実践タイムマネジメント研修_読書メモ

https://www.amazon.co.jp/dp/B00RS6RBQ0

こちらの書籍を読んだら大変勉強になったため読書メモを残しておきました

Transcript

1. 実践タイムマネジメント研修 という本を読んだら非常に参考になったので、自分なりにまとめてみました きちんと内容を知りたい方は一読することをオススメ！とても良い本でした( 今なら無料) 実践！タイムマネジメント研修
2. 要約 あなたの仕事が非効率なのは「無駄な時間を過ごしている」のと「過剰品質に陥っている」から。そうなって しまうのは人間の習性に起因している 人の習性を理解して「仕事を細かく分割する」「集中力に対する思い込みを解消する」「自分に出来ることを やろうとしない」「情報不足を解消する」など工夫することで効率を高められる なぜ無駄な時間を過ごしてしまうのか なぜ過剰品質が生まれやすいのか どうすればこの問題を解決できるのか を考えるのがこの本
3. こんな事を考えたことはありませんか？ なぜ自分はこんなに長時間働いているのだろう？ 本当に大事なことに時間を使えている気がしない… もっと効率良く働きたい！
4. 時間の使い方を変えてみませんか ?
5. 何を変えるのか 「無駄な時間」と「過剰品質」
6. シンプルに言ってしまうと 暇つぶしをしすぎている( 無駄な時間) やらなくても良いことをやっている（過剰品質） だから、いつも忙しいのだ
7. まずは「無駄な時間」から考えていく
8. 無駄な時間が発生する仕組み 🗻 仕事の単位が大きすぎる 8 時間かかりそうな仕事を、そのまま8 時間かかる仕事として着手している
9. それの何が問題なの？ まとまった作業時間が取れるまで着手しなくなり、隙間時間でひまつぶしをし始める そもそも人は長時間集中するように出来ていない 🤮大きな仕事として捉えている限り、これらの問題から逃れられない
10. 仕事の単位が大きすぎる弊害 : その 1 まとまった作業時間が取れるまで着手しなくなる 大抵の人は、毎日長い作業時間を確保できない: 同僚からの相談 緊急度の高い割り込みタスク 他のタスクが思ったより進まない
11. まとまった時間に作業することの、何がいけないの？ 「まとまった時間が取れたときに作業しよう」と考えがち まとまった時間っていつ？ 他の人からの割り込みが来ない時間帯 = 就業時間の後(or 前) 🎉残業決定🎉 結果 どんどん残業時間にタスクが積まれていきオーバーワークに 残業しない場合は作業開始がどんどん遅れて、単純に仕事が遅い人になる
12. まとまった時間に作業することの、何がいけないの？ 隙間時間を暇つぶしに使い始める 🤔なぜそうなるの？
13. 人の習性が関わっている 人の習性 : 短い時間に出来ることを軽視しがち 「 30 分じゃ何も出来ないなぁ」と思い込んでしまう
14. そういう習性があると何が起きるのか 「次の MTG まで 30 分あるぞ！」という時 … メールでも返すか slack でも眺めるか ネットサーフィンするかぁ せっかく出来た隙間時間を「暇つぶし」で終わらせてしまう
15. ちなみに ひまつぶし中のメール作成速度は通常の1/2( 暇つぶしするぞ、と考えると脳の効率が落ちる)
16. 結果 仕事を大きな単位でしか捉えていないと まとまった時間が取れないと作業に着手できない 隙間時間を低効率のひまつぶしで費やすようになる 🎉どんどん仕事が後ろ倒しになって残業時間が増える🎉
17. じゃあどうすればいいの？ それは後のお楽しみ…
18. 仕事の単位が大きすぎる弊害：その 2 そもそも人は長時間集中するように出来ていない 仕事を始めて5~10 分で集中力がピークに達するが、30 分程度で集中力が一気に落ちる 脳はエネルギーを節約したい器官なので「このペースで稼働したらマズいぞ！」と考えて稼働を下げる
19. 一般的な集中力のイメージ 作業を始めて30 分ぐらいで集中力が頂点に達するイ メージ その辺りで上司に声をかけられると「チッ、集中を 乱しやがって… 」という気分になる
