事業所DX_実践ガイド/dx_guide

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1. 1 事業所のデジタルを活用した業務改革 （事業所DX）実践ガイド 令和６年（ 2024年）11月 東京都デジタルサービス局 VERSION 1.0
2. 目次 はじめに P.3 １. 事業所DXの必要性・意義 P.5 ２. 事業所DXの基本的な考え方 P.9 ３. 事業所DXの成功ポイント P.14 ４. 各事業所での取組事例 P.29
3. 3 この実践ガイドは、事業所でデジタルツールを用いた業務改革（以降、 「事業所DX」と記載）を行うために必要な考え方や知識、実践のポ イントをまとめたものです デジタル技術の進展により、データやデジタルツー ルの利活用の重要性が飛躍的に高まる中、デジタル 社会の実現に向けて、自治体のDX推進はますます 重要なものとなっています。 今後も東京都が、変化し続ける社会情勢と多様化す る都民の皆さまの価値観やニーズに対して、より質 の高いサービスで応えていくためには、デジタルの 力を活用して業務の進め方や事業全体をブラッシュ アップし、ワークスタイルを変革する必要がありま す。 この実践ガイドは、各局・各事業所とデジタルサー ビス局が協働して業務改善に向けた取組を実践する 中で、実際に生じた課題や壁、解決のための施策や 導入ツールなどの知見を1冊にまとめたものです。 本実践ガイドを通して、皆さまのデジタルを活用し た業務改革のサポートができれば幸いです。 -はじめに-
4. 4 【最初にご覧ください】事業所DX実践ガイドの構成と読み方 事業所DXってなぜ必要なんだろ う P５～８をご覧ください 事業所DXの必要性・意義につい てまとめています 事業所DXを実践していくうえで、 必要な考え方はなんだろう P９～13をご覧ください 事業所DXの基本的な考え方につ いてまとめています デジタルを活用した業務改革でど んな取り組み事例があるんだろう P29～47をご覧ください 各事業所の取り組み事例について まとめています なぜ改善するのか どのように実践するのか 都政の最前線 サービスの質向上 実践のポイント 1 2 3 ３つの壁と対策 第１章： 事業所DXの必要性・意義 第２章： 事業所DXの基本的な考え方 第３章： 事業所DXの成功ポイント ４事例＋コラム 第４章： 各事業所での取組事例 1 2 3 4 5 実践のヒント 事業所でデジタルツールを用いた業務改革による 行政サービスの質の向上 （本書の目的） 事業所DXを実践するうえで、意 識するポイントはなんだろう P14～28をご覧ください 実戦のポイントについてまとめて います アジャイル スモールスタート
5. 5 事業所DXの必要性・意義 今、東京都を取り巻く環境は大きく変わっ ています。働く人が減少したり、国がデジ タルを積極的に使う方針を出したりと、新 しい時代が来ています。 だからこそ、デジタルの力を使って東京都 をもっと良くしようという動きが急ピッチ で進んでおり、都民の皆さまに一番身近な 事業所という場所でのDXの取組が求められ ています。 持続可能な東京の実現に向けて………………p.6 都政の最前線＝事業所での業務改革…………p.7 都民が実感できるサービスの質の向上………p.8 １章の内容 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章
6. 6 事業所DXの必要性・意義 １ 今、東京都を取り巻く環境は大きく変わっています。労働人口の減 少、少子高齢化の進展、価値観の多様化などの社会環境の変更にと もなって、都民の皆さまのニーズは複雑多様化･高度化しています。 これらのニーズに対し、限られたリソースで質の高いサービスで応 えるためには、サービスの担い手である都庁組織や職員のパフォー マンスを更に向上させることが重要になります。だからこそ、デジ タルの力を使って東京都をもっと良くしようという動きが急ピッチ で進んでいます。 社会情勢が急速に変化していく中で、複雑多様化す る都民のニーズに質の高いサービスで応えることが 求められています。 1. 事業所DXの必要性・意義 持続可能な東京都の実現に向けて、デジタルを活用した業務改革が 急務となっています 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章
7. 7 「シン・トセイ4 都政の構造改革QOSアップグレード戦略version up 2024」では、2025年度までに全ての事業所で業務改革による ワークスタイル改革（＝あたらしい働き方への取組）実践を目標と しています。 約600事業所がそれぞれの改革を実践していく中で、取組を通じて 生まれた好事例を各局・各事業所へ共有することで、業務改革の輪 を広げていきます。 都民に最も近い場所である事業所が主体となり、 2025年度までにすべての事業所でデジタルツール を活用した業務改革を実践します。 1. 事業所DXの必要性・意義 都政の最前線である事業所で、デジタルを活用して、時代の変化に 合わせた行政サービスや働き方を実践します 事業所DXの必要性・意義 １ 全事業所で デジタルツールを活用した業務改革 全ての事業所（約600）で実践（2025年度） 先行事業所での業務改善事例などを他の事業所へ横 展開し、業務改革の輪を広げる ⇒ 各職場が主体となりワークスタイル改革を実践 【先行事例】 AI音声マイニングを活用した 相談業務の効率化 タブレットを活用して現場で 点検時の業務手順を確認 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章
8. 8 事業所では都民の皆さまの毎日の暮らしを支えるために、さまざま な業務が行われています。人々の生活が時代とともに変わっていく 中で、限られたリソースによってその変化に対応し続けていく必要 があります。 だからこそ、都民の皆さまに直接行政サービスを届ける各事業所が 主体となり、ひとりひとりの知見とデジタル技術をうまく活用した 最適な行政サービスや働き方を見つけ、進めることが大切です。 ネット利用：都民の 90％ (2022年時点) 約600事業所 職員がさまざまな業務を通じて都民の暮らしを支え ている「事業所」は、ひとりひとりの知見をアイデ アに変えるための変革の起点です。 1. 事業所DXの必要性・意義 行政サービスを都民に届ける事業所で、都民が実感できる サービスの質の向上を実現する 東京都を取り巻く環境・課題 都の出生数： 戦後最低 (2022年：9.１万人) 都人口ピーク： 2030年 (推定：1,424万人) 50歳以上の都職員： 3人に1人 (2023年時点) 事業所DXの必要性・意義 １ 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章
9. 9 事業所DXの基本的な考え方 事業所DXの目指す姿……………………………p.10 業務改善の４ステップ ………………………… p.11 “スモールスタート”と“アジャイル” …………p.12 ２章の内容 ２章 デジタルを活用し定型作業や手間のかかる 手作業などを自動化すれば、人でしかでき ない「創造的な仕事」に集中することがで きます。 身近な業務をデジタル化して、仕事をス ムーズにする、小さな一歩を繰り返すこと で、最終的に大きな変革へとつながってい きます。 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 取 組 事 例 ４章
10. 10 事業所DXの基本的な考え方 事業所DXが目指すのは、「実感」できるサービスの質の向上です これまでDXの推進を梃子に、紙やはんこのアナログ環境からの脱 却や行政手続きのデジタル化など、都庁の仕事のあり方を見直して きました。しかし、改革を進める間にも社会情勢が次々と変化して おり、変化に合わせて確実にQOSを向上させるため、更に深堀り し継続していくことが必要です。 そのために、身近な業務から課題を見つける視点を常に持ち、たく さんの人の意見に耳を傾けながら、利用者の視点で業務改善を繰り 返すことが重要です。改善を繰り返すことで、都民が実感できる サービスの質の向上を実現できます。 2 DXはただ紙をデータ化することではなく、デジタ ルの力で業務のありかた全体や事業がもたらす価値 そのものを新しく生まれ変わらせることです。 デジタライゼーション デジタイゼーション 業務フローをデジタルで 効率化する 紙情報などをデータにする サービス・事業スキームの 開発を通じて組織の内外に あらたな変革を生む DX 業務改善によるワークスタイル変革を通じて、 都民が実感できる行政サービスの質の向上を実現する デジタルトランス フォーメーション 事業所DXが目指す姿 身近な業務の“デジタイゼーション”から着手し、少しずつ範囲や規模、深さ などを増しながらその先の”DX” 実現を目指します 2. 事業所DXの基本的な考え方 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 取 組 事 例 ４章
