PRO-LGP-001_rev.02_Processo_Logistico.pdf

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1. Sistema de Gestão Integrada Título: Processo Logístico Código: PRO-LGP-001 Data de Emissão: 26/01/2022 Revisão: 02 Área de Aplicação: Logística Pessoal Data de Revisão: 17/05/2023 Folha: 1 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Processo Logístico Logística de Pessoal CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA / APROVAÇÃO CLIENTE | FISCALIZAÇÃO Laiane Mello (Coordenadora Logística de Pessoal) Debora Montenario (Gerente Administrativo) N/A (--------------) C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
2. Sistema de Gestão Integrada Título: Processo Logístico Código: PRO-LGP-001 Data de Emissão: 26/01/2022 Revisão: 02 Área de Aplicação: Logística Pessoal Data de Revisão: 17/05/2023 Folha: 2 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI ESTRUTURA 1. Escopo; 2. Objetivo; 3. Aplicação; 4. Responsabilidade; 5. Termos e definições; 6. Detalhamento; 7. Documentos de Referência; 8. Formulários; 9. Controle de Alterações. 1 - ESCOPO Identificar, monitorar e reduzir riscos de deslocamento dos colaboradores, sempre que o colaborador viaja exclusivamente para cumprir obrigações de trabalho direta e/ou indiretamente para a Vertical Group. Estabelecer melhores maneiras de deslocamento, seguro, confiável, confortável, dinâmico, e prático para os nossos colaboradores. Definir as integrações físicas e financeiras entre os modais utilizados para deslocamento. 2 - OBJETIVO Descrever as diretrizes para a realização de embarques em unidades operacionais marítimas, treinamentos, ASO e retirada de EPI, garantindo o atendimento aos requisitos internos de qualidade, segurança e saúde ocupacional, bem como dos requisitos dos clientes e legais. 3 - APLICAÇÃO Este procedimento é aplicável a todos os colaboradores envolvidos com as atividades direta ou indiretamente para Vertical Group ou em seu nome. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
3. Sistema de Gestão Integrada Título: Processo Logístico Código: PRO-LGP-001 Data de Emissão: 26/01/2022 Revisão: 02 Área de Aplicação: Logística Pessoal Data de Revisão: 17/05/2023 Folha: 3 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 4 - RESPONSABILIDADE 4.1 - SETOR DE SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA (SGI) O setor de SGI é responsável por: • Garantir a padronização, atualização e a publicação da informação documentada implementada por cada processo; • Cumprir e fazer cumprir as ações estabelecidas nas atividades para controle da Informação Documentada; • Manter informação documentada das ações estabelecidas, onde aplicável; • Revisar esta informação documentada sempre que necessário; • Garantir o padrão e a rastreabilidade das informações documentadas pertinentes ao Sistema de Gestão Integrada; • Estabelecer e fazer cumprir as regras para que sejam mantidas e disponíveis todas as informações documentadas em sua revisão atualizada e implementadas na empresa; • Manter atualizada a Lista Mestra de Informações documentadas e a rede de acesso público. 4.2 - SETOR DE QSMS O setor de QSMS é responsável por: • Garantir que todos os colaboradores estejam aptos e em dia com suas obrigações mandatórias para execução de suas atividades; • Evitar retrabalho ao setor de Logística de Pessoal, incluindo o desgaste aos colaboradores de deslocamentos sem sucesso por falta de controle das práticas mandatórias para seu embarque; • Garantir que todos estejam com seus treinamentos em dia de maneira a evitar desvios e custos desnecessários; • Garantir que todos os EPIs estejam disponíveis quando o colaborador for convocado para sua retirada. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
4. Sistema de Gestão Integrada Título: Processo Logístico Código: PRO-LGP-001 Data de Emissão: 26/01/2022 Revisão: 02 Área de Aplicação: Logística Pessoal Data de Revisão: 17/05/2023 Folha: 4 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 4.3 - LOGÍSTICA DE PESSOAL O setor de Logística de Pessoal é responsável por: • Manter todas as informações documentadas aplicáveis, devidamente legíveis, acessíveis e controladas; • Verificar e providenciar custos logísticos de transporte, estadia, alimentação etc. dos colaboradores quando informados do embarque / desembarque ou serviços que ocorrerem com a informação: dia, hora, local, trajeto e demais informações necessárias; • Enviar por e-mail, ao gestor imediato dos profissionais, todas as informações necessárias para análise e aprovação dos custos de cada embarque; • Disponibilizar recursos ao colaborador via crédito no cartão Flash, realizado