20. 実際の集中力のイメージ 作業を開始してすぐピークを迎える そしてすぐ集中力が落ち始める 30 分以降、ずっと低いまま ( 締め切りに追われている場合は最後に集中力が一気 に上がることもある)
21. 集中力に関する誤解 あなたが思っているより早く、集中力はピークを迎える あなたが思っているより早く、集中力は落ちる
22. まとめ 無駄な時間が生まれる理由は、仕事の単位が大きすぎるから まとまった作業時間が取れるまで着手しなくなる 本来は集中力MAX で作業できるはずの隙間時間を、ひまつぶしに使う 逆に集中力MIN のまま、まとまった時間に作業するので、効率が悪い
23. じゃあどうすれば良いのか 答えは「大きな仕事を小さなタスクに分割すること」
24. 小さなタスクに分割すると何が起きるのか たとえば8 時間の仕事を30 分x16 個のタスクに分ける。すると… まとまった作業時間が取れるまで着手しなくなり、隙間時間でひまつぶしをし始める問題 まとまった作業時間を捻出する必要がない。隙間時間に作業着手できる そもそも人は長時間集中するように出来ていない問題 30 分なら集中力 MAX で作業できる 小さなタスクに分割して隙間時間に作業するだけで全部解決する
25. PR( プルリクエスト ) を小さく出すのに似てるよね
26. ちょっと待って！分割し過ぎると逆に効率が落ちな い？ 分割しない方が良い仕事もある 中断したら最初からやり直しになる仕事( 計算とか)
27. でも大体の仕事は分割してもさほど効率は落ちない Q: 作業を思い出す時間がかかるのでは？ A: 5 分〜 10 分もあれば思い出せるらしい。最速で再開できるように仕事の切り上げ方を工夫すれば、思 い出し時間はもっと削減できる Q: せっかくノってきた時に中断されると集中力が落ちない？ A1: 成果が明確に見える、かつ積み上がる仕事は長時間集中できる時もある( プログラミングとか) 。でも 体には負荷をかけているから分割した方が長期的には高効率を維持できる A2: 成果が見えない仕事を、いかに成果の見えやすい小さな仕事に変換していくか、という観点も大事。 例えば大きな開発方針を考えるときも、まとまった時間に一気に作業するのではなく、先行事例の調 査、調査結果のまとめ、自社状況との対比、自社対応方針のドラフト作成、みたいな感じで見える成果 に分割して着手していくと良い
28. ここまでのまとめ : 無駄な時間が生まれる仕組み 大きな仕事にそのまま着手しようとすると まとまった作業時間が確保できるまで着手しない 隙間時間をひまつぶしに使う 集中力が低い状態で長く働く
29. 対策 小さめの仕事に分割して隙間時間に着手する習慣をつけると より早く着手できる 隙間時間をひまつぶしに使えなくなる 集中力が高い状態で働ける
30. 次のテーマ : 過剰品質
31. 過剰品質とは何か 上司「これやっておいて！（そこまで品質の求められない仕事だし30 分くらいで終わるやろ）」 ワイ「任せろ！」 〜8 時間後〜 ワイ「できたで！」 上司「ん… なんか思ってたのと違う（それに仕事おそいなぁ… ）」 ワイ「あれ… （頑張ったのに褒めてくれない… ）」
32. 本来なら 30 分で終わる仕事に 8 時間かけた しかも相手の必要性を満たせなかった これが過剰品質
33. 過剰品質とは「相手の期待を上回ること」ではない 相手が期待してもいないことに長い作業時間をかけるのが過剰品質 冷たく言い換えてしまうと「自己満足」
34. 過剰品質が起きる仕組み 人は与えられたリソースを全て使い尽くそうとする習性がある 情報不足
35. 一つずつ過剰品質が起きる仕組みを見ていく
36. 過剰品質の仕組み : 与えられたリソースを全て使い尽 くそうとする
37. これには人の習性が 3 つ関わっている
38. 1 つ目 人の習性 : 人は相手の期待を勝手に推測する 2 つ目 人の習性 : 人は与えられたリソースを全て使い切ろうとする 3 つ目 人の習性 : 人は「やるべきこと」ではなく「できること」をやろうとする
