エンジニアだけでスポンサーブースを出したら大変なことになった

以下イベントでの登壇資料
https://moneyforward.connpass.com/event/298325/

Transcript

1. エンジニアだけで スポンサーブースを出したら 大変なことになった zakky
2. Agenda 自己紹介 背景 準備 当日 まとめ
3. 自己紹介 私って誰？
4. DIGGLEでフルスタックエンジニアをしてい ます。 RubyKaigi2023がRubyKaigi初参加で、 スポンサー参加も初、スポンサーブース出 展も初の初めてだらけ。 今回のRubyKaigi向けにruby.wasmで シューティングゲームを作ったのは私で す。 zakky
5. 背景 弊社の説明と今日話すこと
6. 弊社の説明と今日話すこと DIGGLEはシリーズAのスタートアップ企業です。 経営管理SaaSスタートアップ 2023年1月時点でCTOを含めてエンジニアは7名体制でした。 そんな状況の中、RubyKaigiに半数以上となる4名で参加しました。 エンジニア7名 2023年1月時点でバックオフィスメンバーは1名しか在籍しておらず、RubyKaigiにフル コミットできる状態ではありませんでした。 バックオフィス1名 スタートアップ企業が 投入可能なリソース（エンジニアの半数）を投入して スポンサーブースを出した結果どうなったかを話します
7. 準備 当日までに用意したこと
8. 準備 当日までに用意したこと ※主だったものだけ抜粋 スタッフの手配 週次定例の実施 備品の手配 出し物の手配 CMの手配 タイムスケジュール
9. スタッフの手配 聴講できるチケットはRubyKaigi側から4枚配布されました。 スポンサーブースのみ入場可能なスタッフ用チケットは、 上記とは別に払い出しが可能とのことでした。 チケット ブーススタッフとして打診するも多忙のため辞退。 ※ただし、当日までの準備は手伝ってくれることに バックオフィス エンジニアについては希望者を募り、 当日スタッフの4名は即時充足 エンジニア エンジニア4名のみでの当日参加が決定 ブースの椅子は2つとのことだったので、倍の 4名いれば何とかなると当時は楽観していました …
10. 週次定例の実施 毎週30分、今後準備していかなければいけない内容の 30min / week バックオフィスメンバーは、当日参加できないものの、 事前準備でいっぱい活躍していただきました。 ※本人はすごく現地に行きたそうにしていました エンジニア4名 + バックオフィス1名 毎週打合せをすることで、順調に準備を進めることができました →4月末時点でほぼ全ての準備が完了 ※特に昨年のRubyKaigiに関連するブログ記事は非常に重宝しました※ CMはどういう方向性で 作る？ 当日のブースは どんな雰囲気？ 配布物はどういうもの を用意したら良いの？ ブースに 何を配置する？ 去年のCMは どんな感じだったの？ 来場者のうち エンジニアの割合は？ 配布物とは別に 何か用意する？ 泊まるところ どうする？ 準備や後片付けは いつやるの？
11. 備品の手配 ❖ 当日配布するもの ➢ 会社説明資料 ➢ ステッカー ❖ 当日ブースに設置するもの／ブースで使用するもの ➢ ディスプレイ ➢ 会社説明用のパネル ➢ オリジナルスタンプ ➢ テーブルクロス ➢ ロールアップバナー ➢ 電源タップ（6口） ➢ モバイルルータ ※現地にwifiがあったため、結局ほぼ使わず※ バックオフィスメンバーが全部手配してくれました！
12. 出し物の手配 ruby.wasmを使ってシューティングゲームを作りました ※10hくらいで作りました https://rubykaigi2023.diggle.bar/ https://github.com/diggle-jp/app_rubykaigi2023 https://diggle.engineer/entry/rubykaigi2023_game ゲーム画面 ソースコード エンジニアブログ
