以下イベントでの登壇資料 https://moneyforward.connpass.com/event/298325/
エンジニアだけでスポンサーブースを出したら大変なことになったzakky
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Agenda 自己紹介背景準備当日まとめ
自己紹介私って誰？
DIGGLEでフルスタックエンジニアをしています。RubyKaigi2023がRubyKaigi初参加で、スポンサー参加も初、スポンサーブース出展も初の初めてだらけ。今回のRubyKaigi向けにruby.wasmでシューティングゲームを作ったのは私です。zakky
背景弊社の説明と今日話すこと
弊社の説明と今日話すことDIGGLEはシリーズAのスタートアップ企業です。経営管理SaaSスタートアップ2023年1月時点でCTOを含めてエンジニアは7名体制でした。そんな状況の中、RubyKaigiに半数以上となる4名で参加しました。エンジニア7名2023年1月時点でバックオフィスメンバーは1名しか在籍しておらず、RubyKaigiにフルコミットできる状態ではありませんでした。バックオフィス1名スタートアップ企業が投入可能なリソース（エンジニアの半数）を投入してスポンサーブースを出した結果どうなったかを話します
準備当日までに用意したこと
準備当日までに用意したこと※主だったものだけ抜粋スタッフの手配週次定例の実施備品の手配出し物の手配CMの手配タイムスケジュール
スタッフの手配聴講できるチケットはRubyKaigi側から4枚配布されました。スポンサーブースのみ入場可能なスタッフ用チケットは、上記とは別に払い出しが可能とのことでした。チケットブーススタッフとして打診するも多忙のため辞退。※ただし、当日までの準備は手伝ってくれることにバックオフィスエンジニアについては希望者を募り、当日スタッフの4名は即時充足エンジニアエンジニア4名のみでの当日参加が決定ブースの椅子は2つとのことだったので、倍の4名いれば何とかなると当時は楽観していました…
週次定例の実施毎週30分、今後準備していかなければいけない内容の30min / weekバックオフィスメンバーは、当日参加できないものの、事前準備でいっぱい活躍していただきました。※本人はすごく現地に行きたそうにしていましたエンジニア4名 + バックオフィス1名毎週打合せをすることで、順調に準備を進めることができました→4月末時点でほぼ全ての準備が完了※特に昨年のRubyKaigiに関連するブログ記事は非常に重宝しました※CMはどういう方向性で作る？当日のブースはどんな雰囲気？配布物はどういうものを用意したら良いの？ブースに何を配置する？去年のCMはどんな感じだったの？来場者のうちエンジニアの割合は？配布物とは別に何か用意する？泊まるところどうする？準備や後片付けはいつやるの？
備品の手配❖ 当日配布するもの➢ 会社説明資料➢ ステッカー❖ 当日ブースに設置するもの／ブースで使用するもの➢ ディスプレイ➢ 会社説明用のパネル➢ オリジナルスタンプ➢ テーブルクロス➢ ロールアップバナー➢ 電源タップ（6口）➢ モバイルルータ ※現地にwifiがあったため、結局ほぼ使わず※バックオフィスメンバーが全部手配してくれました！
出し物の手配ruby.wasmを使ってシューティングゲームを作りました※10hくらいで作りましたhttps://rubykaigi2023.diggle.bar/https://github.com/diggle-jp/app_rubykaigi2023https://diggle.engineer/entry/rubykaigi2023_gameゲーム画面ソースコードエンジニアブログ
CMの手配RubyKaigi用にCMを作成しました※クリエーターさんが見つからず3月始動になってしまい特急便での対応になってしまいました…
タイムスケジュールRubyKaigiタイムテーブルをベースに作成しました※各人が見たいセッションの希望を取り、必ず2名はブースにいるようにしました…が。。。
当日松本で起きたこと
0日目イベント前日に前乗りしてブースの設営
0日目❖ 16:00 現地集合各々16時に間に合うように特急や飛行機を使い移動❖ 17:00 ブース設営完了事前に郵送していた資材を解いて並べる簡単なお仕事でした4名で手分けしたのでかなりスムーズに終わりました❖ 18:00 スポーツジムへ泊まっていたホテルがジムの無料券を配布日頃の運動不足解消も兼ねてジムへブースの内容次第ですが、前日準備は4名もいれば十分だと思います
1日目イベント初日。期待と不安を胸に初のブース出展へ
1日目❖ 10:30 みんなでKeynote聴講ブースは午後に開けるので1人の参加者として楽しむ❖ 12:00 ブースオープン & ランチ2人ずつ順にランチへ行きつつブースを解放会場配布のお弁当が美味しい！（外へ行く必要はない）❖ 15:30 シューティングゲーム初のクリア者❖ 18:00 1日目終了 & 懇親会忙しかったものの、2名体制で何とか回すことができました
2日目イベント2日目。そしてスタンプラリーが始まる…
2日目❖ 9:00 ブース解放スタンプラリーが始まり怒涛のように人が押し寄せる❖ 11:30 シューティングゲーム 2人目のクリア者なぜかクリア者が出るときはブースにいない開発者❖ 12:00 ブース常駐者を増やす当初予定の2名に加え、有志でブース常駐へ❖ 16:00 用意していた配布物が無くなる250部用意していましたが完売となりましたスタンプラリーが始まりブース来訪者が急増！2名体制では無理でした…。
3日目イベント最終日。スクランブル体制発動へ
3日目❖ 9:00 ブース解放ブースに入れる人は入る方針へ変更来訪者は相変わらず多く、4人全員疲労困憊に…❖ 14:00 セッションでシューティングゲームが一瞬映るhttps://youtu.be/bol8RnNVREg?t=273❖ 16:00 撤収郵送手続き含めて1時間程度で完了2日目ほどではないものの、相変わらずの来訪者の量でしたRubyKaigi中のシューティングゲームクリア者は5名でした
まとめ今回のRubyKaigiを振り返ってみて
ふりかえり ～良かった点～❖ 毎週の定例実施➢ 通常業務の傍らでの準備となったため、毎週チェックポイントを置けたのは良かった❖ 前年のRubyKaigi関連のブログ記事を見る➢ 必要な準備物の把握➢ 配布物の量の把握➢ CMの指向性の把握➢ 現場の雰囲気の把握➢ など、不明点の解消に非常に役立ちました❖ 目玉（シューティングゲーム）のものを用意した➢ イベント中に会社紹介する際、スムーズにできて重宝しました
ふりかえり ～反省点①～❖ 人が足りない➢ 採用広報などbackofficeメンバーの参加は必須■ セッションを聞きたいなら、最低2名必要➢ ブースに4人必要■ 説明する人 2人■ スタンプを押す人 1人■ 交通整理をする人 1人❖ 海外の方への対応が大変だった➢ 英語が得意なメンバーを常駐させる➢ 英語のパネルを用意しておき、指を指しながら説明ができる状態にしておく
ふりかえり ～反省点②～❖ 配布物が無くなった➢ 250部用意したものの2日目の夕方頃に無くなってしまった➢ ただ、複数回ブースへ来られる方も多く、3日目に新規で来られた方はそこまで多くなかった➢ 感覚値で300部（+50部）くらい用意すれば足りそう
まとめたのしかったです
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