39. 1 つ目 人の習性 : 人は相手の期待を勝手に推測する 人はいろんな周辺情報を組み合わせて勝手に「この仕事に与えられた時間 ( リソース ) 」を推測する この推測は非常にミスリードされやすい 例えば … 「ピッチコンテストに出る」と言われたから、しっかり時間をかけてスライドを作らなきゃ 「品質重視」と言われたから、しっかり時間をかけてコードを書かなきゃ しかも 相手に高く評価されたいため、時間をかけて品質の高い成果を出そうとする傾向が強い 「仕事に与えられた時間」は多めに見積もられがち、かつ不正確なことが多い
40. 2 つ目 人の習性 : 人は与えられたリソースを全て使い切ろうとする 15 分与えられたら「15 分で出来る限りのアウトプット」を出す 8 時間与えられたら「8 時間で出来る限りのアウトプット」を出す 「どれぐらい時間をかけるべきか」と考えるのではなく「8 時間与えられたから8 時間かーけよ」と考えがち
41. 3 つ目 人の習性 : 人は「やるべきこと」ではなく「できること」をやろうとする 高く評価されたいので、自分にできることを全力でやろうとする 得意なことであればあるほど、しっかり時間をかけてやろうとする やるべきことかどうか、あんまり考えない
42. 過剰品質が起きる仕組み : 与えられたリソースを使い 尽くす習性 (1) 与えられた時間を勝手に多く見積もる (2) 多く見積もった時間を全て使い切ろうとする (3) やるべきことではなく自分に出来ることをしようとする 結果 (1)x(2)x(3) の相乗効果で、過剰品質になりやすい
43. 過剰品質が起きる仕組み : 情報不足
44. 過剰品質が起きる仕組み : 情報不足 曖昧な指示を受けて曖昧な理解のまま動くと 人はやるべきことではなく自分に出来ることをしようとする 結果、過剰品質が生まれやすい
45. なぜ人は曖昧な指示を出すのか 人の習性 : 抜け漏れなく伝えたい傾向がある 「好きな食べ物はなんですか？」 「ラーメンです」 「じゃあ豚骨ラーメン食べに行きましょうよ！」 「豚骨ラーメンは嫌いなんです」 「？？？」 みたいな会話が起きるイメージ
46. 「好きな食べ物はなんですか？」 「醤油ラーメン、麺細め、メンマ多め、ノリは入ってないのが好きです」 と初手で答える人はほとんどいない。まずは曖昧に抜け漏れなく伝えて、徐々に詳細を伝えていく傾向がある
47. なぜ人は曖昧な理解のまま動くのか 人の習性 : 「つまりこうだな」と決めつけて動く傾向がある 「好きなものはなんですか？」 「ラーメンです」 「( じゃあ豚骨ラーメンも好きだろう) 」　←決めつけ
48. 曖昧に伝えがちな人の習性 x 決めつけてしまう習性 この組み合わせで「ゴールが曖昧なまま動き出す仕事」が生まれる
49. 曖昧なゴールが過剰品質を生み出す理由 人の習性 : 相手に評価されたいから、自分に出来る限りのことをする 明確なゴールがあれば、ゴールに到達したら仕事を切り上げられる 曖昧なゴールだと、相手に評価されるために自分に出来る限りのことをしようとする 「曖昧なゴール」と「出来る限りのことをしようとする習性」が組み合わさって、過剰品質が生まれる
50. 過剰品質が生まれる理由：まとめ 自分に与えられた時間を多めに勝手に見積もる 与えられた時間を全て使い尽くそうとする 自分に出来る限りのことをしようとする
51. どうやって過剰品質を減らすのか 曖昧さを除外する 必要性を考える 目的の連鎖を考える
52. 曖昧さを除外する キーワード : 「〇〇にも色々あるけれど」
53. 「好きなものはなんですか？」 「ラーメンです」 「ラーメンにも色々あるけれど。塩ラーメンとか、醤油ラーメンとか。特に好きなのありますか？」 「とんこつ以外は全部好きです」 「とんこつにも色々あるけれど。コッテリしたやつとか、アッサリしたやつとか。アッサリした豚骨なら意 外とイケます？」 「イケますよ。コッテリした豚骨だけ苦手ですね」
54. 指示の曖昧さを除外する キーワード : 「〇〇にも色々あるけれど」
