レポート作成ワークショップ（レポート作成例なし）

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1. Salesforce初心者向け ワークショップ： 「作れる」から「業務で使え る」レポートへ！ ～ハンズオン資料～ 1
2. はじめに：ワークショップの進め方 • ５種類のお題を通じて「現場で使える」レポートを作れるようになる • ①と②は伴走しながら実装 • ③以降は自力でレポート作成にチャレンジ！ 2
3. シナリオ 【株式会社 北海道テック (HokkaidoTech Inc.)】 業種： 法人向けのSaaSツールを提供 あなたの役割： 営業部の課長（課員：10名） 課題： 引き合いは増えているが、放置される案件や、活動内容が薄い（メールのみで対面・ Web会 議がない）案件が目立っている 立て直しプラン：立て直しの優先順位を以下の4つに定めた 　1.止まっている案件を動かす 　2.失注しそうな危険案件を見極める 　3.無駄な工数を減らす 　4.会うべき人に会って案件を進める 3
4. フェーズ１：止まっている案件を動かす 目的 案件の鮮度を戻し、最低限の営業管理を機能させる 具体例・対応 過去7日間での活動履歴がない案件 　①放置案件の防止レポートを作成する 4
5. ①放置案件の防止レポートを作成 「放置案件」をSalesforceの言葉に置き換える １．「最終活動日から7日」以上が経過 ２．完了予定日が今月または今四半期の商談 ３．フェーズが失注でない商談 ４．フェーズが受注でない商談 5
6. 事前準備 • 放置日数の数式項目を作成 • レポートタイプを作成 • データ投入 6
7. 放置日数の数式項目を作成 設定＞オブジェクトマネージャーで活動を選択 7
8. 放置日数の数式項目を作成 項目とリレーション＞新規ボタンをクリック 8
9. 放置日数の数式項目を作成 数式を選択 ＞ 次へをクリック 9
10. 数値を選択 ＞ 表示ラベル「放置日数」、項目名「Daysleft」を入力 ＞ 次へをクリック 放置日数の数式項目を作成 10
11. 数式にTODAY() - DATEVALUE(LastModifiedDate)を入力 放置日数の数式項目を作成 11
12. 空白項目を0として処理を選択 ＞ 次へをクリック 放置日数の数式項目を作成 12
13. 参照可能にチェックを入れる ＞ 次へをクリック 放置日数の数式項目を作成 13
14. 項目の追加にチェックを入れる ＞ 保存をクリック 放置日数の数式項目を作成 14
15. レポートタイプを作成 設定 ＞ カスタムレポートタイプをクリック ＞ 新規カスタムレポートタイプボタンを クリック 15
16. 主オブジェクトに取引先を選択 レポートタイプを作成 16
17. 詳細の各項目を入力 レポートタイプを作成 17
18. リリース済みを選択 ＞ 次へボタンをクリック レポートタイプを作成 18
19. 保存ボタンをクリック レポートタイプを作成 19
20. 閉じるボタンをクリック レポートタイプを作成 20
21. https://speakerdeck.com/yoshi17/repotozuo-cheng- wakusiyotupu-sanpurudetazuo-cheng 開発者コンソールから①②のテストデータを登録 データ投入 21
22. ①放置案件の防止レポートを作成 レポートをクリック ＞ 新規レポートボタンをクリック 22
23. ①放置案件の防止レポートを作成 作成したカスタムレポートを選択 ＞ レポートを開始ボタンをクリック 23
24. ①放置案件の防止レポートを作成 商談の所有者とフェーズでグループ化 検索条件に放置日数が7日以上を追加 24
25. ①放置案件の防止レポートを作成 保存＆実行ボタンをクリック ＞ レポート名を入力して保存ボタンをクリック 25
26. ①放置案件の防止レポートを作成 「放置日数が７日以上」のデータを遡って作れないため、 一時的に「放置日数が０日以上」に条件変更する ・ポイント 放置案件防止レポートは、案件を責めるた めではなく、営業活動を記録する習慣を定 着させ、対応漏れ防止と受注機会の最大化 につなげる 26
27. ②ネクストアクション管理レポートを作成 目的 失注になっていないが、予定が入っていない案件を見つける 具体例・対応 予定が入っていない完了予定日が今期の案件 　②ネクストアクション管理レポートを作成する 27
28. ②ネクストアクション管理レポートを作成 「顧客との予定が入っていない案件 」をSalesforceの言葉に置き換える １．完了予定日が今期の商談 ２．フェーズが失注でない商談 ３．フェーズが受注でない商談 ４．商談が関連しない活動 28
29. ②ネクストアクション管理レポートを作成 新規レポートボタンをクリック 29
30. ②ネクストアクション管理レポートを作成 30
31. ②ネクストアクション管理レポートを作成 商談の所有者と商談名と日付でグループ化 検索条件にクロス条件を追加 31
32. ②ネクストアクション管理レポートを作成 保存＆実行ボタンをクリック ＞ レポート名を入力して保存ボタンをクリック 32