11. 11 2. 事業所DXの基本的な考え方 すでに行われている様々な業務のうち、なにをどこから見直して、 どのように改善を進めればよいか、迷うことがあります。 そこで、業務改善の４ステップを基本に、改善のサイクルを回して いきます。 また、課題や改善案の検討においては、 “デザイン思考” を活用す ることで、効率良く議論を進めることができます。広く探して（＝ 発散）、対象を絞っていく（＝収束）ことを常に意識することが、 課題や解決法の特定に役立ちます。 業務改善の手順は、①課題の洗い出し→②課題の特 定→③改善案の検討→④実践・検証の４ステップが 基本です。 業務改善手順とデザイン思考の活用 業務改善の４ステップで、課題改善のサイクルを回します 事業所DXの基本的な考え方 2 課題の洗い出し 課題の特定 改善案の検討 実践・検証 1 2 3 4 ② 収束：抽出した課題やアイデアを比較し、結論を絞り込む段階 ① 発散：課題やアイデアを広く探して抽出する段階 １. 業務改善の４ステップ ２. デザイン思考による発散と収束 …現状を調査して、課題を見つける …課題を深掘りして、改善対象を特定する …施策を検討して、ツールを選定する …業務改善を実行して、効果を検証する 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 取 組 事 例 ４章
12. 12 改善の道のりは、「段階を踏んで、改善を繰り返すこと」が基本で す。また、小さなことから始めて、柔軟・機敏に取り組むことが大 切です。言い換えれば、「スモールスタートして、アジャイルに取 り組む」ことが、業務改善を成功させるカギになります。 途中で疑問や壁にあたったり、進め方の修正が必要になった時は、 現状を正しく把握した上で軌道修正したり想定を立て直すなど、柔 軟に対応しながら常にスピード感をもって歩みを進め続けることが、 取組の成功やその後の継続的な改善につながります。 どんなに大きな課題であっても、最初の1歩は、身 近で手軽なところから始めます。そして、試行と検 証を繰り返して、常にベターを求めていきます。 取 組 の 成 果 取組時間・回数 2 1 3 現場理解 課題特定 BPR立案 PoC 現場理解 課題特定 BPR立案 PoC 現場理解 課題特定 BPR立案 PoC スモールスタートとアジャイルによる取組 “スモールスタート”と“アジャイル”が合言葉 用語解説 アジャイル(agile) ： 「作りながら考える」「試しながら改善する」というように、要件を最初 に全て固定せずプロトタイプを作成しながら改善・拡張していく手法。 事業所DXの基本的な考え方 2 2. 事業所DXの基本的な考え方 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 取 組 事 例 ４章
13. 13 ② 一部の部署で業務情報のデータ化を試験的に導入します。 スモールスタートしながら使用感や問題点を収集します。 例えば、事業所における業務情報のデータ化は 以下の手順で取り組んでいくことができます。 (例) 台帳管理・手続を電子化 備品管理台帳 会議室予約表 車両管理台帳 業務全体の 変革 取組の継続 ワ ー ク ス タ イ ル 変 革 アジャイルな 取組の実施 … ③ アジャイルにより、フィードバックを迅速にシステムに 反映させ、段階的に改善を重ねていきます。 ① 職員が日常的に直面する書類管理業務を明確化して課題を 深掘りします。 紙の会議室予約表を 紙からデジタルに置き換 える 備品や車両の管理、 手続をクラウドDBで 行い、業務フロー全 体をデジタル化する 関係する他事業所と データ連携して、蓄 積データの利活用や あたらしい行政サー ビスを提供する 1 2 3 2 1 3 現場理解 課題特定 BPR立案 PoC 現場理解 課題特定 BPR立案 PoC 現場理解 課題特定 BPR立案 PoC （参考）スモールスタート＆アジャイルで始める業務情報のデータ化 事業所DXの基本的な考え方 2 2. 事業所DXの基本的な考え方 業務改善を行う際は、実現スピードやコスト、負担等も含めて、 様々な角度から施策を検討します。試行と改善を繰り返す中で、 効果やユーザーの意見もふまえながら、少しずつ改善の規模や 範囲を拡大して、サービスの質を大きく向上させていきます。 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 取 組 事 例 ４章
14. 14 事業所DXの成功ポイント 業務改善でぶつかる３つの壁 …………………p.15 “ハード”で超える「コストの壁」 ……………p.16 コラムその１：コロナ禍での保健所 ………p.19 “ソフト”で超える「運用の壁」 ………………p.20 “ハート”で超える「理解の壁」 ………………p.27 ３章の内容 ３章 デジタルで仕事を上手に変えるためには、3 つのポイントが大事。それは、「使うツー ル」、「その使い方」、「心の準備」の3つ です。 ここでは、具体的な解決のコツ3つを、それ ぞれお伝えします。 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
15. 15 失敗事例 いつも感じている業務上の課 題はあるが、改善するために 予算がなく、いつまでも検討 に踏み出せない 失敗事例 １つの業務を各担当者が異な る方法や様式で行っているた め、ツールを効果的に活用で きそうにない 失敗事例 効率的な業務手順やツールが 見つかったが、改善実施に向 けた関係者間の調整が難航・ 停滞している 3. 事業所DXの成功ポイント 業務改善に取り組む時に、必ずぶつかる３つの壁 「コスト」「運 用」「理解」があります。予算がない、業務フローが複雑、周囲の 協力が得られない、など様々な状況下でも、壁を乗り越えて着実に 改善を進めていくことが重要です。 この章では、 デジタルサービス局が各事業所の業務改善支援を実 施する中で整理したデジタルツールの知識や業務フローの見直し方 法、改善意識の醸成に必要な視点を、事業所DXを成功させるポイ ントとしてそれぞれ紹介していきます。 身近な業務改善に取り組むときに、障害となる３つ の壁「コスト」「運用」「理解」。それをうまく乗 り越えるための方法について紹介します。 事業所DXの成功ポイント ３ 業務改善でぶつかる3つの壁 ① コストの壁 ② 運用の壁 ③ 理解の壁 どれが手頃なツールかわからない 導入・運用コストに不安がある 導入予算がないので検討が進まない 現場の実態にツールが合わない 業務フローが複雑で運用が難しい ツールの効果を十分に生かせない 業務改善のメリットが伝わらない 新しいツールを使えるか不安 業務改善に関心を持てない ！ ！ ！ ：ツール導入の予算確保が難しい ：業務フローとツールが合わない ：他の職員に協力してもらえない 業務改善でぶつかる３つの壁：「コスト」「運用」「理解」 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
16. 16 予算が限られる中でも、コストと効果のバランスが取れたデジ タルツールを選択することにより、高額なツールでなくても、 業務改善のスタートを手軽に切ることができます。 現在は、SaaSなど低コストで運用できるサービスや、誰でも扱 えるローコード/ノーコードツール、さらにAI等の先進技術を活 用した便利なツールが数多く登場し、広く浸透しています。目 的や状況に見合ったツールを選択して活用します。 １つ目のポイントは、 “ハード” （ツールの選択）です。 相談対応 対応記録の保存 内容整理 報告・出力 （例）相談対応業務のデジタル化 （1） （2） （3） （4） 成功ポイント１： “ハード”で超える「コストの壁」 (デジタルツール紹介) 事業所DXの成功ポイント ３ 3. 事業所DXの成功ポイント 業務内容に合わせて適切なツールを選択することで、作業を自動化/効率化 することができます。また、デジタルツールを組み合わせることで、より 効果的な業務改善を行うことが可能です。 webフォーム AI音声 テキスト化 クラウドDBサービス 他DBサービス AI-OCR 表計算ソフト コミュニケーション ツール 文章生成AI RPA 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