55. 「弊社の目的はグローバル化です。なので全社員にTOEIC900 点を義務付けています」 「グローバル化にも色々あるけれど。中国に工場を置くとか、アメリカに販売店を設置するとか。グローバ ル化って、具体的に何を目指してます？」 「タイに新店舗を出すことですね」 「社員を何人配置するんですか？」 「5 名です」 「その5 名がタイ語を喋れれば良いので、全社員TOEIC は不要では？」 「確かに… 」
56. アホみたいな話だけど、意外とこういうのは多い なぜこんなアホな話が生まれるのか、「目的の連鎖」で説明します
57. 〇〇にも色々あるけれど 抽象的なワードに具体例を挙げることで強制的に思考を具体化する 指示を受けたら「〇〇にも色々あるけれど」と考えると、具体化しやすくなる 指示を出すときも同じテクニックが使える
58. 曖昧さを除外する キーワード : 「ならば」
59. 「〇〇にも色々あるけれど」で具体化した相手の思考に、自分の仮説をぶつける 相手の思考と自分の思考の境界を仮説検証して、理解をすり合わせていく 「あなたが欲しいのはA ですね。ならば A’ も欲しいですか？」 「A’ は欲しいです」 「B’ も欲しいですか？」 「B’ は要らないです」
60. 曖昧さを除外する キーワード : 「つまり」 具体化した相手の思考を「つまり」で改めてまとめる
61. 「つまり、あなたが欲しいのはこういう機能を備えた商品ですね？」 「そうそう！」
62. 曖昧さを除外する：まとめ 指示を受けたら… 「〇〇にも色々あるけれど」で抽象的な表現を具体化する 「ならば」で自分の仮説をぶつけて、理解をすり合わせる 「つまり」でまとめる こうすれば、相手の期待を大きく外すことはない
63. 必要性を考える 過剰品質が生まれるのは、必要のない仕事をしているから では必要とは何か？
64. 必要にも色々あるけれど … 必要って具体的にどういうこと？
65. 必要性を判断するには「やらなかった時のダメージ」 を考える あったら嬉しい、やらなくても特にダメージはない＝願望 ないと困る、やらないとダメージを被る＝必要
66. 冷蔵庫が今日の献立を薦めなくてもダメージはない。この機能は願望 冷蔵庫が冷却機能を持っていなかったら食材が腐るのでダメージがある。この機能は必要
67. ないと大きなダメージが生じるものが「必要」 その仕事をやらなかったら、どう困るのか？ そのダメージはどの程度か？によって必要性が決まる
68. 仕事の例で考えてみる 上司「このレポートまとめて共有ドライブにおいといて」 部下「了解っす」 ところが 過去のレポートの閲覧数を調べたら、0 だった 誰も見ていないレポートを作らなかったとしても、全くダメージを被らない この仕事には必要性がない なので こういう仕事はどんどん削除していこう
69. 新規事業の例で考えてみる 「新規事業を作ってよ」と上司に頼まれたとする 新規事業は一見、必要性がない( やらなくてもダメージはない) ように思える
70. 新規事業を「必要性」で考える しかし既存事業が5 年後に落ち込む予定で、それまでに次の基軸事業が育っていないと会社が潰れるとする 新規事業の必要性（やらないと被るダメージ）は、「5 年後までに既存事業に取って代わる事業に育たない と会社が潰れる」こと この必要性を理解しておくと以下のようなことに気づける 売上が既存事業の1/100 にしかならない新規事業では意味がない 10 年後に売上の立つ新規事業では意味がない
71. 既存事業を運営する側もこの必要性を理解しておくと 新規事業が取って代わる5 年後まで売上減少を食い止める必要があることに気づく 新規事業の成長を助けなければいけないことに気づく 「必要性を考える」とは、自分に求められていることに気づき、やらなければいけないことに注力すること
72. 必要性が分かっていないと、どうなるか 「新規事業を作ってよ」と上司に頼まれたとする 必要性がよく分かっていないので、自分にできる限りのことをやろうとする 時間軸も目標も知らないので、過剰品質になる 既存事業に取って代わるほどの売上を稼げないまま既存事業の体力が尽きてしまう
