COMPROMISOS AMB LA COMUNICACIÓ INTERNA

Transcript

1. Manual d’estil de comunicació directiva Barcelona, juny de 2021
2. Índex Compromisos del directiu i del comandament relacionats amb la comunicació interna 3 Direcció de l’equip 3 Relació interpersonal 4 Reunions 5 Ús de les tecnologies de la comunicació 6
3. Manual d’estil de comunicació directiva 3 Compromisos del directiu i del comandament relacionats amb la comunicació interna Direcció de l’equip S’apleguen aquells compromisos relacionats amb la comunicació amb l’equip de treball en aquells contextos de lideratge, direccionament, donar instruccions, gestió del coneixement i reconeixement del valor aportat per les persones . 1. Reconèixer públicament i privada la feina ben feta i l’aportació de valor que fan aquelles persones que col·laboren amb mi. 2. Elaborar un propòsit comú, valors i objectius compartits 3. Davant una pressa de decisió per part de l'equip: debatre, prendre-la decisió i anar tots a una 4. Ser oportú/una en les comunicacions, buscant el moment adequat. 5. No utilitzar cap forma de microviolència en les relacions amb l'equip, així com detectar les que es puguin donar i reconduir-les 6. Ser conseqüent amb el rol directiu i no defugir de la responsabilitat de prendre les decisions sobre el que és fàcil i sobre el que és difícil, però havent-hi escoltat sempre l'opinió de l'equip. 7. Conèixer les expectatives de les persones de l'equip i quines motivacions tenen, que es allò que ens uneix per treballar en un objectiu comú. 8. Facilitar la comunicació dins l'equip generant un espai de confiança i acolliment. 9. Consensuar les decisions amb l'equip directiu per tal de comunicar-les a la resta de l'equip amb el màxim d'informació i arguments. 10. Assumir el lideratge i la responsabilitat de les decisions preses. 11. Despatxar de manera periòdica amb cadascuna de les persones del meu equip, per tractar temes relacionats amb el desenvolupament de les seves responsabilitats o del seu estat a l’organització. 12. Respondre el més ràpidament possible a aquelles demandes que se’m fan i quan no pot ser el mateix dia, dono, en el moment, un termini màxim de resposta
4. Manual d’estil de comunicació directiva 4 13. Deixar clar el que espero de les persones amb les que col·laboro, els terminis dels que disposa i proveir de la informació necessària per poder fer-ho. 14. Reconèixer pública i privadament la feina ben feta i l’aportació de valor que fan aquelles persones que col·laboren amb mi. 15. Abordar directament i immediata les males praxis comunicatives i el conflicte dins l’equip per tal de neutralitzar-les. Relació interpersonal S’apleguen aquells compromisos relacionats amb la comunicació discrecional que du a terme o que facilita el directiu o comandament en el seu dia a dia... 1. Utilitzar en tot moment un llenguatge constructiu, mirant d’enfocar la part positiva i possibilista del assumpte del que es tracta. 2. Promoure una actitud positiva, de confiança i proactiva davant els canvis que s'esdevenen en l'organització 3. Mostrar-se assertiu i amb una escolta atenta, sense descartar mai d'entrada qualsevol proposta o idea 4. Utilitzar un llenguatge natural [senzill, planer, proper] en el dia a dia. 5. Tenir present l'escolta en la comunicació amb els professionals i la consciència: “no dir res que no pugui quedar com l'últim que vas dir” 6. Intentar utilitzar, en tot moment, tots els elements bàsics que caracteritzen una comunicació AMABLE, malgrat les circumstancies adverses externes o els estats d'ànim interns, que ho pugin dificultar en aquell moment. 7. Ser empàtica en totes les relacions que estableixis. 8. Generar una comunicació propera, acollidora i facilitadora davant les qüestions plantejades. 9. Plantejar la comunicació com part important de la relació entre iguals, per tant, prioritzar l'actitud d'escolta, l'empatia i la senzillesa en el tracte…amb bon humor i amb humor. Escoltar i mirar amb ulls nous les aportacions dels altres. 10. Prestar especial atenció a no monopolitzar les converses, deixant espai per a les altres persones. 11. Evitar i interceptar la crítica negativa gratuïta a altres persones. 12. Aprofitar oportunitats i invertir, de manera regular, temps per obrir escenaris informals de relació i conversa entre les persones del meu equip. 13. Animar a que les persones del meu equip interaccionin i resolguin els problemes o incidències que tinguin a veure amb les seves responsabilitats professionals, amb aquelles persones d’altres equips amb les que estiguin relacionades.
5. Manual d’estil de comunicació directiva 5 Reunions S’apleguen aquells compromisos relacionats amb assegurar una comunicació fluida, i efectiva en el marc de les reunions de treball. 1. Tenir en compte i respectar els possibles compromisos de l’agenda d’aquelles persones que es convoquen a una reunió no periòdica. 2. Tenir clar l'objectiu de la reunió, la durada i enviar amb temps (sempre que sigui possible) ordre del dia, materials i recollida d'acords 3. Donar el temps a cadascú per a participar de manera equitativa. 4. Motivar i promoure la participació de tots els professionals que participen en la reunió 5. Realitzar reunions panificades, amb punts de l'ordre del dia clars i coneguts amb temps, ajustada a un horari, i amb acords i/o compromisos concrets recollits per escrit. 6. Que les reunions no siguin només us espai on es faci una transmissió d'instruccions i directrius, que serveixin per transmetre experiència i coneixement que enriqueixi l'equip. 7. Convocar amb temps suficient. Procurar espais àgils, eficients i resolutius. 8. Revisar horaris de durada i planificar les reunions per temes específics o de tràmit (informació), o per debat de temes. 9. Prestar atenció i prendre mesures per evitar aquells factors que distreuen l’atenció dels assumptes de la reunió [mòbils, avisos, etc.] 10. Concretar els resultats i formalitzar les conclusions al final de les meves reunions mitjançant una acta i l’assignació de tasques o l’establiment de compromisos si és el cas. 11. Compartir de manera oportuna els resultats de la reunió a totes aquelles persones a les que afecta o han d’estar informades, tant vertical com horitzontalment. 12. Avisar amb antelació de la persona que em representarà en el cas de no poder assistir a una reunió.
6. Manual d’estil de comunicació directiva 6 Ús de les tecnologies de la comunicació S’apleguen aquells compromisos relacionats amb la utilització adequada de les tecnologies que faciliten la comunicació. 1. Fer un us adequat de les eines de comunicació al nostre abast evitant fer aportacions gratuïtes que no estiguin justificades professionalment. 2. Definir, acordar quina és la millor eina TIC per assolir objectius/accions concretes 3. Preservar a l'equip de l'abús de les TIC. Fixà horari i definir en quins moments i perquè motius es poden fer servir fora d'horari. 4. Tenir en compte la desconnexió digital, realitzar les comunicacions per una eina o una altra segons la urgència. 5. Potenciar l'aprenentatge i la formació en les TIC per tal de fer-ne un ús en la justa mesura. 6. Establir criteris de prioritat en la forma i mitja de comunicació emprat, segons la importància i la urgència 7. Tenir per norma evitar prestar atenció a les eines TIC [mòbil, tablet, ordinador,...] en moments de relació interpersonal o reunions de treball. 8. Tenir cura de que els missatges per e-mail o altres mitjans es dirigeixen a aquelles persones estrictament necessàries i no responc a tothom indiscriminadament. 9. Ser curós amb el vocabulari emprat i conscient, en tot moment de l’accessibilitat pública del que dic. 10. Respondre encara que sigui breument a tots els missatges en un termini màxim de 24 hores.