17. 17 現在、東京都で利用が進んでいるツールの概要をご紹介します  知識や技術は不要のノーコードで誰もが素早く簡単にフォームを作成することが可能  帳票PDF出力機能により、回答・申請結果データを現在使用している様式・帳票レイアウトの形 式に PDF印刷できる  電子申請  申込予約  アンケート収集 電子申請ツール ツール概要 主な用途 特徴 3. 事業所DXの成功ポイント 業務アプリ作成ツール  管理台帳や作業日 報等の管理  調査票データ・記 録の集計・分析  プログラミング・開発の知識がなくても、業務フローに合わせた業務システム （アプリ）を ノーコード・ローコードで簡単に作成できる  調査・集計の業務において、調査と集計が同時に行えることで、業務の省略化が可能 AI音声テキスト化ツール  議事録作成  AIにより90%以上の文字起こし精度で議事録作成をサポート  ウェブ会議や対面会議にも対応  タイムスタンプ機能で必要な発言を簡単に探すことができ、振り返りの手間を削減  録音・メモ・再生が一画面で完結し、音声を聞きながら文字起こし結果の修正作業が可能 AI-OCR （画像の文字認識）  手書き様式や申請 書、FAX等の文書 をデータ化  様々な手書き文字を高精度でOCR認識し、デジタル化できる  縮尺ズレの自動補正やノイズ・影の除去により、最適に画像を処理できる  シンプルで簡単なユーザインターフェースにより、誰もが操作できる 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
18. 18 現在、東京都で利用が進んでいるツールの概要をご紹介します  定常的に発生する複数ファイルの集計、データ出力や印刷などを自動化できる  比較的簡単にプログラミング言語での処理が可能  他ツールとの連携が可能（生成AIでのコード文の生成も可能）  コピー＆ペースト、 ファイル集計、 CSV出力、メール 送信などの自動化 表計算ソフト ツール概要 主な用途 特徴 3. 事業所DXの成功ポイント 文章生成AI  文書作成  アイデア出し  コード等の生成  対話形式で応答し、様々な分野で人間の業務・作業をサポートできる  要約、言い換え、翻訳などの文案作成を補助できる  考えの整理、事業企画におけるペルソナ分析、デジタルツールの活用案提示等のアイデア出しが できる  マクロ等のローコード生成も可能 コミュニケーションツール 個人間やチーム内、 外部とのやり取り  チャット  通話/会議  ファイル共有など  チャット、通話、ビデオ会議等のコミュニケーションのハブとなる  オフィスソフトと連携して利用することができる  外部ユーザーの招待によるコミュニケーションや資料共有が可能  PC上で動作するアプリケーションを、人間の代わりに操作するソフトウェア型のロボット  特別なプログラミング言語等の知識が不要であり、利用者が自ら作成・活用できる  PC上の操作であれば異なるアプリケーション間でも自動処理が可能であり、利便性が高い 定型作業の自動化  システムへのデー タ入力  帳票の取りまとめ  機械的な判断 RPA 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
19. 19 その後、「第３波」、「第５波」はかつてない規模で感染が拡大し、保健所の業 務も経験したことがないほど増大しました。そうした状況から、2021年10月には 感染の再拡大に備え、デジタル技術の活用により業務の効率化を一層進めるため の専任部署を本庁に新設し、コロナ対策業務の総点検を行いました。 その結果、患者対応に係る全体の進行管理や代表電話の対応、積極的疫学調査と いった業務の負荷が大きいことがわかりました。そこで、短期的に取り組む方策 と中長期的に取り組む方策に分け、スケジュール感を保健所と本庁で共有した上 で、より実践的なデジタルツールを導入し、順次業務プロセスのデジタル化を進 めていくことになりました。 1つ目に、ホワイトボードやエクセルデータ、紙で行っていた患者対応の進捗管 理について、クラウド型データベースを全ての都保健所に導入し、進捗を見える 化し、対応漏れの防止や同時閲覧・同時編集による効率化を進めました。 2つ目に、感染拡大に比例して増大した電話による疫学調査や健康観察などにつ いても、代表電話に加えてクラウド電話を導入し、音声の自動テキスト化等によ る効率化を図りました。また、よくある質問は東京都公式ホームページのチャッ トボットで新型コロナQ&Aを案内するとともに、ショートメッセージサービス（ SMS）を活用した情報発信ツールも導入しました。 様々なデジタルツールを活用することにより、ハイリスク患者の療養調整や健康 観察も含め、感染拡大する中でも効率的に対応できるようになりました。 保健所では、新型コロナ対応で業務が増大する中、クラウド型データベースをはじ めとした様々なデジタルツールの活用により業務の効率化を推進 新型コロナ対策における取組（保健所） 対象地域における ▸ 保健師による電話、面接、訪問相談 ▸ 専門医による精神保健医療相談 ▸ 必要に応じ適切な機関を紹介 保健所の概要 2020年の春に発生した、新型コロナウイルスの最初の感染の拡大である「第１波 」、それを上回る勢いで同年夏に拡大した「第２波」では、増加する新規陽性者 を前にして、保健所の業務が増大しました。 そこで、東京都では応援職員の派遣や入院調整本部の設置などとあわせ、2020年 ９月より都政の構造改革の「未来型オフィス実現プロジェクト」の一環として保 健所のオフィスにデジタルツールを導入し、業務環境の改善に着手しました。 まずは医療機関からFAXで届く新規陽性者の発生届の受信を電子化しました。 その後、国が開発したHER-SYS（新型コロナウイルス感染者等情報把握・管理支 援システム）が導入されてからは、医療機関に対し、直接HER-SYSに入力して届 出を行うよう働きかけを行いました。 また、疫学調査業務では、職場環境の改善のために、自動検温器やディスプレ イ、ヘッドセットなどの基本的なデジタルツールを東京都の６つの保健所すべて に導入しました。これまで電話片手に紙に記録していた業務が、PCに直接入力で きるようになり、それに合わせて調査票のフォーマットも入力しやすくなるよう 工夫しました。機器の導入により、業務の進め方の見直しも進めました。 「第１波」「第２波」を受けて開始した、デジタルツールの導入による職場環境 の改善 「第５波」を受けてさらなる業務プロセスのデジタル化に着手 -発生届のFAX受信の電子化、さらにシステムによる届出へ -デジタルツールの導入を機に、業務の進め方の見直しも進む -ホワイトボードからクラウド型データベースへ -電話対応にもデジタルツールを導入 【出所】note #シン・トセイ 都政の構造改革推進チーム（東京都 公式） 「新型コロナ対策最前線：保健所業務のデジタル化を進めています」 https://note.com/kouzoukaikaku/n/nd8cd2586a3dc コラム１ 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
20. 20 選択したデジタルツールを導入するとき、「これまでの業務 手順にそのまま生かせない」ということも起こりがちです。 そのときは、業務手順そのものを見直して、デジタルツール を活用することでもっと効率的な運用を実現できないか振り 返ることが必要です。 また、そのままデジタルツールを導入できる場合も、よりよ い業務手順がないか、一度全体を見渡すことが必要です。 ２つ目のポイントは、 “ソフト”（運用の見直し）です。 成功ポイント２： “ソフト”で超える「運用の壁」 (業務分析ツール紹介) 事業所DXの成功ポイント ３ 3. 事業所DXの成功ポイント 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
21. 21 業務フロー図 課題整理図 分析・整理ツール 参照すべき資料 業務マニュアル ポイント等 業務類型化のポイント BPRメッシュ 課題整理のポイント デジタルツール評価 定量効果計測のポイント ガイド・事例集等 業務フロー整理のポイント デジタルツール一覧 a.業務分類とプロセス整理 • 現場業務の全体像を見える化 1. 課題の洗い出し 4．実践・検証 d.施策選定の基準と評価 • ツールの効果を検証し、改善点を確認 c.改善課題と対応策の紐づけ • 課題の対応策を検討し、施策の方向性を決定 3．改善案の検討 2．課題の特定 b.業務手順と情報の流れを可視化 • 関係者、時系列で業務の流れを整理 業務改善の４ステップ な に を 改 善 す る か ど う や っ て 改 善 す る か 業務フロー図 施策の定量・定性評価 総合評価のポイント 3. 事業所DXの成功ポイント 事業所DXの成功ポイント ３ ※“ハード”で超えるソフトの壁 参照 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 ※４章 各事業所での取組事例 参照
