Tha e ch. (APPLAUSE) NATHAN BAIRD: G d af e , e e b d . G ea be he e. I ' a a g d a a a de ig c fe e ce 'ca e ca ea a T- hi a d be he be -d e ed e i he . (LAUGHTER) I j e. Y g ea . A g ea ee a he c he e. N a , , a fe ea ag d g a de ig c fe e ce e e e a ea i g a b ac T- hi . N ffe ce, S e e! Tha ' i c , h gh. Rea e ci ed be a i g da ab e ab i hi g a Kic -A De ig -Led I a i P ac ice. I' g a a ab de ig - ed a d i a i ac ice a e. O e he a fe ea , d ha e ee he ' e ea c e gi g. Wha ' i a i , ha ' de ig ? I ' f bec i g e d.