es la herramienta de automatización de procesos de Microsoft que permite crear f lujos de trabajo sin necesidad de programar. Su objetivo es ayudar a digitalizar tareas repetitivas, conectar aplicaciones, reducir errores manuales y mejorar la eficiencia en las organizaciones.
operativas. • Integrar aplicaciones y servicios de Microsoft 365 y herramientas externas. • Recoger, transformar o mover información de forma automática. • Ejecutar procesos basados en condiciones, aprobaciones o acciones del usuario. • Incorporar inteligencia artificial en tareas como análisis de texto, clasificación de datos o procesamiento de documentos. Introducción 01 6
con funciones básicas. • Power Automate Premium: desde 14€/mes • 5000 créditos de servicio de AI Builder • Complementos disponibles para automatización desatendida y escenarios avanzados. Introducción 01 7
actúa como asistente inteligente que te ayuda a crear, mejorar y entender fl ujos de automatización usando lenguaje natural. • Está integrado en varias áreas ( fl ujos en la nube, minería de procesos y RPA de escritorio) y ofrece sugerencias, explicaciones y generación automática de pasos, reduciendo la complejidad técnica Introducción 01 8 COPILOT EN POWER AUTOMATE
con lenguaje natural • Puedes describir lo que quieres automatizar (“cuando llegue un correo con factura, guárdalo en SharePoint”) y Copilot genera el fl ujo. • Asistencia paso a paso • Copilot permanece contigo durante todo el proceso de creación, sugiriendo acciones y conectores adecuados. • Explicaciones y aprendizaje • Traduce la lógica de los fl ujos a lenguaje sencillo, útil para usuarios sin experiencia técnica. Introducción 01 9 COPILOT EN POWER AUTOMATE
Copilot analiza datos de procesos y propone automatizaciones para mejorar la e fi ciencia. • Automatización de escritorio (RPA) • Ayuda a con fi gurar fl ujos atendidos y desatendidos, guiando en la grabación de acciones y su integración. Introducción 01 10 COPILOT EN POWER AUTOMATE
automatización de tareas a través del software tiene como objetivo ahorrar tiempo, reducir errores y aumentar la eficiencia en la realización de tareas repetitivas y tediosas en el ámbito laboral, empresarial y personal.
un evento sin que el usuario haga nada. • Ejemplos: • Crear una tarea en Planner cuando llega un correo con cierta palabra. • Guardar automáticamente adjuntos en SharePoint. • Clasi fi car un correo usando IA y moverlo según categoría. • Usarlos cuando necesitas reaccionar a un evento en tiempo real. Introducción 01 15 FLUJOS AUTOMATIZADOS
través de un botón en la web, el móvil o aplicaciones como Teams. • Ejemplos • Botón para enviar un email prede fi nido. • Registrar una actividad desde el móvil. • Generar un documento a demanda. • Se usan cuando el usuario debe decidir “cuándo” se lanza la acción. Introducción 01 16 FLUJOS INSTANTÁNEOS
según un horario. • Ejemplos • Enviar cada mañana un resumen de actividad. • Revisar cambios en bases de datos cada X horas. • Ejecutar un proceso de copia o sincronización diaria. • Para tareas repetitivas que tienen un patrón fi jo. Introducción 01 17 FLUJOS PROGRAMADOS
usuario a través de pasos estructurados dentro de un proceso (suelen usarse con Dynamics 365). • Ejemplos • Proceso de venta: lead → oportunidad → propuesta → cierre. • Gestión de incidencias con pasos obligatorios. • Usarlos cuando necesitas estandarizar procesos entre equipos. Introducción 01 18 FLUJOS DE PROCESO EMPRESARIAL
aplicaciones instaladas en el ordenador: mover el ratón, escribir, copiar, pegar, leer pantallas... • Ejemplos • Automatizar software antiguo sin API. • Extraer datos de aplicaciones legacy. • Completar formularios locales. • Cuando la aplicación no tiene conectores o API. Introducción 01 19 FLUJOS DE ESCRITORIO
de IA: AI Builder • Estas son sus capacidades: • Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) • Análisis y Clasificación de Texto • Capacidades de IA Generativa (GPT) • Imágenes y Decisiones Modelos IA 03 21