22. 22 業務×プロセスのフレームで、現場業務の全体像を見える化 整理ツール１ デジタルツールを導入する際、運用面での周辺的な調整だけではなく、時には業務プロセスの根本からの見直しが必 要になることがあります。このような根本的な改善を行うためには、業務の全体像を正確に把握することが重要です。 全体を俯瞰できるこのツールを活用することで、効果的な運用改善へと繋がります。 業務分類とプロセス整理 BPRメッシュ ①全業務の範囲を定義する 現在焦点になっている業務だ けでなく、その前後のプロセ スも含めて全体を把握します ②課題の発散 課題になりそうな点は、評価 や判断を保留してすべてリス トアップします ③関係者の視点を統合 全関係者の視点を集め、多様 な視点からの情報収集を行い、 より包括的に全体像を理解し ます 3. 事業所DXの成功ポイント 記録 受付・確認 データ登録 記録 インプット 相談対応 申込・申請 受付・ データ受領 現場確認・ 巡回・各種対応 現場対応・ 調査確認 内容整理 審査・承認 更新・閲覧 内容整理 進捗確認 データ マネジメント 帳票・統計 出力報告 通知・交付 ・案内 帳票・統計出力 報告 報告 アウトプット 相談対応 都民からの問い合わせ・悩 み等各種相談を受け、適切 なアドバイス・支援を行う 申請・審査 都民からの各種申込・申請 等に対して審査、許認可や 証明書の発行等を行う 管理業務 職員環境や職員情報、現場 業務に必要な各種情報・ データ等の管理を行う 現場業務 施設やインフラ、自然等の 調査及びその記録や分析、 維持管理等を行う 業務分類 プロセス類型 業務類型 １ 2 3 4 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 課題の洗い出し 課題の特定 改善案の検討 実践・検証 1 2 3 4 …現状を調査して、課題を見つける …課題を深掘りして、改善対象を特定する …施策を検討して、ツールを選定する …業務改善を実行して、効果を検証する 使い方
23. 23 業務手順と情報の流れを可視化 業務関係者のアクション、業務の流れ、情報の流れ、アウトプットを整理 業務フロー図 整理ツール２ 次のステップとして業務フローの作成に着手します。このプロセスにより、業務の詳細な分析が可能となり、具体的 な課題や改善点が明確になります。この可視化は、効率的な業務プロセスへの再設計を促進し、無駄を省き、生産性 を向上させるための重要な手段となります。 ①関係者とタスクの網羅 業務フローを作成する際には、関 わる全ての関係者とタスクを網羅 的に洗い出し、時系列に沿って詳 細に分析します ②ボトルネックの識別 業務フローの中で、処理の遅延や 滞りが発生しているポイントを識 別し、ボトルネックとしてマーク します ③仮説を持ち課題を絞り込む 洗い出した業務フローをもとに特 に影響度の高い課題仮説を抽出し ていきます 使い方 3. 事業所DXの成功ポイント 対応者 フロー 都 民 事 業 所 受 付 担 当 審 査 担 当 上 長 シ ス テ ム 来所 申請書 記入/提出 申請書 受領 案内 審査 承認 承認 依頼 システム 入力 起票 （転記） 許可証 発行 許可証 受領 決裁 システム 申請管理 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 課題の洗い出し 課題の特定 改善案の検討 実践・検証 1 2 3 4 …現状を調査して、課題を見つける …課題を深掘りして、改善対象を特定する …施策を検討して、ツールを選定する …業務改善を実行して、効果を検証する
24. 24 改善課題と対応策の紐づけ 課題整理図 整理ツール３ 課題に対処するためには、それらを細分化し、各々に対する具体的な対策を策定することが重要です。課題を構成す る要素を明確にすることで、問題の根本原因を特定しやすくなり、より効果的な解決策を導き出すことができます。 ①課題の細分化 課題をより小さな単位に分解 することで、問題の根本原因 を明らかにし、解決策を特定 しやすくなります ②複数施策の検討 一つの課題に対して複数施策 を検討することで、最も効果 的な施策を選択できます ③関係者の関与 施策立案では、関係するス テークホルダーの意見を積極 的に取り入れることで、実現 可能性と受け入れられやすさ が向上します 使い方 3. 事業所DXの成功ポイント 課題の細分化により、課題の対応策を検討し、施策の方向性を決定 課題の具体的な内容 業務の品質 押印のための 移動コストがかかる 転記ミス・入力誤り等が 発生する 課題の分類 印刷や保管に コストがかかる 時間・手間 対応にかかる 費用 確認・手戻りに 時間がかかる 申請のオンライン フォーム化 データベースの 構築 決裁の電子化 対応策 施策の方向性 担当者ごとに品質に ばらつきがある 過去実績の確認に 時間がかかる 承認の電子化 システム化・ 自動データ連携 ペーパレス化 データの自動連携 マニュアルでの標準化・ フィードバック データベース管理 運用体制 整備 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 課題の洗い出し 課題の特定 改善案の検討 実践・検証 1 2 3 4 …現状を調査して、課題を見つける …課題を深掘りして、改善対象を特定する …施策を検討して、ツールを選定する …業務改善を実行して、効果を検証する
25. 25 施策選定の基準と評価 ツールの効果を検証し、改善点を確認 デジタルツール評価 整理ツール４ 解決策となるツールのトライアルを行い、その効果を検証します。このプロセスを通じて、施策の効果を具体的に測 定し、さらなる改善点を見つけ出すことが可能となります。 ①焦点を絞った機能のテスト 最も影響力が高いと予想され る機能に焦点を当ててテスト することで、効果的な評価が 可能になります ②要件の分類 必要要件と十分要件に分けて 整理し、評価基準を明確にす ることで、機能に関しての評 価を効率的にします ③トライアルの現場活用 関係者を積極的に参加させ、 異なる視点からの意見を得る ことで評価の精度を高めます 使い方 3. 事業所DXの成功ポイント Must Want フォーム作成 対象者回答 操作性 機能性 セキュリティ 1.フォーム作成が容易 2.データの出力・集計機能 -対象者リストに各回答を取り 込むイメージ -グループ分け･通し番号付与 • 2.複数の調査票を対象者で紐づけ • 2.回答内容の修正および修正履歴 の記録 • 2.特定の回答者への連絡機能 • 2.設問の分岐作成機能※症状 のあり・なしで分岐予定 • 2.回答者の在住場所によって 設問種類を変える機能 回収以降 • 3.対象者以外の入力・送信を ブロック • 3.入力内容（個人情報）の漏 洩防止 • 1.スマホでもPCでも入力可能 • 平易で扱いやすいフォーム • 操作が難しいと、聞き取り時 間短縮につながらない • 聞き取り調査の周辺業務を一 元化するために有効な機能 • Wantの要素が強い • 聞き取った情報の漏洩リスク を下げる、高いセキュリティ • 個人情報を多く取り扱うため、 特に重要 聞き取り調査フォームに必要な3つの要素 ヒアリングにてお伺いしたご要望の整理 フォームによる調査フロー ご要望 1 2 3 ※文頭番号は上図の要素番号と対応 • 1.直感的な入力が可能 • 2.画像ファイルの送受信機能 • 2. 同一アンケートの複数回 送信機能※初期調査後対象 となった方に深堀調査を実 施するため 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 課題の洗い出し 課題の特定 改善案の検討 実践・検証 1 2 3 4 …現状を調査して、課題を見つける …課題を深掘りして、改善対象を特定する …施策を検討して、ツールを選定する …業務改善を実行して、効果を検証する