13. CMの手配 RubyKaigi用にCMを作成しました ※クリエーターさんが見つからず3月始動になってしまい特急便での対応になってしまいました…
14. タイムスケジュール RubyKaigiタイムテーブルをベースに作成しました ※各人が見たいセッションの希望を取り、必ず2名はブースにいるようにしました…が。。。
15. 当日 松本で起きたこと
16. 0日目 イベント前日に前乗りしてブースの設営
17. 0日目 ❖ 16:00 現地集合 各々16時に間に合うように特急や飛行機を使い移動 ❖ 17:00 ブース設営完了 事前に郵送していた資材を解いて並べる簡単なお仕事でした 4名で手分けしたのでかなりスムーズに終わりました ❖ 18:00 スポーツジムへ 泊まっていたホテルがジムの無料券を配布 日頃の運動不足解消も兼ねてジムへ ブースの内容次第ですが、前日準備は 4名もいれば十分だと思います
18. 1日目 イベント初日。期待と不安を胸に初のブース出展へ
19. 1日目 ❖ 10:30 みんなでKeynote聴講 ブースは午後に開けるので1人の参加者として楽しむ ❖ 12:00 ブースオープン & ランチ 2人ずつ順にランチへ行きつつブースを解放 会場配布のお弁当が美味しい！（外へ行く必要はない） ❖ 15:30 シューティングゲーム初のクリア者 ❖ 18:00 1日目終了 & 懇親会 忙しかったものの、2名体制で何とか回すことができました
20. 2日目 イベント2日目。そしてスタンプラリーが始まる …
21. 2日目 ❖ 9:00 ブース解放 スタンプラリーが始まり怒涛のように人が押し寄せる ❖ 11:30 シューティングゲーム 2人目のクリア者 なぜかクリア者が出るときはブースにいない開発者 ❖ 12:00 ブース常駐者を増やす 当初予定の2名に加え、有志でブース常駐へ ❖ 16:00 用意していた配布物が無くなる 250部用意していましたが完売となりました スタンプラリーが始まりブース来訪者が急増！ 2名体制では無理でした…。
22. 3日目 イベント最終日。スクランブル体制発動へ
23. 3日目 ❖ 9:00 ブース解放 ブースに入れる人は入る方針へ変更 来訪者は相変わらず多く、4人全員疲労困憊に… ❖ 14:00 セッションでシューティングゲームが一瞬映る https://youtu.be/bol8RnNVREg?t=273 ❖ 16:00 撤収 郵送手続き含めて1時間程度で完了 2日目ほどではないものの、相変わらずの来訪者の量でした RubyKaigi中のシューティングゲームクリア者は 5名でした
24. まとめ 今回のRubyKaigiを振り返ってみて
25. ふりかえり　～良かった点～ ❖ 毎週の定例実施 ➢ 通常業務の傍らでの準備となったため、毎週チェックポイントを置けたのは良 かった ❖ 前年のRubyKaigi関連のブログ記事を見る ➢ 必要な準備物の把握 ➢ 配布物の量の把握 ➢ CMの指向性の把握 ➢ 現場の雰囲気の把握 ➢ など、不明点の解消に非常に役立ちました ❖ 目玉（シューティングゲーム）のものを用意した ➢ イベント中に会社紹介する際、スムーズにできて重宝しました
26. ふりかえり　～反省点①～ ❖ 人が足りない ➢ 採用広報などbackofficeメンバーの参加は必須 ▪ セッションを聞きたいなら、最低2名必要 ➢ ブースに4人必要 ▪ 説明する人 2人 ▪ スタンプを押す人 1人 ▪ 交通整理をする人 1人 ❖ 海外の方への対応が大変だった ➢ 英語が得意なメンバーを常駐させる ➢ 英語のパネルを用意しておき、指を指しながら説明ができる状態にしておく
27. ふりかえり　～反省点②～ ❖ 配布物が無くなった ➢ 250部用意したものの2日目の夕方頃に無くなってしまった ➢ ただ、複数回ブースへ来られる方も多く、3日目に新規で来られた方はそこま で多くなかった ➢ 感覚値で300部（+50部）くらい用意すれば足りそう
28. まとめ たのしかったです
29. We are hiring!