junto ao setor de benefícios - RH; • Seguir critérios dos valores pré-estabelecidos pela Diretoria e Gerências e informar quanto aos valores e possíveis alterações, via canais de comunicação da empresa, como informativos e comunicados, que são enviados a todos os colaboradores via e-mail; • Seguir critérios para utilização de veículos terceirizados ou próprios da empresa; • Providenciar recurso ao colaborador para realizar atividades de manutenção do seu vínculo empregatício como: ASO, treinamentos externos e internos, comparecimento à empresa sempre que convocado; • Consulta e verificar todos os dados no ASANA e prover os recursos necessários seguindo o determinado quanto à aprovação nos casos de exceção. 4.4 - COLABORADORES Os colaboradores são responsáveis por: • Manter suas obrigações em dia, com relação ao seu Atestado de Saúde Ocupacional, suas convocações para cumprimento de treinamentos internos e externos, junto à empresa Vertical Group; • Estarem de posse de seu cartão Flash Benefícios para que possa fazer uso do recurso disponibilizado pela empresa para suprir suas despesas e cumprir as regras estabelecidas neste procedimento, todo e qualquer descumprimento de regras, é passível de medida disciplinar. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
5. Sistema de Gestão Integrada Título: Processo Logístico Código: PRO-LGP-001 Data de Emissão: 26/01/2022 Revisão: 02 Área de Aplicação: Logística Pessoal Data de Revisão: 17/05/2023 Folha: 5 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 4.5 - TERCEIRIZADOS E/OU PRESTADORES DE SERVIÇOS Os terceirizados e/ou prestadores de serviços são responsáveis por: • Estabelecer regras claras para cumprimento das obrigações sobre a Logística de Pessoal, sob sua responsabilidade e/ou na falta deste, seguir Instruções estabelecidas pela Vertical Group para deslocamento, estadia e recursos necessários; • Manter suas obrigações em dia, com base nas regras da Vertical Group. 5 - TERMOS E DEFINIÇÕES • FLASH BENEFÍCIOS: Refere-se a um cartão pré-pago com característica de benefício na modalidade alimentação, refeição e crédito da bandeira Mastercard; • ASANA: Sistema Kaban de Gerenciamento de Tarefas; • No Show: Não comparecimento do colaborador (transporte, hospedagem, embarque) sem justificativa prévia, ocasionando custos para a empresa; • SISPAT: Sistema Integrado de Segurança Patrimonial da PETROBRÁS, é uma ferramenta do sistema de informação e controle de terceirizados da PETROBRÁS, vinculando-os a uma empresa de prestação de serviço; • DRAKE: Sistema gerencial de informação dos trabalhadores; • I-DRAKE SUPPLIER: Sistema de interface com o cliente para envio (upload) de documentação; • QSMS: Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde; • RH: Recursos Humanos; • DP: Departamento Pessoal; • CQ: Controle da Qualidade; • Looping: expressão em inglês que se refere a tratativas de conversas em histórico de um mesmo e-mail; • Google Drive: Aplicativo online para salvamento de arquivos em modo nuvem; • No Show: Não comparecimento a um compromisso previamente agendado e confirmado; • Checkout: Encerramento de conta/vínculo durante um determinado período em hotéis, pousadas e outros relacionados. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
6. Sistema de Gestão Integrada Título: Processo Logístico Código: PRO-LGP-001 Data de Emissão: 26/01/2022 Revisão: 02 Área de Aplicação: Logística Pessoal Data de Revisão: 17/05/2023 Folha: 6 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 6 - DETALHAMENTO 6.1 - PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PARA EMBARQUE Através do Sistema DRAKE e/ou via e-mail, com antecedência mínima de 05 (cinco) dias do embarque e/ou check-in no Hotel. Os embarques são programados, conforme requisição da área de Projetos. Os setores responsáveis enviam para a Logística a equipe já definida, com os respectivos nomes dos profissionais que foram escalados para atender ao cliente em questão. Casos em que o cliente solicita urgência, é analisado para atendimento em menor tempo. Quando solicitado via e-mail, deve ser realizada uma conferência prévia pela logística da documentação de cada colaborador de acordo com a MTZ-RH-001-Matriz de Treinamento, que também abrange os treinamentos mandatórios de nossos clientes, gerenciada pelo setor de Recursos Humanos. A conferência da documentação dos colaboradores por parte do setor de Logística deve ser realizada em um período máximo de 48 (quarenta e oito) horas úteis ou em caráter de exceção, em atendimentos emergenciais, em menor tempo. As documentações dos colaboradores - ver item 4.8 Anexo I, devem estar disponíveis no DRIVE, DRAKE e I-DRAKE Supplier. Essas documentações são disponibilizadas pelos setores de QSMS, RH, DP e CQ. A Logística precisa ter acesso a essas informações corretamente e enviar para serem validadas pelo cliente. Caso haja divergência na documentação (recusa do cliente), deve ser solicitado as adequações via e-mail aos setores pertinentes, sendo sinalizados no looping do e-mail para ser mantido o histórico de atendimento. Nos contratos com escala fixa, deve ser avaliada e renovada a documentação dos colaboradores em um período mensal, a fim de que não haja impacto no SISPAT junto ao cliente. 