26. 26 施策選定の基準と評価 施策全体を定量・定性的に評価し、改善点を確認 施策の定量・定性評価 整理ツール５ ツールの評価に加え、施策全体の効果を総合的に評価します。定量的な成果と定性的な改善を組み合わせることで、 施策の全体的な成功度を把握し、今後の改善点につなげます。 ①明確な指標の設定 効果測定の指標は施策検討時 に想定しておき、特定業務の 工数削減等施策目的に沿った 数値を設定します ②比較分析 施策前後のデータを比較分析 することで、施策の効果を明 確にします ③多角的な意見の収集 数値では測れない効果を調べ るためにも、関係者からの フィードバックを広く収集し ます 使い方 定量分析 削減した工数や物量(紙の枚数)等を施策前後で比較する 定性分析 コミュニケーション改善等定量ではわからない 変化について定性的に判断する DX前 DX後 45h/月 工数削減比較 (例：相談対応業務) DX前 DX後 物量削減比較 (例：ペーパレス) 相談対応 集計・報告 記録 内容整理 相談対応 集計・報告 記録 内容整理 15h/月削減 600枚/月 10枚/月 590枚/月 削減 定性指標例 総合的な期待度： 取組全体としての期待度 フレキシブルな働き方の実現: 場所に依存しない柔軟な働き方が可能になる リスク管理の改善： リスクをより効果的に管理可能 コミュニケーションの改善： 部署間、他の事業所との連携がスムーズになる 意思決定の向上： データに基づいた意思決定が可能になる イノベーションの促進： 人にしかできないより業務の検討・実行に集中 対象業務工数 (h/件) 年間処理件数 (件/年) DX前工数 (h/年) ＝ × 削減業務工数 (h/件) 削減業務件数 (件/年) 削減工数 ＝ × DX後工数 DX前工数 削減工数 － ＝ 3. 事業所DXの成功ポイント 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 課題の洗い出し 課題の特定 改善案の検討 実践・検証 1 2 3 4 …現状を調査して、課題を見つける …課題を深掘りして、改善対象を特定する …施策を検討して、ツールを選定する …業務改善を実行して、効果を検証する
27. 27 （どうして仕事のやり方を変 えなければいけないのか？） （わかったけど、好きじゃな いしやりたくない） （うまくいっているのになぜ 変わる必要があるのか？） （慣れないやり方より、いま のままのほうが安心する） 業務改善に着手する際や、実際に検討・実践を進める中で、 周りの職員に、改善の必要性やすぐに取り組むことの重要さ が共有されない、など、周囲の理解を十分に得られないこと も少なくありません。 現状への変化に対して感じる不安や抵抗感などを１つ１つ解 消して、組織全体で業務改善に取り組むためには、担当者だ けでなく関係者も含めて、それぞれが課題を“自分ごと化”でき るよう、当事者意識を醸成することが重要です。 ３つ目のポイントは、 “ハート”(当事者意識の醸成) です。 現状維持バイアス 成功ポイント３： “ハート”で超える「理解の壁」 （当事者意識の醸成） 事業所DXの成功ポイント ３ 3. 事業所DXの成功ポイント … 未知のものや変化を受け入れずに、 現状の安定した状態を「損失」す るリスクを回避しようという心理 が働くこと。 理解と認識の促進 参加の促進 情報共有と報奨の提供 継続的なサポートと改善 1 2 3 4 …目的や重要性の理解と認識 …アイデアや提案を奨励 …事例共有や表彰による気運向上 …長期的な参画に向けた支援・改善 当事者意識の醸成 業務改善を“自分ごと化”することで、課題解決に関心や主体性が生まれる。そ のためには、１つ１つの不安や抵抗感などを払拭して、少しずつ当事者意識の 輪が広がるよう、丁寧なコミュニケーションが必要となる。 ・当事者意識の醸成の4ステップ（次頁） 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
28. 28 当事者意識醸成の４ステップ 段階を踏みながら、すこしずつ「自分ごと化」を進めていきましょう 現状維持バイアスを取り払って業務改善を「自分ごと化」をするためには、ひとりひとりへの丁寧な コミュニケーションに加えて、アンケートなどの参加型の取組を通して段階的に進めていきます。 3. 事業所DXの成功ポイント 整理ツール 1. 情報提供セッションの開催 • 定期的にミーティングやセミナーを開 催して、プロジェクトの目的や重要性 を説明します • 例：「来週の月曜日には、新しいプロ ジェクトのビジョンと目的についての プレゼンテーションを行います。皆さ んの参加をお待ちしています」 1. アイデアの募集（アンケート） • 職員からの意見や提案を積極的に募集 し、それをプロジェクトに反映させま す • 例：「皆さんのアイデアがプロジェク トの成功に不可欠です。ご意見はどん どんお寄せください」 1. 成功事例の共有 • 成功事例や成果を社内で共有し、効果 を可視化します • 例：「先月、新しいシステムを導入し た部署が業務効率化を実現しました。 その成功事例を次の会議で共有しま す」 1. 継続的なトレーニングとサポート • 定期的なトレーニングセッションやサ ポート体制を提供して、職員のスキル アップを支援します • 例：「毎月、新しいツールの使い方に 関するトレーニングを実施します」 2. 教育資料の配布 • プロジェクトに関連するガイド、FAQ、 記事を配布して、理解を深める機会を 提供します • 例：「業務改善プロジェクトのFAQを 所内ポータルにアップロードしました。 疑問点があれば、この資料を参照して ください」 2. 作業チームの設置 • 小規模なグループを組織し、特定の課 題に取り組む機会を提供します • 例：「新しい業務改善に関するチーム を結成します。興味のある方はぜひ参 加してください」 2. 表彰制度の導入 • 成功に貢献した個人やチームを表彰す ることで、モチベーションを高めます • 例：「この四半期の最も優れたプロ ジェクトチームには、特別な表彰を行 います」 2. フィードバックの定期的な 収集と反映 • 職員からのフィードバックを定期的に 収集し、プロジェクトの改善に活用し ます • 例：「皆さんからのフィードバックは 非常に重要です。月に一度、意見調査 を行い、それをプロジェクトの改善に 役立てます」 ステップ1 理解と認識の促進 ステップ2 参加の促進 ステップ4 継続的なサポートと改善 ステップ3 情報共有と報酬の提供 プロジェクトの目的や重要性を全員が 理解し、認識すること 職員がプロジェクトに積極的に関与し、 自らのアイデアや提案を出すことを奨励 成功事例の共有や表彰制度の導入により、 成果を認識し、貢献した人々に報酬を提 供する。これによりモチベーションの向 上を図る 長期的な成功と参加を促すために、継続 的なトレーニング、サポート、フィード バックの収集と改善を行う。これにより、 プロジェクトの持続的な発展を支援する • 取 組 と 具 体 例 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
29. 29 各事業所での取組事例 事例１：水道局 南部支所庶務課 ……………p.31 事例２：建設局 建設事務所 ……………p.35 事例３：産業労働局 多摩職業能力開発センター ……………p.39 事例４：福祉局 立川児童相談所 ……………p.43 コラムその２：産業労働局 家畜保健衛生所 …………p.46 ４章の内容 ４章 取 組 事 例 ４章 各事業所でのデジタル活用の事例をご紹介 します。Excelでの取組から、ハードウェア やAIを活用したものまで、各現場で様々な 方法でデジタルを活用した取組が進められ ています。 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
30. 事例１：水道局 南部支所庶務課 「簡易決裁業務へのExcel・マクロ活用によるペーパレス化」 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
31. 31  本庁や他自治体等からの事務 連絡・回答依頼について、所 内で上司への回覧を行ってい る  所内各課の窓口のため、頻繁 に発生するが、局内でも運用 方法は各支所によりばらつき がある これまで紙を出力し所内で回付していた事務連絡とその添付資料について、ペーパレス化を実施 ・簡易決裁整理簿のExcelファイルを作成し、マクロ機能を利用した署名に変更 ・添付書類を共有フォルダに格納し、紙の保管を廃止。資料を共有サーバ上で確認する運用に変更 背景・業務 課題 対応策 実施効果  膨大な量の紙書類を都度印 刷・管理するのにコスト・手 間がかかる  下駄印・承認印の運用による 押印の手間や、場所の制約が ある  Excelマクロの簡易決裁整理 簿を作成し、添付資料と合わ せて所内NW上の共有フォル ダに格納。Excelで起案・承 認を行い、Excelのリンクか ら添付ファイルを確認する運 用に変更  マクロの処理は、生成AIによ りコード文を作成  ペーパレス化による、年間約 5,000枚分の紙の印刷・保管 コスト削減  起案・承認のリモート化に加 え、データ管理による回覧状 況の把握等の活用に向けた利 便性性の向上 取組概要 プロセス類型 更新・閲覧 対象部署の概要 • SW：表計算ソフト （Excel※既存） • SaaS：生成AI • 他：共有フォルダ 調達項目 水道局南部支所庶務課では、事務連絡等の所内の回付・承認業務において、紙の運 用を廃止し、年間5,000枚の紙資料を削減 相談対応 申請・審査 現場業務 管理業務 業務類型 HW:ハードウェア SW：ソフトウェア 4. 各事業所での取組事例 簡易決裁業務へのExcel・マクロ活用によるペーパレス化 事例名称 水道局 南部支所 庶務課 事業所 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 支所(配水施設維持管理や断減水の応急措置、水道料金徴収等を行う)における • 文書の受発、編集及び保存、公印の管理業務 • 人事・給与・経理、固定資産業務 • 物件の調達、工事請負、物品購買その他の契約業務