las funciones más potentes. AI Builder permite capturar y transformar datos de diversos formatos como correos, PDF, texto e imágenes escaneadas. • Tipos de documentos: Puedes procesar desde documentos estructurados (facturas, recibos, formularios, documentos de identidad) hasta documentos no estructurados (contratos, memorandos o encuestas),. • Datos extraíbles: El modelo no solo hace OCR simple; entiende la estructura para extraer campos especí fi cos como fechas, números de factura, casillas de veri fi cación e incluso tablas complejas con múltiples líneas de artículos,,. • Automatización: Es ideal para automatizar cuentas por pagar, procesar órdenes de compra o gestionar formularios de solicitud, reduciendo la entrada manual de datos Modelos IA 03 22 PROCESAMIENTO DE DOCUMENTOS
fl ujos a "leer" y entender el lenguaje natural. • Clasi fi cación: Permite clasi fi car textos (como correos electrónicos entrantes) en categorías personalizadas. Por ejemplo, distinguir si un correo es sobre "ayuda fi nanciera" o "instalaciones" para dirigirlo al departamento correcto,. • Análisis de sentimiento: Identi fi ca si el tono de un texto es positivo, negativo o neutral. Esto es muy útil para recibir alertas inmediatas en Teams si llega un correo de un cliente insatisfecho,. • Traducción y extracción: También puedes traducir idiomas y extraer frases clave de textos no estructurados. Modelos IA 03 23 ANÁLISIS Y CLASIFICACIÓN DE TEXTO
procesos más creativos y fl exibles. • Generación de contenido: Puedes crear borradores de respuestas automáticas a correos electrónicos basándote en una base de conocimientos o instrucciones especí fi cas,. • Resumen y extracción compleja: Es capaz de resumir textos largos o extraer entidades especí fi cas (como números de contenedores o registros) de un cuerpo de correo desordenado y convertirlo en formatos estructurados como JSON Modelos IA 03 24 CAPACIDADES DE IA GENERATIVA
en los ejemplos prácticos de tus fuentes, son fundamentales para una visión completa. • Imágenes: Detección y clasi fi cación de objetos dentro de imágenes. • Predicciones: Uso de datos históricos para predecir resultados futuros, como la probabilidad de un evento Modelos IA 03 25 IMÁGENES Y DECISIONES
correos o documentos. • Extraer información estructurada con IA. • Resumir, analizar o generar contenido. • Tomar decisiones dentro del fl ujo basadas en modelos lingüísticos. Modelos IA 03 26 POSIBILIDADES
usa IA, primero intenta consumir créditos de AI Builder si están disponibles. • Si no hay créditos de AI Builder o se agotan, el sistema consume créditos de Copilot. • Si no quedan créditos de ninguno de los dos tipos, la ejecución del modelo se bloquea. Modelos IA 03 28 COSTES DE AI BUILDER
nuevos add-ons de AI Builder; los nuevos clientes deben comprar Créditos de Copilot. • La transición es “dual-mode”: entornos pueden usar tanto AI Builder como Copilot Credits. • Los créditos “sembrados” de algunas licencias (500-5000 por licencia) quedan disponibles sólo hasta 1 nov 2026. Modelos IA 03 29 COSTES DE AI BUILDER
000 AI Builder credits/ mes por licencia. • Power Apps Premium: 500 AI Builder credits/mes por licencia. • Power Apps per App: 250 credits/mes. • Add-on de AI Builder: 1 000 000 credits. • Licencias Dynamics, Cloud Sustainability, etc. con cantidades especí fi cas. Modelos IA 03 30 COSTES DE AI BUILDER
can el coste de IA generativa y otras funciones AI Builder. • Se venden en packs (por ejemplo 25 000 créditos por ~200 USD/mes) o en pago por uso (pay-as-you- go). • Se pueden asignar por entorno o dejar al nivel tenant para consumo automático. Modelos IA 03 31 COSTES DE AI BUILDER
el 1.º de cada mes. • El Admin puede ver el uso y asignación en el Centro de administración de Power Platform. • Es importante asignar créditos a entornos para controlar el gasto. Modelos IA 03 33 COSTES DE AI BUILDER
conectarnos a las IAs más conocidas. • Gracias a que muchos servicios de este tipo tienen APIs abiertas, es bastante sencillo hacer esa interconexión entre servicios independientes. • Si hablamos de creación de contenido, es especialmente importante el poder acceder a las APIs de OpenAI, Google o Anthropic. Modelos IA 03 34
API (del inglés, application programming interface, en español, interfaz de programación de aplicaciones) es una pieza de código que permite a diferentes aplicaciones comunicarse entre sí y compartir información y funcionalidades. Una API es un intermediario entre dos sistemas, que permite que una aplicación se comunique con otra y pida datos o acciones específicas.