6.2 - REQUISITOS CADASTRAIS POR EXIGÊNCIA DOS CLIENTES Para atender com excelência, a documentação dos profissionais designados para embarque deve atender aos requisitos determinados pelo cliente. Após a validação dos documentos exigidos, por ser de acesso direto do cliente, é realizada verificação do SISPAT, baseado no último embarque do profissional, caso aplicável. Caso tenha a necessidade de mobilização do profissional para outro embarque / empresa, deve ser solicitado pela Logística da Vertical Group o desligamento deste profissional no SISPAT para reativação conforme programação, em outro local. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
7. Sistema de Gestão Integrada Título: Processo Logístico Código: PRO-LGP-001 Data de Emissão: 26/01/2022 Revisão: 02 Área de Aplicação: Logística Pessoal Data de Revisão: 17/05/2023 Folha: 7 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Nota: Em caso de rescisão do contrato empregatício do profissional da Vertical Group, a Logística recebe do DP a informação de encerramento do vínculo e essa providencia o desligamento do SISPAT do profissional junto à empresa onde ele trabalhou por último. Após essa fase, deve ser enviada toda a documentação do colaborador para o cliente, via método indicado (DRAKE, Google Drive ou E-mail). Após aprovação da documentação e confirmação do embarque por parte do cliente, a Logística deve seguir com a convocação do embarque junto ao colaborador, via e-mail e telefone. 6.3 - CONVOCAÇÃO PARA EMBARQUE A convocação do embarque deve ser realizada pelo setor de Logística via e-mail e telefone, contendo as seguintes informações: a. Transporte (passagem rodoviária, motorista por aplicativo ou da Vertical etc.); b. Data de Check-in, hotel de hospedagem e valor de consumação; c. Regras de quarentena (durante o período de pandemia); d. Data, horário e aeroporto do embarque; e. Cliente e unidade do embarque; f. Providência para os custos logísticos para o embarque e desembarque. 6.4 - MEDIDAS APLICÁVEIS EM CASO DE NO SHOW Para casos de no-show, devem ser avaliadas as causas e definidas as ações pertinentes com as lideranças envolvidas, para tratar a situação e evitar reincidência. As medidas disciplinares, quando cabíveis, estão descritas no MA-RH-02 - Manual de Integração e POL-VG-007 Política de Gestão de Consequências Medidas Disciplinares e seguirão conforme. 6.5 - LOGÍSTICA INTERNA 6.5.1 - TREINAMENTOS, ASO, RETIRADA DE EPIs E OUTROS Quando sinalizado pelo setor pertinente sobre a necessidade de logística para atualização de treinamentos presenciais, realização de ASO, retirada de EPIs, reuniões e outros, o setor de Logística deve avaliar as necessidades do profissional (hospedagem, transporte e alimentação) e prove-las de acordo com as normas da empresa, conforme descrito no IT-LGP-001 Solicitação de Despesas - Logística de Pessoal. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
8. Sistema de Gestão Integrada Título: Processo Logístico Código: PRO-LGP-001 Data de Emissão: 26/01/2022 Revisão: 02 Área de Aplicação: Logística Pessoal Data de Revisão: 17/05/2023 Folha: 8 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 6.5.2 - ALIMENTAÇÃO E HOSPEDAGEM Para alimentação ficam determinados os seguintes valores (diária): CONSUMO VALOR Café da manhã R$ 10,00 Almoço R$ 40,00 Jantar R$ 40,00 Em caso de refeições feitas em hotel cujo valor ultrapasse o determinado acima, deve ser realizada uma avaliação prévia do cardápio para adequação ao custo logístico do projeto. Para hospedagem deve ser solicitada acomodação que atenda às necessidades do profissional, levando em consideração custo, qualidade e proximidade do local do evento. Em caso da necessidade de utilização da lavanderia, cabe avaliação e aprovação dos valores pelo coordenador do projeto. Está autorizado a consumação somente de água mineral no frigobar do hotel, qualquer custo extra, sem autorização prévia, é de responsabilidade do colaborador no ato do checkout ou deve ser enviado ao Departamento Pessoal