32. 32 • ペーパレス化・はんこレス化による コスト・手間の削減 • テレワークでの起案が可能 業 務 の 流 れ • 紙書類の保管コスト削減 • 件数・内容のデータ活用 • はんこレス化による手間の削減 • テレワーク・所外からの承認が可能 本庁・区役所 等 起案 承認 これまでの紙とはんこでの運用では印刷コストや場所の制約が課題であったが、 Excel・共有サーバでの管理によりペーパレス化・はんこレス化を実現 • 紙の書面・添付資料を確認、承認印を 押印し、次の承認者へ手渡し 課長代理 課長 支所長 • 依頼書面・添付資料の印刷コスト・手間 • 印刷・押印のためテレワークができない Before After 本庁・区役所 等 • 押印後の書類・添付 資料を保管 • 依頼書面・添付資料を印刷 • 下駄印を押印し、承認者へ手渡し • 共有フォルダで・添付資料確認 • 承認作業 • 承認後は共有フォル ダ上でそのまま保管 • Excel簡易決整理裁簿に追加し、添付資 料を共有フォルダに格納 保管 • 事務連絡、調査、募集等 の案内を受信 業 務 の 流 れ • 膨大な量の紙書類の保管 コスト・手間 • 承認者は、2つの庁舎を行き来しているため すぐに確認/押印できない場合がある 起案 承認 保管 • 事務連絡、調査、募集等 の案内を受信 4. 各事業所での取組事例 簡易決裁業務へのExcel・マクロ活用によるペーパレス化 事例名称 事業所 水道局 南部支所 庶務課 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
33. 33 担当 名前 名 前 承 認 ✔ ✔ 名 前 承 認 ✔ ✔ 渋谷 飯塚 \\Fsr2- fsb02\195南 部支所\G- 5.11.22（株）京急ビルテックか らメールにより提出 11/22 11/22 2 【11月】空気環境測定結果について 標記の件について、株式会社京急ビルテックから送付があっ たので供覧する。 震災・事故等 庶務担当 杉山 渋谷 飯塚 \\Fsr2- fsb02\195南 部支所\G- 5.11.17給水部から連絡通信 DBにより通知 11/20 11/21 1 配水施設復旧班標準活動指針の改定 について（通知） 標記の件について、各課宛て周知する。 震災・事故等 庶務担当 杉山 課長 支所長 令和5年度　簡易決裁整理簿（庶務課庶務担当） No 件名 決定内容 分類 担当者 決裁 データ保存場所 備考 課長代理 承認 削除 スキップ マクロ機能を利用した承認の仕組み 生成AIを活用したマクロ処理のコード作成 ② 回答に沿ってコード文をExcel VBAに貼り付け、参照先等の値を調整 通常のExcelは誰でも編集可能なため、承認エリアを保護しマクロ機能で承認処理を 実装。処理コード文は生成AIの活用により作成が可能 承認者用エリア（シート保護） 添付資料格納場所をハイ パーリンクで記入し、1ク リックで参照可能 非表示シートの パスワードと照合 ③ 署名・チェック・日付を自動入力 ② パスワードを入力 ① 対象を選択し、承認ボタン押下 役職 氏名 パス 課長代理 渋谷 111 課長 飯塚 222 支所長 佐藤 333 ① 自動化したい処理の内容を記載し、送信 今回作成したExcelマクロの概要 • Excelを活用したシンプルな仕組みですが、ペーパレス化や出張/テレワー ク時の確認など、業務改善効果は非常に高いと感じています。 【職員コメント】 名 前 承 認 ✔ 渋谷 11/20 課長代理 4. 各事業所での取組事例 簡易決裁業務へのExcel・マクロ活用によるペーパレス化 事例名称 水道局 南部支所 庶務課 事業所 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
34. 事例２：建設局 建設事務所 「ウェアラブルカメラ等による遠隔現場確認」 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
35. 35 建設局では、災害等の発生時における現場確認・対応にウェアラブルカメラを導入 し、映像と音声で情報共有することにより円滑な対応を実現  建設局では、インフラの整 備・維持管理から災害時対応 まで幅広く現場業務を担って いる  特に災害等で施設が損傷した 場合は、住民の生活に多大な 影響が生じるため、迅速に現 場の状況を確認し、復旧作業 を行うことが必要 災害等により施設が損傷した際の確認・対応業務に、遠隔から映像と音声を通信できるウェアラブルカ メラを導入。カメラで現場・事務所・本庁をリアルタイムにつなぎ、即時に的確な指示や判断ができる ようになり、災害時の対応力が向上した。加えて、日常業務においても効果的な活用を検討した。 背景・業務 課題 対応策 実施効果  これまでは現場・事務所・本 庁間で映像等の共有ができず、 状況の把握と対応にタイムラ グが発生していた  そのため、建設事務所側から は「現場の映像を見て指示を 出したい」、本庁側は「詳細 な被害状況を確認したい」と いった声が上がっていた ウェアラブルカメラをヘルメッ トに装着し、オンライン会議で 事務所・本庁を繋ぎ情報共有を 行う  音声・映像でのリアルタイム 配信に加え、ズームや写真の 送信などを行い、現場状況を 共有  本庁・事務所側が図面等に書 き込み現場に共有することで、 離れた場所から的確な指示出 しを行う  即時に的確な指示や判断がで きるようになり、業務の効率 化や災害時の対応力向上を実 現  他の用途として、同ウェアラ ブルカメラの活用により、狭 い工事現場等の現場見学会を リモートで大人数に対して開 催でき、職員の技術力向上に も役立つ 取組概要 プロセス類型 現場確認・巡回 ・各種対応 道路・河川・公園などの都市インフラの整備や維持管理 • 河川の護岸や調節池の整備、特定整備路線の整備や道路の無電柱化、災害拠点とな る公園整備などの防災都市づくり、道路ネットワークの整備や連続立体交差事業の 推進、公園等の管理運営やインフラ施設の多面的な活用などを実施 対象部署の概要 • HW：ウェアラブルカメラ • SW：ウェブ会議システム 調達項目 相談対応 申請・審査 業務類型 ウェアラブルカメラ等による遠隔現場確認 事例名称 建設局 各建設事務所 事業所 現場業務 管理業務 4. 各事業所での取組事例 HW:ハードウェア SW：ソフトウェア 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
36. 36 現場・事務所・本庁を映像・音声で繋ぐことで、リアルタイムでの現場状況の確認が 可能となり、迅速な復旧作業に向けた対応協議・検討を実現 業 務 の 流 れ 現場確認 対応協議 住民の生活に多大な影響が生じるため、迅速な現場状況の確認と復旧作業が必要だが、 現場・事務所・本庁間で映像等の共有が即座にできず、状況の把握と対応にタイムラグが発生 Before After 報告 業 務 の 流 れ 現場確認・報告・対応協議 これまでは職員の現場確認から本庁への報告までにタイムラグがあったが、ウェアラ ブルカメラにより詳細な現場状況を映像・音声で迅速に共有・報告することが可能 ウェアラブルカメラ等による遠隔現場確認 事例名称 事業所 • 事務所に戻り、詳細報告 • 事務所内で対応を協議 • メール等で本庁に 報告 • 職員が現場 に急行 災害・事故による 施設の損傷が発生 災害・事故による 施設の損傷が発生 • 職員が現場 に急行 • ウェアラブルカメラ による音声・映像の 共有 • 詳細な現場状況を確認 • 指示出し・対応協議 事務所 本庁 現場 事務所 本庁 現場 オンライン 会議 現場移動 • 電話等で事務所に概要報告 • 現場状況の記録 現場移動 建設局 各建設事務所 4. 各事業所での取組事例 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