33. ②ネクストアクション管理レポートを作成 レポートを確認 ・ポイント オブジェクトをまたいだ存在有無の判定 をしたい場合、「関連レコードがある／ない」で親レコードを絞り込む クロス条件 を用いることで実現できる。 ネクストアクション管理レポートは、商談ごとの次の動きを明確にし、案件の停滞防止と確実なフォロー実行 につなげる 33
34. フェーズ２：失注になりそうな危険案件を見極める 目的 顧客との接点が薄い中規模以上の案件の確度を上げる 具体例・対応 メールだけでやり取りしている顧客接点の薄い金額が 100万円以上（中規模以上）の案件を見つける 　③要フォロー案件のレポートを作成する 34
35. ③要フォロー案件レポートを作成 「メールだけでやり取りしている顧客接点の薄い案件」をSalesforceの言葉に置き換える １．件名が「Web会議」または「訪問」の活動が0件 ２．金額が100万円以上の商談 ３．完了予定日が今期の商談 ４．フェーズが失注でない商談 ５．フェーズが受注でない商談 35
36. https://speakerdeck.com/yoshi17/repotozuo-cheng- wakusiyotupu-sanpurudetazuo-cheng 開発者コンソールから③のテストデータを登録 データ投入 36
37. フェーズ３：無駄な工数を減らす 目的 営業活動は活発だが改善が必要そうな停滞案件を見つける 具体例・対応 1件以上の活動があるが、直近 30日でフェーズが進んでいない案件 　④長期停滞案件レポートを作成する 37
38. ④長期停滞案件レポートを作成 「営業活動に対して停滞している案件」をSalesforceの言葉に置き換える １．直近30日以上でフェーズが変わっていない商談 ２．完了予定日が今期の商談 ３．フェーズが失注でない商談 ４．フェーズが受注でない商談 38
39. 事前準備 • フェーズ更新日の項目を作成（ PhaseChangedDate__c：日付型） 39
40. https://speakerdeck.com/yoshi17/repotozuo-cheng- wakusiyotupu-sanpurudetazuo-cheng 開発者コンソールから④のテストデータを登録 データ投入 40
41. フェーズ４：会うべき人に会って案件を進める 目的 直近で動きがあるが現場担当者で止まっており、停滞している（しそうな）案件を見つける 具体例・対応 直近90日以内で活動があるが、決済者と面会できていない案件 　⑤決済者と接触できていない案件レポートを作成する 41
42. ⑤決済者と接触できていない案件レポートを作成 「担当者で止まっている案件」をSalesforceの言葉に置き換える １．完了予定日が今期の商談 ２．直近90日で決済者と接触できていない活動 ３．フェーズが失注でない商談 ４．フェーズが受注でない商談 42
43. 事前準備 • 「決済者との面会」項目を作成（ IsKeyPersonMeeting：チェックボックス） 43
44. https://speakerdeck.com/yoshi17/repotozuo-cheng- wakusiyotupu-sanpurudetazuo-cheng 開発者コンソールから⑤のテストデータを登録 データ投入 44
45. 付録 1. このワークショップの目的は何ですか？ 営業部の立て直しに必要なレポートをSalesforceで作れるようになり、さらに「どの数字を見れば営業の行動が変わるか」を理解す ることが目的です。特に、止まっている案件の再始動、今月案件の精度向上、勝てる活動の増加、工数最適化、重点顧客攻略の 強化を段階的に進める設計になっています。 2. なぜ「止まっている案件を動かす」ことが最優先なのですか？ 営業立て直しでは、まず案件の鮮度を戻し、最低限の営業管理を機能させることが重要だからです。放置案件が増えると、見込み 精度や活動品質の議論以前に、売上につながる土台が崩れてしまいます。 3. 今回の研修で使う基本のレポートタイプは何ですか？ 基本は「取引先 > 商談 > 活動」の3階層レポートタイプです。取引先属性、商談情報、活動情報を1本で見られるため、営業現場で 必要な視点をまとめて扱いやすくなります。標準レポートタイプで足りない場合は、カスタムレポートタイプを作る前提です。 4. 事前準備として何を確認すべきですか？ 活動種別の選択肢、商談の完了予定日・金額・フェーズ、取引先の企業規模、活動内容をどの項目に入力するか、活動を商談に 必ず関連付ける運用になっているかを確認します。特に活動の紐付け先は、最終活動日の見え方に影響します。 45