de desarrolladores. • Tendremos que crear una o varias API Keys. • Es necesario para acceder a las distintas funcionalidades de la integración. Modelos IA 03 36 OPENAI
a fi nal de mes OpenAI nos emitirá una factura con IVA, en función del uso realizado sobre la API. • Pago sobre tarjeta de débito. • No tiene nada que ver con las versiones de pago de ChatGPT. • Podemos establecer un límite de uso mensual. Modelos IA 03 37 OPENAI
con IA • Extracción de datos de facturas en PDF • Análisis de sentimiento en encuestas ciudadanas • Resumen automático de documentos largos • Traducción automática de correos • Detección de datos sensibles Flujos con IA 04 40
IA para analizar el contenido de correos entrantes y clasi fi carlos según su tipo (factura, solicitud, spam). • Flujo: • Disparador: “Cuando llegue un correo a Outlook”. • Acción: Usar AI Builder – análisis de texto para identi fi car la categoría. • Acción: Mover el correo a la carpeta correspondiente (Facturas, Solicitudes, Spam). Flujos con IA 04 41 CLASIFICACIÓN AUTOMÁTICA DE CORREOS CON IA
Crea un fl ujo que analice cada correo entrante en Outlook con IA y lo clasi fi que en carpetas según si es factura, solicitud o spam. 04 42 CLASIFICACIÓN AUTOMÁTICA DE CORREOS CON IA
IA para extraer información clave de documentos. • Flujo: • Disparador: “Cuando se suba un archivo PDF a SharePoint”. • Acción: Usar AI Builder – extracción de datos de documentos para obtener importe, fecha y proveedor. • Acción: Guardar los datos en una lista de SharePoint o Excel. Flujos con IA 04 43 EXTRACCIÓN DE DATOS DE FACTURAS EN PDF
Crea un fl ujo que, al subir un PDF de factura a SharePoint, use IA para extraer importe, fecha y proveedor, y guarde esos datos en una lista de SharePoint. Flujos con IA 04 44 EXTRACCIÓN DE DATOS DE FACTURAS EN PDF
IA para analizar respuestas abiertas en formularios. • Flujo: • Disparador: “Cuando se envíe una respuesta en Microsoft Forms”. • Acción: Usar AI Builder – análisis de sentimiento para clasi fi car la respuesta como positiva, negativa o neutra. • Acción: Registrar el resultado en Excel y enviar un resumen semanal por correo. Flujos con IA 04 45 ANÁLISIS DE SENTIMIENTO EN ENCUESTAS CIUDADANAS
Crea un fl ujo que analice con IA las respuestas de Forms y clasi fi que el sentimiento como positivo, negativo o neutro. Guarda los resultados en Excel y envía un resumen semanal por correo. Flujos con IA 04 46 ANÁLISIS DE SENTIMIENTO EN ENCUESTAS CIUDADANAS
IA para generar resúmenes ejecutivos. • Flujo: • Disparador: “Cuando se suba un documento a OneDrive”. • Acción: Usar AI Builder – resumen de texto para generar un resumen. • Acción: Enviar el resumen por Teams al canal del equipo. Flujos con IA 04 47 RESUMEN AUTOMÁTICO DE DOCUMENTOS LARGOS
Crea un fl ujo que, al subir un documento a OneDrive, use IA para generar un resumen y lo envíe automáticamente a un canal de Teams. Flujos con IA 04 48 RESUMEN AUTOMÁTICO DE DOCUMENTOS LARGOS
IA de traducción en fl ujos de comunicación. • Flujo: • Disparador: “Cuando llegue un correo en Outlook”. • Acción: Usar AI Builder – traducción de texto para traducir el correo al idioma deseado (ej. euskera). • Acción: Reenviar el correo traducido a un buzón especí fi co. Flujos con IA 04 49 TRADUCCIÓN AUTOMÁTICA DE CORREOS
Crea un fl ujo que traduzca automáticamente los correos entrantes al euskera y los reenvíe a un buzón especí fi co. Flujos con IA 04 50 TRADUCCIÓN AUTOMÁTICA DE CORREOS
IA para proteger información. • Flujo: • Disparador: “Cuando se suba un documento a SharePoint”. • Acción: Usar AI Builder – detección de entidades para identi fi car datos sensibles (DNI, teléfono, email). • Acción: Enviar una alerta al responsable de protección de datos. Flujos con IA 04 51 DETECCIÓN DE DATOS SENSIBLES
Crea un fl ujo que detecte datos sensibles como DNI, teléfono o email en documentos subidos a SharePoint y envíe una alerta al responsable de protección de datos. Flujos con IA 04 52 TRADUCCIÓN AUTOMÁTICA DE CORREOS
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