37. 37 概 要 • まずは第五建設事務所にて災害や事故 時の対応を踏まえ、日常業務の活用を 想定した有効性を検証し、課題や対応 策を議論 • 技術継承や働き方改革への取組として活 用できないかを検討 • 他事務所との先行事例共有会や、他局と 課題･用途拡大に関する意見交換の実施 • トライアル実施結果・レビュー等を踏 まえ、全事業所への横展開を見据えた 運用ポイントを整理 検 討 結 果  業務運用上の課題や対応策を明確化  操作説明会等での習熟を図ることで効 果的な使用が可能と想定  以下の有効活用の可能性を想定 • 熟練者からの遠隔技術指導 • 現場映像の共有、アーカイブ化 • 現場のリアルな目線映像による 研修教材 • 狭隘な施工空間での現場から映像を 配信（web見学会） • 工事安全パトロール、遠隔現場確認 による移動時間の削減 ※ 日常利用することで、操作にも慣れ、緊 急時のスムーズな使用に効果も  他事務所への横展開時の方針を策定 • カメラだけで通信ができるよう、 SIMカードによる運用へ • 遠隔現場確認の精度向上のため、タ ブレット端末の併用による運用へ • マニュアル資料（ウェブ会議システ ムの操作ガイド含む）を充実化し、 配布 • すべての建設事務所で事業者による 操作説明会を個別に開催 • 局内向け事例共有会を実施し、先行 導入時の使用者の生の声を共有 ウェアラブルカメラの活用に向けて、先行導入での検証や用途拡大に向けた検討を 通して、全事業所で安定的かつ効果的な活用ができるよう、運用体制を整備 ウェアラブルカメラ等による遠隔現場確認 事例名称 事業所 建設局 各建設事務所 2023年度中に、建設局全15事務所への展開が完了しました。 今回の取組が災害への備えとなるとともに、技術系業務の生産性向上を 図るきっかけとすることで、現場による自律的な業務改革につなげてい きます。 【今後の展望】 これまでの検討経緯と今後の展望 全事業所展開に向けた運用設計 課題 対応策など 周りの音に反応 し映像 が途切れる ノイズキャンセリング機能 や声を拾いやすい発声方法 の説明・周知 カメラ装着者の安全配 慮が必要 モニターの使い方を丁寧に 説明・周知 ウェブ会議を作成する のに準備が必要、緊急 の現場で使いづらい 事前にURLをQRコード化 しプリントし、ウェアラブ ルカメラとセットで保管す ることで、スムーズに会議 に参加可能 習熟に時間がかかる 定期的に利用する機会を設 けて、使い方に慣れていく 用途拡大・更なる活用の検討 災害時の活用での先行導入・検証 現場理解 課題特定 BPR立案 PoC 利用者の声を元に、課題特 定と対応策の検討をアジャ イルに繰り返し実施 働 き 方 改 革 技 術 継 承 ツ ー ル 運 用 マ イ ン ド 4. 各事業所での取組事例 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
38. 事例３：産業労働局 多摩職業能力開発センター 「実習計画実施書の電子化」 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
39. 39  実習計画実施書をクラウド DBで作成し、オンラインで の決裁に移行。案件管理に加 え、購入履歴の参照、予算執 行管理を実現  購入物品データを蓄積し、物 品管理業務と連動。在庫把握 や管理帳票出力、廃棄手続等 もシステムに一元化 実習計画実施書の電子化 事例名称 産業労働局 多摩職業能力開発センター 事業所 多摩職業能力開発センターでは、実習計画作成から実施（購入・納品）まで一連の 流れを電子化し、物品の在庫管理についても効率化を実現  職業訓練に必要な物品調達時 に、各指導員が「実習計画実 施書」をExcelで作成し、紙 での決裁後、経理へ購入依頼 を行う。経理担当は、契約・ 納品後に実績を手書きし指導 員に返却  物品管理については、点数管 理物品・重点管理物品の二種 類が存在する Excelで作成し、紙で決裁を行っていた実習計画実施書をクラウドDB上での管理に変更 ・案件管理・決裁手続きをペーパレス・はんこレス化し、回付中のステータスを可視化 ・物品管理についても、購入物品データと連動し、物品関連業務をシステム上で一元的に実施 背景・業務 課題 対応策 実施効果  実習計画実施書は紙保存のた め、書類の所在の把握や過去 の経過・履歴の参照が難しく、 必要な時に情報が取り出しに くい  ・紙とExcelで二重の情報の やり取りが発生しており、事 務処理が煩雑である  紙決裁の廃止、電子化による ペーパーレス、はんこレス実 現  情報管理の一元化 契約・発注情報と物品管理の データ連携、過去実績へのア クセス性の向上  物品管理の可視化や運用負荷 の削減による管理業務の効率 化 取組概要 受付・確認 所管地域における、 • 公共職業訓練の実施およびその関連業務 • 訓練生の入退校や雇用保険・給付金、職業紹介等の各種業務 • センター内の人事・給与・経理、所内庶務 等 対象部署の概要 • SW：クラウドDB 連携プラグイン 調達項目 相談対応 申請・審査 現場業務 管理業務 業務類型 4. 各事業所での取組事例 プロセス類型 HW:ハードウェア SW：ソフトウェア 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
40. 40 業 務 の 流 れ Before After 業 務 の 流 れ 実習計画書は紙・Excelでの運用、物品管理は複数の様式での運用が煩雑となっていた が、クラウドDB上で一元管理することで、ペーパレス/はんこレス化・効率化を実現 各科指導員 実習計画書をExcelで作成し、経理 にメール送付、印刷して決裁依頼 決裁 承認者 経理担当 業者 経理担当 • 発注資材情報を経理書類 作成フォームに転記 • 業者へ見積・発注依頼、 契約手続き等 事例名称 事業所 各科指導員 • 実習計画書（紙）に購入 実績を記入 • 業者へ支払 • 物品登録 • 見積・契約等 • 納品 • 点数管理物品・重点管理 物品の一覧表作成・ラベ リング 各科指導員 実習計画実施書 作成支援ツール に入力・申請 承認者 経理担当 業者 経理担当 • 支援ツール上の発注資材情報 とデータ連携して経理書類を 帳票出力 • 業者へ見積・発注依頼、契約 手続き等 各科指導員 • 支援ツールに購入実績を 登録 • 業者へ支払 • 見積・契約等 • 納品 • クラウドDB上の 物品管理DBへの登録 支援ツール上 で決裁入力 計画・承認 調達 受入 計画・承認 調達 受入 物品管理 物品管理 実習計画・承認～調達～実績登録までの一連業務を実習計画実施書作成支援ツールで一元管理することによる、 ペーパレス化、作業効率化、過去の実績へのアクセス性の向上 物品情報のDB化による在庫 状況の把握や廃棄手続の可視 化（物品管理と連動） • 紙の印刷コスト・紛失リスク • 決裁処理に時間を要する • 物品の区分（備品、点数 管理、重点管理）に応じ て対応が異なり、手続き が煩雑 • 二重の入力作業 実習計画実施書の電子化 4. 各事業所での取組事例 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 産業労働局 多摩職業能力開発センター
41. 41 クラウドDBを利用することにより、データの一元管理に加え、フォーム入力、決裁、 帳票出力、実績の更新などの業務をオンライン上で一貫して行う事が可能 事例名称 事業所 実習計画実施書の電子化 【職員コメント】 実習計画実施書アプリのイメージ 【一覧画面】 【新規作成画面】 +ボタンから新規計画書作成 物品のマスタを呼び出し可能 マスタから品目を選択 【品目選択画面】 【新規作成画面】 選択した品目を設定（金額も自動計算）  フルスクラッチでの新規開発は、今後想定される要綱改正に都度対応することが難しく、制度改正に柔軟に対応するため、 SaaSを導入する判断となりました。  マニュアル作成や所内の各科指導員への普及・展開等にも取り組み、職員の納得・共感を得られるような形で推進しています。  今後、クラウドDBアプリのメンテナンス管理など運用体制の確保やナレッジの継承が課題です。  多摩センターで試行運用後、部の方針に基づき、R7年度に全センター・校へ展開予定です。 4. 各事業所での取組事例 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章 産業労働局 多摩職業能力開発センター
42. 事例４：福祉局 立川児童相談所 「AI音声マイニングによる電話相談業務の効率化」 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