46. 付録 5. 「放置防止レポート」は何を見るためのものですか？ 最終活動から 7日以上経過したオープン商談 を見つけ、追客が止まっている案件を把握するためのレポートです。営業担当者別、 フェーズ別にグループ化することで、誰のどの案件が止まっているかを見やすくできます。 6. 放置防止レポートで重要な表示項目は何ですか？ 取引先名、商談名、商談所有者、フェーズ、完了予定日、商談金額、最終活動日、最新活動の件名・日付、次回活動日、業種、企 業規模などが推奨されています。最終活動日と完了予定日の組み合わせが特に重要です。 7. 「放置日数」はどう考えればよいですか？ 「放置日数」は、今日から最終活動日を引いた日数で、案件の鮮度を可視化する補助指標です。優先順位付けに有効で、最終活 動日が古い案件ほど危険度が高いと判断しやすくなります。 8. なぜ「最終活動日」が思った値と違うことがあるのですか？ Salesforceの最終活動日は、活動の関連付け方やToDoの扱いに影響されます。取引先にだけ活動が付いているのか、商談にも 関連付けられているのかで見え方が変わるため、商談単位で見たい場合は運用ルールを揃える必要があります。 46
47. 付録 9. 「要フォロー案件レポート」は何を目的にしていますか？ 大型案件なのに Web会議や往訪がなく、メール中心で進んでいる危険案件 を見つけることが目的です。単に活動件数ではなく、 活動の質を見るためのレポートです。 10. なぜ大型案件では Web会議や往訪が重要なのですか？ 金額が大きい案件ほど、相手との認識合わせ、関係構築、提案の深さが必要になるためです。メールばかりの活動履歴しかない 場合、その案件は見込みほど進んでいない可能性があります。 11. 「Web会議がない案件」を厳密に抽出するにはどうすればいいですか？ 学習用としては3階層レポートで活動種別を見せる方法でも十分ですが、実務では商談レポート + クロスフィルタ の方が適してい ます。親レコードである商談に対して、特定の子レコード活動の有無を見たい場合、クロスフィルタの方が自然です。 12. クロスフィルタとは何ですか？ 親オブジェクトに対して、関連する子オブジェクトのレコードがある／ない で絞り込む機能です。たとえば「商談 WITHOUT 活動」 「商談 WITH 活動」のように使います。通常の項目フィルタだけでは表現しにくい条件に向いています。 47
48. 付録 13. 「長期停滞案件レポート」は何を見るものですか？ 活動回数が多いのに進捗しない商談 を見つけるためのレポートです。営業担当の頑張りを否定するためではなく、工数がかかっ ているのに成果につながらない案件を見つけ、継続・戦略変更・撤退の判断材料にします。 14. 活動件数が多いこと自体は悪いことですか？ 悪いわけではありません。問題なのは、活動件数が多いのにフェーズが進んでいない 状態です。この組み合わせは迷走案件の サインになりやすいため、件数だけでなくフェーズ滞留もあわせて見る必要があります。 15. フェーズ滞留日数はなぜ重要ですか？ 現在のフェーズにどれだけ長く留まっているかを見ることで、進捗停滞の度合いを把握できるからです。活動件数と組み合わせる と、「頑張っているが進んでいない案件」を可視化しやすくなります。 16. 「決裁者と接触できていない案件レポート」は何のために使いますか？ 大企業や大型案件で、現場担当者どまりではなく、役員・部長・本部長・決裁者など上位レイヤーに接触できているか を確認する ために使います。エンタープライズ営業の質を見るレポートです。 48
49. 付録 17. レポートが入力品質に依存すると言われるのはなぜですか？ 活動件名や説明欄のキーワード検索に頼ると、入力ルールが統一されていない場合に拾えたり拾えなかったりするためです。運用 の精度を高めるには、件名ルールを決めるか、接触先役職のような選択式項目を追加する方が安定します。 18. 「ネクストアクション管理レポート」は何を見ますか？ 完了予定日が今月なのに、未来の活動予定が入っていない商談 を把握するための考え方に基づくレポートです。学習用では未 来活動が入っている案件を見る形にし、実務ではクロスフィルタで「未来活動がない商談」をきれいに抽出するのが推奨されていま す。 19. なぜ「今月案件なのに未来活動がない」のは危険なのですか？ 「今月決まる」と言っているのに、次回打ち合わせや確認アクションが入っていない状態は、見込みの実態が弱い可能性が高いか らです。営業会議では、このギャップを早めに見つけて是正することが重要です。 49
50. 付録 20. レポート作成の初心者がつまずきやすいポイントは何ですか？ よくあるのは、レポートタイプの選択ミス、活動項目が見つからない、最終活動日の意味が分からない、グループ化と集計の違いが 分からない、クロスフィルタの考え方が難しい、といった点です。 21. 自社で勉強会や研修を行う場合、操作だけ教えれば十分ですか？ 十分ではありません。この資料では、レポートは単なる一覧ではなく、営業組織をどう動かすかを設計するツール として使うべきだ とされています。レポートを見た後に、どんな会話をし、どんな行動を促すかまで設計することが重要です。 22. 実運用で精度を上げるには何を整備すべきですか？ 活動種別、接触先役職、件名ルール、活動の関連付け先などの入力ルール整備が重要です。レポート設計だけでは限界があり、 運用設計とセットで改善することで現場に効く仕組みになります。 23. このワークショップの最終メッセージは何ですか？ レポートを作ること自体がゴールではなく、どの数字を見れば営業の行動が変わるか を理解し、現場の会話とアクションにつなげ ることがゴールです。まずは放置防止レポートのような、現場に直結する1本から運用を始めるのが現実的です。 50