para desconto em folha de pagamento. As acomodações devem preferencialmente ser solicitadas através de agências de viagem previamente cadastradas como provedores externos - ver item 6.7.2 Anexo II. 6.6 - PLANTÃO LOGÍSTICO A escala de plantão é definida mensalmente pela coordenação logística e enviada ao setor de comunicação que providencia o envio de informativo a todos os colaboradores. Esse envio é semanal (segunda e sexta-feira) com o nome do profissional e telefone de contato. As atividades durante o plantão devem ter características emergencial ou um complemento da atividade não finalizada no dia útil anterior. Qualquer solicitação que não se enquadre na descrição acima deve ser tratada em horário comercial. O profissional que assumir o plantão deve receber dos demais profissionais da logística, uma passagem de serviço formal, por e-mail, com todas as informações necessárias para a condução do trabalho durante os dias de plantão. Durante o horário comercial as demandas devem ser tratadas pelos seus respectivos responsáveis, e-mails enviados após às 20:00h, o responsável pelo envio deve entrar em contato com a (o) plantonista também via celular. Durante os plantões realizados nos fins de semana, é de extrema importância C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
9. Sistema de Gestão Integrada Título: Processo Logístico Código: PRO-LGP-001 Data de Emissão: 26/01/2022 Revisão: 02 Área de Aplicação: Logística Pessoal Data de Revisão: 17/05/2023 Folha: 9 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI também o contato via celular com a (o) plantonista, para que a logística alinhe as particularidades da solicitação, quando houver. Os apontamentos das horas extras realizadas deverão ser descritos no 332-FOR-LGP Folha de Apontamento de Horas Extras – Plantão, para registro do horário e dos serviços executados no período. O documento deve ser entregue a coordenação e gerência responsável, respectivamente, para conferência e assinatura. 6.7 - SOLICITAÇÕES LOGISTICAS 6.7.1 - SOLICITAÇÕES DE DOCUMENTAÇÃO - ANEXO I SETOR CONTATO DOCUMENTAÇÃO Recursos Humanos rh@verticalgroup.com.br ASO Treinamentos (Presencial e EAD) Documentação Pessoal Documentação Referente a Saúde (Vacinação/Atestados) Departamento Pessoal dp@verticalgroup.com.br Documentações Trabalhistas Benefícios (Plano de Saúde/Seguros/Cartão Flash) QSMS qsms@verticalgroup.com.br NR’S (Treinamentos de Segurança) PCMSO/PGR APR (Análise Preliminar de Risco) EPI (Equipamento de Proteção Individual) Documentação Referente a EPI CQ cq@verticalgroup.com.br Certificados de Qualificação Profissional (Apenas para Inspetores e Soldadores) Pode haver a necessidade de envio de outros documentos não relacionados acima, conforme necessidade do cliente. 6.7.2 - SOLICITAÇÕES LOGISTICAS - ANEXO II TRANSPORTE CARRO Sr. Izaías Via WhatsApp (21) 99918-1173 Frederico Antunes Via WhatsApp (24) 99238-8615 Macaé / Rio das Ostras e Emergências nas Proximidades HOSPEDAGEM / PASSAGENS RODOVIARIAS / PASSAGENS AEREAS: Bosque Turismo Plantão: (22) 99816-5186 E-mails para solicitações: AGÊNCIA BOSQUE TURISMO adriana@bosqueturismo.com.br bosquetour@hotmail.com C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
10. Sistema de Gestão Integrada Título: Processo Logístico Código: PRO-LGP-001 Data de Emissão: 26/01/2022 Revisão: 02 Área de Aplicação: Logística Pessoal Data de Revisão: 17/05/2023 Folha: 10 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI tiago@bosqueturismo.com.br / tiago.bosqueturismo@hotmail.com jeiel@bosqueturismo.com.br / jeiel.bosqueturismo@hotmail.com AGÊNCIA SMART TOUR atendimento@smarttour.com.br 7 - DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Documentos Código/Item/Revisão Manual do Sistema de Gestão Integrada MSGI-VG-001 Sistemas de Gestão da Qualidade - Requisitos ISO 9001 Sistemas de Gestão Ambiental - Requisitos com Orientações para uso ISO 14001 Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde do Trabalho - Requisitos para uso ISO 45001 8 - FORMULÁRIOS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Local Forma 32-FOR-LGP Folha de Apontamento de Horas Extras – Plantão Logística Digital/ Sistema Backup Por nome do arquivo 5 anos Deletar 9 - CONTROLE DE ALTERAÇÕES Revisão Data da última revisão Descrição da Revisão Data da última análise crítica Responsável pela aprovação 00 26/01/2022 Emissão Inicial NA Laiane Mello 01 12/04/2023 Adequação Geral de Processo; Mudança de Layout NA Laiane Mello 02 17/05/2023 Inclusão do formulário 32-FOR- LGP Folha de Apontamento de Horas Extras – Plantão NA Laiane Mello C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P