43. 43  児童福祉司は、電話で相談を 受け、相談中のメモ、相談後 の記録取りまとめを実施  スーパーバイザー役の職員は、 電話対応者の様子を見て、メ モやホワイトボードで対応方 法を指示 これまで職員がメモを取りながら対応していた相談対応業務を、AI音声マイニングツールにより効率化 ▸ 相談対応中に、会話内容を自動でテキスト化し要約 ▸ その他、スーパーバイザーとのチャット機能や手引書類のリンク表示などで業務を補助 背景・業務 課題 対応策 実施効果  相談事の会話量が多いため、 会話中にメモを取る負担が大 きく、また相談後の記録取り まとめにかなり時間がかかる  スーパーバイザーは、電話対 応者の様子からしか状況を判 断できず、指示出しが難しい 場面があった  AI音声マイニングツールを導 入し、相談内容をテキスト化、 要約化  その他スーパイバイザーとの チャット機能等を活用  電話内容が自動テキスト化さ れるため、児童福祉司が会話 に一層注力可能になり、記録 取りまとめの効率化も実現  スーパーバイザーとのチャッ ト機能により、的確な指示・ 対応が可能になり、若手職員 の育成にも繋がった 取組概要 AI音声マイニングによる電話相談業務の効率化 事例名称 福祉局 立川児童相談所 事業所 記録 対象地域における ▸ 原則18歳未満の子供に関する相談受付 ▸ 必要に応じ専門機関の紹介、専門職員による援助 ▸ 子供の一時保護や施設入所など 対象部署の概要 • SW:AI音声マイニング ツール 立川児童相談所(福祉局)では、子供に関する相談対応業務において、AI音声マイニ ングツールを導入し、業務効率化を実現 相談対応 申請・審査 現場業務 管理業務 業務類型 4. 各事業所での取組事例 プロセス類型 HW:ハードウェア SW：ソフトウェア 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
44. 44 これまでの相談対応業務では、対応中のメモ書き・その後の記録取りまとめの負担、 スーパーバイザーから相談対応者への指示出しの際の非効率性が課題であった AI音声マイニングによる電話相談業務の効率化 事例名称 福祉局 立川児童相談所 事業所 業 務 の 流 れ Before After 業 務 の 流 れ 18歳未満の子供に係 る相談のため電話 児童福祉司は相談中に 電話内容を 手書きのメモで残す スーパーバイザーが、 対応の様子を伺い、ホ ワイトボードやメモで 対応方法を指示 相談対応後、手書きメ モを参考に相談記録の 取りまとめを実施 AI音声マイニングツー ルにより、相談内容 を自動テキスト化 ツールのテキスト内容 を確認し、チャット 機能を用いて対応 方法を指示 相談対応後、要約さ れたテキストを参考 に相談記録の取りまと めを実施 18歳未満の子供に係 る相談のため電話 • 電話内容の記録の量が膨大 • 指示出しが難しい場面あり • 記録取りまとめに時間がかかる • 電話内容の記録の負担減 • 的確な指示・対応が可能と なった • 記録取りまとめの負担減 4. 各事業所での取組事例 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
45. 45 具体事例についてのご説明 No.XX AI音声マイニング利用により、音声データのテキスト化や有益な情報の分析・発掘 が可能となり、業務効率化やサービス品質の向上を実現することができる AI音声マイニングの仕組み AI音声マイニングによる電話相談業務の効率化 事例名称 福祉局 立川児童相談所 事業所 ①音声認識 ②テキストマイニング 音声を波形として読み取 り、音声の特徴を分析し、 その特徴に基づいて音声 をテキストへ変換 テキストデータから単 語の出現頻度や関連性 を分析し、必要な情報 を抽出 AI音声マイニング画面参考 AI音声マイニングで実現できることの代表例 1. 顧客の声の詳細分析・抽出 音声データを分析することで、顧客の感情やニーズ、要 望などを詳細に把握し、改善策やサービスを提供 2. テーマの自動要約 膨大な音声データの中から重要なキーワードやトピック を抽出し、要約文を作成 3. 自動リコメンド ユーザの発話内容から似たような情報を収集し、その情 報を基にサービスを提案 4. 需要・傾向の予測 ある製品やトピックに関する問い合わせの増減などから、 需要や傾向を分析 4. 各事業所での取組事例 • ※実際の個人とは関係のないデモ ンストレーション用の画面です。 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
46. 46 家畜保健衛生所の役割は、人々が安全に食肉を利用できるよう、伝染病の予防 や蔓延を防ぎ、家畜の衛生状態を保つことです。そのために、専門の職員が農場 に赴き家畜の検体採取や、検査結果の提供、予防接種の実施状況の確認といった 業務にあたっています。 そうした業務の中で、現場では情報管理に課題を感じていました。農家・家畜 の基本情報や検査結果などの情報が分散的に蓄積され、現場業務で有効活用する ことが難しい状態でした。 課題の解決にむけて、現場の職員はデジタルサービス局とともにクラウドDB導 入の検討を開始しました。家畜や検査の種類等により異なる業務の流れや台帳、 チェックリスト、帳票などを洗い出し、管理項目やマスタの内容、データ連携要 否などを一つずつ整理し、プロトタイプの開発を進めました。この取り組みが実 現すれば、情報が一元化され、容易に活用できるようになります。 ◦ クラウドDBによる 一元管理へ × 紙やデータが混在し、連携が取れず 情報がサイロ化 また、クラウドDBでの管理により、どこからでもアクセス可能になります。こ れまで訪問先の農場で紙で説明・記録していた業務をタブレットで行う事で、紙 の紛失リスク削減だけでなく現場での説明の円滑化や帰所後の入力作業削減など といった効果も期待できます。 このような取り組みと並行して、現場職員自らが積極的に最新技術を調査し、 ベンダーから情報を直接収集することで、新たなデジタル化の可能性を探ってい ます。 衛生通信や映像配信サービスなどの専門技術を調査し、オンラインでの病性鑑 定の検証を繰り返して行うなど、さらなる業務効率化を検討しています。 （次ページにイメージ写真を掲載） 現状ではまだプロトタイプの段階であり、本格的な開発に向けた取組の途中で すが、一つの取組で終わらせることなく、継続的に業務改善を進めていくことで、 将来的には大きな業務効率化が期待できるようになります。 特にクラウドDBおよびタブレットについては、さまざまな分野での情報管理や 現場業務に活用できる取り組みとなります。 家畜衛生に関する検査や技術指導等をとおして家畜衛生の向上、畜産経 営の安定と畜産物の安全確保を図る。 • 家畜防疫、家畜衛生指導、病性鑑定 • 肥料・資料の検査・分析、島しょ地域の家畜衛生 など 家畜保健衛生所の概要 衛生管理のため、日々農場での指導や家畜の検査などを行う中、様々な業務・情 報を整理し、一元管理する必要性を実感 さらなる業務の効率化に向けて、IT･DX展示会への参加やサービス事業者へ直接 コンタクトを取ることで、最新技術を積極的に調査・検証 家畜保健衛生所では、サイロ化した情報をクラウドDBで一元管理し、タブレット端 末で所外からデータ確認･入力を可能にする業務改善に取り組み中 食生活の安全や公衆衛生の確保に向けた、農場・家畜の管理、防疫管理業務の改善（家畜保健衛生所） 農家台帳 農場 カルテ 飼育衛生 管理台帳 検査野帳 家畜個体 別カルテ ・・ ・ ・・ ・ ワクチン 接種台帳 牛検査業務マスタ (予約表、血清台帳など) 農家の牛舎、野外 飼養衛生管理業務マスタ (管理台帳など) 月報業務マスタ 【検査業務】 •結果入力等 【衛生管理業務】 •チェック・法令説明 農家 マスタ 個体 マスタ 家畜保健衛生所 クラウドDB（案） -特殊かつ複雑な情報を管理する業務に対し、クラウドDBで柔軟に対応 -タブレットの導入により、相乗効果を発揮 コラム２ 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
47. 47 新たな取り組みとして、家畜伝染病の診断を迅速化するため、オンラインでの病性 鑑定の実現に向けた検証を進めている オンライン病性鑑定の実証実験 さまざまな機器やツール、通信環境を比較検証し、 安全かつ効果的に実現可能なデジタル化を模索 農場ごとに通信環境を測定し分析 撮影風景 コラム２ 食生活の安全や公衆衛生の確保に向けた、農場・家畜の管理、防疫管理業務の改善（家畜保健衛生所） 家畜保健衛生所 動物衛生研究所 （リファレンス機関） 農場 リファレンス機関の協力を得て、オンラインでの病 性鑑定の可能性を検証。 画質･画角･現場の安全性･現場への指示など、さま ざまな観点で課題を洗い出し、解決策を検討中。 取 組 事 例 ４章 事 業 所 DX の 成 功 ポ イ ン ト ３章 事 業 所 DX の 必 要 性 ・ 意 義 １章 事 業 所 DX の 基 本 的 な 考 え 方 ２章
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