73. 必要性を考えるのがなぜ難しいか 人間の習性 : 足し算は得意だけど引き算は苦手 機能を増やす、制度を作る、MTG を増やすのは得意 機能を削る、制度を廃止、MTG を減らすのは苦手
74. 足し算は、なんとなく仕事をしている気になりやすい やるべきことをせず、自分にできることをやっていると足し算になりやすい 引き算は「あとで実は必要だったことが分かったら責められるから残しておこう」と考えがち
75. 引き算の重要性 特にプログラミングにおいては既存コードが多いほど改修が難しくなりやすい 昨日の新機能は今日の技術負債 引き算が苦手で足し算をしがちなことに注意しないと、無価値な機能追加でシステムを複雑化しかねない
76. 必要性を考える：まとめ 必要性のない無駄な仕事に時間を使うほど過剰品質が生まれやすい 必要性は「やらなかった時に被るダメージの多寡」で測る。 人は足し算が得意なので放っておくと必要のない仕事が増える。必要性を考えて引き算をするのが大切
77. 目的の連鎖を考える
78. 目的の連鎖とは何か まず「状況」から「目的」が生まれ、達成するために「手段」が生まれる 例 状況：競合が出現した 目的：差別化する 手段：新機能を開発する こんな流れで仕事が生まれる 状況→目的→手段
79. 目的の連鎖とは何か しかし「新機能を開発する」という手段は、そのままだと大きすぎて扱えない 組織内で分担するために細分化される 例 「新機能を開発する」という先ほどの手段が、開発部の「目的」になる 目的を達成するため開発部に「エンジニアを確保する」という新たな「手段」が派生する
80. 元々の仕事 状況：競合が出現した 目的：差別化する 手段：新機能を開発する 開発部の仕事 目的：新機能を開発する 手段：エンジニアを確保する
81. 目的の連鎖とは何か 何度か繰り返すと、こんな構造になる: これが目的の連鎖
82. 目的の連鎖の何が問題か これ自体は問題ではない 末端の作業をしている人ほど最初の目的を見失いがちなのが問題
83. 目的の連鎖の何が問題か 末端の作業をしている人は最初の目的を知らない 自分の仕事の必要性を理解できない 無駄な仕事をしてしまう可能性が高い
84. 目的の連鎖は特に組織の垣根で生まれやすい 「営業部は必要だと言ってるけどなんでだっけ？」 「知らないけど必要らしいから用意しておこう」 つまり やるべきことをやらず、できることをやっている状態
85. どうすれば目的の連鎖に振り回されないか 一番最初の目的を忘れず意識すること ただ組織階層が増えるごとに最初の目的を知ることは難しくなっていく 一番最初の目的を可視化したり、噛み砕いて伝え続けるのも、リーダーの役割
86. 要約 人間は不要な長時間労働をしてしまいがちな習性を元々備えている そのため「仕事を細かく分割する」「集中力に対する思い込みを解消する」「自分に出来ることをやろうとし ない」「情報不足を解消する」などの工夫がないと、仕事が過剰品質になったり、無駄な時間を過ごしてしま う可能性が高い なぜ無駄な時間を過ごしてしまうのか なぜ過剰品質が生まれやすいのか どうすればこの問題を解決できるのか を考えるのがこの本
87. なぜ無駄な時間を過ごすのか 大きな仕事を大きなまま着手しているからまとまった時間がないと作業しない 短い時間を無駄にしてしまう 集中力が低い状態で働いている
88. なぜ過剰品質が生まれるのか 自分に与えられた時間を全て使い尽くそうとする人間の習性 やるべきことではなく、出来ることをやろうとする人間の習性 曖昧な指示、曖昧な理解などの情報不足 目的の連鎖により最初の目的が見失われること
89. これを 大きな仕事のまま着手 まとまった時間に着手 できることをやる 与えられた時間を勝手に決めつける 曖昧なまま動く 必要性を考えず足し算 無駄な時間が多い 過剰品質 こうしませんか 小さな仕事に分割する 隙間時間に着手 やるべきことをやる 与えられた時間を確認する 明確化してから動く 必要性を考えて引き算 無駄な時間が少ない 適正品質
90. 実践タイムマネジメント研修 きちんと内容を知りたい方は一読することをオススメ！とても良い本でした( 今なら無料) 実践！タイムマネジメント研修