PM Essentials

Presented at the MAUVSA Advance Conference on 3/7/2015.

Transcript

1. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   Project  Management  Essen=als   Dan  Huynh  
2. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   §  Dan  Huynh,  PM  @       §  Cer=fied  Project  Management  Professional  (PMP)   §  Cer=fied  ScrumMaster  (CSM)   §  Product  and  Business  Analysis  background   §  Former  President  of  UNAVSA  and  UVSA-­‐Midwest   2   About  Me  
3. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   §  Let’s  plan  our  workshop  together…   §  There  are  more  things  to  cover  than   there  is  =me!  We  must  priori=ze.   §  Let’s  head  over  to   3   Planning/Backlog  
4. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   Project  management  is  the   applica=on  of  knowledge,  skills  and   techniques  to  execute  projects   effec=vely  and  efficiently.  -­‐PMI   4   What  is  Project  Management?  
5. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   5   TradiDonal/Waterfall  Model   Ini=ate   Plan   Execute   Monitor/ Control   Close  
6. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   6   Applied  to  Conference  Planning   Ini=ate   Why?   Feasibility   Goals   Plan   Scope   Timeline   Cost   Execute   Do   Fix   Do   Monitor/Control   Scope   Timeline   Cost   Risks   Close   Output   Debrief  
7. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   §  Pros   §  Model  is  Intui=ve   §  Lockdown  scope   §  Upfront  documenta=on  helpful  for  knowledge  transfer   §  Cons   §  Difficult  to  adapt  -­‐-­‐  usually  don’t  know  what  you  want  upfront  or  will   likely  change   §  Es=ma=ng  =me  and  cost  is  difficult     §  Things  always  look  great  on  paper,  but  don’t  turn  out  according  to  plan   in  prac=ce   7   TradiDonal/Waterfall  Model  
8. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   8   PDCA  Model  (Plan-­‐Do-­‐Check-­‐Act)   Source:    hgp://en.wikipedia.org/wiki/PDCA  
9. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   §  Pros   §  Phased  implementa=on,  rolling  out  in  increments  allows   beger  control  and  agility   §  Ideal  to  con=nuously  improve  project/product/process   §  Allows  for  stakeholder  feedback  throughout  the  process   §  Cons   §  Easy  concept  but  hard  to  be  disciplined  in  prac=ce   §  No  heavy  upfront  planning  –  is  ambiguous  in  nature   9   PDCA  Model  (Plan-­‐Do-­‐Check-­‐Act)  
10. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   10   AcDvity  –  Paper  Airplanes  
11. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   •  Inspect  and  adapt  ac=vity   •  Form  teams  of  7  +/-­‐  2   •  Goal:  Build  as  many  paper  airplanes  as  you  can   that  can  fly  across  the  room.       11   AcDvity  –  Paper  Airplanes   Source:    The  Art  of  Doing  Twice  the  Work  in  Half  the  Time,  Jeff  Sutherland  
12. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   •  Checker  will  check  how  many  planes  are   actually  built  that  can  actually  fly   •  Team  Leader  builds  and  pays  agen=on  to  the   process  itself  and  look  for  ways  the  team  can   make  beger  plans  and  speed  up  produc=on   •  Everyone  else  will  concentrate  on  building  as   many  planes  that  actually  fly  the  distance  in  the   assembly  =me  allowed     12   Paper  Airplanes  -­‐  Roles  
13. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   • Three  6  min  Cycles   • Plan:  How  you’re  going  to  build  the   airplane.  (1  min)     • Do:  Build  and  test  as  many  airplanes  as   you  can  that  can  actually  fly.  (3  min)     13   Paper  Airplanes  -­‐  PDCA    
14. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   •  Check:  Team  looks  for  how  it  could  improve  its   process.  What  went  right?  What  went  wrong?   Should  the  design  be  changed?  How  can  the   construc=on  process  be  improved?  (2  min)   •  Act:  Change  your  way  of  working  based  on  real   results  and  real  environmental  input.     14   Paper  Airplanes  -­‐  PDCA    
15. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   •  Did  we  con=nuously  improve  our  output?   Why?   •  What  were  some  of  the  lessons  learned?   •  Do  you  think  you  would  have  been  able  to   make  more  airplanes  if  I  gave  you  9  min  to  plan   and  then  9  min  to  build  airplanes?  Why?   •  How  might  we  implement  PDCA  into  VSA   projects?   15   Paper  Airplanes  -­‐  Debrief    
16. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com       16   PM  Best  PracDces   1.  Manage  process/tasks,  lead  people   2.  Priori=ze   3.  Inspect  and  adapt,  frequently   4.  Use  Informa/on  Radiators   5.  Communica=on  is  #1  priority  of  PM  
17. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com       17   PM  Quote  
18. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   18   SoRware/Tools  
19. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com   19   PM  SoRware/Tools  
20. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com     20   PM  SoRware/Tools     Yes!  I’m  a  great  project  manager   now!  
21. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com     21   PM  SoRware/Tools   • It’s  not  about  the  soqware   • The  only  important  ques=ons:     • What  gets  the  job  done?     • What  works  for  you?     • What  works  for  your  team?  
22. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com     22   Resources   • Leadershyp     hgp://danhuynh.co/leadershyp   • DanHuynh.co/pmessen=als   • Agile  Project  Management  QuickStart   Guide  (Book)   • Scrum:  The  Art  of  Doing  Twice  the  Work  in   Half  the  Time  (Book)  
23. GENEROSITY   U  N  L  E  A  S  H  E  D   NetworkforGood.com     23   Key  Takeaways/QuesDons   • Waterfall  is  great  for  some  projects   • Plan-­‐Do-­‐Act-­‐Check     •  Shortens  the  feedback  loop   •  Ability  to  inspect  and  adapt   •  Teams  can  rally  intensely  around  each  itera=on   •  Manage  process/tasks,  lead  people